Concur Invoice Standard Edition 管理のヘルプ

新しいフィールドの追加

[新しいフィールドの追加] ページでは、追跡する財務情報のカスタム フィールドを作成することができます。従業員レコード、経費、請求書などに関する SAP Concur フォームのデフォルト フィールドを確認した後に、追跡が必要なデータの一部がないことが判明する場合があります。このようなフォームにカスタム フィールドを追加して、そのデータを読み込むことができます。カスタム フィールドは 12 個まで作成することができます。

通常、従業員は、経費精算レポートまたは請求書内のカスタム フィールドに値を入力します。カスタム フィールド データは、SAP Concur から経理システムへの勘定抽出または財務計上に含めることができます。カスタム フィールドを追加すると、デフォルトで、そのカスタム フィールドがオプションとしてすべてのフォームに追加されます。必要に応じて、[表示の管理] ページで表示を調整することができます。この柔軟性により、カスタム フィールドを一部のフィールドに表示して、それ以外のフィールドでは非表示にすることができます。たとえば、請求書フォームには表示されるものの、経費フォームには表示されないようにカスタム フィールドを設定できます。

作成したカスタム フィールドは、デフォルトで以下のすべてのフォームに表示されます。

経費:

  • [プロファイル設定] の [経費情報] ページ

  • 経費精算レポートのヘッダー

  • 経費入力ページ

  • 経費入力の配賦ページ

請求書

  • [プロファイル設定] の [請求書情報] ページ

  • 請求書のヘッダー

  • 請求書の行項目

申請:

  • [プロファイル設定] の [申請情報] ページ

  • 支払申請のヘッダー

  • 支払申請の配賦ページ

従業員が経費精算レポートまたは請求書を作成する際、カスタム フィールド値が従業員フォームから経費精算レポートまたは請求書にコピーされます。このコピー プロセスは、従業員が新しい経費精算レポートまたは請求書を作成するたびに実行されます。

同様に、レポートまたは請求書の値は、新しい経費または請求書の行項目にコピーされます。経費または請求書の行項目が配賦されると、さらにコピーが実行されます。フィールドを読取専用に設定する場合を除き、従業員はコピーされた値を変更することができます。

例:

  • コスト センターを各従業員に割り当てて、そのコスト センターに対する各従業員の経費が追跡されるようにすることができます。これを行うには、[コスト センター] カスタム フィールドを作成して、経費フォームで [読取専用] にします。これにより、追跡目的でデータがフォームに含まれますが、従業員は変更できなくなります。

  • 経費が請求可能かどうか、およびそれらの経費が関連するプロジェクトを追跡する必要があるとします。[新しいフィールドの追加] ページで、[チェックボックス] をクリックします。[フィールド名] フィールドで、[支払申請可能] を選択し、[追加] ボタンをクリックします。
  • 部門ごとに経費を追跡するとします。[新しいフィールドの追加] ページで、[リスト] をクリックします。[フィールド名] フィールドに部門と入力し、[追加] をクリックします。[新しいフィールドの追加] 確認ページで、[リスト項目の追加] をクリックして [リストの編集] ページにアクセスし、自分の部門を入力します。

新しいフィールドの追加

[新しいフィールドの追加] ページでは、以下のフィールド タイプを追加することができます。

  • リスト

  • 複数レベル リスト (このトピックの「複数レベル リストの追加」セクションを参照)

  • フリー フォーム テキスト

  • チェックボックス

カスタム フィールドは 12 個まで作成することができます。カスタム フィールドは、カスタム フィールドの名前を入力するか、または提案されたリストから選択して作成できます。フィールドを作成するときは、作成前に、必要なフィールドを計画することをお奨めします。以下の点を検討してください。

  • 必要なフィールドの数

  • 各フィールドに最も適したフィールド タイプ

    • リストはほかのタイプよりも一貫性が確保され、またレポート可能でもありますが、更新の必要があります。

    • フリー フォーム テキストは、頻繁に変更される値が多く存在する場合に便利です。

  • フィールドの目的を最もよく示すラベルまたは名前

    • フィールド名またはラベルは、入力する内容を適切に従業員に示すために、できるだけわかりやすいものとする必要があります。

  • リスト フィールドの入力に必要な値

  • 各リスト フィールドの値を表示する順序

  • 従業員が親リストの値を選択してからサブ レベル リストまたは子リストの値を選択できるようにするために、(2 つ以上のレベルで構成される) 複数レベル リストが必要かどうか

リスト フィールドを追加するには、次の手順を実行します。

  1. [カスタム フィールド] ページで、[カスタム フィールドを追加] をクリックし、[新しいフィールドの追加] ページを開きます。

  2. [リスト] をクリックします。

  3. [リストに名前を付けますか] セクションの [フィールド名] リストで、フィールドが表示されるときにラベルとして使用するフィールド名を選択または入力します。

