Indkøbsrekvisition - Godkendelsesrute
På siden Godkendelsesrute kan du vælge den proces, som indkøbsrekvisitioner skal gennemgå for at blive godkendt. Du kan vælge mellem forskellige rutemuligheder, som afhænger af din virksomheds behov. Du kan også vælge, om ledere og medarbejdere kan tilføje flere godkendere til processen. Når indkøbsrekvisitionen bliver endeligt godkendt, er den klar til at blive eksporteret og betalt.
Om rutemulighederne
Hvis du vælger Behandler, bruger du den nemmeste godkendelsesrute. Fakturaen sendes fra medarbejderen til godkendelse hos behandleren på siden Behandl afregninger. Muligheden, der kun er for behandlere, er standardindstillingen. For mindre virksomheder kan denne valgmulighed være den foretrukne, da den fjerner en dubleret godkendelsesproces.
Hvis du vælger Leder > Behandler, sendes indkøbsrekvisitionen fra medarbejderen til vedkommendes leder til godkendelse og derefter til godkendelse hos behandleren på siden Behandl afregninger.
Obligatorisk konfiguration for Leder > Behandler: Hver medarbejder skal have valgt en leder i feltet Leder på siden Brugeroplysninger.
Hvis du vælger Leder > Autoriseret godkender > Behandler, skal du efterfølgende indstille grænser for de beløb, som hver godkender kan godkende på indkøbsrekvisitioner, på siden Brugeroplysninger. Indkøbsrekvisitionen sendes fra medarbejderen til medarbejderens leder. Hvis lederen ikke har en tilstrækkelig høj godkendelsesgrænse, vil lederen blive bedt om at vælge en ekstra godkender på en liste over brugere med en tilstrækkelig høj godkendelsesgrænse. Indkøbsrekvisitionen sendes fra den autoriserede godkender til godkendelse hos behandleren på siden Behandl anmodninger.
Obligatorisk konfiguration for Leder > Autoriseret godkender > Behandler:
Hver medarbejder skal have valgt en leder i feltet Leder på siden Brugeroplysninger.
Der skal angives en godkendelsesgrænse for hver leder i feltet Autoriseret grænse for godkendelse på siden Brugeroplysninger.
Hvis du vælger Leder > Lederens leder (op til 5 niveauer) > Behandler vil indkøbsrekvisitionen blive sendt fra medarbejderen til medarbejderens leder til godkendelse. Hvis lederen til den, der har indsendt indkøbsrekvisitionen, har en tilstrækkelig godkendelsesgrænse, bliver indkøbsrekvisitionen sendt til godkendelse hos behandleren på siden Behandl anmodninger (som indstillingen Leder > Behandler.) Hvis medarbejderens leder ikke har en tilstrækkelig høj godkendelsesgrænse, sendes indkøbsrekvisitionen til lederens leder - op til 5 niveauer op. Det fortsætter, indtil en leder har en tilstrækkelig høj godkendelsesgrænse til at tillade, at indkøbsrekvisitionen sendes til godkendelse hos behandleren på siden Behandl anmodninger.
Den obligatoriske konfiguration for Leder > Lederens leder (op til 5 niveauer) > Behandler:
Hver medarbejder skal have valgt en leder i feltet Leder på siden Brugeroplysninger.
Der skal angives et beløb for hver leder i feltet Autoriseret grænse for godkendelse på siden Brugeroplysninger. Sørg for, at den sidste leder har en meget høj godkendelsesgrænse for at sikre, at alle indkøbsrekvisitioner kan godkendes. Sørg også for, at mindst én anden leder har en meget høj godkendelsesgrænse, så de indkøbsrekvisitioner, der sendes af den sidste leder, kan godkendes. Vær opmærksom på, at ingen kan godkende sine egne indkøbsrekvisitioner.
