På siden Rediger liste kan du indtaste værdier, der vises i felterne. Kun felter, der er valgt og konfigureret som lister, vises på denne side. Ved at tilføje lister forhindres brugeren i at indtaste ugyldige eller forkert stavede værdier i feltet.

Eksempel

Dine medarbejdere glemmer ofte at angive projektnavnet i det korrekte format i deres udgiftsafregninger. Administratoren kan angive projektnavnene i et listefelt, enten ved at indtaste dem eller importere et regneark. Brugere kan kun vælge gyldige projektnavne, når de udfylder feltet Projekt. Hvis feltet Projekt også er indstillet til Obligatorisk, skal brugere vælge et gyldigt projektnavn i listen, før de indsender afregningen.

Lister kan også udfyldes ved at importere et regneark, medmindre det indledende felt for den alternative kontokode er markeret med (kontokode)suffikset. Hvert listeelement skal både have et elementnavn og en elementkode.

Kun QuickBooks-kunder

Hvis du bruger finansiel integration med QuickBooks, kan du oprette brugerdefinerede listefelter for at tildele til felterne Klasse og Kunde i QuickBooks (og et felt for Lokation, hvis du bruger QuickBooks Online).

Tilføj listeelementer

Inden du opretter et listetypefelt, er det en god idé at planlægge, hvilke elementer der skal inkluderes på listen, og hvilken rækkefølge de skal vises i.

Hvis du anvender alternative kontokoder, skal du oprette listeelementerne for det indledende felt for kontokoden manuelt.

Sådan tilføjer du elementer på en liste med ét niveau:

1. Klik på Tilføj listeelementer på siden Brugerdefinerede felter eller siden Tilføj nyt felt.

2. Klik på Tilføj på siden Rediger liste. Felterne Elementnavn og Elementkode vises.

3. Skriv navnet på listeelementet i feltet Elementnavn.

4. Skriv listeelementkoden i feltet Elementkode.

5. Klik på Tilføj.

6. Gentag disse trin for hvert element, du vil tilføje på listen, og klik derefter på Færdig for at komme tilbage til siden Brugerdefinerede felter.

Sådan tilføjer du elementer på en liste med flere niveauer:

1. Klik på Tilføj listeelementer på siden Brugerdefinerede felter eller siden Tilføj nyt felt.

2. På siden Rediger liste skal du klikke på Tilføj i afsnittet Første niveau. Felterne Elementnavn og Elementkode vises. Listen i afsnittet Første niveau er listen på det overordnede niveau.

3. Skriv navnet på listeelementet i feltet Elementnavn.

4. Skriv listeelementkoden i feltet Elementkode.

5. Klik på Tilføj.

6. Gentag for hvert listeelement, du vil inkludere på listen på det overordnede niveau.

7. Når listen på overordnet niveau er udfyldt, skal du vælge et listeelement i afsnittet Første niveau (listen på overordnet niveau) og derefter klikke på Tilføj i afsnittet Andet niveau.

8. Skriv navnet på listeelementet i feltet Elementnavn.

9. Skriv listeelementkoden i feltet Elementkode.

10. Klik på Tilføj.

11. Gentag for hvert listeelement, du vil inkludere på listen på andet niveau for det valgte listeelement på det overordnede niveau, og gentag derefter for at oprette lister på andet niveau for hvert element på listen på overordnet niveau.

12. Hvis du har en liste på tredje niveau, skal du vælge et element på listen på andet niveau og gentage trinnene for at udfylde den liste på tredje niveau, der er tilknyttet den valgte liste på andet niveau. Gentag for hvert listeelement og hvert listeniveau.

13. Klik på Færdig for at gå tilbage til siden Brugerdefinerede felter.

Rediger listeelementer

Sådan redigerer du et listeelement:

1. På siden Brugerdefinerede felter skal du klikke på Administrer listeelementer.

2. På siden Rediger liste skal du klikke på det ønskede listeelement.

3. Klik på Rediger.

4. Skriv de nye oplysninger.

5. Klik på Gem, og klik derefter på Færdig.

Filtrer listeelementer

Sådan filtrerer du listeelementer:

1. På siden Brugerdefinerede felter skal du klikke på Administrer listeelementer.

2. Klik på Filtrer elementer: Fra på siden Rediger liste: . Filterfeltet vises.

3. I filterfeltet skal du skrive de tegn, du vil filtrere efter. Hvis du fx vil filtrere en liste over regioner, så du kun får vist dem, der hedder noget med "Vest", kan du skrive "Vest" for kun at få vist de listeelementer, der indeholder "Vest".

