リストの編集
[リストの編集] ページでは、フィールドに表示される値を入力することができます。このページには、リストとして選択および設定されたフィールドのみが表示されます。リスト値を追加することで、ユーザーが無効な値や誤った値をフィールドに入力するのを防ぐことができます。
例
従業員が、経費精算レポートの正しい形式にプロジェクト名を入力し忘れることが頻繁に起きているとします。管理者は、プロジェクト名を入力するか、スプレッドシートをインポートすることで、リスト フィールドにプロジェクト名を入力することができます。ユーザーは、[プロジェクト] フィールドを入力した場合にのみ、有効なプロジェクト名を選択することができます。また、[プロジェクト] フィールドが [必須] として設定されている場合は、ユーザーはレポートを提出する前にリストから有効なプロジェクト名を選択する必要があります。
(勘定科目コード) サフィックスでラベルが付けられた、代替勘定科目コードを呼び出すためのフィールドの場合を除き、スプレッドシートをインポートして、リストにデータを入力することもできます。各リスト項目には項目名と項目コードの両方が必要です。
QuickBooks クライアントのみ
QuickBooks 財務統合を使用している場合、カスタム リスト フィールドを作成して、QuickBooks の [クラス] フィールドと [顧客] フィールド (および、QuickBooks Online を使用している場合は [所在確認] フィールド) に対応付けることができます。
リスト項目の追加
リスト タイプのフィールドを作成する前に、リストに含めるリスト項目とその表示順序を計画することをお奨めします。
代替勘定科目コードを使用する場合は、勘定科目コードを呼び出すフィールドに対応するリスト項目を手動で作成する必要があります。
リスト項目を単一レベル リストに追加するには、次の手順を実行します。
[カスタム フィールド] または [新しいフィールドの追加] ページで [リスト項目の追加] をクリックします。
[リストの編集] ページで、[追加] をクリックします。[項目名] フィールドと [項目コード] フィールドが表示されます。
[項目名] フィールドに、リスト項目名を入力します。
[項目コード] フィールドに、リスト項目コードを入力します。
[追加] をクリックします。
追加するリスト項目ごとにこれらの手順を繰り返し、[完了] をクリックして [カスタム フィールド] ページに戻ります。
複数レベル (リンク) リストにリスト項目を追加するには、次の手順を実行します。
[カスタム フィールド] または [新しいフィールドの追加] ページで [リスト項目の追加] をクリックします。
[リストの編集] ページの [第 1 レベル] セクションで [追加] をクリックします。[項目名] フィールドと [項目コード] フィールドが表示されます。[第 1 レベル] セクションのリストは、親レベルのリストです。
[項目名] フィールドに、リスト項目名を入力します。
[項目コード] フィールドに、リスト項目コードを入力します。
[追加] をクリックします。
親レベルのリストに含めるリスト項目ごとに繰り返します。
親レベルのリストに入力したら、[第 1 レベル] セクション (親レベルのリスト) でリスト項目を選択し、[第 2 レベル] セクションで [追加] をクリックします。
[項目名] フィールドに、リスト項目名を入力します。
[項目コード] フィールドに、リスト項目コードを入力します。
[追加] をクリックします。
選択した親レベルのリスト項目に関して、第 2 レベルのリストに含める各リスト項目について繰り返し実行し、親レベルのリスト内の各項目に対して第 2 レベルのリストを作成します。
第 3 レベルのリストがある場合は、第 2 レベルのリストで項目を選択し、選択した第 2 レベルのリストに関連付けられた第 3 レベルのリストに入力するためのステップを繰り返します。各リスト項目と各リスト レベルに対して繰り返します。
[完了] をクリックし、[カスタム フィールド] ページに戻ります。
リスト項目の編集
リスト項目を編集するには、次の手順を実行します。
[カスタム フィールド] ページで、[リスト項目の管理] をクリックします。
[リストの編集] ページで、目的のリスト項目をクリックします。
[編集] をクリックします。
新しい情報を入力します。
[保存] をクリックし、次に [完了] をクリックします。
リスト項目のフィルタリング
