Hjælp til administration af Concur Invoice Standard Edition

November 2018: Concur Expense - Standard Edition: Administratoroversigt

Første post

Regnskab

Nye valgmuligheder i regnskabssoftwaren

Nye valg er tilgængelige i listen Vælg din regnskabssoftware på siden Regnskab i Produktindstillinger.

  • Sage Accounting

  • Sage Enterprise Management

  • Sage Financials

Forretningsformål/kundefordele: Denne forbedring hjælper med at vedligeholde aktuelle regnskabssoftwarefortegnelser ved at vise populære, aktuelle regnskabssoftwarevalg.

Admin.

Opdateret e-mailformat **Igangværende**

SAP Concur er i gang med at opdatere formatet for alle e-mailmeddelelser. Disse ændringer vil give et nyere, konsistent udseende på tværs af alle SAP Concur-tjenester.

Forretningsformål/kundefordele: Formålet er at give et konsistent, opdateret udseende til brugerne.

Ændring i e-mailinfrastruktur **Igangværende**

Tilføj IP-adresser til liste over sikre afsendere

SAP Concur skifter til en ny e-mailinfrastruktur for udgående e-mails fra vores produkter til SAP Concur-brugere. På baggrund af dette skal virksomheder, som filtrerer indgående e-mails på baggrund af afsender-IP-adressen, tilføje de nye IP-adresser til deres liste med sikre afsendere for at sikre, at deres brugere modtager e-mails fra SAP Concur.

Kun Concur Expense: Vær opmærksom på, at i øjeblikket påvirker det beskrevne problem her kun virksomheder, der bruger Concur Expense og filtrerer indgående e-mails på baggrund af IP-adresser. Dette omfatter alle udgaver af Expense - hvad enten virksomheden bruger Expense selv eller integreret med et andet SAP Concur-produkt eller -tjeneste.) Andre SAP Concur-tjenester (såsom Travel og Concur Pay) påvirkes ikke i øjeblikket.

Vi arbejder i øjeblikket på at foretage yderligere ændringer i det første kvartal i 2019. Vær opmærksom på, at alle berørte virksomheder vil blive underrettet i god tid og får alle muligheder for at håndtere dette problem.

Udgiftsassistent

Udgiftsassistenten kan oprette rejsebaserede udgiftsafregninger

Udgiftsassistenten kan automatisk oprette rejsebaserede udgiftsafregninger og tilføje rejsebaserede afregninger til udgiftsafregningerne. P.t. opretter udgiftsassistenten automatisk månedlige udgiftsafregninger, når en brugers udgifter modtages i Concur Expense. Dette kaldes at oprette en kalenderbaseret udgiftsafregning.

Med denne forbedring kan udgiftsassistenten oprette en af to typer af udgiftsafregninger: kalenderbaseret og rejsebaseret. Når udgiftsassistenten opretter en rejsebaseret udgiftsafregning, vil udgiftsassistenten automatisk oprette en udgiftsafregning baseret på en specifik rejse, der er reserveret i Concur Travel, og den udfylder udgiftsafregningen med kundens udgifter i rejseperioden.

Dem, der bruger udgiftsassistenten, kan kun få udgiftsassistenten til automatisk at oprette enten kalenderbaserede eller rejsebaserede udgiftsafregninger. Det kan ikke bruges til begge typer udgiftsafregninger.

Forretningsformål/kundefordele: Denne funktion automatiserer mere af udgiftsafregningsprocessen for at give en nemmere slutbrugeroplevelse.

Offentlig transport i Japan (JPT)

Vedligeholdelse af Jorudan

Databasen over stationer og togforbindelser for offentlig transport i Japan (JPT) blev ændret som del af rutinevedligeholdelsen, fx tilføjelser, navneændringer og fjernelser.

Forretningsformål/kundefordele: Listerne i Concur Expense afspejler fortsat JPT’s nuværende stationer og togforbindelser.

Næste generation (NextGen) af Expense

**Løbende** Ny brugergrænseflade til Concur Expense-slutbrugerne

Opdatering: For at kunne besvare og udnytte feedback fra kunder og for at kunne overholde SAP Concurs forpligtelse til at sikre en gnidningsløs og vellykket overgang, arbejder vi på en revideret implementeringsstrategi for næste generations Expense.

