Auditar

En preparación de una próxima versión de la nueva funcionalidad en la auditoría del informe de gastos, se han añadido tres roles nuevos a la sección Roles de la pestaña Permisos de usuario > Gastos en la página de inicio de administración de la empresa. Actualmente, estos roles no afectan a los permisos, pero se utilizarán en el futuro:

• Administrador de Verificar: Permite a los usuarios configurar Verificar. Se proporcionará más información cuando se lance Verificar.

• Auditor de informes de Verificar: Permite a los usuarios auditar la política de Verificar y los problemas de comprobante como parte del proceso de auditoría.

• Auditor de eventos de Verificar: Permite a los usuarios auditar las anomalías y casos de fraude de Verificar.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos roles admitirán una nueva funcionalidad que aprovechará la inteligencia artificial para identificar excepciones para que los auditores las revisen. Esto mejorará el cumplimiento y proporcionará una experiencia de auditoría más eficiente y eficaz.

Reglas de auditoría

Los administradores pronto podrán configurar reglas de auditoría personalizadas sobre la base del valor de fecha del campo Fecha de validación de conformidad digital. Una vez configurada la regla de auditoría personalizada, los administradores podrán comparar la fecha de marca de tiempo del comprobante con la fecha de transacción del asiento de gasto y podrán enviar alertas a los usuarios/grupos y detener el flujo de informes de gastos cuando no se cumplan las regulaciones.

Actualmente, el campo Fecha de validación de conformidad digital es la fecha de marca de tiempo e-Bunsho que se utiliza en Japón.

Consideraciones del campo Fecha de validación de conformidad digital:

• El cálculo del campo se basa en el día natural (no se incluye la lógica de días laborables).

• Las fechas utilizadas en el cálculo del número de días se basan en el huso horario GMT. Recomendamos hacer que las reglas de auditoría para un día menos de lo deseado tengan en cuenta la diferencia de tiempo entre los husos horarios GMT y JST.

• Las reglas de auditoría y las validaciones de conformidad se basarán en la información proporcionada por el usuario para la fecha de transacción. Dado que los usuarios pueden editar las fechas de transacción, es su responsabilidad garantizar que la fecha de la transacción sea precisa en función de la información del comprobante.

• Los administradores podrán crear varias reglas de auditoría para comparar la fecha de la transacción con la fecha y hora del comprobante.

Este campo estará disponible para clientes nuevos y existentes.

Está previsto que esta característica se lance a principios de mayo.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La configuración de reglas de auditoría personalizadas para este campo ayuda a reducir las revisiones manuales necesarias para comparar el número de días naturales entre la fecha de transacción del asiento de gasto y la fecha de marca de tiempo del comprobante.

Autenticación

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur por actualizar la autenticación segura.

Se ha retirado la compatibilidad de SAP Concur con el código de autenticación de mensajes basado en hash (HMAC). Las empresas de administración de viajes (TMC) y el personal de SAP Concur están ayudando actualmente a los clientes que utilizan HMAC a migrar a SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

SAP Concur proporciona una opción de autoservicio de inicio de sesión único que permite a los administradores del cliente configurar sus conexiones SAML v2 sin implicar a un representante de soporte de SAP Concur.

Para obtener más información sobre la opción de autoservicio de inicio de sesión único, consulte Shared: Single Sign-On Overview (solo en inglés) y Shared: Single Sign-On Setup Guide (solo en inglés).

La obsolescencia de HMAC incluye dos fases:

FASE I:

• Los clientes deben tener un proveedor de identidad (IdP) o una solución SAML 2.0 personalizada compatible.

• Los clientes empiezan a probar la autenticación mediante SAML v2.

• Las TMC se preparan para incorporar a los nuevos clientes de SAP Concur en SAML v2.

• Se notificará a los clientes la fecha de obsolescencia oficial del HMAC a través de las notas de versión. A partir de dicha fecha, no podrán incorporarse nuevos clientes con HMAC; los nuevos clientes deberán incorporarse a SAML v2.

• Los clientes existentes que utilicen HMAC deberán migrar a SAML v2.

FASE II:

• Las TMC han migrado todos los clientes de SAP Concur existentes del servicio HMAC a SAML v2.

