支払請求 - 承認経路

[承認経路] ページでは、請求書を承認するプロセスを選択できます。会社のニーズに応じて、いくつかの経路から選択できます。マネージャーや従業員による承認プロセスへの承認者の追加を許可するかどうかも選択できます。請求書に最終承認が与えられると、その請求書をエクスポートして支払うことができます。

経路オプションについて

[処理者] を選択した場合、最も簡単な承認経路オプションを使用することになります。請求書は、[請求書の処理] ページでの承認のために、従業員から処理者に渡されます。処理者専用のオプションが既定の設定になります。小規模の企業の場合は重複承認プロセスが削除されるため、このオプションが推奨される場合があります。

[マネージャー] > [処理者] を選択すると、請求書は承認のために従業員からマネージャーに渡され、次に、[請求書の処理] ページでの承認のために処理者に渡されます。

[マネージャー] > [処理者] オプションに必要な設定: 各従業員は、[ユーザー] ページの [請求書の承認者] フィールドで承認者を選択しておく必要があります。

[マネージャー] > [承認権限者] > [処理者] の順に選択した場合は、後で [ユーザー] ページを使用して、承認可能な請求書金額について承認者ごとに限度額を設定します。請求書は、従業員からマネージャーに渡されます。十分な承認限度額がマネージャーに設定されていない場合、マネージャーは、十分な承認限度額が設定されているユーザーのリストから追加の承認者を選択するよう求められます。[請求書の処理] ページでの承認のために、請求書が承認権限者から処理者に渡されます。

[マネージャー] > [承認権限者] > [処理者] オプションに必要な設定:

各従業員は、[ユーザー] ページの [請求書の承認者] リストでマネージャーを選択しておく必要があります。
各請求書の承認者は、[ユーザー] ページの [請求書の承認者] リストで金額を入力しておく必要があります。

[マネージャー] > [マネージャーのマネージャー (最大 5 レベル)] > [処理者] の順に選択した場合、承認のために請求書が従業員からマネージャーに渡されます。十分な承認限度額が提出者のマネージャーに設定されている場合、[請求書の処理] ページでの承認のために、請求書が処理者に渡されます ([マネージャー] > [処理者] オプションの場合と同じ)。十分な承認限度額が従業員のマネージャーに設定されていない場合、請求書はそのマネージャーのマネージャーに渡されます。十分な承認限度額が設定されているマネージャーが、[請求書の処理] ページでの承認のために請求書を処理者に渡すことができるようになるまで、必要に応じて合計で 5 人までのマネージャーに請求書が渡されます。

[マネージャー] > [マネージャーのマネージャー (最大 5 レベル)] > [処理者] オプションに必要な設定:

各従業員は、[ユーザー] ページの [請求書の承認者] リストで承認者を選択しておく必要があります。
各承認者は、[ユーザー] ページの [許可済の限度額承認か?] リストで金額を入力しておく必要があります。すべての請求書が正常に承認されるように、最終承認者には極めて高い承認限度額を設定します。また、最終承認者の提出する請求書が正常に承認されるように、少なくとももう 1 人の承認者にも極めて高い承認限度額を設定してください。自分の請求書を自ら承認することはできない点にご注意ください。

[予算承認者を含める] オプションを選択すると、[承認経路] ページの承認経路オプションに予算承認ステップが追加されます。予算承認ステップは、処理者ステップの前に配置されます。予算承認を含めると、[予算項目の追加] ページに [承認者管理 (オプション)] タブが表示され、ここで承認者を追加することができます。

[処理者] を選択した場合、承認のために発注ベースの請求書が従業員から処理者に渡されます。

[同じ承認経路を通常の請求書 (上記で選択) として適用] を選択した場合、請求書に選択されたものが発注ベースの請求書にも適用されます。

請求書の経路オプションを定義するには、該当する請求書承認経路オプションのチェックボックスを選択 (有効化) します。

承認の有効期限の設定について

[承認待ち有効期限を設定し、(数日) 後、マネージャーにルート変更します。] 設定を選択 (有効化) して設定することで、承認待ちの請求書が自動的に承認マネージャーに送られるまでの日数を設定できます。この設定は既定で選択 (有効化) され、既定の有効期限間隔は 10 日です。