  4. [追加] をクリックします。新しいフィールドの追加がメッセージによって確認されます。

  5. フィールドにリスト値を追加するか、カスタム フィールドをさらに追加するか、[カスタム フィールド] ページに戻るかを選択できるようになります。

  6. 新しいフィールドをさらに追加することを選択した場合、残りの利用可能なカスタム フィールドの数を示すメッセージがページ上に表示されます。

  7. フィールドを設定する準備ができている場合、[カスタム フィールド] ページに戻ります。このページには新しいフィールドが表示されます。

フリー フォーム テキスト フィールドを追加するには、次の手順を実行します。

  1. [新しいフィールドの追加] ページで、[フリー フォーム テキスト] をクリックします。

  2. [テキスト フィールドに名前を付けますか] セクションで、カスタム フィールドの名前を入力するか、リストからフィールド名を選択します。

  3. [追加] をクリックします。新しいテキスト フィールドの追加がメッセージによって確認されます。

  4. カスタム フィールドをさらに追加するか、[カスタム フィールド] ページに戻るかを選択できるようになります。

チェック ボックス フィールドを追加するには、次の手順を実行します。

  1. [新しいフィールドの追加] ページで、[チェックボックス] をクリックします。

  2. [チェックボックスに名前を付けますか] セクションで、カスタム フィールドの名前を入力するか、リストからフィールド名を選択します。

  3. [追加] をクリックします。新しいテキスト フィールドの追加がメッセージによって確認されます。

  4. カスタム フィールドをさらに追加するか、[カスタム フィールド] ページに戻るかを選択できるようになります。

複数レベル リストの追加

複数レベル リストは、相互に依存する最大 5 つのリスト フィールドのセットです。1 番目のリスト フィールドで選択したリスト項目に応じて、2 番目のリスト フィールドで利用できる項目が決まります。この後も同様です。複数レベル リストは [リストの編集] ページで設定されます。複数レベル リストが、[カスタム フィールド] ページで 1 行に表示されます。

経費入力時に「地域」および「部門」の情報を従業員に入力させたいとお考えだとします。選択する地域ごとに部門が異なりますが、各地域に対応する部門が必要です。[新しいフィールドの追加] ページで、[地域] を最初のリストまたは親リストとし、[部門] を子リストまたはサブ レベル リストとして、複数レベル リストを作成します。[追加] をクリックし、これらのリストを複数レベルの階層形式でリンクします。。フィールドは、[地域] フィールドが最初に表示され、[部門] フィールドが次に表示された状態でフォームに表示されます。ユーザーは、経費精算レポートの作成時に最初に [地域] リストから選択を行わないと、[部門] リストから選択を行うことができません。

複数レベル リスト フィールドを追加するには、次の手順を実行します。

  1. [新しいフィールドの追加] ページで、[複数レベル リスト] をクリックします。

  2. [追加] をクリックします。

  3. [複数レベル リストを使用中] セクションで、ページ上の情報を確認し、複数レベル リスト ダイアグラムを表示します。

  4. [次へ] をクリックします。

  5. [1.フィールド名] フィールドで、リストのフィールド ラベルを入力または選択します。

  6. [2. フィールド名] フィールドで、サブ レベル リストのフィールド ラベルを入力または選択します。

  7. さらにリスト レベルを追加する必要がある場合は、[別のレベルを追加します] アイコンをクリックします。最大 5 つのリスト レベルを追加できます。

  8. リスト レベルを削除するには、[削除] をクリックします。

  9. 構造を登録したら、[追加] をクリックします。

  10. [リスト項目の追加] をクリックし、新しいフィールドのリスト選択を追加します。[リストの編集] ページが表示されます。新しい複数レベル リスト フィールドは、[カスタム フィールド] ページで 1 行に表示されます。

フィールドの移動

必要なカスタム フィールドを作成した後、それらのフィールドが表示される順序を、[カスタム フィールド] ページを [詳細ビュー] へ切り替えて変更することができます。

フィールドを移動するには、次の手順を実行します。

  1. [カスタム フィールド] ページで、[詳細ビューへの切り替え] をクリックします。

  2. 一覧のフィールドの位置を変更するには、移動するフィールドの行の上矢印または下矢印をクリックします。

フィールドの削除

フィールドを削除する場合は、フィールドに含まれるデータが不可逆的に削除され、復元できないことに注意してください。

フィールドを削除するには、次の手順を実行します。

  1. [カスタム フィールド] ページで、削除するフィールドの行で [削除] をクリックします。

  2. チェックボックスを選択して、フィールドを削除すると、そのフィールドに関連するすべてのデータが削除され、元に戻せないことを理解していることを確認します。

  3. [完全削除] をクリックし、フィールドを削除します。