• El servicio HMAC queda obsoleto. Está previsto que la fase II finalice a mediados del año 2021.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio proporciona una mayor seguridad y un soporte mejorado para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

El 23 de marzo, se agregó la función Ver las modificaciones previas a la página Administración > Empresa > Administrador de autenticación > Administrar inicio de sesión único. Esta función permite al administrador de autenticación ver una tabla que enumera los cambios de configuración de inicio de sesión único (SSO) de SAP Concur, ver detalles sobre esos cambios y revertir (restablecer) las configuraciones eliminadas.

La tabla Ver las modificaciones previas puede mostrar las últimas 100 modificaciones. Las modificaciones que se enumeran en la tabla incluyen:

• Añadir una configuración.

• Borrar una configuración.

• Editar el nombre en el campo Nombre de proveedor de identidades personalizado.

• Editar la URL en el campo URL de desconexión.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio permite al administrador de autenticación ver y realizar un seguimiento de los cambios realizados en la configuración de SSO a lo largo del tiempo y restablecer las configuraciones que se eliminaron anteriormente.

Expense Pay – Classic

En enero de 2021, para los clientes de Singapur, el proceso de enviar un formulario de solicitud de GIRO interbancario rellenado cambió y ahora es el usuario quien debe enviar la solicitud rellanada directamente a su banco en Singapur. A partir de esta versión, SAP Concur ha anulado la actualización del proceso.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio se alinea con las expectativas actuales del cliente.

Expense Pay – Global

El socio de procesamiento de pagos Expense Pay – Global, Bambora, ahora requiere una carta de referencia del banco para completar la actividad de incorporación.

Para cumplir con los cambios de Bambora, Concur Expense indica en qué punto de la interfaz de usuario (IU) se debe descargar y cargar la carta de referencia del banco (y que es obligatoria).

De modo que para ayudar a aclarar qué documentos son necesarios, la etiqueta Documentos de registro en la IU de Concur Expense se ha modificado por Documentos de registro de la empresa (certificado de incorporación, registro de entidad sin ánimo de lucro, etc.).

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios reflejan el mantenimiento rutinario de la IU de incorporación.

Con este cambio, ampliamos la lista de países que pueden seleccionar los usuarios en la página Información bancaria en Perfil. La lista ahora incluye la mayoría de los países de la Unión Europea (UE) y los países del Espacio Económico Europeo (EEE) en los que actualmente se admite el régimen de zona única de pago en euros (SEPA).

Los países/regiones adicionales son:

• Islas Åland

• Bulgaria

• Croacia

• Chipre

• República Checa

• Estonia

• Gibraltar

• Guernsey

• Hungría

• Islandia

• Isla de Man

• Jersey

• Letonia

• Liechtenstein

• Lituania

• Malta

• Mónaco

• Noruega

• Rumanía

• San Bartolomé

• San Martín (parte francesa)

• San Marino

• Eslovaquia

• Eslovenia

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio permite a los clientes con empleados de estos países introducir su información bancaria para que Expense Pay - Global pueda procesar sus reembolsos en lugar de tener que procesar esas transacciones fuera de Concur Expense.

Actualizaciones de la transferencia de archivos

Esta nota de versión está dirigida a los responsables técnicos de las transmisiones de archivos con productos de SAP Concur. Para los clientes y proveedores de SAP Concur que participan en el intercambio de datos a través de diferentes protocolos de transferencia segura de archivos, SAP está realizando cambios para proporcionar una mayor seguridad para las transferencias de archivos.

A partir del 10 de abril de 2021, los protocolos no SFTP (protocolo de transferencia segura de archivos) y la autenticación de contraseña SFTP no pueden conectarse a SAP Concur para transferencias de archivos:

• Las cuentas de transferencia de archivos no SFTP deben cambiar a SFTP con la autenticación de clave SSH.

• Las cuentas de transferencia de archivos SFTP que utilizan la autenticación de contraseña deben pasar a utilizar la autenticación de clave SSH.

• Para realizar solicitudes de restablecimiento de contraseña SFTP el cliente debe proporcionar una clave SSH para la autentificación.

A partir del 12 de abril de 2021, SAP tiene previsto iniciar la desactivación de las conexiones de transferencia de archivos no compatibles. El proceso de desactivación de las cuentas no conformes continuará a lo largo de 2021. Si tiene configuradas varias conexiones de transferencia de archivos, este cambio se aplicará a todas las conexiones.

Este aviso se refiere al siguiente punto de acceso de DNS de la transferencia de archivos:

• st.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• vs.concurcdc.cn

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios proporcionan más seguridad y eficiencia a las transferencias de archivos.