4. Klik på ikonet med forstørrelsesglasset, eller tryk på Enter. De filtrerede resultater vises med det indtastede ord fremhævet.

5. Klik på X for at rydde filteret.

Slet listeelementer

Sådan sletter du et listeelement:

1. På siden Brugerdefinerede felter skal du klikke på Administrer listeelementer.

2. På siden Rediger liste skal du klikke på det ønskede listeelement. Hvis du vil slette et listeelement på en underordnet liste, som er en del af en liste med flere niveauer, skal du vælge de overordnede listeelementer og derefter vælge det element på den underordnede liste, du vil slette.

3. Klik på Slet.

4. Klik på Slet i meddelelsen, og bekræft derefter, at du vil slette elementet ved at klikke på Slet i vinduet Sletning af listeelement.

Importer listeelementer

Ud over at oprette listeelementer manuelt kan du importere listeelementer fra et regneark.

Du kan importere listeelementer på følgende måde:

1. Download regnearket til import af listen.

2. Udfyld regnearket til import af listen.

3. Upload regnearket til import af listen.

4. Vis resultaterne af den indledende feltvalidering.

5. Vis importresultaterne.

Trin 1: Download regnearket til listeimporten

Sådan downloader du regnearket til listeimporten:

1. På siden Brugerdefinerede felter skal du klikke på Administrer listeelementer.

2. Klik på Importer liste på siden Rediger liste: Vinduet Listeimport vises.

3. Klik på Link på trin 1 under Sådan downloader du en listeimportskabelon.

4. Klik på Gem.

5. 4. Afhængigt af, hvilken browser du bruger, bliver filen downloadet til standardplaceringen for downloads, eller du bliver bedt om at angive en placering.

Trin 2: Udfyld regnearket

Lister med et eller flere niveauer

I regnearket til lister med ét niveau skal du angive et elementnavn og en elementkode for hvert af de listeelementer, der skal tilføjes eller slettes under importen. Dette er de samme værdier, du ville indtaste, hvis du oprettede listeelementerne manuelt under Brugerdefinerede felter i produktindstillingerne.

I regnearket til lister med flere niveauer skal du angive elementnavnet på det listeelement, du vil tilføje eller slette, elementkoden for listeelementet og elementkoderne for de listeelementer, som står før det tilføjede/slettede listeelement i listehierarkiet.

For en liste med ét niveau indeholder det downloadede regneark 3 kolonner og 2 rækker.

Den første kolonne, DELETE, kan bruges til at slette eksisterende listeelementer ved at skrive ‘Y’ i kolonnen DELETE efterfulgt af elementnavnet og elementkoden for det listeelement, du vil slette.

I den anden og tredje kolonne kan du tilføje listeelementer ved at lade kolonnen DELETE være tom og indtaste elementnavnet og elementkoden for de listeelementer, du vil tilføje.

For en liste med flere elementer indeholder det downloadede regneark kolonnen DELETE, en kolonne til elementnavnet og kolonner for hvert niveau i listehierarkiet.

Regnearket til en liste med tre niveauer vil fx indeholde kolonnen DELETE, kolonnen NAME (elementnavnet) og tre kolonner til elementkoder: LEVEL 01 CODE, LEVEL 02 CODE og LEVEL 03 CODE.

Navnet på den liste, der svarer til hvert niveau i hierarkiet, vises i anden række i det downloadede regneark.

Formateringskrav til listeimporten

Concurs regneark til listeimport har følgende krav til formatering:

• Værdierne i regnearkets overskriftsrække må ikke slettes.

• Alle celler i regnearket skal have format af tekst eller tal før upload. Formateringsindstillingerne for cellerne er som standard sat til Generelt.

