Administrer budgetindstillinger

De brugere, som har rollen Budgetadministrator, har adgang til budgetindstillingerne.

For Standard-udgaver skal brugerne også have rollen Invoice-administrator eller Kan administrere.

Indstilling	Beskrivelse
Tidszone (vises kun for interne Concur-brugere)	Denne indstilling bestemmer, hvornår årets første dag starter, og hvornår årets sidste dag slutter. Når den første administratorbruger opretter et regnskabsår, bliver dette registreret, og denne indstilling viser tidszonen for det sted, hvor den bruger er placeret. Denne indstilling kan kun ændres af Concur. Kontakt Concur Support for at oprette en serviceanmodning.
Procentsats for advarselsgrænse	Når et budget når en bestemt grænse (som standard 80 %), vil ejeren af eller godkenderen for budgettet se en gul visuel indikator, når budgettet forbruges ud over denne procentsats.
Procentsats for kontrolgrænse	Når et budget når en bestemt grænse (som standard 100%), vil ejeren af eller godkenderen for budgettet se en rød visuel indikator, når budgettet forbruges ud over denne procentsats.
Send meddelelser om advarselsgrænse	Når denne valgmulighed er valgt, vil budgetejere modtage en e-mail med en advarsel, når budgettet overskrider advarselsgrænsen for budgettet.
Send meddelelser om kontrolgrænse	Når denne valgmulighed er valgt, vil budgetejere modtage en e-mail med en advarsel, når budgettet overskrider advarselsgrænsen eller kontrolgrænsen for budgettet.
Begræns meddelelser om fortidige budgetter	Når denne valgmulighed er valgt, vil budgetejere ikke modtage meddelelser via e-mail for ældre data, men kun for den forrige, den aktuelle og fremtidige perioder. Det betyder, at hvis denne valgmulighed vælges, sendes der færres e-mails.
Alternativ budgetansvarlig	Hvis brugeren ikke har angivet en godkender i feltet Din budgetansvarlige for fakturagodkendere eller udgiftsgodkendere i profilindstillingerne, vil systemet bruge den godkender, som er valgt på listen Alternativ budgetansvarlig. Du kan vælge mellem følgende valgmuligheder: Budgetansvarlig Rejsemanager Fakturagodkender Udgiftsgodkender BEMÆRK: Du kan se listen Alternativ budgetansvarlig ved at vælge (aktivere) muligheden Aktiver filtrering efter budgetansvarlig på siden Budgetindstillinger.
Vis udgifter, der ikke er indsendt (Kun Expense)	Administratorer kan vælge (aktivere) en af følgende muligheder: Vis ikke udgiftsbeløb, der ikke er indsendt Vis udgiftsbeløb, der ikke er indsendt, som Afventer Vis saldo af udgifter, der ikke er indsendt Du kan få mere at vide om disse muligheder i afsnittet Vis udgifter, der ikke er indsendt under denne tabel.
Inkluder afventende beløb i beregningen af det resterende beløb	De firmaer, der vil medtage ventende beløb i det beregnede resterende beløb, skal vælge denne indstilling. Det betyder, at det beløb, der afventer godkendelse, vil blive trukket fra det resterende beløb. Hvis indstillingen er valgt, vil det resterende beløb være lig med budgetbeløbet minus det forbrugte beløb minus det beløb, der afventer godkendelse. Dette bruges som regel, hvis kunder vil have det resterende beløb til at vise et realistisk resterende beløb, hvis de beløb, der afventer godkendelse, bliver godkendt. Hvis indstillingen ikke er valgt, vil det resterende beløb være lig med budgetbeløbet minus det forbrugte beløb. Dette bruges som regel, hvis kunden vil kunne se, hvor stort et beløb vedkommende stadig kan råde over. De forbrugsposter, der afventer godkendelse, kan blive afvist.
