En la página Ruta de la aprobación puede seleccionar el proceso por el que pasan las facturas para aprobaciones. Puede elegir entre diversas posibilidades de ruta, según las necesidades de su empresa. También puede seleccionar si los administradores y empleados pueden añadir más aprobadores al proceso. Cuando la factura obtiene la aprobación final, está lista para ser exportada y pagada.

Explicación de las opciones de enrutamiento

Si selecciona Procesador, estará usando la opción de enrutamiento de aprobación más sencilla. La factura irá del empleado al procesador para su aprobación en la página Procesar facturas. La opción solo para el procesador será la configuración estándar. Para las empresas más pequeñas, esta opción puede ser preferible porque elimina la duplicación del proceso de aprobación.

Si selecciona Administrador > Procesador, la factura irá del empleado al administrador para su aprobación y, luego, al procesador para su aprobación en la página Procesar facturas.

Configuración requerida para la opción Administrador > Procesador: Cada empleado debe tener un aprobador seleccionado en el campo Aprobador de facturas en la página Usuarios.

Si selecciona Administrador > Aprobador autorizado > Procesador, establecerá límites de aprobación por aprobador en los importes de la factura que pueden aprobar en la página Usuarios. La factura irá del empleado al administrador. Si el administrador no cuenta con un límite de aprobación suficiente, se le pedirá a este que seleccione un aprobador adicional de una lista de usuarios con límite de aprobación suficiente. Desde el aprobador autorizado, la factura irá al procesador para obtener la aprobación en la página Facturas.

Configuración requerida para la opción Administrador > Aprobador autorizado > Procesador:

• Cada empleado debe tener un administrador seleccionado en la lista Aprobador de facturas en la página Usuarios.

• Cada aprobador de facturas debe tener un importe introducido en la lista Lista de aprobadores de facturas en la página Usuarios.

Si selecciona Administrador > Administrador del administrador (hasta 5 niveles) > Procesador, la factura irá del empleado al administrador para su aprobación. Si el administrador de la persona que envía cuenta con un límite de aprobación suficiente, la factura irá al procesador para la aprobación en la página Procesar facturas (al igual que la opción Administrador > Procesador.) Si el administrador del empleado no cuenta con un límite de aprobación suficiente, la factura irá al Administrador del administrador y así sucesivamente, hasta un total de cinco administradores de ser necesario, hasta que un administrador con un límite de aprobación suficiente permita que la factura llegue al procesador para su aprobación en la página Procesar facturas.

Configuración requerida para la opción Administrador > Administrador del administrador (hasta 5 niveles) > Procesador:

• Cada empleado debe tener un aprobador seleccionado en la lista Aprobador de facturas en la página Usuarios.

• Cada aprobador debe tener un importe introducido en la lista ¿Aprobación de límite autorizado? en la página Usuarios. Asegúrese de que el aprobador final presente un límite de aprobación elevado de modo que todas las facturas se puedan aprobar correctamente. Además, asegúrese de que al menos otro aprobador presente un límite de aprobación muy elevado de modo que las facturas que envíe el aprobador final se puedan aprobar correctamente. Recuerde que nadie puede aprobar sus propias facturas.

Si selecciona la opción Incluir aprobador de presupuesto, se agregará un paso de aprobación de presupuesto a las opciones de enrutamiento de aprobación en la página Enrutamiento de aprobación. El paso de aprobación del presupuesto se colocará antes del paso del procesador. Una vez que haya incluido la aprobación del presupuesto, la pestaña Administrar aprobadores (opcional) aparece en la página Agregar elemento de presupuesto donde puede agregar aprobadores.

Si selecciona Procesador, las facturas basadas en orden de compra pasarán del empleado al procesador para su aprobación.

Si selecciona Aplicar la misma ruta de aprobación que para la factura normal (que está seleccionada arriba), lo que se haya seleccionado para las facturas se aplicará también a las facturas basadas en orden de compra.

Para definir su opción de ruta de factura, marque (habilite) la casilla de selección para la opción de ruta de aprobación de factura deseada.

Explicación de las opciones de vencimiento de la aprobación

Al seleccionar (activar) y configurar la opción Fijar vencimiento para pendiente de aprobación y enviar a supervisor después de (en días), puede configurar el número de días tras los cuales una factura pendiente de aprobación se envía automáticamente a un responsable de aprobación. La opción está seleccionada (activada) por defecto y el intervalo de vencimiento por defecto es de 10 días.