Esta nota de versión está dirigida a los responsables técnicos de las transmisiones de archivos con SAP Concur. Para nuestros clientes y proveedores que participan en el intercambio de datos, SAP Concur actualiza nuestro subsistema de transferencia de archivos para proporcionar una mayor seguridad a dichas transferencias de archivos.

SAP Concur empezará a migrar entidades que actualmente utilizan un proceso antiguo para mover archivos a un proceso de enrutamiento de archivos más seguro y eficiente basado en varias API.

Los clientes cuyas entidades estén configuradas actualmente para utilizar el proceso antiguo se migrarán a un proceso más eficiente entre ahora y el 31 de julio de 2021. Después de migrar al proceso más eficiente, los clientes verán la siguiente mejora:

• Con el proceso heredado, los clientes tenían que esperar a que se ejecutara la planificación de transferencia de archivos en un momento específico. Con el proceso más eficaz y seguro basado en la API, los extractos y otros archivos de salida de SAP Concur estarán disponibles en el período de procesamiento de pernoctación existente poco después de que se creen los archivos.

Este aviso se refiere al siguiente punto de acceso de DNS de la transferencia de archivos:

• st.concursolutions.com

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios proporcionan más seguridad y eficiencia a las transferencias de archivos.

Los archivos transferidos a productos de SAP Concur deben cifrarse con la clave PGP pública de SAP Concur concursolutionsrotate.asc.

concursolutionsrotate.asc

• El archivo clave está disponible en la carpeta raíz del cliente

• ID de clave 40AC5D35

• Subclave de firma y de cifrado RSA de 4096 bits

• La clave vence cada 2 años

• El cliente es responsable de reemplazar la clave antes de que venza

  • Próxima fecha de vencimiento: 4 de septiembre de 2022

  • SAP Concur tiene previsto reemplazar la clave PGP pública rotatoria actual de la carpeta raíz del cliente 90 días antes de la fecha de vencimiento

La clave PGP heredada de SAP Concur (ID de clave D4D727C0) sigue siendo compatible con los clientes existentes, pero quedará obsoleta en el futuro.

SAP Concur recomienda encarecidamente que los clientes utilicen la clave PGP pública rotativa más segura para las transferencias de archivos. Para facilitar el uso de la clave PGP pública rotativa más segura para las transferencias de archivos, SAP Concur añadió la clave a las carpetas de inicio del cliente existente el 15 de enero de 2021.

Este aviso se refiere al siguiente punto de acceso de DNS de la transferencia de archivos:

• st.concursolutions.com

• mft-us.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• mft-eu.concursolutions.com

Propósito comercial/beneficio del cliente: La clave PGP pública rotatoria proporciona una mayor seguridad para las transferencias de archivos.

Integración financiera

SAP y Sage se han asociado para que la contabilidad de gastos en Sage Intacct sea más sencilla.

Los clientes que adquieran la integración con Sage Intacct podrán importar datos de Sage Intacct (datos de origen) a la edición estándar de Concur Expense y/o Concur Invoice. Estos datos permiten a los clientes utilizar sus datos de contabilidad únicos al registrar gastos y facturas. Los datos se actualizan periódicamente en Concur Expense y/o Concur Invoice. La exportación de datos de origen carga los suministradores o proveedores de las facturas y los empleados de Sage Intacct en Concur Expense y/o Concur Invoice durante la implementación.

El proceso de contabilización financiera envía informes de gastos y facturas listos para ser contabilizados desde las soluciones de SAP Concur a Sage Intacct mediante las API de la plataforma SAP Concur. Concur Expense y/o Concur Invoice envían los datos de gastos como una factura de proveedor (para los reembolsos de caja) o como una transacción de tarjeta de crédito (para los cargos en la tarjeta de crédito). La integración envía los datos de la factura como factura de proveedor. La integración administra la transmisión de los datos de gastos y de facturas procedentes de las soluciones de SAP Concur a Sage Intacct, y la transmisión de información del estado de vuelta a las soluciones de SAP Concur. La contabilización financiera tiene lugar tan pronto como se aprueba el informe o la factura para su pago, sin esperar un programa de lotes. El cliente puede consultar la información del estado de la contabilización financiera en el seguimiento de auditoría del informe de gastos o de la factura. El procesador de gastos o de facturas puede ver los problemas con la contabilización, lo que le permite corregir los errores y volver a enviar la información con rapidez.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta integración facilita a los clientes gestionar la información de contabilidad tanto en Concur Expense y/o Concur Invoice como en Sage Intacct.