Hos SAP Concur er vi dedikeret til løbende forbedringer af vores produkter. Ikke kun i form af de funktioner, vi tilbyder, men også til brugernes oplevelse af disse funktioner. Den måde, som brugerne anvender teknologi på, ændres over tid, og det samme gør behov og forventninger. Vi lytter hele tiden til vores kunder og indsamler feedback om, hvordan vi kan forbedre brugeroplevelsen.

NextGen Expense er den fortsatte evolution af SAP Concur-brugeroplevelsen. Det blev bygget ud fra omfattende brugerundersøgelse og dataanalyse, herunder 680 direkte samtaler, 58 brugsstudier, mere end 3.000 svar på undersøgelser og 1,3 mia. månedlige brugerhandlinger.

Kunderne kan afprøve og derefter tilmelde sig næste generation af Expense, før den obligatoriske overgangsdato.

Forretningsformål/kundefordele: Resultatet er en ny generation af Expense-brugergrænsefladen, som er designet til at give en moderne, ensartet og forenklet brugeroplevelse. Denne teknologi giver ikke alene en bedre brugergrænseflade, men sikrer også, at SAP Concur kan reagere hurtigere på kundeanmodninger om løbende at imødekomme skiftende behov.

Berørte produkter og brugere: For at kunne drage fordel af disse forbedringer skal Expense-kunder skifte til NextGen Expense. Følgende indeholder oplysninger om den tilgængelige tidslinje og ressourcer, der skal sikre, at denne proces er gnidningsløs og effektiv for alle brugere.

Disse UI-ændringer gælder:

  • Alle udgaver af Concur Expense (Professional/Premium og Standard)

  • Slutbrugere; der er ingen ændringer for godkendere, behandlere eller administratorer

VIGTIGT Tidslinje og milepæle

Der er tre vigtige milepæle for kunder, når de skifter fra den eksisterende brugergrænseflade til NextGen Expense.

  • Vi er i øjeblikket i prøveperioden: I denne periode er den nye brugergrænseflade tilgængelig for kunder i hele verden. Vi opfordrer administratorer/power users til at bruge prøveperioden til at blive fortrolige med den nye grænseflade og procesforløbene. Det er også et perfekt tidspunkt at starte opdateringen af de interne undervisningsmaterialer samt forberede organisationen på det obligatoriske skift.

  • Generel tilgængelighed (tilmeldingsperiode): Efter prøveperioden kommer den generelle tilgængelighed. I denne periode færdiggøres NextGen Expense; alle funktioner fra den eksisterende brugergrænseflade vil være tilgængelige.

    Kunder bør bruge denne periode til at udføre deres organisations plan for et skift til NextGen Expense-UI'en.

  • Obligatorisk overgangsdato til NextGen Expense: Alle kunder skal flytte til NextGen Expense. Dette sikrer, at SAP Concur fortsat kan tilbyde en konsistent brugeroplevelse for alle kunder og kan yde førsteklasses produktsupport.

    Kunder opfordres til at fuldføre de nødvendige opgaver for at sikre et gnidningsløst skift for deres organisation i løbet af prøveperioden og derefter skifte til Generel tilgængelighed.

QuickBooks

Opdater autorisation til onlineintegration af QuickBooks

SAP Concur har opdateret autorisationsprocessen for onlineintegrationen af QuickBooks, så kunder kan genindtaste deres onlinelegitimationsoplysninger til QuickBooks, hvis de har modtaget en forespørgsel om ny autorisation.

Forretningsformål/kundefordele: Denne funktion gør det muligt for administratoren at genindtaste deres onlinelegitimationsoplysninger til QuickBooks uden at afbryde forbindelsen fra og genoprette forbindelsen til SAP Concur.

Planlagte ændringer

Punkterne i dette afsnit er planlagt til fremtidige frigivelser. Concur forbeholder sig ret til at udskyde implementeringen af - eller helt fjerne - enhver forbedring/ændring, der er angivet her.

**Planlagte ændringer** Arkiver deaktiverede brugerdata

Da SAP Concur fortsætter med at vokse, skal der gennemføres nogle trin for at udvide og forbedre vores systems performance, så vi kan leve op til kundernes forventninger og deres virksomheders behov.

