Concur Invoice Standard Edition 管理のヘルプ

予算設定の管理

予算設定は、予算管理者ロールを持つユーザーが使用できます。

Standard Edition では、[請求書処理の設定管理可] ロールまたは [管理可能] ロールも必要です。

設定

説明

タイムゾーン

(Concur Internal ユーザーにのみ表示されます)

この設定では、年が開始する最初の日と年が終了する最後の日を正確に決定します。これは最初の管理ユーザーが会計年度を作成すると登録され、この設定にそのユーザーの所在地のタイムゾーンが表示されます。Concur のみがこの設定を変更できます。サービス申請を作成するには、Concur サポートに問い合わせてください。

アラート限界パーセント

予算が特定のパーセント (既定では 80%) に達すると、予算の所有者または承認者には、予算がこのパーセントを超えて消費された場合に黄色のビジュアル インジケーターが表示されます。

管理限界パーセント

予算が特定のパーセント (既定では 100%) に達すると、予算の所有者または承認者には、予算がこのパーセントを超えて消費された場合に赤色のビジュアル インジケーターが表示されます。

アラート限界通知を送信します

このオプションを選択 (有効化) した場合、予算所有者は、予算が予算アラート限界を超えるとアラート メールを受信します。

管理限界通知を送信します

このオプションを選択 (有効化) した場合、予算所有者は、予算が予算アラート限界または管理限界を超えるとアラート メールを受信します。

過去予算の通知を制限

このオプションを選択 (有効化) した場合、予算所有者は 1 つ前、現在、および将来の期間についてのみメール通知を受信し、それよりも前のデータについてはメール通知を受信しません。つまり、このオプションを選択すると、予算所有者に送信されるメール通知の数が減ります。

代理の予算マネージャー

ユーザーが [プロファイル設定] の [請求書の承認者] または [経費の承認者] の [予算マネージャー] フィールドに承認者を入力していない場合、[代理の予算マネージャー] リストで選択された承認者が使用されます。以下のオプションを使用できます。
  • 予算マネージャー

  • 出張マネージャー

  • 請求書の承認者

  • 経費の承認者

注意: [代替の予算マネージャー] リストを表示するには、[予算設定] ページで [予算マネージャーによるフィルターの有効化] オプションを選択 (有効化) する必要があります。

未提出経費を表示

(Expense のみ)

管理者が、次のうちいずれかのオプションを選択 (有効化) できます。

  • 未提出経費金額を表示しない

  • 未提出経費金額を保留として表示

  • 未提出残高を表示

これらのオプションの詳細については、この表の下にある未提出経費を表示セクションを参照してください。

Include Pending Amount in Remaining Amount calculation (残額の計算に保留中の金額を含める)

残額の計算に保留中の金額を含める必要がある会社は、この設定を選択 (有効化) する必要があります。これは、保留中の金額が残額から差し引かれることを意味します。

この設定を選択 (有効化) すると、残額は予算金額から支出済金額と保留中金額を差し引いた金額になります。通常、このシナリオでは、ユーザーは支出することができる現実的な残額を利用可能な金額に反映したいと考え、保留中の明細の大部分が承認されると予測します。

この設定を選択解除 (無効化) すると、残額は予算金額から支出済金額を差し引いた金額になります。通常、このシナリオでは、ユーザーはまだ管理下にある金額を残額に反映したいと考えます。保留中の支出明細は却下できます。

支払申請の予算キャプチャ有効化管理者は、このチェック ボックスを選択 (有効化) して、支払申請の予算キャプチャを有効化することができます。

経費の有効化

管理者は、このチェック ボックスを選択 (有効化) して、経費の予算キャプチャを有効化することができます。

購入申請の有効化

管理者は、このチェック ボックスを選択 (有効化) して、購入申請の予算キャプチャを有効化することができます。

支払申請の有効化

管理者は、このチェック ボックスを選択 (有効化) して、請求書の予算キャプチャを有効化することができます。

Mark Request budget items as spent after request approval (支払申請承認後に申請予算項目を支出済みとしてマーク)

(Request のみ)

管理者は、このチェック ボックスを選択 (有効化) して、支払申請が承認されたときに申請予算項目が支出済みとしてマークされるようにすることができます。すなわち、支払申請は [保留中] から [支出済み] に移動します。

Mark Purchase Requests as spent after processor approval (処理者承認後に購入申請を支出としてマーク)

(請求書内の購入申請のみ)

管理者が、承認者による承認後に購入申請が支出としてマークされるよう、このチェック ボックスを選択 (有効化) できます。購入申請は、請求書にマッチングされるまでは、支出としてマークされたままになります。すなわち、事前許可承認が最終承認として確認されます。

