予算項目の追加
予算項目を追加して、会計年度または日付範囲、予算所有者、予算名、予算表示名を含め、予算を定義することができます。
予算項目を追加するには、次の手順を実行します。
[予算項目] タブで、[新規] をクリックします。
[予算項目の追加] ウィンドウが表示されます。
すべての必須フィールドに入力します。
フィールド
説明/アクション
予算名
(必須)
予算名を入力します。名前は、任意の組み合わせの文字とすることができますが、会計年度ごとに一意である必要があります。
予算名、会計年度、および予算所有者が、予算レコードの一意キーを構成します。予算名は、ユーザーには表示されません。
予算表示名
(必須)
予算所有者、予算表示担当者、および予算マネージャーの予算ダッシュボード、トランザクション内ビュー、およびモバイル アプリに表示される、予算項目の説明を入力します。最大 50 文字です。
注意: モバイル ユーザーの場合、上限は 20 文字です。
予算所有者
(必須)
予算所有者を検索するための予算所有者名の最初の 3 文字を入力します。結果は、予算所有者のロールを持つすべてのユーザーに表示されます。
期間タイプ
(必須)
以下のオプションから 1 つ 選択します。
毎年
毎四半期
毎月
日付範囲
日付範囲予算は、会計年度ではなく開始日および終了日によって定義され、単一予算期間が含まれます。
注意: 期間タイプを選択すると、金額がゼロの予算期間が再生成されます。
会計年度
この予算項目に関連付けられた会計年度を選択するか、日付範囲予算項目を空白のままにします。
開始日
予算項目の開始日。[日付範囲] が [期間タイプ] フィールドで選択されている場合にのみ表示されます。
終了日
予算項目の終了日。[日付範囲] が [期間タイプ] フィールドで選択されている場合にのみ表示されます。
通貨
(オプション)
この予算項目に関連付ける通貨を選択します。
注意: 予算項目が支出項目に関連付けられている場合、[通貨] リストは編集できなくなります。
予算カテゴリー
(オプション)
この予算項目に関連付ける予算カテゴリーを選択します。
予算タイプ
[予算口座] (既定)、[制限付き口座]、または[個人口座] のいずれかの予算タイプを選択します。[私的使用] 予算は、個人の教育、受給権、またはその他の給付に関連する予算です。予算所有者および支出明細の申請者が同じであり、予算項目で設定されたその他のマッチングが一致している場合、支出明細が個人予算に一致します。制限付き口座は、補助金や目的主導予算の別名です。
テスト予算
(オプション)
Concur Invoice、Concur Expense、または Concur Request でテスト ユーザーの取引のみを読み込む場合、[テスト予算] チェック ボックスを選択 (有効化) します。このオプションをクリア (無効化) した場合、Concur Invoice、Concur Expense、または Concur Request でテスト ユーザーによる取引が無視されます。
注意: この機能を動作させるには、テスト ユーザー管理ツールでテスト ユーザーを設定する必要があります。
[予算詳細] タブの [予算金額] 列に、使用可能な各予算期間に対応する予算金額を入力します。使用可能な予算期間は [期間タイプ] フィールドで制御されます。他の列は読み取り専用フィールドです。
注意: このリリースでは、予算期間金額がゼロ (またはマイナス) で、従業員がその特定の予算期間に対して経費レポート、請求書、または支払申請を提出する場合、予算が限度額に近づいているか、限度額を超えている予算所有者にはどの通知も送信されなくなります。
[予算追跡フィールド (オプション)] タブで、支出記録フィルターとして使用するフィールドと連結リストをアクティブ化します。予算追跡フィールドが値 [なし] で有効になっている場合、支出は読み込まれません。
列
説明/アクション
ステータス
これは、予算追跡フィールドの [アクティブ] または [非アクティブ] ステータスを示します。予算追跡フィールドをアクティブ化するには、目的の予算追跡フィールドのチェック ボックスを選択 (有効化) します。
名前
これは、予算追跡フィールドの名前です。
タイプ
これは、追跡フィールドの入力タイプです。以下のタイプを使用できます。
リスト
連結リスト
フリー フォーム
演算子
以下の演算子を使用できます。
IsEqual - これは、[値] 列の値をフィルターする既定の演算子です。値 [なし] を選択した場合、リスト内の任意またはすべての値に対してフィルター処理が実行されます。管理者は必要に応じて演算子を変更できます。たとえば、財務部門の予算には、以下の予算追跡フィールド フィルターがあります。部 IsEqual 財務。
