Proceso de importación de tipos de gastos y formatos de campos
El proceso de importación de tipos de gastos tiene tres pasos:
Descarga de la hoja de cálculo
Llenado de la hoja de cálculo
Carga de la hoja de cálculo
Paso 1: Descarga de la hoja de cálculo
El administrador puede descargar y usar la hoja de cálculo de la plantilla para introducir datos de tipos de gasto en el formato correcto.
Para descargar la hoja de cálculo:
En la ventana Importar tipos de gastos, haga clic en Descargar la plantilla de importación de tipo de gasto.
En la ventana Guardar como, seleccione una ubicación en su computadora para guardar la hoja de cálculo.
Paso 2: Llenado de la hoja de cálculo
La hoja de cálculo de importación de tipos de gastos contiene columnas para que importen los campos de datos. Las columnas con un encabezado azul en negrita son campos obligatorios.
Campos de importación de tipos de gastos
Campo | ¿Obligatorio? | Descripción |
|---|---|---|
¿Eliminar? | S | S (Sí) o N (No) Use para eliminar este tipo de gasto de la lista de tipos de gastos. Debe especificar el valor (S o N) e incluir un valor para que el Nombre de tipo de gasto identifique el tipo de gasto que debe añadirse o quitarse de la lista. |
¿Desea activar? | S | S (Sí) o N (No) Use para activar este tipo de gasto de la lista de tipos de gastos. Debe especificar el valor (S o N) e incluir un valor para que el Nombre de tipo de gasto identifique el tipo de gasto que debe activarse en la lista. |
Grupos de directivas | N | En la página Grupos de directivas de la Configuración del producto, en la pestaña Factura, puede definir los códigos de grupo para los grupos de directivas que creó. Escriba el código de grupo para el grupo de directiva que desea usar. |
Nombre de tipo de gasto | S | Nombre del tipo de gasto existente o nuevo en el idioma predeterminado. Este campo es obligatorio para los tipos de gastos especificados por el cliente. |
Código de cuenta | S | Código de cuenta para el nodo de jerarquía deseado. |
Categoría de gasto | N | Este campo define categoría general de gasto a la que está asociado el tipo de gasto. |
Revisión del archivo final
Antes de importar la hoja de cálculo de tipos de gastos, verifique que el formato de la hoja de cálculo sea correcto.
Todas las celdas de la hoja de cálculo de Excel deben tener una designación de Texto o Número antes de ser cargadas. Verifique siempre el formato de la celda cuando haya terminado. Si utiliza la función Reemplazar en Excel, tenga en cuenta que es posible que no mantenga el formato de celda requerido. Las pruebas demostraron que las celdas con formato de texto se convierten en formato general después de usar la función Reemplazar. Si las celdas no tienen formato de texto, la importación fallará. De ser necesario, seleccione las celdas correspondientes y cambie el formato.
Paso 3: Carga de la hoja de cálculo
Una vez completada la hoja de cálculo, puede cargarse en Factura estándar.
Para cargar la hoja de cálculo:
Haga clic en Tipos de facturas en Administración > Configuración de facturas o Configuración de gastos y facturas.
Haga clic en Importar. Aparece la ventana Importar tipos de gastos.
Haga clic en Examinar para ubicar el archivo en su equipo local.
Haga clic en Importar.