En la página Añadir nuevo campo, puede crear campos personalizados para la información financiera de la que desea realizar un seguimiento. Después de revisar los campos predeterminados en los formularios de SAP Concur para registros de empleados, gastos, facturas, etc., es posible que le falten algunos datos que necesita controlar. Puede añadir un campo personalizado a estos formularios para capturar los datos. Puede crear hasta doce campos personalizados.

Normalmente, los empleados pueden introducir valores para campos personalizados en los informes de gastos o facturas. Los datos de campo personalizado pueden formar parte del extracto de la contabilidad o de la contabilización financiera de SAP Concur al sistema contable. Al añadir un campo personalizado, este se añade de forma predeterminada a todos los formularios como Opcional. Si lo desea, puede ajustar la visibilidad en la página Gestionar visibilidad. Esta flexibilidad le permite mostrar un campo personalizado en algunos campos y ocultarlo en otros. Por ejemplo, puede configurar un campo personalizado para que aparezca en los formularios de factura, pero no en los formularios de gastos.

Los campos personalizados que cree aparecerán en todos los formularios que siguen de forma predeterminada:

Gasto:

• Página Información de gastos en Configuración del perfil

• Encabezado del informe de gastos

• Página de entrada de gastos

• Página de asignación de entradas de gastos

Factura:

• Página Información de factura en Configuración del perfil

• Encabezado de la factura

• Elemento de línea de factura

Solicitud:

• Página Información de solicitud en Configuración del perfil

• Encabezado de la solicitud

• Página de asignación de solicitudes

Cuando un empleado crea un nuevo informe de gastos o factura, los valores de campo personalizado se copian del formulario de empleado al informe de gastos o factura. Este proceso de copia se produce cada vez que un empleado crea un nuevo informe de gastos o factura.

Del mismo modo, el valor del informe o factura se copia a los elementos de línea de los nuevos gastos o de factura. Otro nivel de copia se produce cuando los elementos de línea de gastos o factura están asignados. Los empleados pueden modificar los valores copiados a menos que fije el campo como de solo lectura.

Ejemplos:

• Quiere asignar un centro de coste a cada empleado para poder realizar un seguimiento de los gastos de ese centro de coste. Para ello, debería crear un campo personalizado Centro de coste, y hacer que sea de Solo lectura en los formularios de gastos. De este modo se garantiza que los datos se incluyan en el formulario con fines de seguimiento, pero que el empleado no pueda modificarlos.

• Quiere controlar si los gastos son facturables y a qué proyecto pertenecen. En la página Añadir nuevo campo, haga clic en Casilla de verificación. En el campo Nombre de campo, seleccione ¿Es facturable?, a continuación, haga clic en el botón Añadir.

• Desea realizar un seguimiento de los gastos por departamento. En la página Añadir nuevo campo, haga clic en Lista. En el campo Nombre de campo, escriba Departamento, a continuación, haga clic en Añadir. En la página de confirmación Añadir nuevo campo, haga clic en Añadir elementos de lista para acceder a la página Editar lista para introducir los departamentos.

Añadir nuevo campo

La página Añadir nuevo campo le permite añadir los tipos de campo siguientes:

• Lista

• Lista de varios niveles (consulte la sección Añadir listas de varios niveles en este tema)

• Texto sin formato

• Casilla de verificación

Puede crear hasta 12 campos personalizados, que pueden crearse escribiendo un nombre de campo personalizado o seleccionando de una lista de sugerencias. Al crear campos, se recomienda planificar los campos que necesita antes de crearlos. Tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Cuántos campos necesita?

• ¿Qué tipos de campo son mejores para cada campo?

  • Las listas son más consistentes y registrables, pero debe actualizarlas.

  • Los campos de texto sin formato son útiles si hay muchos valores que cambian con frecuencia.

• ¿Qué etiquetas o nombres indican mejor el propósito del campo?

  • Los nombres de campo o de etiquetas deben ser tan claras como sea posible para proporcionar una ayuda adecuada para los empleados en lo que deben introducir.

• ¿Qué valores necesita para completar los campos de lista?

• ¿Qué orden desea que muestre cada valor de campo de lista?

• ¿Necesita una lista de varios niveles (compuesta de dos o más niveles) para asegurarse de que el empleado selecciona un valor en la lista principal antes de que pueda seleccionar un valor en una lista de subnivel o inferior?

Para añadir un campo de lista:

1. En la página Campos personalizados, haga clic en Añadir un campo personalizado para acceder a la página Añadir nuevo campo.