Hvis du vælger Inkluder budgetgodkender, tilføjes et budgetgodkendelsestrin til godkendelsesroutingmuligheden på siden Godkendelsesrute. Budgetgodkendelsestrinnet placeres før behandlertrinnet. Når du har inkluderet budgetgodkendelse, vises fanebladet Administrer godkendere (valgfrit) på siden Tilføj budgetpost, hvor du kan tilføje godkendere.
Hvis du vil definere en indstilling for routing af indkøbsrekvisitioner, skal du markere (aktivere) afkrydsningsfeltet for den ønskede indstilling.
Om indstillingen for udløb af godkendelse
Du kan konfigurere antallet af dage efter hvilket en indkøbsrekvisition, der afventer godkendelse, automatisk videresendes til en godkendende leder ved at markere (aktivere) og konfigurere indstillingen Indstil udløbet for Afventer godkendelse, og videresend til lederen efter følgende antal dage. Indstillingen markeres (aktiveres) som standard og standardudløbsintervallet er 10 dage.
Hvis en godkender ikke godkender en indkøbsrekvisition inden udløbsintervallet udløber, videresender systemet indkøbsrekvisitionen til den næste godkender i godkendelsesprocessen.
Hvis indstillingen ikke er markeret (inaktiveret), forbliver indkøbsrekvisitionen i den afventende godkenders kø.
Når indstillingen er markeret (aktiveret), giver denne indstilling mulighed for at systemet udfører følgende handlinger:
Når indkøbsrekvisitionen ankommer til arbejdsprocestrinnet Afventer godkendelse for godkenderen, starter systemet godkenderens timer.
Hvis udløbsintervallet udløber, gentildeler systemet automatisk den berørte indkøbsrekvisition til godkenderens leder og nulstiller timeren. Hvis intervallet udløber igen, videresender systemet indkøbsrekvisitionen til den næste godkender eller til behandleren.
Om indstillingerne for yderligere godkendere
Du kan vælge, om ledere og medarbejdere kan tilføje flere godkendere til godkendelsesruten for indkøbsrekvisitioner. Hvis du vælger en af disse indstillinger, vil lederen eller medarbejderen få vist en knap efter godkendelsen eller indsendelsen. Knappen kan bruges til at vælge en anden godkender. Den valgte godkender bliver føjet til godkendelsesruten efter vedkommende, hvorefter anmodningen fortsætter ad den eksisterende sti. Den nye godkender erstatter ikke de eksisterende godkendere.
Hvis du vil tillade, at ledere og/eller medarbejdere tilføjer godkendere, skal du markere de relevante afkrydsningsfelter.
Om indstillingen for tilbagekaldelse
Du har mulighed for at tillade, at medarbejdere kan tilbagekalde en indsendt indkøbsrekvisition før en godkender skal godkende indkøbsrekvisitionen.
Når en indkøbsrekvisition tilbagekaldes, kan medarbejderen udføre følgende handlinger:
Redigere og genindsende indkøbsrekvisitionen.
Slette indkøbsrekvisitionen.
Når en indkøbsrekvisition tilbagekaldes, kan systemet udføre følgende handlinger:
Der skrives en post i revisionssporet, som viser handlingen på indkøbsrekvisitionen som Tilbagekaldelse af anmodning.
Navnet på den bruger, der tilbagekaldte indkøbsrekvisitionen, vises i kolonnen Status på siden Afventende anmodninger.
Arbejdsprocessen nulstilles.
Hvis du vil tillade, at medarbejdere tilbagekalder indsendte indkøbsrekvisitioner, skal du markere (aktivere) afkrydsningsfeltet.
Om automatisk overførsel af indkøbsordrer
Du har mulighed for at fjerne et trin i arbejdsprocessen for behandling af indkøbsordrer. Concur Invoice sender derefter indkøbsordrer fra den behandlede indkøbsrekvisition direkte til leverandøren.
For at tillade fjernelse af et trin i arbejdsprocessen for behandling af indkøbsordrer og dermed automatisk afsendelse af indkøbsordren skal afkrydsningsfeltet være markeret (aktiveret).
