Procedure for import af virksomhedslokationer
Proceduren for import af virksomhedslokationer har tre trin:
Download af regnearket
Udfyldning af regnearket
Upload af regnearket
Trin 1: Download af regnearket
Administratoren kan downloade og bruge skabelonregnearket til at indtaste virksomhedslokationer i det korrekte format.
Sådan downloades regnearket over virksomhedslokationer:
I vinduet Importer forsendelse til lokationer eller Importer regning til lokationer skal du klikke på Download importskabelonen.
Vælg den placering på computeren, hvor du vil gemme regnearket, i vinduet Gem som.
Trin 2: Udfyldning af regnearket
Regnearket til virksomhedslokationer indeholder kolonner til de datafelter, der er mulige at importere.
Felter til import af virksomhedslokationer
Felt | Obligatorisk? | Beskrivelse |
|---|---|---|
Navn | J | Et entydigt navn, der identificerer en bestemt adresse. BEMÆRK: Dette er den værdi, der vises, når der vælges en standardforsendelses- eller faktureringsadresse under Profil > Profilindstillinger > Fakturapræferencer, og når der oprettes en politik og vælge værdien for Fakturer til. TIP: Systemet søger efter din lokation ved at anvende værdienNavn. Sørg for at indtaste navnet på lokationen, hver gang du bliver anmodet om en fakturerings- eller forsendelsesadresse, som du opretter ved hjælp af virksomhedslokationer. |
Adressekode | J | Dette er den eksterne identifikator, der anvendes af kundens finanssystem til at identificere en bestemt adresse. BEMÆRK: Denne værdi er identisk med det eksterne id-felt, der anvendes i posterne for Fakturer til og Send til i indkøbsordreimporten. |
Adresse 1 | J | Adresse 1 i den fuldstændige adresse. |
Adresse 2 | N | Adresse 2 i den fuldstændige adresse. |
Adresse 3 | N | Adresse 3 i den fuldstændige adresse. |
By | J | Byen, hvor adressen er beliggende. |
Delstat/provins | N | Det område, hvor adressen er beliggende. |
Postnummer | J | Postnummeret på adressen. |
Landekode | J | Koden på det land, der er forbundet med adressen. |
E-mail-adresse | N | E-mail-adressen på kontaktpersonen på virksomhedslokationen. |
Endelig filkontrol
Før du importerer regnearket til import af virksomhedslokationer, skal du kontrollere, at regnearket er formateret korrekt.
Alle celler i Excel-regnearket skal have en angivelse af tekst eller tal før upload. Bekræft altid celleformateringen, når du er færdig. Hvis du bruger funktionen Erstat i Excel, skal du være opmærksom på, at den muligvis ikke bevarer den påkrævede celleformatering. Test har vist, at de celler, der er formateret som Tekst, ændres til formatet Generelt, når funktionen Erstat bruges. Hvis cellerne ikke er formateret som Tekst, vil importen mislykkes. Marker evt. de relevante celler, og tilpas formateringen af cellerne.
Trin 3: Upload regnearket
Når regnearket er udfyldt, kan det uploades til Fakturastandard. Sådan uploader du regnearket:
Klik på Administration > Fakturaindstillinger eller Udgifts- og fakturaindstillinger > Virksomhedslokationer (i afsnittet Registrering af forbrug).
Vælg enten fanen Forsendelsesadresse eller Faktureringsadresse.
Klik på Importer. Vinduet Importer forsendelseslokationer eller Importer faktureringslokationer vises.
Klik på Gennemse for at finde filen på din lokale maskine.
Vælg filen, og klik på Åbn.
Klik på Importer.