Editar la lista
En la página Editar lista, puede introducir valores que aparecerán en los campos. En esta página solo se muestran los campos seleccionados y configurados como listas. La adición de valores de lista evita que los usuarios ingresen valores no válidos o con errores en el campo.
Ejemplo
Sus empleados frecuentemente se olvidan de introducir el nombre del proyecto en el formato correcto en sus informes de gastos. El administrador puede especificar los nombres de proyecto en un campo de lista, escribiéndolos o importando una hoja de cálculo. Los usuarios solo pueden seleccionar los nombres de proyecto válidos al rellenar el campo Proyecto. Si el campo Proyecto también se fija como Obligatorio, los usuarios deberán seleccionar un nombre de proyecto válido de la lista antes de enviar el informe.
Las listas también pueden completarse importando una hoja de cálculo, excepto en el caso del campo determinante del código de la cuenta alternativa, que está etiquetado con el sufijo (Código de cuenta). Cada elemento de lista debe tener tanto un nombre de elemento como un código de elemento.
Clientes de QuickBooks únicamente
Si está utilizando la integración financiera de QuickBooks, puede crear campos de lista personalizados para asignarlos a los campos Clase y Cliente en QuickBooks (y un campo Ubicación si está utilizando QuickBooks Online.
Añadir elementos de lista
Antes de crear un campo que tenga forma de lista, se recomienda planificar qué elementos de la lista se incluirán en ella y el orden en el que desea que aparezcan.
Si utiliza códigos de cuenta alternativos, debe crear los elementos de lista para el campo determinante del código de la cuenta manualmente.
Para añadir elementos de lista a una lista de un solo nivel:
En la página Campos personalizados o Añadir nuevo campo , haga clic en Añadir elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en Añadir. Aparecen los campos Nombre de elemento y Código del elemento.
En el campo Nombre de elemento, escriba el nombre del elemento de lista.
En el campo Código de elemento, escriba el código del elemento de lista.
Haga clic en Añadir.
Repita estos pasos para cada elemento de la lista que desee añadir y, a continuación, haga clic en Listo para volver a la página Campos personalizados.
Para añadir elementos de lista a una lista de varios niveles (enlazada):
En la página Campos personalizados o Añadir nuevo campo , haga clic en Añadir elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en Añadir en la sección Primer nivel. Aparecen los campos Nombre de elemento y Código del elemento. La lista de la sección Primer nivel es la lista de nivel superior.
En el campo Nombre de elemento, escriba el nombre del elemento de lista.
En el campo Código de elemento, escriba el código del elemento de lista.
Haga clic en Añadir.
Repita esta operación para cada elemento de la lista que desee incluir en la lista de nivel superior.
Una vez rellenada la lista de nivel superior, seleccione un elemento de lista en la sección Primer nivel (lista de nivel superior) y, a continuación, haga clic en Añadir en la sección Segundo nivel.
En el campo Nombre de elemento, escriba el nombre del elemento de lista.
En el campo Código de elemento, escriba el código del elemento de lista.
Haga clic en Añadir.
Repita esta operación para cada elemento de lista que desee incluir en la lista de segundo nivel para el elemento de lista de nivel superior seleccionado y, a continuación, repita la operación para crear listas de segundo nivel para cada elemento de la lista de nivel superior.
Si tiene una lista de tercer nivel, seleccione un elemento de la lista de segundo nivel y repita los pasos para rellenar la lista de tercer nivel asociada con la lista de segundo nivel seleccionada. Repita esta operación para cada elemento de la lista y para cada nivel de la lista.
Haga clic en Listo para volver a la página Campos personalizados.
Editar elementos de lista
Para editar un elemento de lista:
En la página Campos personalizados, haga clic en Administrar elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en el elemento de lista que desee.
Haga clic en Editar.
Escriba la nueva información.
Haga clic en Guardar y, a continuación, en Listo.
Filtrar elementos de lista
Para filtrar elementos de lista:
En la página Campos personalizados, haga clic en Administrar elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en Elementos de lista: Desactivados. Aparecerá el campo para filtrar.
