En la página Ruta de la aprobación puede seleccionar el proceso por el que pasan las solicitudes de compra para las aprobaciones. Puede elegir entre diversas posibilidades de ruta, según las necesidades de su empresa. También puede seleccionar si los administradores y empleados pueden añadir más aprobadores al proceso. Cuando la solicitud de pedido obtiene la aprobación final, está lista para ser exportada y pagada.

Explicación de las opciones de enrutamiento

Si selecciona Procesador, estará usando la opción de enrutamiento de aprobación más sencilla. La factura irá del empleado al procesador para su aprobación en la página Procesar facturas. La opción solo para el procesador será la configuración estándar. Para las empresas más pequeñas, esta opción puede ser preferible porque elimina la duplicación del proceso de aprobación.

Si selecciona Administrador > Procesador, la solicitud de compra irá del empleado al administrador para su aprobación y, luego, al procesador para su aprobación en la página Procesar solicitudes.

Configuración requerida para la opción Administrador > Procesador: Cada empleado debe tener un administrador seleccionado en el campo Administrador en la página Información del usuario.

Si selecciona Administrador > Aprobador autorizado > Procesador, establecerá límites por aprobador en los importes de la solicitud de compra que pueden aprobar en la página Información del usuario. La solicitud de pedido irá del empleado al administrador. Si el administrador no cuenta con un límite de aprobación suficiente, se le pedirá a este que seleccione un aprobador adicional de una lista de usuarios con límite de aprobación suficiente. Desde el aprobador autorizado, la solicitud de pedido irá al procesador para obtener la aprobación en la página Procesar solicitudes .

Configuración requerida para la opción Administrador > Aprobador autorizado > Procesador:

• Cada empleado debe tener un administrador seleccionado en el campo Administrador en la página Información del usuario.

• Cada administrador debe contar con un límite de aprobación introducido en el campo Aprobación de límite autorizado de la página Información del usuario.

Si selecciona Administrador > Administrador del administrador (hasta 5 niveles) > Procesador, la solicitud de compra irá del empleado al administrador para su aprobación. Si el administrador de la persona que envía cuenta con un límite de aprobación suficiente, la solicitud de pedido irá al procesador para la aprobación en la página Procesar solicitudes (al igual que la opción Administrador > Procesador.) Si el administrador del empleado no cuenta con un límite de aprobación suficiente, la solicitud de pedido irá al Administrador del administrador y así sucesivamente, hasta un total de cinco administradores de ser necesario, hasta que un administrador con un límite de aprobación suficiente permita que la solicitud de pedido llegue al procesador para su aprobación en la página ProcesarSolicitudes .

Configuración requerida para la opción Administrador > Administrador del administrador (hasta 5 niveles) > Procesador:

• Cada empleado debe tener un administrador seleccionado en el campo Administrador en la página Información del usuario.

• Cada administrador debe contar con un importe introducido en el campo Aprobación de límite autorizado de la página Información del usuario. Asegúrese de que el administrador final presente un límite de aprobación elevado de modo que todas las solicitudes de pedido se puedan aprobar correctamente. Además, asegúrese de que al menos otro administrador presente un límite de aprobación muy elevado de modo que las solicitudes de pedido que envíe el administrador final se puedan aprobar correctamente. Recuerde que nadie puede aprobar sus propias solicitudes de pedido.

Si selecciona la opción Incluir aprobador de presupuesto, se agregará un paso de aprobación de presupuesto a las opciones de enrutamiento de aprobación en la página Enrutamiento de aprobación. El paso de aprobación del presupuesto se colocará antes del paso del procesador. Una vez que haya incluido la aprobación del presupuesto, la pestaña Administrar aprobadores (opcional) aparece en la página Agregar elemento de presupuesto donde puede agregar aprobadores.

Para definir su opción de ruta de solicitud de pedido, seleccione (habilite) la casilla de selección para la opción de ruta de aprobación de solicitud de pedido deseada.

Explicación de las opciones de vencimiento de la aprobación

Al seleccionar (activar) y configurar la opción Fijar vencimiento para pendiente de aprobación y enviar a supervisor después de (en días) , puede configurar el número de días tras los cuales una solicitud de pedido pendiente de aprobación se envía automáticamente a un responsable de aprobación. La opción está seleccionada (activada) por defecto y el intervalo de vencimiento por defecto es de 10 días.

Si un aprobador no aprueba una solicitud de pedido antes de que haya transcurrido el intervalo de vencimiento, el sistema envía la solicitud de pedido al siguiente aprobador en el flujo de trabajo de aprobación.

Si la opción está desactivada, la solicitud de pedido permanecerá en la cola del aprobador pendiente.

Cuando está seleccionada (activada), esta opción permite que el sistema lleve a cabo las siguientes acciones:

• Cuando la solicitud de pedido entra en el paso del flujo de trabajo Pendiente de aprobación para el aprobador, el sistema empieza a medir el tiempo del aprobador.

• Si se termina el intervalo de vencimiento, el sistema automáticamente reasigna la solicitud de pedido afectada al administrador del aprobador y reinicia el temporizador. Si se vuelve a terminar el intervalo, el sistema reenvía la solicitud de pedido al siguiente aprobador o al procesador.

Explicación de las opciones de aprobadores adicionales

Tiene la opción de elegir si los administradores y empleados pueden añadir aprobadores a la ruta de aprobación de la solicitud de compra. Si selecciona cualquiera de las opciones, el administrador o el empleado verán un botón, tras la aprobación o el envío, que les permite seleccionar otro aprobador. El aprobador que seleccionen se añadirá a la ruta de aprobación después de ellos; luego, la solicitud continuará en la ruta existente. El aprobador adicional no reemplaza a los aprobadores adicionales.

Para permitir que los administradores o empleados añadan aprobadores, marque la casilla de selección adecuada.

Explicación de la opción de recuperación

Usted tiene la opción de permitir que los empleados recuperen una solicitud de compra enviada en cualquier momento antes de que un aprobador apruebe la solicitud.

Cuando se ha recuperado una solicitud de pedido, el usuario puede realizar las siguientes acciones:

• Editar y reenviar la solicitud de compra.

• Eliminar la solicitud de compra.

Cuando se ha recuperado una solicitud de compra, el sistema realiza las siguientes acciones:

• Se introduce un asiento en el historial de auditoria que mostrará la acción en la solicitud de compra como Recuperar solicitud.

• El nombre del usuario que recupera la solicitud de pedido se muestra en la columna Estado de la página Solicitudes pendientes .

• Se restablece el flujo de trabajo.

Para permitir que los empleados recuperen solicitudes de pedido enviadas, deje la casilla de selección marcada (activada).

Explicación de la transmisión automática de órdenes de compra

Usted tiene la opción de eliminar un paso del flujo de trabajo en el proceso de la orden de compra. Concur Invoice transmitirá pedidos desde la solicitud de pedido procesada directamente al proveedor.

Para permitir la eliminación de un paso del flujo de trabajo en el proceso de la orden de compra y, por lo tanto, transmitir automáticamente la orden de compra, deje la casilla de selección marcada (habilitada).