検索照会

処理者は [レポートの処理] ページの [照会] エリアを使用して、新しい検索照会の作成および既存の照会の管理を実行できます。照会は if/then 条件文です。定義済の条件を満たすと、請求書が管理者に表示されます。

カスタム照会についての理解

カスタム照会を作成または編集する場合、アドミニストレーターは次の点に注意してください。

カスタム照会は 1 つまたは複数の条件で構成されます。
カスタム照会に含められる条件の数に制限はありません。
複数の条件は、[And] または [Or] のいずれかで区切ります。
カスタム照会は、それらの照会を作成したアドミニストレーターのみが利用できます。それを共有することはできません。

条件は、以下の部分で構成されます。

請求書または請求書の一部 (請求書の [請求書の詳細] セクションなど) を表す [データオブジェクト]
請求書または [経費タイプ] フィールドなどの指定された請求書の一部で利用できる [フィールド]
[次に等しい]、[次に等しくない] または [次を含む] などの [演算子]
- 利用可能な演算子は検索対象のフィールドに依存します。たとえば、選択されたフィールドが [経費タイプ] の場合、選択できる演算子は [次に含まれる]、[次に含まれない]、[次に等しい]、[次に等しくない] です。
[値]
- 利用可能な値は検索対象のフィールドに依存します。たとえば、選択されたフィールドが [経費タイプ] の場合、選択できる値はシステムで設定された経費タイプのリストです。

条件式が複数の条件から構成される場合、それぞれの式は And または Or で区切ります。括弧はオプションで、And/Or 演算子の演算順序を定義するために使用します。括弧を使用しなかった場合、And/Or 演算は左から行われます。Or よりも And が優先されるということはありません。式は左から順に評価されます。

条件式に括弧が含まれている場合、左側の括弧の数と右側の括弧の数は一致している必要があります。左側と右側に対してそれぞれ最大 3 つまで括弧を使用できます。

単純な条件の例

1 つの条件は、次のような、単純なブール比較です。

Invoice Total Is Greater than 1000

この条件では、請求書総額を参照し、1000 よりも大きいかどうかを調べます。条件が True の場合、請求書が検出され、処理者に表示されます。条件が False の場合、請求書は表示されません。

複合条件の例

条件式は上記の例のように条件が 1 つの場合もありますが、4 つの条件を含む次の例のように、And/Or 演算子および括弧で複数の条件を連結させた複合式になる場合もあります。

Invoice Date Is Greater Than 9/30/18 and (Employee Group Equals GermanGroup or Employee Group Equals FrenchGroup) and Invoice Total Is Greater Than the Amount Remaining for Europe Budget.

照会の追加 - 条件エディタ

照会を追加する場合、処理者は条件エディタを使用します。各条件が、2 行で表示されます。フィールドは左から順に次のとおりです。

フィールド	説明
左括弧	条件の複雑さに応じて、0 ～ 3 個の括弧を選択します。
データオブジェクト	データオブジェクトを選択します。
フィールド/値	表示されたヘルパーペインから項目を選択します。このペイン内に表示される情報は、[データオブジェクト] リスト内の選択内容に基づきます。
演算子	表示されたヘルパーペインから項目を選択します。このペイン内に表示される情報は、前回選択した内容に基づきます。
データオブジェクト	このフィールドは常に値として表示され、変更はできません。
フィールド/値	表示されたヘルパーペインから項目を選択します。このペイン内に表示される情報は、[データオブジェクト] リスト内の選択内容に基づきます。
右括弧	必要に応じて、0 ～ 3 個の括弧を選択します。
And / Or	現在の条件と次の条件を結合するためにいずれかのオプションを選択します。

照会の作成方法の決定

照会を作成または編集する際、管理者は条件式 (照会の if 部分) を定義します。この式には、条件を 1 つ取込むことも、または And または Or で各条件を区切り、複数の条件を取込むこともできます。

たとえば、総計 500.00 USD 以上のすべての請求書を検出する場合、管理者は次のような照会を作成します。

(Invoice Total Greater Than or Equal 500.00 USD)

照会の新規作成

[請求書の処理] ページで使用する照会を新たに作成できます。

照会を新規作成するには

[照会] > [新しい照会] の順に選択します。[照会ビルダー] ページが表示されます。このページには、以下のフィールドがあります。

フィールド	説明
照会名	照会の名前を入力します。入力した名前が [請求書の処理] ページの [照会の実行] リストに表示されます。
条件	条件エディタから該当する情報を選択します。
追加	クリックして、追加の条件を条件エディタに追加します。追加行は、常に現在行の一番下に追加されます。追加できる行数に制限はありません。
削除	削除する条件の横にあるチェックボックスを選択し、[削除] をクリックします。条件が削除されます。このアクションは永久です。誤って条件を削除した場合は、元どおりに作成し直す必要があります。

必要に応じて、条件行の追加を続行します。
[保存] または [保存して実行] をクリックします。[請求書の処理] ページの [照会の実行] リストに利用可能な照会が表示されます。または、[請求書の処理] ページで照会が実行され、検索結果が返されます。

既存の照会の編集

照会は、[照会] の [新しい照会] メニューから編集できます。

既存の照会を編集するには

[照会] > [保存した照会の編集] の順に選択します。
該当する照会を選択します。[照会の編集] ページが表示されます。
[照会の編集] ページで、条件情報の編集、別の条件行の追加、条件行の削除を行います。
[保存] または [保存して実行] をクリックします。[請求書の処理] ページの [照会の実行] リストに利用可能な照会が表示されます。または、[請求書の処理] ページで照会が実行され、検索結果が返されます。

照会の削除

照会は個別に作成されます。したがって、自分で作成した照会しか表示や変更ができません。

照会を削除するには

[照会] > [保存した照会の編集] の順に選択します。
該当する照会を選択します。[照会の編集] ページが表示されます。
[照会を削除] をクリックします。[請求書の処理] ページの [照会] リストから照会が削除されます。