På siden Godkendelsesrute kan du vælge den proces, som fakturaer skal gennemgå for at blive godkendt. Du kan vælge mellem forskellige rutemuligheder, som afhænger af din virksomheds behov. Du kan også vælge, om ledere og medarbejdere kan tilføje yderligere godkendere til processen. Når fakturaen bliver endeligt godkendt, er den klar til at blive eksporteret og betalt.

Om rutemulighederne

Hvis du vælger Behandler, bruger du den nemmeste godkendelsesrute. Fakturaen sendes fra medarbejderen til godkendelse hos behandleren på siden Behandl afregninger. Muligheden, der kun er for behandlere, er standardindstillingen. For mindre virksomheder kan denne valgmulighed være den foretrukne, da den fjerner en dubleret godkendelsesproces.

Hvis du vælger Leder > Behandler, sendes fakturaen fra medarbejderen til vedkommendes leder til godkendelse og derefter til godkendelse hos behandleren på siden Behandl fakturaer.

Obligatorisk konfiguration for Leder > Behandler: Hver medarbejder skal have valgt en godkender i feltet Fakturagodkender på siden Brugere.

Hvis du vælger Leder > Autoriseret godkender > Behandler, skal du efterfølgende indstille grænser for de fakturabeløb, som hver godkender kan godkende, på siden Brugere. Fakturaen sendes fra medarbejderen til medarbejderens leder. Hvis lederen ikke har en tilstrækkelig høj godkendelsesgrænse, vil lederen blive bedt om at vælge en ekstra godkender på en liste over brugere med en tilstrækkelig høj godkendelsesgrænse. Fakturaen sendes fra den autoriserede godkender til godkendelse hos behandleren på siden Behandl fakturaer.

Obligatorisk konfiguration for Leder > Autoriseret godkender > Behandler:

• Hver medarbejder skal have valgt en leder i listen Fakturagodkender på siden Brugere.

• Hver fakturagodkender skal have indtastet et beløb i listen Fakturagodkender på siden Brugere.

Hvis du vælger Leder > Lederens leder (op til 5 niveauer) > Behandler vil fakturaen blive sendt fra medarbejderen til medarbejderens leder til godkendelse. Hvis lederen til den, der har indsendt fakturaen, har en tilstrækkelig godkendelsesgrænse, bliver fakturaen sendt til godkendelse hos behandleren på siden Behandl fakturaer (ligesom indstillingen Leder > Behandler.) Hvis medarbejderens leder ikke har en tilstrækkelig høj godkendelsesgrænse, sendes fakturaen til lederens leder - op til 5 niveauer op. Det fortsætter, indtil en leder har en tilstrækkelig høj godkendelsesgrænse til at tillade, at fakturaen sendes til godkendelse hos behandleren på siden Behandl fakturaer.

Den obligatoriske konfiguration for Leder > Lederens leder (op til 5 niveauer) > Behandler:

• Hver medarbejder skal have valgt en godkender i listen Fakturagodkender på siden Brugere.

• Hver godkender skal have indtastet et beløb i listen Autoriseret grænse til godkendelse? på siden Brugere. Sørg for, at den sidste godkender har en meget høj godkendelsesgrænse, så alle fakturaer kan godkendes. Sørg også for, at mindst én anden godkender har en meget høj godkendelsesgrænse, så de fakturaer, der indsendes af den sidste godkender, kan godkendes. Vær opmærksom på, at ingen kan godkende sine egne fakturaer.

Hvis du vælger Inkluder budgetgodkender, tilføjes et budgetgodkendelsestrin til godkendelsesroutingmuligheden på siden Godkendelsesrute. Budgetgodkendelsestrinnet placeres før behandlertrinnet. Når du har inkluderet budgetgodkendelse, vises fanebladet Administrer godkendere (valgfrit) på siden Tilføj budgetpost, hvor du kan tilføje godkendere.

Hvis du vælger Behandler, sendes indkøbsordrebaserede fakturaer fra medarbejderen til behandleren til godkendelse.

Hvis du vælger Anvend samme godkendelsesrute som normale fakturaer (det, der er valgt ovenfor), gælder det, der er valgt for fakturaer, også for indkøbsordrebaserede fakturaer.

Hvis du vil definere en indstilling for routing af fakturaer, skal du markere (aktivere) afkrydsningsfeltet for den ønskede godkendelsesruteindstilling til fakturaer.

Om indstillingen for udløb af godkendelse

Du kan konfigurere antallet af dage efter hvilket en faktura, der afventer godkendelse, automatisk videresendes til en godkendende leder ved at markere (aktivere) og konfigurere indstillingen Indstil udløbet for Afventer godkendelse, og videresend til lederen efter følgende antal dage. Indstillingen markeres (aktiveres) som standard og standardudløbsintervallet er 10 dage.

Hvis en godkender ikke godkender en faktura, inden udløbsintervallet udløber, videresender systemet fakturaen til den næste godkender i godkendelsesprocessen.

