Concur Invoice

Los clientes todavía pueden familiarizarse con la nueva interfaz de usuario mientras SAP Concur se prepara para incorporarla durante el segundo trimestre de 2019.

ACTUALIZACIONES PARA MARZO

Para los clientes que revisan esta función, SAP Concur ha añadido las siguientes funciones:

• En las nuevas páginas de totales, se ha cambiado el nombre de la opción Nombre de solicitud a Nombre de factura.

• En el envío o la asignación, aparecerá una ventana en la que se pregunta a los usuarios si desean ir a la siguiente factura o volver a la lista de facturas.

• En la página Mis facturas, se ha cambiado el nombre de Facturas de orden de compra a Todo enviado a Compras y aparece una opción nueva Enviado a Compras en el menú Vista .

Propósito comercial/beneficio del cliente: La nueva interfaz de usuario de Concur Invoice permite a los clientes trabajar de manera más eficiente y les proporciona una mayor visibilidad de las facturas de vuelos.

Con la función de marca de tiempo e-Bunsho en Japón, Factura ahora ofrece soporte a marcas de tiempo digitales de imágenes de factura de empresas y proveedores de servicios de facturas.

Cuando se activa esta función, las reglas se aprueban para asegurar que los usuarios proporcionan la información de factura necesaria para mantener el cumplimiento legal con la normativa e-Bunsho de Japón. Un usuario debe confirmar que la imagen de factura es la imagen válida para la factura que se introduce antes de poder configurar la marca de tiempo en la imagen y la factura no se puede enviar para su aprobación hasta que no se haya configurado la marca de tiempo en la imagen de factura.

Existe un proceso de validación para supervisar las marcas de tiempo recibidas, pendientes, solicitadas y no permitidas. El proceso de validación vuelve a validar las imágenes de factura para las que se ha configurado correctamente una marca de tiempo y muestra los recuentos y totales por rango de fechas de las imágenes con marca de tiempo válidas y no válidas.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función permite a los clientes de Japón mantener el cumplimiento legal con las normativas de e-Bunsho cuando utilizan facturas digitales en lugar de facturas en papel.

Orden de compra

Para los clientes que importan órdenes de compra en entidades que no tienen habilitada la función de Solicitud de compra, un usuario que tenga asignado el rol de Administrador de compras ahora podrá ver una lista de las órdenes de compra importadas.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función permite que los clientes gestionen facturas de órdenes de compra para gestionar y visualizar más fácilmente las órdenes de compra importadas.

Gestión de proveedores

Los clientes con la función Crear y aprobar proveedores habilitada ahora pueden realizar un seguimiento de los cambios realizados a un proveedor a través de la página Seguimiento de auditoría en el registro del proveedor en Gestión de proveedores. Por ejemplo, cuando un proveedor es aprobado o actualizado por el administrador de proveedores, esas acciones aparecen en la página Seguimiento de auditoría.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio permite a los usuarios con el rol de Administrador de proveedores de facturas realizar un seguimiento de los cambios realizados en la información del proveedor en el Administrador de proveedores.

Administración de empresa

En un esfuerzo para garantizar la seguridad continua de nuestros productos y servicios, SAP Concur ha emitido un nuevo certificado SSL concursolutions.com. El certificado actual vencerá el 16 de marzo de 2019.

Cualquier cliente que tenga este certificado de vencimiento, tendrá que actualizarlo al nuevo certificado antes del 16 de marzo de 2019. Si el certificado no se actualiza antes del 16 de marzo de 2019, su organización y los usuarios experimentarán interrupciones en los productos y servicios de SAP Concur.

Los clientes que no tengan el certificado, no tienen que realizar ninguna acción, porque el certificado nuevo se actualiza automáticamente. La mayoría de clientes no tienen el certificado adherido.

Tenga en cuenta: Como ampliación de nuestro programa de Seguridad y cumplimiento, este certificado se actualizará anualmente.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta actualización proporciona seguridad continua para nuestros productos y servicios.

Concur Open

Los usuarios de Concur Open y Concur Open personalizado pueden suscribirse a las notificaciones por correo electrónico acerca de los productos de SAP Concur que utilizan. Como parte del proceso de suscripción, SAP Concur enviará un correo electrónico de verificación al usuario. El usuario debe hacer clic en Verificar en el correo electrónico para recibir las notificaciones.

Debido a que algunos usuarios no están finalizando el paso de verificación, por lo que SAP Concur ha agregado un recordatorio en la página Suscripción.

Para obtener más información sobre Concur Open personalizado, consulte la hoja informativa Concur Open personalizado.

SAP Concur Email

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para los correos electrónicos salientes de nuestros servicios a los usuarios de SAP Concur. Debido a esto, las empresas que filtran el correo electrónico entrante según la dirección IP de envío deben añadir las nuevas direcciones IP a su lista de remitentes seguros para garantizar que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Inicialmente, el problema que se describe aquí solo afectaba a las empresas que utilizaban Concur Expense. A partir de enero, el correo electrónico de otros servicios de SAP Concur (por ejemplo, Concur Travel y Concur Pay) pasará a la nueva infraestructura de correo electrónico.

