La página Tipos de gastos le permite establecer el modo en que su organización da cuenta de los gastos. Determine los tipos de gastos que registra su organización y añada o actualícelos. También puede cambiar el comportamiento de determinados campos en el formulario de gastos que sus usuarios ven. Proporcionamos una lista de tipos de gastos usados comúnmente para ayudarlo en el comienzo.

Si su empresa utiliza la función Paquetes de país y se ha activado más de un paquete de país, podrá seleccionar determinados tipos de gastos para utilizar por paquete de país y grupo de políticas.

Definiciones:

• Los Tipos de gastos se usan para clasificar los gastos en los que incurren sus empleados. Una lista de tipos de gastos aparece como opción cuando un empleado crea por primera vez una factura. El uso de un conjunto de tipos de gastos estándar hace que sea más fácil para usted hacer un seguimiento del gasto de sus empleados.

• Los Códigos de cuenta/Códigos de libro mayor son la información que usted usa para dar cuenta de sus gastos en su Cuadro de cuentas. Pueden tener formato de texto o número, según sus necesidades. El objetivo de la asignación de tipos de gastos a códigos de cuenta es conectar SAP Concur con el sistema contable financiero de la empresa. Los tipos de gastos se definen en SAP Concur mientras que los códigos de cuenta se definen en su sistema contable. La asignación del código de cuenta/tipo de gasto es el hilo que conecta los dos sistemas y se asegura de que los importes que provienen de SAP Concur (a través del archivo de exportación) se apliquen correctamente en su sistema contable, que a su vez garantiza la contabilización correcta en su Libro mayor (LM).

Paso 1: Tipos de gasto

Para añadir un nuevo tipo de gasto:

1. Haga clic en Nuevo.

2. Escriba el nombre del tipo de gasto en la lista Nuevo tipo de gasto. Este es el nombre que seleccionan los usuarios cuando crean un nuevo asiento de gastos.

3. Seleccione la categoría de gasto (spend category) a la que el tipo de gasto (expense type) debería pertenecer en la lista Categoría de gasto.

4. Haga clic en el campo o ficha Código de cuenta/Código de libro mayor.

5. Introduzca la información de la cuenta. Esta es la cuenta base que se verá afectada por el tipo de gasto.

6. Haga clic en Guardar.

Para actualizar un tipo de gasto:

1. Seleccione el valor que desearía actualizar:

2. Introduzca el nuevo valor.

3. Haga clic en Guardar.

Para eliminar un tipo de gasto:

1. Seleccione el tipo de gasto que desea eliminar.

2. Haga clic en Eliminar.

3. Haga clic en Sí.

Paso 2: Códigos de cuenta

El paso Códigos de cuenta de la página Tipos de gastos le permite configurar sus códigos de libro. Si usa un conjunto de códigos de cuenta, puede introducirlos para cada tipo de gasto. Si usa códigos de cuenta alternativos, introduzca los códigos predeterminados primero, luego seleccione uno de los elementos de lista que configuró anteriormente e introduzca los códigos de cuenta asociados. Los códigos predeterminados se aplicarán si no especifica un código de cuenta alternativo, por lo que solo tiene que introducir los códigos que varían de los predeterminados.

Para introducir los códigos de cuenta predeterminados:

1. Haga clic en el campo Código de cuenta/Código de libro mayor.

2. Introduzca el código de cuenta para el tipo de gasto.

3. Repita esto para cada tipo de gasto.

4. Haga clic en Guardar.

Para introducir los códigos de cuenta alternativos:

1. Seleccione el elemento de lista de su lista de códigos de cuenta.

2. Haga clic en el campo Código de cuenta/Código de libro mayor.

3. Introduzca el código de cuenta para el tipo de gasto. Los códigos predeterminados aparecen en la columna Código predeterminado. Si deja la columna Código de cuenta/Código de libro mayor vacía para un elemento de lista, SAP Concur utilizará el código predeterminado cuando el usuario seleccione esa combinación de elemento de lista /tipo de gasto.

4. Repita esto para cada tipo de gasto.

5. Haga clic en Guardar.