Vores overordnede målsætning er en betydelig forbedring af SAP Concur-tjenesternes performance ved at reducere den mængde data, der gemmes i vores produktionsdatalager. Ved at reducere dataene i produktionssystemet kan vi bruge serverhukommelse langt mere effektivt, hvilket reducerer behandlingstiden for transaktioner. Derfor er SAP Concur ved at udvikle en arkivproces til brugere, som er deaktiveret af deres arbejdsgivere i mindst tre år. Arkivprocessen flytter disse "deaktiverede" brugerdata fra vores produktionsdatalager til et separat afregningsdatalager.

Bruger-/kundefordel: Flytning af deaktiverede brugerdata giver hurtigere behandlingstid for transaktioner. Desuden giver det et mere sikkert miljø for den inaktive brugers personlige oplysninger.

VIGTIGT

Vi er i øjeblikket ved at undersøge processen og evaluere resultaterne. Vores mål er at sikre, at kunder ikke påvirkes negativt, at vi har overvejet alle vigtige scenarier, og at arkiveringsprocessen leverer de ønskede resultater.

Der er ingen planlagt dato for implementeringen af denne nye proces. Vi vil bekendtgøre dette via produktbemærkningerne i god tid.

Yderligere oplysninger i fremtidige produktbemærkninger: Denne produktbemærkning indeholder grundlæggende generelle oplysninger om processen. Flere detaljer - fx om reaktivering af en arkiveret bruger, brugerimporter, administratorfunktioner - leveres i fremtidige produktbemærkninger.

**Planlagte ændringer** Ny SAP Concur-logonside

SAP Concur planlægger at tilføje en ny Logon-side med en opdateret logonoplevelse for brugere, der logger på med legitimationsoplysninger bestående af et brugernavn og en adgangskode. Aktuelle Single Sign-On (SSO-)brugere vil logge på uden at skulle indtaste yderligere legitimationsoplysninger. Denne funktion kommer efter planen i 2019.

Den nye Logon-sidefunktion indeholder følgende:

  • Totrinslogon: Giver forbedret sikkerhed, opfylder de aktuelle industristandarder og giver bedre mulighed for at logge på uden fejl

  • Logon med flere konti: Muliggør pålogning for administratorer med flere konti

  • Fjernelse af adgangskodetip: Giver øget sikkerhed for brugere og SAP Concur

  • Brugeravatar: Forbedrer brugeroplevelsen (planlagt til en fremtidig frigivelse)

Forretningsformål/kundefordele: Denne funktion giver øget sikkerhed og en hurtigere, bekvem oplevelse for brugere, der logger på SAP Concur-produkter og -tjenester.

**Planlagte ændringer** Arbejdsprocesser for budget

I en fremtidig frigivelse vil arbejdsprocesser være tilgængelige for budgettet. Arbejdsprocesser definerer, hvordan systemet sender fakturaer, udgiftsafregninger og anmodninger gennem godkendelses- og behandlingstrin. SAP Concurs fleksible arbejdsprocesfunktion for budgettet gør det muligt for virksomheder at designe arbejdsprocesser, der er specifikt skræddersyet til deres unikke behov.

Uden budgetgennemgang kan budgetter blive helt brugt op langt før slutningen af en periode eller et år, så en organisation efterlades med begrænsede muligheder og budgetejere med overskredne budgetter for eksempel. Desuden betyder tidlige udgifter, at mere vigtige udgifter (for organisationen) bliver afvist, fordi mindre vigtige udgifter har opbrugt budgettet på et tidligt stadie.

Det tilføjer værdi at kombinere budgetgennemgang i arbejdsprocessen. Revisionsregler og arbejdsprocestrinregler kan hjælpe organisationer med at tilføje kontroller, når det giver mening at finindstille til en virksomheds specifikke behov.

Det er ligeså vigtigt at fastsætte, hvornår en udgiftspost anses for at være bevilget i et budget. I de fleste organisationer sker bevillingen, når en udgiftspost er betalt; den har gennemgået de fleste hvis ikke alle godkendelsestrin. I andre organisationer sker bevillingen meget tidligere. Så snart en indkøbsrekvisition eller en autorisationsanmodning er godkendt, anses den som værende "bekræftet".

Forretningsformål/kundefordele: Denne funktion vil give kunder kontrol over budgetudgifterne, så det fx undgås, at budgetterne overskrides for tidligt i en budgetperiode eller et budgetår.