Seguiremos añadiendo otros servicios durante el primer trimestre de 2019. Supervise las notas de versión para obtener más información sobre la programación de los cambios adicionales.

SAP Concur ha proporcionado una nota de la versión acerca de las actualización de las notificaciones por correo electrónico durante varios meses. Tenga en cuenta que suspenderemos esta nota de la versión después de este mes.

IMPORTANTE

Tenga en cuenta lo siguiente:

• El contenido del correo electrónico no se ha modificado, solo se ha actualizado el aspecto.

• Los cambios aparecerán con el tiempo. Cada equipo de producto (Gastos, Factura, Viajes, etc.) decide cuándo usar el nuevo formato. El tiempo se basará en la disponibilidad de recursos y la prioridad de otras mejoras programadas.

• No espere que todos los correos electrónicos del producto cambien al mismo tiempo. Por ejemplo, es posible que el correo electrónico de aprobación de Gastos sea el primero, y luego seguirán otras notificaciones de Gastos.

• No hay fecha de finalización asignada al proyecto. Los cambios pueden tardar más de un año a surtir efecto.

IMPORTANTE PARA CLIENTES SSO

Para los clientes que utilicen SSO, es posible que los URL largos se sustituyas por www.concursolutions.com. Por ejemplo, es posible que el URL del correo electrónico de cambio de estado del informe de gastos se sustituya. Algunos URL pueden alcanzar una longitud de 200 caracteres, por lo que se tomó esta decisión para proporcionar el enlace www.concursolutions.com en su lugar y ofrecer así una mejor experiencia a los usuarios.

El enlace del correo electrónico sigue funcionando como siempre y redirecciona al usuario para obtener la autenticación de SSO conveniente. El usuario puede ver la URL subyacente en cualquier momento pasando el ratón por encima del enlace www.concursolutions.com.

Esta modificación no afecta a los correos electrónicos cuando el usuario hace clic en un botón, en lugar de un enlace, para acceder a Concur Expense.

Otros

Todas las empresas deben tomar las medidas necesarias para proteger la información personal o confidencial de sus empleados. Según las prácticas recomendadas de seguridad, los campos personalizados no deben contener datos personales o confidenciales.

PASOS SIGUIENTES

Si su empresa actualmente utiliza campos personalizados para almacenar información personal o confidencial (por ejemplo, números de la seguridad social, nombres de miembros de la familia o cualquier otra información de identificación personal), debe planificar la eliminación de esta información de los campos existentes dentro del servicio y modificar la configuración actual.

Para obtener información adicional, consulte las preguntas más frecuentes (solo inglés).

Concur Invoice

SAP Concur pronto ofrecerá una nueva experiencia de interfaz de usuario prevista específicamente para el usuario de cuentas a pagar que está supervisando constantemente el estado del ciclo de vida de Factura en el sistema. Con la nueva página de inicio de AP, se ponen en primer plano los conceptos de llamada a la acción y reducción del trabajo para notificar mejor a los usuarios AP con el fin de garantizar que trabajen en la tarea con mayor prioridad.

La nueva interfaz de usuario de Concur Invoice que ya pueden revisar y con la que se pueden familiarizar los clientes está prevista para el segundo trimestre de 2019.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La nueva interfaz de usuario de Concur Invoice permite a los clientes trabajar de manera más eficiente y les proporciona una mayor visibilidad de las facturas de vuelos.

En una versión futura, SAP Concur sustituirá las instancias del término "solicitud de pago" y sus iteraciones por el término "factura" y sus iteraciones. Estos cambios se realizarán en la interfaz de usuario, en la documentación de Concur Invoice y en toda la documentación de producto de SAP Concur en que aparezca.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio ayuda a garantizar que la terminología utilizada en SAP Concur es consistente con la terminología estándar del sector.

Orden de compra

La función Importar ahora permite a los clientes importar archivos de comprobantes de pedidos y pedidos a Concur Invoice inmediatamente sin tener que esperar a una importación programada durante la noche. Esto es beneficioso para los clientes que necesitan importar pedidos de compra y recibos de pedidos y trabajar con ellos en el producto Concur Invoice el mismo día que se crean externamente. Esto también permite a los clientes realizar múltiples importaciones de recibos de PO y PO por día para obtener datos más sincronizados y actualizados.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función le da a los clientes control sobre cuándo y con qué frecuencia importar pedidos de compra y recibos de compra en Concur Invoice.

Presupuesto

En una versión futura, los flujos de trabajo estarán disponibles para Presupuesto. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta las facturas, los informes de gastos y las solicitudes a través de los pasos de aprobación y procesamiento. La función de flujo de trabajo flexible para Presupuesto que ofrece SAP Concur, permite a las empresas diseñar flujos de trabajo específicamente adaptados a sus necesidades únicas.