リスト項目をフィルタリングするには、次の手順を実行します。
[カスタム フィールド] ページで、[リスト項目の管理] をクリックします。
[リストの編集] ページで、[項目のフィルター: オフ] をクリックします。フィルタリング フィールドが表示されます。
- フィルタリング フィールドに、フィルターを適用する文字を入力します。たとえば、西の地域のみを表示するように地域のリストをフィルタリングする場合は、"西" と入力すると、"西" を含むリスト項目のみが表示されます。
虫眼鏡アイコンをクリックするか、または [Enter] キーを押します。フィルタリングされた語句が強調表示された状態で、検索結果が表示されます。
[X] をクリックし、フィルターを消去します。
リスト項目の削除
リスト項目を削除するには、次の手順を実行します。
[カスタム フィールド] ページで、[リスト項目の管理] をクリックします。
[リストの編集] ページで、目的のリスト項目をクリックします。複数レベル リストの一部であるサブリストのリスト項目を削除する場合は、親リスト項目を選択してから、削除するサブリスト項目を選択します。
[削除] をクリックします。
メッセージボックスで [削除] をクリックし、[リスト項目の削除] ウィンドウで [削除] をクリックして項目の削除を確認します。
リスト項目のインポート
リスト項目の手動作成に加えて、スプレッドシートからリスト項目をインポートできます。
リスト項目のインポート プロセスは、次のとおりです。
リスト インポート スプレッドシートをダウンロードします。
リスト インポート スプレッドシートに入力します。
リスト インポート スプレッドシートをアップロードします。
最初のフィールド検証結果を表示します。
インポート結果を表示します。
ステップ 1: リスト インポート スプレッドシートのダウンロード
リスト インポート スプレッドシートをダウンロードするには、次の手順を実行します。
[カスタム フィールド] ページで、[リスト項目の管理] をクリックします。
[リストの編集] ページで、[リスト インポート] をクリックします。[リスト インポート] ウィンドウが表示されます。
リスト インポート テンプレートをダウンロードするにはのステップ 1で、[リンク]をクリックします。
[保存] をクリックします。
- 4.使用しているブラウザに応じて、ファイルがブラウザのデフォルトのダウンロード場所にダウンロードされるか、またはダウンロード先の選択を求められる場合があります。
ステップ 2: スプレッドシートの入力
単一レベル リストおよび複数レベル (リンク) リスト
単一レベル リストのスプレッドシートには、インポートによって追加または削除する各リスト項目の項目名と項目コードが必要です。これらは、[製品設定] の [カスタム フィールド] 内でリスト項目を手動で登録した場合に入力する値と同じです。
複数レベル リストのスプレッドシートには、追加または削除するリスト項目の項目名、そのリスト項目の項目コード、およびリスト階層内で追加/削除されたリスト項目の前にあるすべてのリスト項目の項目コードが必要です。
単一レベルのリストの場合、ダウンロードされたスプレッドシートには 3 つの列と 2 つの行が含まれます。
最初の列 DELETE を使用すると、DELETE 列に 'Y' を入力し、削除するリスト項目の項目名とコードを入力することで、既存のリスト項目を削除できます。
2 列目と 3 列目を使用して、DELETE 列を空白のままにし、追加するリスト項目の新しい項目名とコードを入力することで、リスト項目を追加できます。
複数レベル リストの場合、ダウンロードされたスプレッドシートには、DELETE 列、項目名列、およびリスト階層の各レベル用の列が含まれます。
たとえば、レベルが 3 つある複数レベル リストのスプレッドシートには、DELETE 列、NAME (項目名) 列、および 3 つの項目コード列 (LEVEL 01 CODE、LEVEL 02 CODE、LEVEL 03 CODE) が含まれます。
階層の各レベルに対応するリストの名前が、ダウンロードしたスプレッドシートの 2 行目に表示されます。
リスト インポートの形式要件
Concur リスト インポート スプレッドシートには、次の形式要件があります。
スプレッドシート ヘッダー行の値を削除しないでください。
アップロード前に、スプレッドシートのすべてのセルに形式 (文字列または数値) を指定しておく必要があります。セルの形式設定は既定で "標準" になります。
