Siden Udgiftstyper giver dig mulighed for at angive, hvordan din organisation gør rede for udgifter. Bestem, hvilke udgiftstyper din organisation skal spore, og tilføj eller opdater dem. Du kan også ændre visse filers adfærd i udgiftsformularen, som brugerne kan se. Vi har udarbejdet en liste over ofte brugte udgiftstyper for at hjælpe dig i gang.

Hvis din virksomhed bruger landepakkefunktionen, og mere end en landepakke blev aktiveret, kan du vælge bestemte udgiftstyper, der skal bruges pr. landepakke og politikgruppe.

Definitioner:

• Udgiftstyper bruges til at klassificere dine medarbejderes udgifter. Der vises en liste over udgiftstyper som en indstilling, når en medarbejder opretter en faktura første gang. Ved hjælp af et standardsæt af udgiftstyper er det nemmere for dig at spore, hvad dine medarbejdere bruger penge på.

• Kontokode/Hovedbogskode er de oplysninger, som du bruger til at gøre rede for dine udgifter i kontoplanen. Det kan være tekst eller tal, afhængigt af dine behov. Formålet med at knytte udgiftstyper til kontokoder er at forbinde SAP Concur med virksomhedens finansielle regnskabssystem - udgiftstyper defineres i SAP Concur, mens kontokoder defineres i dit regnskabssystem. Tilknytningen mellem udgiftstyper/kontokoder er den tråd, der forbinder de to systemer, og som sikrer, at de beløb, der kommer fra SAP Concur (via eksportfilen), bogføres korrekt i dit regnskabssystem, som til gengæld sikrer korrekt bogføring i din hovedbog.

Trin 1: Udgiftstyper

Sådan tilføjer du en ny udgiftstype:

1. Klik på Ny.

2. Skriv navnet på udgiftstypen på listen Ny udgiftstype. Det er det navn, som dine brugere vælger, når de opretter en ny udgiftspost.

3. Vælg den udgiftskategori, som udgiftstypen skal høre til, i listen Udgiftskategori.

4. Tryk eller klik i feltet Kontokode/hovedbogskode.

5. Angiv kontooplysningerne. Det er den basiskonto, som udgifterne har indvirkning på.

6. Klik på Gem.

Sådan opdaterer du en udgiftstype:

1. Vælg den værdi, du vil opdatere.

2. Angiv den nye værdi.

3. Klik på Gem.

Sådan fjerner du en udgiftstype:

1. Vælg den udgiftstype, du vil fjerne.

2. Klik på Fjern.

3. Klik på Ja.

Trin 2: Kontokoder

Ved hjælp af trinnene under Kontokoder på siden Udgiftstyper kan du konfigurere dine hovedbogskoder. Hvis du bruger ét sæt kontokoder, kan du angive dem for hver udgiftstype. Hvis du bruger andre kontokoder, skal du først angive standardkoderne, vælge et af de listeelementer, du tidligere har konfigureret, og derefter angive de kontokoder, der er knyttet til den. Standardkoderne anvendes, hvis du ikke angiver en anden kontokode, så du skal kun angive de koder, der adskiller sig fra standarden.

Sådan angiver du standardkontokoder:

1. Klik i feltet Kontokode/hovedbogskode.

2. Indtast kontokoden for udgiftstypen.

3. Gentages for hver udgiftstype

4. Klik på Gem.

Sådan indtaster du andre kontokoder:

1. Vælg listeelementet på listen over kontokoder.

2. Klik i feltet Kontokode/hovedbogskode.

3. Indtast kontokoden for udgiftstypen. Standardkoderne vises i kolonnen Standardkode. Hvis du lader kolonnen Kontokode/hovedbogskode være tom for et listeelement, bruger SAP Concur standardkoden, når brugeren vælger den pågældende kombination af listeelement/udgiftstype.

4. Gentages for hver udgiftstype

5. Klik på Gem.