Sin la revisión del presupuesto, los presupuestos pueden consumirse completamente bien antes del final de un período o año, lo que deja a una organización con opciones limitadas y a los responsables de presupuestos con, por ejemplo, presupuestos excedidos. Además, el gasto anticipado significa que el gasto más importante (para la organización) se reducirá porque el gasto menos importante consumió el presupuesto desde el principio.

La combinación de la revisión del presupuesto en el flujo de trabajo agrega valor. Las reglas de auditoría y las reglas de pasos del flujo de trabajo pueden ayudar a las organizaciones a agregar controles cuando tiene sentido ajustar las necesidades específicas de una organización.

Igualmente importante es la determinación cuando un elemento de gasto se considera comprometido con un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, el compromiso es cuando se paga un elemento de gasto; pasó por la mayoría, si no todos los pasos de aprobación. En otras organizaciones, el compromiso se produce mucho antes. Tan pronto como se aprueba una solicitud de compra o una solicitud de autorización, se considera "prometido".

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporcionará a los clientes el control sobre el gasto presupuestario para, por ejemplo, evitar presupuestos excedidos demasiado pronto en un período o año presupuestario.

Seguridad

En una versión futura, la posibilidad de restablecer o actualizar las contraseñas de usuario mediante las funciones Importación usuarios e Importación de empleados se eliminará. La capacidad de fijar contraseñas para usuarios nuevos durante la importación inicial mediante las funciones Importación de usuarios e Importación de empleados seguirá estando disponibles.

Importación de usuarios

El campo de la contraseña seguirá disponible en la plantilla Excel descargable, pero solo se leerá durante la importación inicial del archivo o cuando se crea un nuevo usuario en el sistema. Los usos posteriores de este campo serán ignorados por el sistema.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Compartido: Guía de configuración de usuario para Concur, edición estándar.

Importación de empleado

Los campos de la contraseña seguirán disponibles en los sets de registros 100, 300, 305 y 310, pero solo se leerán durante la importación inicial del archivo o cuando se cree un nuevo usuario en el sistema. Los usos posteriores de este campo serán ignorados por el sistema. Las funciones de actualización y restablecimiento de contraseña en el registro 100 ya no se utilizará.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio proporciona una mayor seguridad para contraseñas de usuario.

Administración de empresa

El inicio de sesión único permite a los usuarios acceder a múltiples aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para iniciar sesión: con un nombre de usuario y contraseña o mediante el SSO con las credenciales de proveedor de identidades (IdP), como las credenciales de inicio de sesión del usuario para su organización.

SSO se admite actualmente para Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request y Concur Travel. SAP Concur planea agregar una función Administrar inicio de sesión único (SSO) a SAP Concur que brinda a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización.

Se podrá acceder a la nueva función Gestionar inicio de sesión único (SSO) desde la sección Acceso a Concur de Configuración del producto.

• El inicio de sesión único se puede gestionar para Viajes estándar si se incluye con Concur Expense, Concur Invoice y/o Concur Request.

• Para viajes estándar independientes, se podrá acceder a la función Administrar inicio de sesión único desde la página Configuración de viaje.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta versión inicial.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO.

SAP Concur planea añadir una nueva página de Inicio de sesión, que proporciona una experiencia de inicio de sesión actualizada para los usuarios que inician sesión con un nombre de usuario y credenciales de contraseña. Los actuales usuarios de Inicio de sesión único (SSO) podrán iniciar el proceso de inicio de sesión SSO en www.concursolutions.com. Esta función está prevista para el 2019.

Esta nueva función de la página de inicio de sesión incluye lo siguiente:

• Inicio de sesión en dos pasos: proporciona seguridad mejorada, cumple con los estándares actuales de la industria y proporciona una mejor tasa de éxito de inicio de sesión

• Inicio de sesión de varias cuentas: permite que los administradores inicien sesión con varias cuentas (previsto para una versión futura)

• Avatar de usuario: mejora la experiencia del usuario (previsto para una versión posterior)

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona una mejor seguridad y una experiencia más rápida y conveniente para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

SAP Concur añadirá una nueva función Olvidó su contraseña a la página Inicio de sesión de SAP Concur en la que se proporciona una experiencia de inicio de sesión actualizada para los usuarios que inicien sesión con las credenciales de nombre de usuario y contraseña.

Cuando se lance la nueva función Olvidó su contraseña (prevista para el 11 de mayo), la funcionalidad de la página existente Olvidó su contraseña pasará a ser obsoleta:

• Preguntas de seguridad: Los usuarios ya no recibirán peticiones de pregunta de seguridad para la autenticación de inicio de sesión.

• Texto en página: El texto personalizado para empresa ya no visualizará.

• Recordatorios de contraseña: La opción Envíenme un mensaje electrónico con el recordatorio de mi contraseña ya no estará disponible.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función ofrece una mayor seguridad para contraseñas de usuario y simplifica la experiencia del usuario.

Otros

Esta información no aparecerá más en las notas de la versión.

Para obtener más información sobre los usuarios desactivados, consulte Información general: Almacenamiento de la hoja informativa de datos del usuario desactivada.