Hjælp til administration af Concur Invoice Standard Edition

Rapporteringskonfiguration

Siden Rapporteringskonfiguration giver dig mulighed for at ændre regnskabskalenderindstillingerne, der anvendes af rapporteringsværktøjerne.

Regnskabskalender

VIGTIGT: Tildelinger af regnskabskalenderdatoer vil ikke straks være tilgængelige i rapporteringsdatabasen. Et arkiv skal være afsluttet, inden disse oplysninger kan anvendes. Rapporteringsarkiver opdateres hver nat.

Regnskabskalendere, der er defineret i trinnet Regnskabskalender, bruges af Concur Analysis/Intelligence til dens rapporter og dashboards. Regnskabskalenderne bruges også af BI-ledere til at definere deres budgetter på siden Afregningsbudget page (Profil > Profilindstillinger > Afregningsindstillinger > Afregningsbudget).

En regnskabskalender giver organisationer mulighed for at definere deres regnskabsperioder uafhængigt af standardkalenderåret. Mange organisationer definerer deres egne kalendere, så deres regnskabsaflæggelse passer til virksomhedens sæsoner, så de kan sammenligne resultatet med direkte konkurrenter og for at undgå den travle årsafslutning i januar.

En regnskabskalender har et eller flere regnskabsår, og regnskabsår har en eller flere regnskabsperioder.

Regnskabsår har en startdato og en slutdato. Hvert år kan have en forskellig længde for at imødekomme skudår og korte år eller lange år. (Organisationer bruger korte år og lange år, når de ændrer startdatoen for deres regnskabsår). Regnskabsår kan ikke overlappe med tidligere regnskabsår, og der må ikke være huller mellem regnskabsår eller mellem regnskabsperioder.

Længden af regnskabsperioder kan variere inden for et regnskabsår. De repræsenterer dog typisk måneder. I baggrunden genereres der for hver tredje regnskabsperiode et regnskabskvartal, og for året genereres der en regnskabsårsperiode.

Tilføj en regnskabskalender

Du kan tilføje en regnskabskalender til at definere din virksomheds regnskabsperioder. Et regnskabsår kan have en eller flere perioder.

Tilføjelse af en regnskabskalender:

  1. På siden Rapporteringskonfiguration skal du klikke på trinnet Regnskabskalender.

  2. Klik på Ny. Vinduet Tilføj regnskabsår vises.

  3. Udfyld alle obligatoriske felter.

    Felt

    Beskrivelse/handling

    Navn på regnskabsår

    (Obligatorisk)

    Indtast navnet på regnskabsåret. Dette kan være en vilkårlig tegnkombination, men den skal være entydig. Det anbefales, at du bruger navnet på det aktuelle kalenderår. Hvis to regnskabsår overholder denne regel (kort år), så brug en forhåndsrettelse til det andet år.

    Feltet Navn på regnskabsår vil som standard bruge et navn på regnskabsåret, der er baseret på regnskabsårets startdato. Hvis startdatoen er før første juli, sættes året for startdatoen som standard til navnet på regnskabsåret. Hvis startdatoen er første juli eller senere, sættes året for slutdatoen som standard til navnet på regnskabsåret.

    Startdato

    (Obligatorisk)

    Indtast startdatoen for regnskabsåret, som skal være dagen efter slutdatoen for det foregående regnskabsår. Det første regnskabsår, du opretter for din virksomhed, kan have en vilkårlig startdato.

    BEMÆRK: Startdatoen er baseret på tidszonen for den entitet, som er administreret af Concur.

    Slutdato

    (Obligatorisk)

    Indtast slutdatoen for regnskabsåret, som kan være en vilkårlig dato efter startdatoen. Som standard vil det være et år minus en dag fra startdatoen.

    BEMÆRK: Startdatoen er baseret på tidszonen for den entitet, som er administreret af Concur.

  4. Klik på Generer regnskabsperioder for at oprette alle regnskabsperioder for regnskabsåret. De genererede regnskabsperioder vises på siden.

  5. Klik på Gem. Regnskabsåret vises i trinnet Regnskabskalender.

Ændr en regnskabskalender

Du kan ændre et eksisterende regnskabsår, fx for at rette fejl eller for at afspejle organisationsændringer, som fx en fusion eller et behov for at følge industristandarder.

Du kan ikke ændre slutdatoen for den nuværende måned til dags dato eller en vilkårlig dato før dags dato, og du kan ikke ændre startdatoen for den nuværende måned. Derudover kan du ikke ændre nogen start- eller slutdato for de seneste måneder i dette år eller år før dette år.

Ændring af et regnskabskalenderår:

  1. I trinnet Regnskabskalender skal du vælge et regnskabsår og derefter klikke på Ændr eller bare dobbeltklikke på det regnskabsår, du vil ændre. Vinduet Ændr regnskabsår vises.

  2. Foretag de ønskede ændringer. Se proceduren Tilføjelse af en regnskabskalender i dette emne. Hvis du har brug for, at et regnskabsår skal være kortere end 12 måneder eller længere end 12 måneder, skal du ændre slutdatoen, men sikre dig, at regnskabsår ikke overlapper og ikke har huller.

  3. Klik på Generer regnskabsperioder.

  4. Klik på Gem.

Aktiver en regnskabskalender

For at aktivere et regnskabskalenderår skal du i trinnet Regnskabsår vælge et regnskabsår og derefter klikke på Aktiver.

Deaktiver en regnskabskalender

For at deaktivere et regnskabskalenderår skal du i trinnet Regnskabsår vælge et regnskabsår og derefter klikke på Deaktiver.

Fjern en regnskabskalender

Du kan fjerne et regnskabsår for at rydde op i listen over tilgængelige regnskabskalendere, for at sikre at gamle regnskabsår ikke aktiveres igen.

Sådan fjernes et regnskabskalenderår:

  1. I trinnet Regnskabskalender skal du vælge et regnskabsår og klikke på Fjern.

  2. I vinduet Fjern regnskabsår, der vises, skal du klikke på Ja.

Aktiver en regnskabsperiode

Sådan aktiveres en regnskabsperiode:

  1. I trinnet Regnskabskalender skal du vælge et regnskabsår og klikke på Ændr. Vinduet Ændr regnskabsår vises.

  2. Vælg en regnskabsperiode, og klik derefter på Aktiver.

  3. Klik på Gem.

Deaktiver en regnskabsperiode

Du kan når som helst deaktivere en regnskabsperiode. Alle regnskabsperioder, der tilhører regnskabsåret, bliver inaktive, når året er deaktiveret. Hvis alle regnskabsperioder, der tilhører regnskabsåret, er inaktive, bliver året deaktiveret.

Sådan deaktiveres en regnskabsperiode:

  1. I trinnet Regnskabskalender skal du vælge et regnskabsår og klikke på Ændr. Vinduet Ændr regnskabsår vises.

  2. Vælg en regnskabsperiode, og klik derefter på Deaktiver.

  3. Klik på Gem.

Fjern en regnskabsperiode

Du kan fjerne en regnskabsperiode for at ændre regnskabsperioden for et regnskabsår. En regnskabsperiode kan når som helst fjernes.

Regnskabsåret viser ingen regnskabsperioder, der er markeret som slettet.

Sådan fjernes en regnskabsperiode:

  1. I trinnet Regnskabskalender skal du vælge et regnskabsår og klikke på Ændr. Vinduet Ændr regnskabsår vises.

  2. Vælg en regnskabsperiode, og klik derefter på Fjern. Regnskabsperioden fjernes fra regnskabsåret.