Hvis du bruger denne funktion, skal du altid kontrollere celleformateringen bagefter. Marker evt. de relevante celler, og tilpas formateringen af cellerne.

Trin 3: Upload regnearket til listeimporten

Regnearket til listeimport uploades på siden Listeimport.

Sådan uploader du regnearket til listeimporten:

1. Klik på Importer liste på siden Rediger liste: Siden Listeimport vises.

2. Klik på Vælg fil på siden Listeimport.

3. Vælg den fil, du vil uploade, og klik derefter på Åbn.

4. Klik på Upload dine data på siden Listeimport.

Trin 4: Vis feltvalideringsresultaterne

Efter at den uploadede fil er behandlet, vises siden Feltvalideringsresultater. Hvis nogle af listeelementerne ikke kunne importeres, vises siden Feltvalideringsresultater, hvor du kan se de rækker i tabellen, der ikke kunne importeres, og du kan se oplysninger om de fejl, der opstod under importen.

Sådan viser du resultaterne af den indledende feltvalidering:

1. Klik på Upload dine data på siden Listeimport.

2. Kontroller resultaterne på siden Feltvalideringsresultater.

Trin 5: Vis importresultaterne

Når administratoren klikker på Upload dine data, sættes listeelementerne i kø til import. Systemet behandler disse så tidligt som muligt. Det kan tage systemet et par minutter at behandle poster i kø. Hvis der ikke er flere fejl under behandlingen af poster, fortsætter systemet med importen.

Administratoren kan anvende fanen Kontroller importresultater til at vise importstatussen og importoplysningerne, inklusive alle genererede fejl. Når administratoren vælger datoen, viser siden importstatussen på denne dato, antallet af behandlede poster og antallet af afviste poster. Denne liste sorteres i faldende rækkefølge efter tidspunkt begyndende med tidspunktet, hvor administratoren oprindeligt importerede filen.

Siden viser alle filer, der er importeret på den angivne dato og de 10 foregående dage.

Siden Kontroller importoplysninger viser alle fejl, der er opstået under importen.

Sådan viser du importresultater:

1. Klik på Kontroller importresultater. Siden Kontroller importresultater vises.

2. Indtast den ønskede dato i feltet Dato.

3. Klik på Søg.

Siden Kontroller importresultater giver administratorer mulighed for at få vist detaljer om behandlede poster fra en bestemt fil. Her kan administratoren vise detaljer om:

• Poster med fejl:Siden viser rækkenummeret i regnearket med den fejl, der forhindrede posten fra at blive importeret. Kolonnerne Beskrivelse og Handling at udføre angiver de oplysninger, der er nødvendige for at rette dette problem. Disse poster skal rettes i denne fil og derefter uploades igen.

• Poster med advarsler: Denne side viser rækkenummeret i regnearket, hvor systemet har importeret posten, men hvor der kan være et problem, som administratoren skal undersøge. Kolonnerne Beskrivelse og Handling at udføre angiver advarselsoplysningerne. Administratoren bør overveje advarslen og beslutte, om problemet skal undersøges nærmere. Administratoren kan gennemse importoplysningerne ved hjælp af listeadministrationens brugergrænseflade og foretage de nødvendige ændringer. Alternativt kan administratoren gennemse listeposten direkte i regnearksfilen, foretage nødvendige ændringer der og så uploade den rettede fil igen.

• Poster uden advarsler eller fejl: Siden viser rækkenummeret i regnearket, hvor systemet har importeret posten uden fejl.

Vis importdetaljerne

Sådan vises importdetaljer:

1. I vinduet Kontroller importresultater skal du under Detaljer klikke på et ikon, der er tilknyttet listeskabelonen i den ønskede række.

2. Siden opdateres og viser alle poster med fejl.

3. Vælg Type af problem, der skal vises. Detaljerne kan filtreres, så de viser poster, der er importeret uden fejl eller advarsler, poster med advarsler, poster med fejl eller alle poster.

4. Kontroller kolonnerne Beskrivelse og Handling at udføre for at se oplysninger om poster med fejl.