予算マネージャーによるフィルターの有効化

管理者は、このチェック ボックスを選択 (有効化) して、[マネージャーによるフィルター (オプション)] タブを予算項目に表示することができます。

管理者がこのオプションを選択すると、支出はマネージャー階層に基づいて取得されます。

管理者がこのオプションをクリア (無効) のままにすると、支出は予算カテゴリーおよび予算追跡フィールドの設定に基づいて取得され、マネージャー階層は設定されている場合でも無視されます。

既定では、この設定は選択解除 (無効化) されています。

経費正味額の使用 (Concur Expense のみ)管理者は、このチェック ボックスを選択 (有効化) して、還付額が総額から差し引かれるように、つまり、経費精算レポートが税で消費されるようにすることができます。これは、付加価値税を使用する国など、経費精算レポートから税を還付できる国で便利です。
請求書正味額の使用 (Concur Invoice のみ)

管理者は、請求書の正味額を使用するのか、請求書の総額を使用するのかを選択することができます。このオプションは、既定で選択されています。管理者が税と送料を含める場合は、オプションを選択解除 (無効化) する必要があります。

日付範囲予算期間タイプの有効化

管理者はこのチェック ボックスを選択 (有効化) して、会計年度と会計期間ではなく日付範囲に基づいた予算項目を有効にすることができます。

管理者がこのオプションを選択すると、[予算項目の追加] および [予算項目の修正] ページの [期間タイプ] フィールドに日付範囲値が表示されます。管理者が予算項目に日付範囲を選択すると、そのページで [開始日] および [終了日] フィールドが表示されます。予算項目インポート テンプレートに、[開始日] および [終了日] 列が表示されます。

予算所有者調整の有効化管理者がこのチェック ボックスを選択 (有効化) して、予算所有者が予算に調整を追加できるようにすることができます。

管理者がこのオプションを選択すると、予算所有者の予算ダッシュボードに新しいオプション [調整の追加] が表示され、これにより予算に調整を追加できます。

注記: 予算管理者も、予算ダッシュボードで予算に調整を追加することができます。

未提出経費を表示 (Expense のみ)

予算設定の [未提出経費を表示] 設定により、予算所有者は、まだ提出されておらず、未提出経費精算レポートと経費精算レポートに添付されていないレポートに追加できる経費の組み合わせである経費項目の残高を表示できます。この設定には、3 つのオプションがあります。これらのオプションにより、予算ダッシュボードで、および Expense で [予算の表示] リンクをクリックした場合に予算所有者に表示される内容が制御されます。

下の表は、[未提出経費を表示] 設定で利用できるオプションを示しています。

[未提出経費を表示] 設定

説明

未提出経費金額を表示しない

管理者がこのオプションを選択した場合、経費残余額が予算ダッシュボードに表示されません。

このオプションが既定値です。

レポートに追加できる経費と未提出経費精算レポートの 80% 未満が予算に正しくマッチングされると予測する場合に、このオプションを選択します。このしきい値を下回る場合、経費残余額の価値が下がり、各予算所有者にとって分かりにくくなることがあります。

注意: レポートに追加できる経費を正しくマッチングするための情報が不足している場合があります。未提出経費精算レポートは、作成済から更新完了、提出可能まで、さまざまな段階にある可能性があります。

未提出経費金額を保留として表示

管理者がこのオプションを選択した場合、レポートに追加できる経費と未提出経費が、予算ダッシュボードおよびトランザクション内ビュー ([予算の表示] リンク経由) に表示される保留中の金額に含まれます。

レポートに追加できる経費と未提出経費精算レポートの 95% 超が予算に正しくマッチングされると予測する場合に、このオプションを選択します。

注意: クレジット カード取引と請求明細書は、管理者がこのオプションを選択した場合、[保留中] 予算バケットに表示されません。代わりに、これらの取引は [支出済み] 予算バケットに表示されます。

未提出残高を表示

管理者がこのオプションを選択した場合、経費が、予算ダッシュボードおよびトランザクション内ビュー ([予算の表示] リンク経由) に表示される経費残余額に表示されます。

レポートに追加できる経費と未提出経費精算レポートの 80-95% が予算に正しくマッチングされると予測する場合に、このオプションを選択します。

注意: クレジット カード取引と請求明細書は、管理者がこのオプションを選択した場合に経費残余予算バケットに表示されません。代わりに、これらの取引は [支出済み] 予算バケットに表示されます。

上の表の 2 つ目と 3 つ目のオプションは、予算所有者に対し、予算の実際の支出状況と、今後の予算計画で何を行う必要があるかを示します。

また、管理者が 2 つ目または 3 つ目のオプションを選択した場合、予算設定の [予算追跡フィールド] タブにおける [予算フィールド マッピング] タブで、[従業員] 列が表示されます。