Consultas de búsqueda
El procesador utiliza el área Consulta de la página Procesar informes para crear nuevas consultas de búsqueda y administrar las consultas existentes. Las consultas son declaraciones de condiciones si/entonces. Si se cumplen las condiciones definidas, el administrador verá la factura.
Comprensión de consultas personalizadas
A la hora de crear o editar consultas personalizadas, el administrador debe tener en cuenta lo siguiente.
Una consulta personalizada se compone de una o varias condiciones.
No hay límite en la cantidad de condiciones que puede incluir una consulta personalizada.
Las condiciones múltiples se separan mediante Y u O
Las consultas personalizadas solo están disponibles para el administrador que las ha creado. No se pueden compartir.
Las condiciones están formadas por las siguientes partes:
- Un Objeto de datos que representa una factura o parte de una factura como la sección Detalles de factura de una factura
- Un Campo que está disponible en una factura o una parte de un factura especificada, como el campo Tipo de gasto
- Un Operador, como Igual a, No es igual a o Contiene
Los operadores disponibles dependen del campo que se busca. Por ejemplo, si el campo seleccionado es Tipo de gasto, los operadores disponibles para la selección son En, No en, Igual ay No es igual a
- Un Valor
Los valores disponibles dependen del campo que se busca. Por ejemplo, si el campo seleccionado es Tipo de gasto, los valores disponibles para la selección son la lista de tipos de gastos configurados en el sistema.
Cuando una expresión condicional está formada por múltiples condiciones, cada condición está separada por Y o por O. Los paréntesis son opcionales y se usan para definir el orden de la operación para los operadores Y/O. Si se omiten los paréntesis, las operaciones Y/O se realizan de izquierda a derecha. No existe preferencia de Y sobre O; la evaluación de la expresión es simplemente de izquierda a derecha.
Si una expresión condicional contiene paréntesis, el número de paréntesis de la izquierda debe coincidir con el número de paréntesis de la derecha. Puede haber hasta un máximo de tres paréntesis a cada lado.
Ejemplo de condición simple
Una condición es una comparación booleana simple, como:
El total de la factura es mayor a 1000
La condición mira al total de la factura y ve si es mayor a 1000. Si la condición es verdadera, entonces la factura se ubica y se muestra al Procesador. Si la condición es falsa, la factura no se visualiza.
Ejemplo de condición compleja
La expresión condicional puede ser una única condición como en el ejemplo de arriba, o puede ser una expresión compleja que incluye múltiples condiciones conectadas por los operadores Y/O y paréntesis, como en el caso del siguiente ejemplo que contiene cuatro condiciones:
La fecha de la factura es mayor al 30/09/2018 y (el grupo del empleado es igual al GrupoAlemán o el grupo del empleado es igual al GrupoFrancés) y el total de la factura es mayor que el importe restante de Presupuesto Europa.
Añadir una consulta: El editor de condición
Para añadir una consulta, el procesador utiliza el editor de condición. Cada condición se muestra en dos líneas. Los campos, de izquierda a derecha, son:
Campo | Descripción |
|---|---|
Paréntesis a la izquierda | Seleccione de cero a tres paréntesis, en función de la complejidad de la condición. |
Objeto de datos | Seleccionar un objeto de datos. |
Campo/Valor | Seleccione un elemento del panel del ayudante. La información que se muestra en este panel está basada en la selección de la lista Objeto de datos. |
Operador | Seleccione un elemento del panel del ayudante. La información que se muestra en este panel está basada en elecciones previas. |
Objeto de datos | Este campo se mostrará siempre como Valor y no se puede modificar. |
Campo/Valor | Seleccione un elemento del panel del ayudante. La información que se muestra en este panel está basada en la selección de la lista Objeto de datos. |
Paréntesis a la derecha | Seleccione de cero a tres paréntesis según sea necesario. |
Y/O | Seleccione una de las opciones para unir la condición actual con la condición siguiente. |
Cómo crear una consulta
Cuando se crea o edita una consulta, el administrador define las expresiones condicionales: la porción si de la consulta. La expresión puede contener una o más condiciones separadas por Y o por O.
Por ejemplo: Imagine que el administrador quiere encontrar todas las facturas con un total de 500 USD o más:
(El importe total de la factura es mayor o igual que USD 500)
Crear una consulta nueva
Se puede crear una consulta nueva para utilizar en la página Procesar facturas.
Para crear una consulta nueva:
Seleccione Consulta > Nueva consulta. Aparece la página Generador de consultas. Esta página incluye lo siguiente:
Campo
Descripción
Nombre de la consulta
Introduzca un nombre para la consulta. El nombre que introduzca aparecerá en la lista Ejecutar consulta de la página Procesar facturas.
Condiciones
Seleccione la información adecuada del Editor de condiciones.
Añadir
Haga clic para añadir condiciones adicionales al Editor de condiciones. Las filas nuevas siempre se añaden debajo de las filas actuales. No hay límites para la cantidad de filas que puede añadir.
Eliminar
Seleccione la casilla de verificación que se encuentra junto a la condición que quiere borrar y haga clic en Eliminar. Se elimina la condición. Esta acción es permanente. Si elimina una condición por error, será preciso crearla de nuevo desde el principio.
Añada las filas de condiciones que necesite.
Haga clic en Guardar o Guardar y ejecutar. Aparece la página Procesar facturas, con la consulta disponible en la lista Ejecutar consulta , o la consulta se ejecuta en la página Procesar facturas, lo que devuelve los resultados de la búsqueda.
Editar consultas existentes
Las consultas pueden editarse en el menú Consulta > Nueva consulta.
Para editar consultas existentes:
Seleccione Consulta > Editar consulta guardada.
Seleccione la consulta que desee. Aparece la página Editar consulta.
En la página Editar consulta, edite la información de condición, añada otra fila de condición o elimine la fila de condición.
Haga clic en Guardar o Guardar y ejecutar. Aparece la página Procesar facturas, con la consulta disponible en la lista Ejecutar consulta , o la consulta se ejecuta en la página Procesar facturas, lo que devuelve los resultados de la búsqueda.
Eliminar una consulta
Las consultas se crean de forma individual; por lo tanto, solo podrá ver y afectar las consultas que cree.
Para eliminar una consulta:
Seleccione Consulta > Editar consulta guardada.
Seleccione la consulta que desee. Aparece la página Editar consulta.
Haga clic en Eliminar consulta. La consulta se elimina de la lista Consulta en la página Procesar facturas.