UI de NextGen

La continua evolución de la experiencia de la interfaz de usuario de la solución Concur Expense es el resultado de un diseño y una investigación detallados que proporcionan una experiencia moderna, intuitiva y optimizada para crear y enviar informes de gastos.

Los clientes de Concur Expense tendrán la posibilidad de previsualizar y luego elegir si desean comenzar a utilizar la IU de nueva generación antes de la transición obligatoria.

Propósito comercial/beneficio del cliente: El resultado es la nueva generación de la interfaz de usuario de de Concur Expense diseñada para proporcionar una experiencia de usuario moderna, coherente y optimizada. Esta tecnología no solo proporciona una interfaz de usuario mejorada, sino que también permite que pueda reaccionar más rápidamente a las solicitudes de los clientes para adaptarse a las necesidades cambiantes.

Informes

Los procesadores ahora tienen la opción de añadir una nueva columna Número de informe a la página Procesar informes. La columna Número de informe muestra un número alfanumérico de seis caracteres que es un identificador único para un informe de gastos, lo que ayuda a identificar y realizar un seguimiento de informes de gastos específicos más fácilmente.

Los procesadores que deseen ver el número de informe pueden añadir esta columna a sus opciones de lista individuales para la lista de informes. Los procesadores también pueden utilizar el número de informe en los filtros de búsqueda para identificar y procesar rápidamente los informes de gastos.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este número de informe más corto facilita la comunicación sobre informes de gastos específicos para usuarios, aprobadores y procesadores.

Administración de usuarios

El 11 de febrero, SAP Concur puso a disposición de todos los clientes de la edición estándar las nuevas páginas Añadir usuario y Editar usuario. Los clientes podían suscribirse para utilizar las páginas nuevas y transmitir sus comentarios sobre las páginas a través de una encuesta.

La funcionalidad de las nuevas páginas Añadir usuario y Editar usuario es la misma que la funcionalidad de las páginas Crear usuario y Editar usuario anteriores. El formato de las páginas ha cambiado y los campos de dichas páginas se han reorganizado.

El 11 de marzo de 2021, las nuevas páginas Añadir usuario y Editar usuario pasaron a ser las páginas predeterminadas y los clientes tenían la opción de volver a las páginas anteriores.

El 8 de abril, las nuevas páginas Añadir usuario y Editar usuario reemplazaron a las páginas Crear usuario y Editar usuario anteriores para todos los clientes y se eliminó la opción para volver a las páginas anteriores.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios proporcionan una experiencia más simple y eficiente para los administradores de usuarios.

El 25 de marzo, SAP implementó varias mejoras en las páginas de administración de usuarios de SAP Concur, entre las que se incluyen:

• Permitir que los administradores de usuarios seleccionen varios usuarios para activar usuarios y enviar invitaciones por correo electrónico.

• Implementar una alerta en la página Usuarios que indique que la cuenta de un usuario está incompleta.

• Añadir una función a la página Editar usuario que enumera los campos que están incompletos y proporciona un enlace para navegar rápidamente a los campos incompletos.

• Actualizar la página Usuarios para que el administrador de usuarios pueda hacer clic en el apellido del usuario para abrir la página Editar usuario para ese usuario.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios proporcionan una experiencia más simple y eficiente para los administradores de usuarios.

Seguridad

Para garantizar la seguridad continua de nuestros productos y servicios, el certificado SSL de concursolutions.com se actualiza anualmente. El certificado actual se emitió el 14 de abril de 2020 y vencerá cuando SAP Concur emita un nuevo certificado el 26 de mayo de 2021.

Los clientes que no tengan el certificado de vencimiento anclado, no tienen que realizar ninguna acción, ya que el certificado de vencimiento se renovará automáticamente. La mayoría de clientes no tiene el certificado anclado.

La integración de SAP con los clientes de soluciones de Concur (SAP ICS) y todos los demás clientes que tengan el certificado de vencimiento anclado debe actualizarse con el nuevo certificado antes de que el nuevo certificado se emita el 26 de mayo de 2021.

Los clientes que tengan el certificado anclado y no lo actualicen con el nuevo certificado el 26 de mayo de 2021 experimentarán interrupciones en los productos y servicios de SAP Concur.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La renovación anual de certificados proporciona seguridad continua a nuestros productos y servicios.