購入申請 - 承認経路

[承認経路] ページでは、購入申請を承認するプロセスを選択できます。会社のニーズに応じて、いくつかの経路から選択できます。マネージャーや従業員による承認プロセスへの承認者の追加を許可するかどうかも選択できます。購入申請に最終承認が与えられると、その購入申請をエクスポートして支払うことができます。

経路オプションについて

[処理者] を選択した場合、最も簡単な承認経路オプションを使用することになります。請求書は、[請求書の処理] ページでの承認のために、従業員から処理者に渡されます。処理者専用のオプションが既定の設定になります。小規模の企業の場合は重複承認プロセスが削除されるため、このオプションが推奨される場合があります。

[マネージャー] > [処理者] を選択すると、購入申請は承認のために従業員からマネージャーに渡され、次に、[申請の処理] ページでの承認のために処理者に渡されます。

[マネージャー] > [処理者] オプションに必要な設定: 各従業員は、[ユーザー情報] ページの [マネージャー] フィールドでマネージャーを選択しておく必要があります。

[マネージャー] > [承認権限者] > [処理者] の順に選択した場合は、後で [ユーザー情報] ページを使用して、承認可能な購入申請金額について承認者ごとに限度額を設定します。購入申請は、従業員からマネージャーに渡されます。十分な承認限度額がマネージャーに設定されていない場合、マネージャーは、十分な承認限度額が設定されているユーザーのリストから追加の承認者を選択するよう求められます。[申請の処理] ページでの承認のために、購入申請が承認権限者から処理者に渡されます。

[マネージャー] > [承認権限者] > [処理者] オプションに必要な設定:

各従業員は、[ユーザー情報] ページの [マネージャー] フィールドでマネージャーを選択しておく必要があります。
各マネージャーは、[ユーザー情報] ページの [レポート承認の限度額] フィールドに承認限度額を入力しておく必要があります。

[マネージャー] > [マネージャーのマネージャー (最大 5 レベル)] > [処理者] の順に選択した場合、承認のために購入申請が従業員からマネージャーに渡されます。十分な承認限度額が提出者のマネージャーに設定されている場合、[請求書の処理] ページでの承認のために、購入申請が処理者に渡されます ([マネージャー] > [処理者] オプションの場合と同じ)。十分な承認限度額が従業員のマネージャーに設定されていない場合、購入申請はそのマネージャーのマネージャーに渡されます。十分な承認限度額が設定されているマネージャーが、[申請の処理] ページでの承認のために購入申請を処理者に渡すことができるようになるまで、必要に応じて合計で 5 人までのマネージャーに購入申請が渡されます。

[マネージャー] > [マネージャーのマネージャー (最大 5 レベル)] > [処理者] オプションに必要な設定:

各従業員は、[ユーザー情報] ページの [マネージャー] フィールドでマネージャーを選択しておく必要があります。
各マネージャーは、[ユーザー情報] ページの [レポート承認の限度額] フィールドに金額を入力しておく必要があります。すべての購入申請が正常に承認されるように、最終マネージャーには極めて高い承認限度額を設定します。また、最終マネージャーの提出する購入申請が正常に承認されるように、少なくとももう 1 人のマネージャーにも極めて高い承認限度額を設定してください。自分の購入申請を自ら承認することはできない点にご注意ください。

[予算承認者を含める] オプションを選択すると、[承認経路] ページの承認経路オプションに予算承認ステップが追加されます。予算承認ステップは、処理者ステップの前に配置されます。予算承認を含めると、[予算項目の追加] ページに [承認者管理 (オプション)] タブが表示され、ここで承認者を追加することができます。

購入申請の経路オプションを定義するには、該当する購入申請承認経路オプションのチェックボックスを選択 (有効化) します。

承認の有効期限の設定について

[承認待ち有効期限を設定し、(数日) 後、マネージャーにルート変更します。] 設定を選択 (有効化) して設定することで、承認待ちの購入申請が自動的に承認マネージャーに送られるまでの日数を設定できます。この設定は既定で選択 (有効化) され、既定の有効期限間隔は 10 日です。

承認者が有効期限間隔が経過しても購入申請を承認しない場合、その購入申請は、承認ワークフローの次の承認者に転送されます。

この設定が選択解除 (無効化) された場合、購入申請は保留承認者のキューに残ります。

選択 (有効化) されている場合は、以下のアクションが実行されます。

購入申請が承認者の承認待ちワークフローステップに進むと、承認者のタイマーが開始されます。
有効期限間隔が経過した場合は、影響される購入申請が承認者のマネージャーに自動的に再割り当てされ、タイマーがリセットされます。この間隔が再度経過すると、購入申請は次の承認者または処理者に転送されます。

承認者追加オプションについて

マネージャーおよび従業員による購入申請承認経路への承認者の追加を許可するかどうかを選択できます。このオプションのいずれかを選択すると、承認または提出後に、マネージャーまたは従業員に対して他の承認者を選択するためのボタンが表示されます。選択した承認者は、そのマネージャー管理者または従業員以降の承認経路に追加され、申請は既存のパスをたどります。追加された承認者は標準の承認者と置き換わりません。

マネージャーおよび従業員 (またはそのいずれか) が承認者を追加できるようにするには、関連のチェックボックスを選択します。

撤回オプションについて

承認者が申請を承認するまで、提出済の購入申請をいつでも従業員が撤回できるオプションが用意されています。

購入申請が撤回された場合、従業員は以下のアクションを実行できます。

購入申請を編集および再提出する。
購入申請を削除する。

購入申請が撤回された場合、システムにより以下のアクションが実行されます。

購入申請に対するアクションを申請の撤回として示すエントリが監査証跡に書き込まれます。
購入申請を撤回するユーザーの名前が、[保留中の申請] ページの [ステータス] 列に表示されます。
ワークフローはリセットされます。

提出済の購入申請を従業員が撤回できるようにするには、チェックボックスを選択 (有効化) したままにしておきます。

発注の自動送信について

発注プロセスのワークフローステップを削除することができます。これにより、Concur Invoice で、処理済の購入申請からの発注がサプライヤーに直接送信されるようになります。

発注処理のワークフローステップを削除して発注が自動送信されるようにするには、該当するチェックボックスを選択 (有効化) したままにしておきます。