Aktiver budgetregistrering for rekvisitionen	Administratoren kan vælge dette afkrydsningsfelt for at aktivere budgetregistrering i Request.
Aktiver budgetregistrering for Expense	Administratoren kan vælge dette afkrydsningsfelt for at aktivere budgetregistrering i Expense.
Aktiver budgetregistrering for indkøbsrekvisitionen	Administratoren kan vælge dette afkrydsningsfelt for at aktivere budgetregistrering for indkøbsrekvisitioner.
Aktiver budgetregistrering for fakturaen	Administratoren kan vælge dette afkrydsningsfelt for at aktivere budgetregistrering i Invoice.
Markér anmodningsbudgetelementer som brugt efter anmodningsgodkendelse (Kun Request)	Administratoren kan markere dette afkrydsningsfelt, så anmodningsbudgetelementerne markeres som brugt, når anmodningen er blevet godkendt. Dette betyder, at anmodningen flyttes fra Afventer til Brugt.
Markér indkøbsrekvisitioner som brugt efter behandlerens godkendelse (Kun indkøbsrekvisitioner i Invoice)	Administratoren kan markere dette afkrydsningsfelt, så en indkøbsrekvisition markeres som brugt, når behandleren godkender den. Indkøbsrekvisitionen forbliver markeret som brugt, til den er matchet til en faktura. Det betyder, at systemet anerkender forhåndsgodkendelsen som endelig godkendelse.
Aktiver filtrering efter budgetansvarlig	Administratoren kan markere (aktivere) dette afkrydsningsfelt, så fanen Filtrer efter ledere (valgfrit) vises i Budgetposter. Når administratoren vælger denne mulighed, bliver forbrug registreret baseret på lederhierarkiet. Hvis administratoren fravælger (deaktiverer) denne mulighed, registreres forbruget ved at se på konfigurationer af budgetkategorier og budgetsporingsfelter, og lederhierarkiet ignoreres, selvom det er blevet konfigureret. Denne indstilling er deaktiveret som standard.
Brug nettobeløb for udgift (kun Concur Expense)	Administratoren kan markere (aktivere) dette afkrydsningsfelt, så refusionsbeløbet trækkes fra bruttobeløbet, så udgiftsafregninger nedskrives med skat. Dette er hensigtsmæssigt i lande, hvor virksomheder kan refundere afgifter fra udgiftsafregninger, for eksempel lande, der bruger moms.
Brug fakturanettobeløb (kun Concur Invoice)	Administratoren kan vælge, om netto- eller bruttobeløbet på fakturaen skal forbruges. Valgmuligheden er valgt som standard. Hvis administratoren vil inkludere moms og forsendelsesomkostninger, skal valgmuligheden slås fra.
Aktiver budgetperiodetypen Datointerval	Administratoren kan markere (aktivere) dette afkrydsningsfelt for at tillade budgetposter baseret på datointervaller i stedet for regnskabsåret og regnskabsperioden. Når administratoren markerer denne valgmulighed, viser siderne Tilføj budgetpost og Ændr budgetpost datointervalværdien i feltet Periodetype. Hvis administratoren markerer Datointerval for budgetposten, viser siden felterne Startdato og Slutdato. Importskabelonen til budgetposter viser kolonnerne Startdato og Slutdato.
Aktiver justeringer af budgetejer	Administratoren kan markere (aktivere) dette afkrydsningsfelt for at tillade, at budgetejere tilføjer justeringer til et budget. Når administratoren vælger denne mulighed, kan budgetejere se den nye mulighed Tilføj justeringer i budgetdashboardet, hvilket giver dem mulighed for at tilføje en justering til et budget. BEMÆRK:Budgetadministatoren kan også tilføje justeringer til budgettet i budgetdashboardet.