- En el campo para filtrar, escriba los caracteres por los que desea filtrar. Por ejemplo, si desea filtrar una lista de regiones para mostrar solo las regiones del norte, puede escribir "norte" y solo aparecerán los elementos de lista que contengan "norte".
Haga clic en el icono de la lupa o pulse Intro. Los resultados de la búsqueda con filtro aparecen con el término de filtrado resaltado.
Haga clic en X para eliminar el filtro.
Eliminar elementos de lista
Para eliminar un elemento de lista:
En la página Campos personalizados, haga clic en Administrar elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en el elemento de lista que desee. Si desea borrar un elemento de lista de una sublista que forma parte de una lista de varios niveles, seleccione el elemento o elementos de la lista superior y, a continuación, el elemento de la sublista que desee eliminar.
Haga clic en Eliminar.
En el cuadro de mensaje, haga clic en Eliminary, a continuación, confirme que desea eliminar el artículo haciendo clic en Eliminar en la ventana Eliminar elemento de lista.
Importar elementos de lista
Además de crear elementos de lista manualmente, puede importar elementos de lista desde una hoja de cálculo.
El proceso para importar elementos de lista es el siguiente:
Descarga de la hoja de cálculo de importación de la lista.
Llenado de la hoja de cálculo de importación de la lista.
Carga de la hoja de cálculo de importación de la lista.
Visualización de los resultados de validación del campo inicial.
Visualización de los resultados de la importación.
Paso 1: Descargar la hoja de cálculo de importación de listas
Para descargar la hoja de cálculo de importación de la lista:
En la página Campos personalizados, haga clic en Administrar elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en Importar lista. Aparece la ventana Importación de lista.
En el paso 1, en Para descargar una plantilla de importación de lista, haga clic en el enlace.
Haga clic en Guardar.
- 4. En función del navegador que utilice, el archivo puede descargarse en la ubicación de descarga predeterminada de su navegador o es posible que se le solicite que seleccione una ubicación de descarga.
Paso 2: Rellenar la hoja de cálculo
Listas de un nivel y listas de varios niveles (enlazadas)
La hoja de cálculo para una lista de un solo nivel requiere el nombre y el código de cada elemento de la lista que desee añadir o eliminar mediante la importación. Estos son los mismos valores que introduciría si creara los elementos de la lista manualmente en Campos personalizados en Configuración del producto.
La hoja de cálculo para una lista de varios niveles requiere el nombre del elemento de lista que desea añadir o eliminar, el código del elemento para ese elemento de la lista y los códigos de cualquier elemento de la lista que preceda al elemento de la lista añadido o eliminado de la jerarquía de la lista.
Para una lista de un solo nivel, la hoja de cálculo descargada contiene 3 columnas y 2 filas.
La primera columna, ELIMINAR, se puede utilizar para eliminar los elementos de lista existentes introduciendo una "Y" en la columna ELIMINAR, seguida del nombre y el código del elemento de la lista que desea eliminar.
La segunda y la tercera columnas se pueden utilizar para añadir elementos de lista dejando la columna ELIMINAR en blanco e introduciendo el nuevo nombre y el código de los elementos de lista que desea agregar.
Para una lista de varios niveles, la hoja de cálculo descargada contiene la columna ELIMINAR, la columna del nombre del elemento y las columnas para cada nivel de la jerarquía de la lista.
Por ejemplo, la hoja de cálculo para una lista de varios niveles con 3 niveles contendrá la columna ELIMINAR, la columna NOMBRE (nombre del elemento) y tres columnas Código de elemento: CÓDIGO DE NIVEL 01, CÓDIGO DE NIVEL 02 y CÓDIGO DE NIVEL 03.
El nombre de la lista que corresponde a cada nivel de la jerarquía aparece en la segunda fila de la hoja de cálculo descargada.
Requisitos de formato de importación de listas
La hoja de cálculo de importación de listas de Concur tiene estos requisitos de formato:
Los valores de la fila de cabecera de la hoja de cálculo no deben eliminarse.