この機能を使用する場合は、実行時に常にセルの形式を確認してください。必要に応じて、該当するセルを選択し、形式を変更してください。
ステップ 3: リスト インポート スプレッドシートのアップロード
リスト インポート スプレッドシートのアップロードは、[リスト インポート] ページで実行します。
リスト インポート スプレッドシートをアップロードするには、次の手順を実行します。
[リストの編集] ページで、[リスト インポート] をクリックします。[リストのインポート] ページが表示されます。
[リストのインポート] ページで、[Choose File (ファイルを選択)] をクリックします。
- アップロードするファイルを選択してから、[開く] をクリックします。
[リストのインポート] ページで [データのアップロード] をクリックします。
ステップ 4: フィールド検証結果の表示
アップロード ファイルが処理されると、[フィールド検証結果] ページが表示されます。インポートに失敗したリスト項目がある場合、[フィールド検証結果] ページには、テーブルのどの行がインポートに失敗したか、およびインポートに失敗した理由に関する情報が表示されます。
初期のフィールド検証結果を表示するには、次の手順を実行します。
[リスト インポート] ページで [データのアップロード] をクリックします。
[フィールド検証結果] ページで、結果を確認します。
ステップ 5: インポート結果の表示
管理者が [データのアップロード] をクリックすると、リスト項目がインポートの順番待ちに格納されます。システムでは、これらを可能な限り早急に処理します。順番待ちに格納されたレコードの処理には数分かかることがあります。レコード処理にエラーが発生しない限り、インポートが続行されます。
管理者は [インポート結果の確認] タブを使用して、発生したエラーを含め、インポートの詳細とステータスを表示することができます。管理者が日付を選択すると、その日に実行されたすべてのインポートのステータス、処理レコード数、却下されたレコード数が、ページに表示されます。このリストは、管理者が最初にファイルをインポートした開始時刻に基づいて、降順に並べ替えられます。
指定日付から 10 日前までの間にインポートされたすべてのファイルがページに表示されます。
[インポート詳細の確認] ページには、インポート中に発生した可能性のあるエラーが表示されます。
インポート結果を表示するには、次の手順を実行します。
[インポート結果の確認] をクリックします。[インポート結果の確認] ページが表示されます。
[日付] フィールドで、目的の日付を入力します。
[検索] をクリックします。
管理者は [インポート結果の確認] ページで、特定ファイルの処理済レコードについて詳細を表示できます。管理者が表示できる詳細は以下のとおりです。
レコード (エラーあり): レコードのインポート エラーが発生したスプレッドシートの行番号が、ページに表示されます。[説明] と [必要なアクション] 列に、問題の修正に必要な情報が示されます。ファイル内でこれらのレコードを修正して再アップロードする必要があります。
レコード (警告あり): レコードがインポートされたスプレッドシートの行番号がページに表示されます。ただし、管理者の調査を要する問題が存在している場合もあります。[説明] と [必要なアクション] 列に、警告情報が示されます。管理者は警告を検討して、問題をさらに調査する必要があるかどうかを判断します。管理者は [リスト管理] ユーザー インターフェイスを使用してインポート情報を確認し、必要な修正を行うことができます。あるいは、スプレッドシート ファイルで直接リスト レコードを確認して必要な編集を行い、修正したファイルを再アップロードすることもできます。
正常レコード (警告やエラーなし): レコードがインポートされたスプレッドシートの行番号がページに表示されます。
インポート詳細の表示
インポートの詳細を表示するには、以下の手順を実行します。
[インポート結果の確認] ウィンドウの [詳細] で、該当する行のリスト テンプレートに関連付けられているアイコンをクリックします。
ページが更新され、エラーが発生したすべてのレコードが表示されます。
表示する問題のタイプを選択します。詳細をフィルタリングすることにより、エラーや警告のないインポート済レコード、警告レコード、エラー レコード、またはすべてのレコードを表示できます。
[説明] と [必要なアクション] 列で、エラーが発生したレコードの詳細を確認します。