Vis udgifter, der ikke er indsendt (kun Expense)

Med indstillingen Vis udgifter, der ikke er indsendt i budgetindstillingerne kan budgetejere se saldoen for de udgiftsposter, der endnu ikke er sendt, og som er en kombination af ikke-sendte udgiftsafregninger og tilgængelige udgifter, som ikke er knyttet til en udgiftsafregning. Indstillingen har tre valgmuligheder, der bestemmer, hvad budgetejere kan se i budgetdashboardet og når de klikker på linket Vis budget i Expense.

I følgende tabel beskrives de tilgængelige valgmuligheder for indstillingen Vis udgifter, der ikke er indsendt.

Indstillingen Vis udgifter, der ikke er indsendt	Beskrivelse
Vis ikke udgiftsbeløb, der ikke er indsendt	Hvis administratoren vælger denne mulighed, vises ikke-udgiftsførte beløb ikke i budgetdashboards. Denne valgmulighed er standardværdien. Det kan være en god idé for kunder at vælge denne mulighed, hvis de anslår, at mindre end 80 % af de tilgængelige udgifter og ikke-indsendte udgiftsafregninger er matchet korrekt til et budget. Under denne grænse bliver det ikke-udgiftsførte beløb mindre værd og kan være forvirrende for de individuelle budgetejere. BEMÆRK: Tilgængelige udgifter har muligvis ikke tilstrækkelige oplysninger til at blive matchet korrekt. Ikke-indsendte udgiftsafregninger kan være i forskellige stadier, fra oprettet til fuldt opdaterede og klar til indsendelse.
Vis udgiftsbeløb, der ikke er indsendt, som Afventer	Hvis administratoren vælger denne mulighed, inkluderes tilgængelige udgifter og ikke-indsendte udgifter i det afventende beløb, der vises i budgetdashboards og transaktionsvisningen (via linket Vis budget). Det kan være en god idé for kunder at vælge denne mulighed, hvis de anslår, at 95 % eller mere af de tilgængelige udgifter og ikke-indsendte udgiftsafregninger er matchet korrekt til et budget. BEMÆRK: Kreditkorttransaktioner og fakturaopgørelser vises ikke i budgetpuljen Afventer, når administratoren vælger denne mulighed. I stedet vises disse transaktioner i budgetpuljen Brugt.
Vis saldo af udgifter, der ikke er indsendt	Hvis administratoren vælger denne mulighed, vises det ikke-udgiftsførte beløb i budgetdashboardet og transaktionsvisningen (via linket Vis budget). Det kan være en god idé for kunder at vælge denne mulighed, hvis de anslår, at mindre end 80-95% af de tilgængelige udgifter og ikke-indsendte udgiftsafregninger er matchet korrekt til et budget. BEMÆRK: Kreditkorttransaktioner og fakturaopgørelser vises ikke i budgetpuljen Ikke-udgiftsført, når administratoren vælger denne mulighed. I stedet vises disse transaktioner i budgetpuljen Brugt.

Indstillingen Vis udgifter, der ikke er indsendt

Beskrivelse

Vis ikke udgiftsbeløb, der ikke er indsendt

Hvis administratoren vælger denne mulighed, vises ikke-udgiftsførte beløb ikke i budgetdashboards.

Denne valgmulighed er standardværdien.

Det kan være en god idé for kunder at vælge denne mulighed, hvis de anslår, at mindre end 80 % af de tilgængelige udgifter og ikke-indsendte udgiftsafregninger er matchet korrekt til et budget. Under denne grænse bliver det ikke-udgiftsførte beløb mindre værd og kan være forvirrende for de individuelle budgetejere.

BEMÆRK: Tilgængelige udgifter har muligvis ikke tilstrækkelige oplysninger til at blive matchet korrekt. Ikke-indsendte udgiftsafregninger kan være i forskellige stadier, fra oprettet til fuldt opdaterede og klar til indsendelse.

Vis udgiftsbeløb, der ikke er indsendt, som Afventer

Hvis administratoren vælger denne mulighed, inkluderes tilgængelige udgifter og ikke-indsendte udgifter i det afventende beløb, der vises i budgetdashboards og transaktionsvisningen (via linket Vis budget).

Det kan være en god idé for kunder at vælge denne mulighed, hvis de anslår, at 95 % eller mere af de tilgængelige udgifter og ikke-indsendte udgiftsafregninger er matchet korrekt til et budget.

BEMÆRK: Kreditkorttransaktioner og fakturaopgørelser vises ikke i budgetpuljen Afventer, når administratoren vælger denne mulighed. I stedet vises disse transaktioner i budgetpuljen Brugt.

Vis saldo af udgifter, der ikke er indsendt

Hvis administratoren vælger denne mulighed, vises det ikke-udgiftsførte beløb i budgetdashboardet og transaktionsvisningen (via linket Vis budget).

Det kan være en god idé for kunder at vælge denne mulighed, hvis de anslår, at mindre end 80-95% af de tilgængelige udgifter og ikke-indsendte udgiftsafregninger er matchet korrekt til et budget.

BEMÆRK: Kreditkorttransaktioner og fakturaopgørelser vises ikke i budgetpuljen Ikke-udgiftsført, når administratoren vælger denne mulighed. I stedet vises disse transaktioner i budgetpuljen Brugt.

Den anden og tredje mulighed i tabellen ovenfor giver budgetejere en fornemmelse af, hvordan de i virkeligheden bruger deres budget, og hvad de skal gøre, når de planlægger budgettet fremover.

Når administratoren har valgt den anden eller tredje af disse muligheder, vises der desuden en kolonne med navnet Medarbejder på fanen Tilknytning af budgetfelt på fanen Budgetsporingsfelter i Budgetkonfiguration.