Todas las celdas de la hoja de cálculo deben tener un formato de Texto o Número antes de ser cargadas. La configuración de formato de las celdas predeterminada es General.
Si usa esta función, verifique siempre el formato de la celda cuando termine. De ser necesario, seleccione las celdas correspondientes y cambie el formato.
Paso 3: Cargar la hoja de cálculo de importación de listas
La hoja de cálculo de importación de lista se carga en la página Importación de lista.
Para cargar la hoja de cálculo de datos de la lista:
En la página Editar lista, haga clic en Importar lista. Aparece la página Importación de lista.
En la página Importación de lista, haga clic en Seleccionar archivo.
- Seleccione el archivo a importar y luego haga clic en Abrir.
En la página Importación de lista, haga clic en Cargar datos.
Paso 4: Ver los resultados de validación del campo
Después de procesar el archivo cargado, aparece la página Resultados de validación del campo. Si algún elemento de la lista no se ha importado, la página Resultados de validación del campo enumerará las filas de la tabla que no se han podido importar y proporcionará información sobre el motivo del fallo de la importación.
Para visualizar los resultados de validación del campo inicial:
Haga clic en Cargar datos en la página Importación de lista.
En la página Resultados de validación del campo, revise los resultados.
Paso 5: Visualizar los resultados de importación
Una vez que el administrador hace clic en Cargar datos, los elementos de la lista se ponen en cola para la importación. El sistema los procesa lo más rápido posible. Puede llevarle unos minutos al sistema procesar los registros preparados. Si no hay más errores en el procesamiento de los registros, el sistema continuará con la importación.
El administrador puede usar la pestaña Revisar resultados de importación para ver el estado de la importación así como los detalles de esta, incluidos los errores generados, si hubiere. Una vez que el administrador selecciona la fecha, la página muestra el estado de todas las importaciones de esa fecha, el número de registros procesados y el número de registros rechazados. Esta lista se ordena de forma descendente por hora, comenzando por el momento en que el administrador importó el archivo inicialmente.
La página muestra todos los archivos importados en la fecha especificada y en los 10 días previos.
La página Revisar detalles de importación muestra cualquier error que se haya producido durante la importación.
Para ver los resultados de la importación:
Haga clic en Revisar resultados importados. Aparece la página Revisar resultados importados.
En el campo Fecha, introduzca la fecha deseada.
Haga clic en Buscar.
La página Revisar resultados de importación permite a los administradores ver detalles acerca de los registros procesados de un archivo en particular. Aquí el administrador puede ver detalles acerca de:
Registros con errores:La página muestra el número de fila en la hoja de cálculo con el error que evitó que se importe el registro. Las columnas Descripción y Acción que se debe realizar proporcionan la información necesaria para corregir el problema. Estos registros deben corregirse en este archivo y luego deben volver a cargarse.
Registros con advertencias: La página muestra el número de filas en la hoja de cálculo donde el sistema importó el registro correctamente, pero puede haber un problema que el administrador debe investigar. Las columnas Descripción y Acción que se debe realizar proporcionan la información de advertencia. El administrador debe considerar la advertencia y decidir si el problema requiere más investigación. El administrador puede revisar la información de importación usando la interfaz de usuario Gestión de lista y realizar las modificaciones que sean necesarias. Opcionalmente, el administrador puede revisar el registro de lista directamente en el archivo de la hoja de cálculo, hacer las ediciones que sean necesarias allí y luego volver a cargar el archivo corregido.
Registros sin advertencias ni errores: La página muestra el número de fila en la hoja de cálculo donde el sistema importó el registro correctamente.
Ver los detalles de importación
Para ver detalles de importación:
En la ventana Revisar resultados de importación, en Detalles, haga clic en el icono asociado con la plantilla de la lista en la fila deseada.
La página se actualiza y muestra todos los registros con errores.
Seleccione el Tipo de error para mostrar. Los detalles pueden filtrarse para mostrar registros importados sin errores ni advertencias, registros con advertencias, registros con errores o todos los registros.
Revise las columnas Descripción y Acción que se debe realizar para obtener detalles acerca de los errores con los registros.