**Planlagte ændringer** (USD) ny betalingsbehandlingspartner: WUBL

Kunder i den offentlige sektor vil kunne bruge Western Unions brancheløsninger (WUBL) til at behandle deres betalinger i amerikanske dollars (USD).

Expense Pay – Globalt produkt fungerer på samme måde, uanset hvilken betalingsbehandlingspartner din finansieringskonto er konfigureret til at bruge. Forskellen mellem WUBL og Bambora (eller klassisk Expense Pay) er, hvordan dine finansieringskonti er sat op i Concur Expense. Hver betalingsbehandlingspartner har entydige formularer, der skal udfyldes, sendes og godkendes som del af onboardingprocessen.

Forretningsformål/kundefordele: Denne yderligere betalingsbehandlingspartner øger værdien af vores tilbud Expense Pay– Global.

**Planlagte ændringer** Omkostningssporing får nyt udseende, nyt navn - forventes i slutningen af november

Siden Omkostningssporing i Produktindstillinger får snart nyt udseende og navn samt ny proces. Al eksisterende funktionalitet bevares med forbedret anvendelighed ved oprettelse og administration af felter.

Denne funktion forventes frigivet den 27. november 2018.

De nye forbedringer omfatter følgende:

  • Siden Omkostningssporing skifter navn til Administrer brugerdefinerede felter. Den nye side Administrer brugerdefinerede felter gør det muligt for kundens administrator at administrere brugerdefinerede felter fra første side. Forbundet liste skifter navn til Flerniveauliste.

  • En ny side af typen Tilføj nyt felt vil også være tilgængelig fra siden Administrer brugerdefinerede felter. Siden Tilføj nyt felt gør det muligt for kundens administrator at oprette felter ved at vælge felttypen og derefter vælge feltmuligheder. Kundens administrator kan derefter vælge at tilføje nye listeelementer for det nye felt, tilføje et andet felt eller vende tilbage til siden Administrer brugerdefinerede felter.

  • Administratorer kan oprette op til 12 brugerdefinerede felter, som kan oprettes ved at indtaste et navn på det brugerdefinerede felt eller ved at vælge fra en liste over forslag. Tidligere var maks. 12 brugerdefinerede felter tilladt, men kun seks kunne være felter, der blev oprettet ved at indtaste et navn på det brugerdefinerede felt, hvor resten skulle vælges i den valgte liste.

Forretningsformål/kundefordele: Denne funktion forbedrer administrationen af brugerdefinerede felter via en bedre slutbrugeroplevelse.

**Planlagte ændringer** Valgmuligheden Single Sign-On (SSO)-selvbetjening kommer til SAP Concur

Single Sign-On hjælper brugere med at få adgang til flere applikationer vha. et sæt logondata. P.t. har SAP Concur to metoder til at logge på: Med et brugernavn og en adgangskode eller ved at bruge SSO med legitimationsoplysninger for en identitetsudbyder (IdP), såsom en brugers logondata for deres organisation.

SAP Concur planlægger at tilføje funktionen Administrer Single Sign-On (SSO) til SAP Concur Standard Editions af Expense, Invoice, Travel og Request, som giver kunder en selvbetjeningsmulighed for at opsætte SSO for deres organisation.

Den nye funktion Administrer Single Sign-On (SSO) vil være tilgængelig fra afsnittet Adgang til Concur i Produktindstillinger.

  • Single Sign-On kan administreres for Standard Travel, hvis den er samlet med Expense, Invoice og/eller Request.

  • For det selvstændige Standard Travel vil funktionen Administrer Single Sign-On være tilgængelig fra siden Indstillinger i Travel.

Andre SAP Concur-produkter og -tjenester er uden for denne første frigivelses omfang.

Forretningsformål/kundefordele: Denne funktion indeholder en selvbetjeningsmulighed for at sætte SSO op.

Kundemeddelelser

Tredjepartsbehandlere uden tilknytning til Concur

Listen over tredjepartsbehandlere uden tilknytning er tilgængelig her: SAP Concur list of Subprocessors (kun på engelsk)

Månedlige browsercertificeringer

Månedlige browsercertificeringer, både nuværende og planlagte, er tilgængelige sammen med andre månedlige produktbemærkninger fra Concur, der er tilgængelige på Nyheder - Standard Edition