Si un aprobador no aprueba una factura antes de que haya transcurrido el intervalo de vencimiento, el sistema envía la factura al siguiente aprobador en el flujo de trabajo de aprobación.

Si la opción está desactivada, la factura permanecerá en la cola del aprobador pendiente.

Cuando está seleccionada (activada), esta opción permite que el sistema lleve a cabo las siguientes acciones:

• Cuando la factura entra en el paso del flujo de trabajo Pendiente de aprobación para el aprobador, el sistema empieza a medir el tiempo del aprobador.

• Si se termina el intervalo de vencimiento, el sistema automáticamente reasigna la factura afectada al administrador del aprobador y reinicia el temporizador. Si se vuelve a terminar el intervalo, el sistema reenvía la factura al siguiente aprobador o al procesador.

Explicación de las opciones de aprobadores adicionales

Tiene la opción de elegir si los administradores y empleados pueden añadir aprobadores a la ruta de aprobación de facturas. Si selecciona cualquiera de las opciones, el administrador o el empleado verán un botón, tras la aprobación o el envío, que les permite seleccionar otro aprobador. El aprobador que seleccionen se añadirá a la ruta de aprobación después de ellos; luego, la factura continuará en la ruta existente. El aprobador adicional no reemplaza a los aprobadores adicionales.

Para permitir que los administradores o empleados añadan aprobadores, marque (active) la casilla de selección adecuada.

Asignar factura al propietario de la solicitud de compra

El usuario de la factura puede asignar una factura basada en orden de compra al propietario de la solicitud de compra original. El usuario podrá ver quién es el propietario de la solicitud de compra y seleccionarlo. Para asignar facturas al propietario de la solicitud de compra original, marque (active) la casilla de selección Asignar factura al propietario de la solicitud de compra.

Permitir que los procesadores de facturas procesen sus propias facturas

Tiene la opción de elegir si los procesadores de facturas pueden procesar sus propias facturas. Esto es beneficioso para los clientes que sólo tienen un procesador en la empresa, que también envía sus propias facturas. Para permitir que los procesadores procesen sus propias facturas, marque (active) la casilla de selección Permitir que los procesadores de facturas procesen sus propias facturas.

Envío de correo electrónico a proveedores cuando se ha realizado el pago

Los proveedores reciben un correo electrónico cuando se les paga mediante ACH o cheque con Pago de factura, que incluye la información completa de la transferencia incluyendo cuándo, cómo y para qué se ha efectuado el pago. Esto se aplica tanto a los pagos totales como parciales.

La información del correo electrónico incluirá la fecha de la factura, el importe y el número de ésta, la fecha y el método de pago y cualquier nota que pueda existir sobre el envío el pago. Además, en los correos electrónicos de cheque se incluirá el número del cheque. El número de la empresa que efectúa el pago debe figurar en el campo Asunto y en el encabezado del correo electrónico.

La dirección de correo electrónico estará determinada por lo que se introduzca en el campo Contacto de proveedor de Importación de proveedor aprobado.

Para enviar un correo electrónico a un proveedor cuando se ha realizado el pago, seleccione (active) la casilla de selección Enviar una notificación por correo electrónico de pago de proveedor para la comprobación y ACH de tipos de pago de facturas.

Explicación de la opción de recuperación

Tiene la opción de elegir si los administradores y empleados pueden añadir aprobadores a la ruta de aprobación de facturas. Si selecciona cualquiera de las opciones, el administrador o el empleado verán un botón, tras la aprobación o el envío, que les permite seleccionar otro aprobador. El aprobador que seleccionen se añadirá a la ruta de aprobación después de ellos; luego, la factura continuará en la ruta existente. El aprobador adicional no reemplaza a los aprobadores adicionales.

Para permitir que los administradores o empleados añadan aprobadores, marque la casilla de selección adecuada.

Usted tiene la opción de permitir que los empleados recuperen una factura enviada en cualquier momento antes de un estado Pago pendiente de la factura.

Cuando se ha recuperado una factura, el usuario puede realizar las siguientes acciones:

• Editar y reenviar la factura.

• Borrar la factura.

Cuando se ha recuperado una factura, el sistema realiza las siguientes acciones:

• Se introduce un asiento en el historial de auditoria que mostrará la acción en la factura como Recuperar factura.

• El nombre del usuario que recupera la factura se muestra en la columna Estado de la página Lista de facturas.

• El flujo de trabajo se ha restablecido.

Para permitir que los empleados recuperen facturas enviadas, deje la casilla de selección marcada (activada).