IsNotEqual - この演算子が役立つのは、1 つの値を除いてすべての値が必要である場合や、経費精算レポートや請求書のフィールドがオプションで、有効値以外の空白の値を含む可能性がある場合です。たとえば、会社のトレーニング部門用の個別の予算がある場合、トレーニングには IsEqual 演算子を使用し、他の部門には IsNotEqual 演算子を使用します。
IsBlank - この演算子を使用すると、支出明細に値が含まれていない予算が一致の対象となり、予算追跡フィールドの値が無視されます。予算へのマッピングは実行されますが、検索またはフィルター処理は実行されません。
IsNotBlank - この演算子を使用すると、支出明細に値が含まれている予算が一致の対象となり、予算追跡フィールドの値が考慮されます。予算へのマッピングと、検索またはフィルター処理が実行されます。
InValueList - この演算子を使用すると、コンマ区切りの値リスト (更新されているリストまたは連結リストではない) の入力を行うことができます。これは、1 つの予算内に複数のコスト センターを所有する予算所有者や、特定の支払先のリストから請求書や購入申請をフィルタリングする予算所有者などにとって便利です。これにより、予算所有者や支払先はコンマ区切りの値としてコスト センターをリストすることができます。この演算子は自由形式テキスト フィールドでのみ使用できます。
注意: InValueList 値は、間にスペースを含まないコンマ区切りにする必要があります。また、値がリスト コードに存在する必要があります。たとえば、"France" の場合は "FR" です。
NotInValueList - 管理者は、この否定演算子を使用して特定の値を除外することができます。この演算子は自由形式テキスト フィールドでのみ使用できます。
IsTrue - 管理者は、この演算子を使用してブール値をフィルターすることができます。この演算子は自由形式テキスト フィールドでのみ使用できます。たとえば、ブール値の追跡フィールド値 [請求可能] を IsTrue 演算子とともに選択した場合、請求可能な経費のみがフィルターされます。IsTrue 演算子は True にのみ対応しています。
IsNotTrue - 管理者は、この演算子を使用してブール値をフィルターすることができます。ブール値に既定値がなく、必須でない場合、ブール値は Null (True でも False でもない) として保存されます。この演算子は False と Null の両方に対応しており、自由形式テキスト フィールドでのみ使用できます。
IsFalse - 管理者は、この演算子を使用してブール値をフィルターすることができます。この演算子は自由形式テキスト フィールドでのみ使用できます。たとえば、ブール値の追跡フィールド値 [請求可能] を IsFalse 演算子とともに選択した場合、請求可能な経費はフィルターされません。IsFalse 演算子は False のみに対応しており、Null には対応していません。
IsNotFalse - 管理者は、この演算子を使用してブール値をフィルターすることができます。この演算子は自由形式テキスト フィールドでのみ使用できます。IsNotFalse 演算子は True および Null に対応しています。
値
これは、予算追跡フィールドの既定値です。たとえば、フィールド名が [部] である場合、既定値には [販売]、[IT]、[マーケティング] など、さまざまな会社の部門を含めることができます。
注意: 予算追跡フィールドが値 [なし] で有効になっている場合、支出は読み込まれません。予算の予定支出を読み込むには、値を選択または入力します。
[閲覧者管理 (オプション)] タブをクリックします。
[検索テキスト] フィールドにマネージャーの名前の最初の 3 文字を入力し、リストで正しい名前を選択します。その後、この名前は [割り当てられた閲覧者 (予算閲覧者ロール)] リストに追加されます。1 人または複数の予算閲覧者を割り当てて、ほかのユーザーと表示を共有します。予算閲覧者は、[予算概要] ダッシュボードの [共有の予算] セクションで予算を表示します。
[承認者管理 (オプション)] タブをクリックします。
[検索テキスト] フィールドにマネージャーの名前の最初の 3 文字を入力し、リストで正しい名前を選択します。その後、この名前は [割り当て済み承認者 (予算承認者ロール)] リストに追加されます。
[マネージャーによるフィルター (オプション)] タブをクリックします。
[検索テキスト] フィールドにマネージャーの名前の最初の 3 文字を入力し、リストで正しい名前を選択します。その後、この名前は [割り当て済みマネージャー (予算マネージャー ロール)] リストに追加されます。この予算項目の支出をマネージャー階層を使用して記録する必要がある場合は、この予算項目に予算マネージャーを割り当てます。予算マネージャーは、予算承認者の支出を承認しません。予算マネージャーは、[予算概要] ダッシュボードの [共有の予算] セクションで予算を表示します。
[保存] をクリックします。