La página Envío masivo permite al administrador importar configuraciones de envío masivo para informes que usted envía en forma masiva. Este paso aparece únicamente si compró Intelligence.

El proceso de Importación masiva consta de cuatro pasos:

1. Descarga de la plantilla de Envío masivo

2. Llenado de la plantilla de Envío masivo

3. Carga de la plantilla de Envío masivo

4. Visualización de los resultados de importación

Paso 1: Descarga de la plantilla de Envío masivo

El administrador puede descargar y usar la hoja de cálculo de la plantilla para introducir datos de envío masivo en el formato correcto.

Para descargar la hoja de cálculo:

1. En la página Configuración de informes, haga clic en la pestaña Envío masivo.

2. En la pestaña Envío masivo, haga clic en el enlace de la plantilla de Envío masivo.

3. Seleccione Guardar en el cuadro de diálogo Descarga de archivo.

4. Seleccione la ubicación en su computadora en la que quiere guardar la hoja de cálculo.

Puede descargar una hoja de cálculo de muestra con datos de usuario here (sólo inglés).

Paso 2: Llenado de la hoja de cálculo

La hoja de cálculo de Envío masivo contiene columnas para que importen los campos de datos. Todos los campos son obligatorios. Los valores de las filas de cabecera de la hoja de cálculo (filas 1 y 2) no deben eliminarse.

Campos de envío masivo

Revisión del archivo final

Antes de importar la hoja de cálculo del usuario, verifique que el formato de la hoja de cálculo sea correcto.

Todas las celdas de la hoja de cálculo de Excel deben tener una designación de Texto o Número antes de ser cargadas. Verifique siempre el formato de la celda cuando haya terminado. Si utiliza la función Reemplazar en Excel, tenga en cuenta que es posible que no mantenga el formato de celda requerido. Las pruebas demostraron que las celdas con formato de texto se convierten en formato general después de usar la función Reemplazar. Si las celdas no tienen formato de texto, la importación fallará. De ser necesario, seleccione las celdas correspondientes y cambie el formato.

Paso 3: Carga de la hoja de cálculo de Envío masivo

La hoja de cálculo se carga en la pestaña Envío masivo.

Para cargar la hoja de cálculo:

1. En la pestaña Envío masivo, haga clic en Examinar.

2. Navegue hasta la ubicación correcta y seleccione la hoja de cálculo de envío masivo para cargar.

3. Haga clic en Abrir.

4. En el panel Envío masivo, haga clic en Importar.

Paso 4: Visualización de los resultados de importación

Los resultados de la Importación de envío masivo se muestran una vez que se haya completado la Importación de envío masivo. La pestaña Envío masivo permite a los administradores ver los resultados del proceso de Importación de envío masivo. Los resultados del proceso muestran el número total de registros procesados, la cantidad de registros procesados correctamente, los errores asociados con la importación (si hubiere) y los registros que no se importaron correctamente.

Un registro puede importarse de manera incorrecta por tres motivos:

1. El registro no tiene todos los campos del archivo de importación completos. Todos los campos son obligatorios, por lo que los campos vacíos generan error.

2. Se proporcionó un ID de empleado no válido. Los ID de empleados introducidos en la plantilla de Envío masivo deben coincidir con un usuario válido. Consulte el campo de ID de empleado o del Nombre del proveedor de QuickBooks en la página Usuarios para conocer los valores del ID de empleado.

3. Hay registros duplicados en el archivo de importación. En este caso, se importa el primer registro y no se importan los registros duplicados subsiguientes.