有効期限間隔が経過しても承認者が請求書を承認しない場合、その請求書は、承認ワークフローの次の承認者に転送されます。

この設定が選択解除 (無効化) された場合、請求書は保留承認者のキューに残ります。

選択 (有効化) されている場合は、以下のアクションが実行されます。

請求書が承認者の承認待ちワークフローステップに進むと、承認者のタイマーが開始されます。
有効期限間隔が経過した場合は、影響される請求書が承認者のマネージャーに自動的に再割り当てされ、タイマーがリセットされます。この間隔が再度経過すると、請求書は次の承認者または処理者に転送されます。

承認者追加オプションについて

マネージャーや従業員による請求書承認経路への承認者の追加を許可するかどうかを選択できます。このオプションのいずれかを選択すると、承認または提出後に、マネージャーまたは従業員に対して他の承認者を選択するためのボタンが表示されます。選択した承認者は、そのマネージャー管理者または従業員以降の承認経路に追加され、請求書は既存のパスをたどります。追加された承認者は標準の承認者と置き換わりません。

マネージャーおよび従業員 (またはそのいずれか) が承認者を追加できるようにするには、関連のチェックボックスを選択 (有効化) します。

支払請求を発注申請所有者に割り当て

支払請求ユーザーは、未提出の発注ベースの支払請求を元の発注申請所有者に割り当てることができます。ユーザーは発注申請所有者が誰かを確認して選択できるようになります。支払請求を元の発注申請所有者に割り当てるには、[支払請求を発注申請所有者に割り当て] チェックボックスを選択 (有効化) します。

支払請求の処理者に自分の支払請求の処理を許可

支払請求の処理者が自分の支払請求を処理できるかどうかを選択できるオプションがあります。社内に処理者が 1 人しかいないため、この処理者が自分の請求書も提出する必要のあるお客様にとって、これは有用です。処理者が自分の請求書を処理できるようにするには、[請求書の処理者に自分の支払申請の処理を許可] チェックボックスを選択 (有効化) します。

支払が行われたときに支払先にメールを送信

支払先は ACH または Invoice Pay による小切手で支払を受けたときに、いつ、どんな方法で、何に対して支払が行われたかなどの完全な送金情報を含むメールを受信することができます。これは、部分支払と全額支払の両方に適用されます。

メールの情報には、支払請求日、支払請求額、支払請求番号、支払請求方法、および支払申請に記載されたあらゆる注記が含まれます。さらに、小切手の場合、メールには小切手の番号も含まれます。支払を行う会社の名前はメールの [件名] フィールドおよびヘッダー行に含まれる必要があります。

メールアドレスは、承認済みの支払先インポートの [支払先連絡先] フィールドに入力されている情報によって決定されます。

支払が行われたときに支払先にメールを送信するには、[小切手および ACH Concur Invoice 支払タイプに関する支払先支払メール通知の送信] チェックボックスを選択 (有効化) します。

撤回オプションについて

マネージャーおよび従業員 (またはそのいずれか) が承認者を追加できるようにするには、関連のチェックボックスを選択します。

請求書のステータスが保留の支払になるまで、提出済の請求書をいつでも従業員が撤回できるオプションが用意されています。

請求書が撤回された場合、従業員は以下のアクションを実行できます。

請求書を編集および再提出する。
請求書を削除する。

請求書が撤回されると、システムにより以下のアクションが実行されます。

請求書に対するアクションを請求書の撤回として示すエントリが監査証跡に書き込まれます。
請求書を撤回するユーザーの名前が、[請求書一覧] ページの [ステータス] 列に表示されます。
ワークフローがリセットされます。

提出済の請求書を従業員が撤回できるようにするには、従業員に請求書の撤回を許可するチェックボックスを選択 (有効化) したままにしておきます。