Hvis indstillingen ikke er markeret (inaktiveret), forbliver fakturaen i den afventende godkenders kø.

Når indstillingen er markeret (aktiveret), giver denne indstilling mulighed for at systemet udfører følgende handlinger:

• Når fakturaen ankommer til arbejdsprocestrinnet Afventer godkendelse for godkenderen, starter systemet godkenderens timer.

• Hvis udløbsintervallet udløber, gentildeler systemet automatisk den berørte faktura til godkenderens leder og nulstiller timeren. Hvis intervallet udløber igen, videresender systemet fakturaen til den næste godkender eller til behandleren.

Om indstillingerne for yderligere godkendere

Du kan vælge, om ledere og medarbejdere kan tilføje flere godkendere til godkendelsesruten for fakturaer. Hvis du vælger en af disse indstillinger, vil lederen eller medarbejderen få vist en knap efter godkendelsen eller indsendelsen. Knappen kan bruges til at vælge en anden godkender. Den valgte godkender bliver føjet til godkendelsesruten efter vedkommende, hvorefter fakturaen fortsætter ad den eksisterende sti. Den nye godkender erstatter ikke de eksisterende godkendere.

Hvis du vil tillade, at ledere og/eller medarbejdere tilføjer godkendere, skal du markere (aktivere) det relevante afkrydsningsfelt.

Tildel faktura til indkøbsrekvisitionsejer

Fakturabrugeren kan tildele en ikke-indsendt ordrebaseret faktura til den oprindelige ejer af indkøbsrekvisitionen. Brugeren kan se og vælge ejeren af indkøbsrekvisitionen. Hvis du vil tildele fakturaer til den oprindelige ejer af indkøbsrekvisitionen, skal du markere (aktivere) afkrydsningsfeltet Tildel faktura til indkøbsrekvisitionsejer.

Tillad, at fakturabehandlere behandler deres egne fakturaer

Du har mulighed for at vælge, om fakturabehandlere kan behandle deres egne fakturaer. Dette er til gavn for kunder, der kun har en behandler i deres virksomhed, og hvor denne behandler også indsender egne fakturaer. For at tillade at behandlere kan behandle deres egne fakturaer, skal du markere (aktivere) afkrydsningsfeltet Tillad, at fakturabehandlere behandler deres egne fakturaer.

Send en e-mail til leverandøren, når betalingen er foretaget

Leverandører kan modtage en e-mail, der indeholder fuldstændige betalingsoplysninger, inklusive hvornår, hvordan og for hvad de modtager betaling, når de betales via ACH eller check med Invoice Pay. Det gælder for både delvise og fuldstændige betalinger.

Oplysningerne i e-mailen indeholder fakturadato, fakturabeløb, fakturanummer, betalingsdato, betalingsmåde og alle noter, der findes til indsendelsen af betalingen. Derudover inkluderes checknummeret i e-mails om betaling med check. Navnet på den betalende virksomhed skal stå i feltet Emne og i e-mailens sidehovedlinje.

E-mail-adressen fastsættes af, hvad der er indtastet i feltet Leverandørs kontaktperson i den godkendte leverandørimport.

For at sende en e-mail til en leverandør, når betalingen er foretaget, skal du markere (aktivere) afkrydsningsfeltet Send e-mail-meddelelse om leverandørbetaling for betalingstyperne Check og ACH i Concur Invoice

Om indstillingen for tilbagekaldelse

Du kan vælge, om ledere og medarbejdere kan tilføje flere godkendere til godkendelsesruten for fakturaer. Hvis du vælger en af disse indstillinger, vil lederen eller medarbejderen få vist en knap efter godkendelsen eller indsendelsen. Knappen kan bruges til at vælge en anden godkender. Den valgte godkender bliver føjet til godkendelsesruten efter vedkommende, hvorefter fakturaen fortsætter ad den eksisterende sti. Den nye godkender erstatter ikke de eksisterende godkendere.

Hvis du vil tillade, at ledere og/eller medarbejdere tilføjer godkendere, skal du markere de relevante afkrydsningsfelter.

Du har mulighed for at tillade, at medarbejdere kan tilbagekalde en indsendt faktura før fakturaens status angives til Afventer betaling.

Når en faktura tilbagekaldes, kan medarbejderen udføre følgende handlinger:

• Rediger og genindsend fakturaen.

• Slet fakturaen.

Når en faktura tilbagekaldes, kan systemet udføre følgende handlinger:

• Der skrives en post i revisionssporet, som viser handlingen på fakturaen som Tilbagekaldelse af faktura.

• Navnet på den bruger, der tilbagekaldte fakturaen, vises i kolonnen Status på siden Fakturaliste.

• Arbejdsprocessen nulstilles.

Hvis du vil tillade, at medarbejdere tilbagekalder indsendte fakturaer, skal du markere (aktivere) afkrydsningsfeltet.