Budgetkategori

Dette er en gruppe af udgiftstyper, der bruges til at administrere budgetter.

Budgetvaluta

Dette er valutaen for en budgetpost. Budgetposter vises altid i deres budgetvaluta, som har forrang over valutaindstillingen i profilindstillingerne. Forbrugsposter konverteres til budgetvalutaen baseret på indsendelsesdatoen eller faktura-/udgiftsdatoen. De faktiske fakturaer, indkøbsrekvisitioner, udgiftsafregninger eller autorisationsanmodninger konverteres ikke.

Budgetdashboard

I dette dashboard vises det, hvor stor en del af godkenderens budget, der er brugt indtil dags dato, inklusive forhåndsgodkendt forbrug. Budgetadministratorer kan se deres budgetter for at træffe underbyggede beslutninger omkring deres budget.

Budgetpost

Dette er det årlige budget inklusive regnskabsår, budgetejer, budgetnavn og beskrivelse.

Budgetperiode

Dette er en del af budgetposten. Afhængigt af periodetypen for budgetposten har budgetposten en eller flere budgetperioder. Hver budgetperiode er tilknyttet en regnskabsperiode og har et budgetbeløb for den regnskabsperiode og budgetpost.

Budgetsporing

Budgetsporingsfelterne er kopier af de brugerdefinerede felter, som er defineret i produktindstillingerne. Hvis der er brug for et nyt budgetsporingsfelt, kan administratorer tilføje et brugerdefineret felt i produktindstillingerne, hvorefter der automatisk tilføjes et budgetsporingsfelt med samme navn i budgetkonfigurationen. Disse budgetsporingsfelter vises på fanen Budgetsporingsfelter (valgfrit) i Budgetposter, hvor du kan angive værdien for det budgetsporingsfelt, der skal knyttes til en budgetpost. Budgetsporingsfelterne i standardudgaverne er begrænset til de felter, der er defineret som brugerdefinerede felter.

Lederhierarki

Et lederhierarki består af de ledere, som har brugere direkte eller indirekte under sig. Hvis en bruger eller administrator har defineret en budgetleder for en budgetpost, bliver forbrugsposterne matchet med budgetposten, hvis den, der indsender budgetposterne, rapporterer til en af lederne på fanen Administrer ledere (valgfrit) for budgetposten.

De ledere, der vises på fanen Administrer ledere (valgfrit), har rollen Budgetgodkender/Budgetleder.

BEMÆRK: Hvis fanen Administrer ledere (valgfrit) skal vises, skal administratoren have valgt (aktiveret) denne mulighed i budgetindstillingerne.

Matchningskriterier

Udgiftsafregninger, fakturaer, indkøbsrekvisitioner og autorisationsanmodninger kan matches mod en eller flere budgetposter. Der gælder følgende matchningskriterier:

• Når udgiftstypen for en enkeltpost eller allokering matcher en budgetkategori for en budgetpost

  • Hvis en budgetpost ikke har en budgetkategori, accepteres enhver udgiftstype til matchning

• Når personen, der indsender fakturaen, indkøbsrekvisitionen, udgiftsafregningen eller autorisationsanmodningen, rapporterer til en af budgetgodkenderne på listen i et lederhierarki for en budgetpost

  • Hvis en budgetpost ikke har et lederhierarki, bliver posterne fra alle brugere accepteret, uanset organisationsstrukturen

• Når transaktionsdatoen for en udgiftsafregning, datoen for en indkøbsrekvisition, fakturadatoen for en betalingsanmodning eller slutdatoen for en autorisationsanmodning falder inden for den regnskabsperiode, der er knyttet til budgetperioden

  • Hvis en regnskabsperiode er markeret som inaktiv, bliver forbrugsposten matchet med den næste aktive regnskabsperiode

  • Hvis der ikke er nogen aktive fremtidige regnskabsperioder, bliver forbrugsposten ikke matchet med en budgetpost

Periodetype

Hver budgetpost har en periodetype. Periodetypen bestemmer niveauet af kontrol for en budgetpost. Administratorer kan vælge årlig, kvartalsvis eller månedlig.

Eksempel: Hvis administratorer vælger en månedlig periodetype, bliver budgetposten kontrolleret hver måned, og der skal angives budgetbeløb for hver månedsperiode. Budgetposter vises i budgetdashboards for hver måned, og det resterende budget bruger de månedlige budgetbeløb til at beregne, om der er resterende beløb i budgettet, eller om budgettet er overskredet.

Forbrugspost

Dette er en specifik post, der forbruger en del af et budget, fx en udgiftsallokering, udgiftspost, fakturaallokering, fakturaenkeltpost, indkøbsrekvisitionsallokering, indkøbsrekvisitionsenkeltpost, anmodning om forventet udgift eller et anmodningssegment.

En forbrugspost kan referere til en eller flere budgetposter.