Proceso de importación de ubicaciones de la compañía
El proceso de importación de ubicaciones de la compañía tiene tres pasos:
Descargar la hoja de cálculo
Rellenar la hoja de cálculo
Cargar la hoja de cálculo
Paso 1: Descargar la hoja de cálculo
El administrador puede descargar y usar la hoja de cálculo de la plantilla para introducir las ubicaciones de la compañía en el formato correcto.
Para descargar la hoja de cálculo de ubicaciones de la compañía:
En la ventana Importar ubicaciones de envío o Importar ubicaciones de facturación, haga clic en Descargar la plantilla de importación.
En la ventana Guardar como, seleccione una ubicación en su computadora para guardar la hoja de cálculo.
Paso 2: Rellenar la hoja de cálculo
La hoja de cálculo de las ubicaciones de la compañía contiene columnas para los posibles campos de datos que se importen.
Campos de importación de ubicaciones de la compañía
Campo | ¿Obligatorio? | Descripción |
|---|---|---|
Nombre | S | Nombre único que identifica una dirección en particular. NOTA: Este es el valor que aparece cuando se selecciona una dirección de envío o de facturación en Perfil > Configuración del perfil > Preferencias de facturas, y cuando se crea una política y se selecciona en valor para Facturación. SUGERENCIA: El sistema utiliza el valor Nombre para buscar la ubicación. Asegúrese de escribir el nombre de la ubicación siempre que se le pida una dirección de envío o de facturación creada con Ubicaciones de la compañía. |
Código de dirección | S | Este es el identificador externo usado por el sistema financiero del cliente para identificar una dirección en particular. NOTA: Este valor es idéntico al campo ID externo utilizado en los sets de registros Facturación y Envío de la importación de orden de compra. |
Dirección 1 | S | Dirección 1 de la dirección completa. |
Dirección 2 | N | Dirección 2 de la dirección completa. |
Dirección 3 | N | Dirección 3 de la dirección completa. |
Ciudad | S | La ciudad en la que se encuentra la dirección. |
Estado/Provincia | N | El estado o la provincia en la que se encuentra la dirección. |
Código postal | S | El código postal de la dirección. |
Código de país | S | El código del país asociado con la dirección. |
Dirección de correo electrónico | N | La dirección de correo electrónico del contacto en la ubicación de la empresa. |
Revisión del archivo final
Antes de importar la hoja de cálculo de las ubicaciones de la compañía, verifique que el formato de la hoja de cálculo sea correcto.
Todas las celdas de la hoja de cálculo de Excel deben tener una designación de Texto o Número antes de ser cargadas. Verifique siempre el formato de la celda cuando haya terminado. Si utiliza la función Reemplazar en Excel, tenga en cuenta que es posible que no mantenga el formato de celda requerido. Las pruebas demostraron que las celdas con formato de texto se convierten en formato general después de usar la función Reemplazar. Si las celdas no tienen formato de texto, la importación fallará. De ser necesario, seleccione las celdas correspondientes y cambie el formato.
Paso 3: Cargar la hoja de cálculo
Una vez completada la hoja de cálculo, puede cargarse en Factura estándar. Para cargar la hoja de cálculo:
Haga clic en Administración > Configuración de facturas o Configuración de gastos y facturas > Ubicaciones de la compañía (en la sección Grabación de gasto).
Seleccione la pestaña Envío o Facturación.
Haga clic en Importar. Aparece la ventana Importar ubicaciones de envío o Importar ubicación de facturación.
Haga clic en Examinar para ubicar el archivo en su equipo local.
Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.
Haga clic en Importar.