Søgeforespørgsler
Behandleren bruger området Forespørgsel på siden Behandl afregninger til at oprette nye søgeforespørgsler og administrere eksisterende forespørgsler. Forespørgslerne er sætninger med if/then-betingelser. Hvis de definerede betingelser overholdes, vises fakturaerne for administratoren.
Om brugerdefinerede forespørgsler
Når der oprettes eller redigeres brugerdefinerede forespørgsler, skal administratoren overveje følgende.
En brugerdefineret forespørgsel består af en eller flere betingelser.
Der er ingen begrænsning på antallet af betingelser, som en brugerdefineret forespørgsel kan inkludere.
Flere betingelser adskilles af enten Og eller Eller
Brugerdefinerede forespørgsler er kun tilgængelige for den administrator, der har oprettet dem. De kan ikke deles.
Betingelser består af følgende dele:
- Et dataobjekt der repræsenterer en faktura eller del af en faktura, som fx afsnittet Fakturadetaljer i en faktura
- Et felt der er tilgængeligt i en faktura eller en angivet fakturadel, som fx feltet Udgiftstype
- En Operator som fx Er lig med, Er ikke lig med eller Indeholder
Operatorerne, der er tilgængelige, er afhængige af det felt, der søges. Hvis det valgte felt fx er Udgiftstype, er de operatorer, der kan vælges, I, Ikke i, Er lig med og Er ikke lig med
- En værdi
Værdierne, der er tilgængelige, er afhængige af det felt, der søges. Hvis det valgte felt fx er Expense Type, er de værdier, der kan vælges, listen over udgiftstyper, der er konfigureret i systemet.
Når et betinget udtryk består af flere betingelser, er betingelserne adskilt med Og eller Eller. Parenteser er valgfrie og bruges til at definere handlingsrækkefølgen for operatorerne Og/Eller. Hvis parenteser udelades, udføres Og/Eller-handlinger fra venstre mod højre. Der er ingen prioriteret rækkefølge for Og i forhold til Eller. Evalueringen af udtrykket sker bare fra venstre mod højre.
Hvis et betinget udtryk indeholder parenteser, skal antallet af venstreparenteser være det samme som antallet af højreparenteser. Der kan være op til tre parenteser til både venstre og højre side.
Eksempel på simpel betingelse
En betingelse er en simpel boolesk sammenligning som fx:
Fakturatotal er større end 1000
Betingelsen undersøger fakturatotalen og ser, om den er større end 1000. Hvis betingelsen er sand, findes fakturaen, og den vises for behandleren. Hvis betingelsen er falsk, vises fakturaen ikke.
Eksempel på kompleks betingelse
Det betingede udtryk kan være en enkelt betingelse som i eksemplet ovenfor, eller det kan være et komplekst udtryk, der involverer flere betingelser, der er forbundet via Og/Eller-operatorer og parenteser, som i følgende eksempel, der indeholder fire betingelser:
Fakturadato er større 30-09-2018, og (Medarbejdergruppe er lig med TyskGruppe, eller Medarbejdergruppe er lig med FranskGruppe) og Fakturatotal er større end Resterende beløb for Europa-budget.
Tilføjelse af en forespørgsel - Betingelseseditor
Når behandleren tilføjer en forespørgsel, bruges betingelseseditoren. Hver betingelse vises på to linjer. Felterne fra venstre mod højre er:
Felt | Beskrivelse |
|---|---|
Venstreparentes | Vælg 0-3 parenteser, afhængigt af hvor kompleks betingelsen er. |
Dataobjekt | Vælg et dataobjekt. |
Felt/Værdi | Vælg et element i den hjælperude, der vises. De oplysninger, der vises i denne rude, er baseret på det, der er valgt på listen Dataobjekt. |
Operator | Vælg et element i den hjælperude, der vises. De oplysninger, der vises i denne rude, er baseret på det, der er valgt tidligere. |
Dataobjekt | Dette felt vises altid som Værdi og kan ikke ændres. |
Felt/Værdi | Vælg et element i den hjælperude, der vises. De oplysninger, der vises i denne rude, er baseret på det, der er valgt på listen Dataobjekt. |
Højreparentes | Vælg 0-3 parenteser efter behov. |
Og/Eller | Vælg en af indstillingerne for at forbinde den aktuelle betingelse med den næste betingelse. |
Sådan fastsættes, hvordan en forespørgsel oprettes
Når der oprettes eller redigeres en forespørgsel, definerer administratoren det eller de betingede udtryk - if-delen af forespørgslen. Udtrykket kan indeholde en eller flere betingelser adskilt af Og eller Eller.
Eksempel: Antag, at administratoren ønsker at finde alle fakturaer med en samlet værdi på USD 500,00 eller højere:
(Fakturatotal er større end eller lig med USD 500,00)
Oprettelse af en ny forespørgsel
Der kan oprettes en ny forespørgsel til brug på siden Behandl fakturaer.
Sådan opretter du en ny forespørgsel:
Vælg Forespørgsel > Ny forespørgsel. Siden Forespørgselsgenerator vises. Denne side indeholder følgende:
Felt
Beskrivelse
Forespørgselsnavn
Angiv et navn til forespørgslen. Det navn, du angiver, vises på listen Kør forespørgsel på siden Behandl fakturaer.
Betingelser
Vælg de rette oplysninger fra betingelseseditoren.
Tilføj
Klik her for at føje yderligere betingelser til betingelseseditoren. Yderligere rækker tilføjes altid under de aktuelle rækker. Der er ingen grænse for antallet af rækker, der kan tilføjes.
Fjern
Markér afkrydsningsfeltet ud for den betingelse, der skal slettes, og klik derefter på Fjern. Betingelsen fjernes. Handlingen kan ikke fortrydes. Hvis du sletter en betingelse ved en fejl, skal du oprette den igen fra bunden.
Fortsæt med at tilføje betingelsesrækker efter behov.
Klik på Gem eller Gem og kør. Siden Behandl fakturaer vises med forespørgslen tilgængelig på listen Kør forespørgsel, eller forespørgslen kører på siden Behandl fakturaer og returnerer søgeresultaterne.
Redigering af eksisterende forespørgsler
Du kan redigere forespørgsler fra menuen Forespørgsel > Ny forespørgsel.
Sådan redigeres eksisterende forespørgsler:
Vælg Forespørgsel > Rediger gemt forespørgsel.
Vælg den ønskede forespørgsel. Siden Rediger forespørgsel vises.
På siden Rediger forespørgsel skal du redigere betingelsesoplysningerne, tilføje en ny forbindelsesrække eller slette en betingelsesrække.
Klik på Gem eller Gem og kør. Siden Behandl fakturaer vises med forespørgslen tilgængelig på listen Kør forespørgsel, eller forespørgslen kører på siden Behandl fakturaer og returnerer søgeresultaterne.
Sletning af en forespørgsel
Forespørgsler oprettes enkeltvist. Du kan derfor kun se og påvirke de forespørgsler, du selv har oprettet.
Sådan sletter du en forespørgsel:
Vælg Forespørgsel > Rediger gemt forespørgsel.
Vælg den ønskede forespørgsel. Siden Rediger forespørgsel vises.
Klik på Slet forespørgsel. Forespørgslen fjernes fra listen Forespørgsel på siden Behandl fakturaer.