Importproces og feltformater for udgiftsart
Processen for import af udgiftstyper indeholder tre trin:
Download af regnearket
Udfyldning af regnearket
Upload af regnearket
Trin 1: Download af regnearket
Administratoren kan downloade og bruge skabelonregnearket til at indtaste udgiftstypedata i det korrekte format.
Sådan downloader du regnearket:
I vinduet Importér udgiftstyper skal du klikke på Download skabelonen til import af udgiftstyper.
Vælg den placering på computeren, hvor regnearket skal gemmes, i vinduet Gem som.
Trin 2: Udfyldning af regnearket
Regnearket til import af udgiftstyper indeholder kolonner til de datafelter, der kan importeres. Kolonner med en fed blå overskrift er obligatoriske felter.
Felter til import af udgiftstyper
Felt | Obligatorisk? | Beskrivelse |
|---|---|---|
Slet? | J | J (Ja) eller N (Nej) Bruges til at fjerne denne udgiftstype fra listen over udgiftstyper. Du skal angive værdien (J eller N) og inkludere en værdi for Navn på udgiftstype for at identificere den udgiftstype, der skal tilføjes eller fjernes på listen. |
Aktiver? | J | J (Ja) eller N (Nej) Bruges til at aktivere denne udgiftstype på listen over udgiftstyper. Du skal angive værdien (J eller N) og inkludere en værdi for Navn på udgiftstype for at identificere den udgiftstype, der skal aktiveres på listen. |
Politikgruppe | N | På siden Politikgrupper i Produktindstillinger kan du gå til fanen Faktura og finde gruppekoderne for de politikgrupper, som du har oprettet. Skriv gruppekoden for den politikgruppe, som du vil bruge. |
Navn på udgiftstype | J | Navn på ny eller eksisterende udgiftstype på standardsproget. Dette felt er obligatorisk for klientafhængige udgiftstyper. |
Kontokode | J | Kontokode for den ønskede hierarkiknude. |
Udgiftskategori | N | Dette felt definerer den overordnede kategori for udgifter, som udgiftstypen er forbundet med. |
Endelig filkontrol
Før du importerer regnearket til import af udgiftstyper, skal du kontrollere, at regnearket er formateret korrekt.
Alle celler i Excel-regnearket skal have en angivelse af tekst eller tal før upload. Bekræft altid celleformateringen, når du er færdig. Hvis du bruger funktionen Erstat i Excel, skal du være opmærksom på, at den muligvis ikke bevarer den påkrævede celleformatering. Test har vist, at de celler, der er formateret som Tekst, ændres til formatet Generelt, når funktionen Erstat bruges. Hvis cellerne ikke er formateret som Tekst, vil importen mislykkes. Markér evt. de relevante celler, og tilpas formateringen af cellerne.
Trin 3: Upload af regnearket
Når regnearket er udfyldt, kan det uploades til Fakturastandard.
Sådan uploader du regnearket:
Klik på Fakturatyper under Administration > Fakturaindstillinger eller Udgifts- og fakturaindstillinger.
Klik på Importér. Vinduet Importér udgiftstyper vises.
Klik på Gennemse for at finde filen på din lokale maskine.
Klik på Importér.