2. Haga clic en Lista.

3. En la sección ¿Qué nombre desea ponerle a la sección de lista?, en la lista Nombre de campo, seleccione o escriba un nombre de campo que desee utilizar como etiqueta cuando se visualice el campo.

4. Haga clic en Añadir. Un mensaje confirma que se ha añadido un nuevo campo.

5. Ahora puede optar por añadir valores de lista a un campo, añadir otro campo personalizado o volver a la página Campos personalizados.

6. Si selecciona añadir otro campo nuevo, aparecerá un mensaje en la página informando de cuántos campos personalizados le quedan disponibles.

7. Si está listo para configurar el campo, vuelva a la página Campos personalizados en la que verá el nuevo campo.

Para añadir un campo de texto sin formato:

1. En la página Añadir nuevo campo haga clic en Texto sin formato.

2. En la sección ¿Qué nombre desea ponerle al campo de texto?, escriba el nombre del campo personalizado o seleccione un nombre de campo de la lista.

3. Haga clic en Añadir. Un mensaje confirma que se ha añadido un nuevo campo de texto.

4. Ahora puede seleccionar añadir otro campo personalizado o volver a la página Campos personalizados.

Para añadir un campo de casilla de verificación:

1. En la página Añadir nuevo campo, haga clic en Casilla de verificación.

2. En la sección ¿Qué nombre desea ponerle a la casilla de verificación?, escriba el nombre del campo personalizado o seleccione un nombre de campo de la lista.

3. Haga clic en Añadir. Un mensaje confirma que se ha añadido un nuevo campo de texto.

4. Ahora puede seleccionar añadir otro campo personalizado o volver a la página Campos personalizados.

Añadir listas de varios niveles

Una lista de varios niveles es un conjunto de hasta cinco campos de lista que dependen los unos de los otros. El elemento de lista seleccionado en el primer campo de lista determina qué elementos están disponibles en el segundo campo de lista y así sucesivamente. Las listas de varios niveles están configuradas en la página Editar lista. Las listas de varios niveles aparecen en una sola fila en la página Campos personalizados.

Ejemplo

Desea que sus empleados introduzcan la información de región y departamento de sus gastos. Necesita que los departamentos disponibles varíen en función de la región que seleccionan los usuarios. En la página Añadir nuevo campo, creará una lista de varios niveles con Región como la primera lista o la superior y Departamento como la lista inferior o de subnivel. Haga clic en Añadir para enlazar las listas en forma de jerarquía, de varios niveles. Los campos se visualizarán en los formularios que tengan el campo Región en primer lugar y el campo Departamento a continuación. Al crear informes de gastos, los usuarios no podrán seleccionar de la lista Departamento sin seleccionar antes de la lista Región.

Para añadir un campo de lista de varios niveles:

1. En la página Añadir nuevo campo, haga clic en Lista de varios niveles.

2. Haga clic en Añadir.

3. En la sección Utilizar listas de varios niveles, se recomienda leer primero la información en la página y visualizar el diagrama de lista de varios niveles.

4. Haga clic en Siguiente.

5. En el campo 1. Nombre de campo, escriba o seleccione una etiqueta de campo para la lista.

6. En el campo 2. Nombre de campo, escriba o seleccione una etiqueta de campo para la lista de subnivel.

7. Haga clic en el icono Añadir otro nivel, si necesita añadir más niveles de lista. Puede añadir hasta cinco niveles de lista.

8. Haga clic en Eliminar para eliminar un nivel de lista.

9. Una vez que haya creada la estructura, haga clic en Añadir.

10. Haga clic en Añadir elementos de lista para añadir selecciones de lista para los campos nuevos. Aparece la página Editar lista. Los nuevos campos de lista de varios niveles aparecen en la página Campos personalizados en una sola fila.

Mover campos

Después de crear los campos personalizados que necesita, puede modificar el orden en que se visualizan en la página Campos personalizados cambiando a Vista avanzada.

Para mover campos:

1. En la página Campos personalizados, haga clic en Cambiar a vista avanzada.

2. Para cambiar la posición de un campo de la lista, haga clic en las flechas arriba y abajo de la fila del campo que desea mover.

Borrar campos

Si decide borrar un campo, tenga en cuenta que los datos que contiene el campo se borrarán de forma irreversible y no se podrán recuperar.

Para borrar campos:

1. En la página Campos personalizados, haga clic en Eliminar en la fila del campo que desea eliminar.

2. Seleccione la casilla de verificación para confirmar que entiende que la eliminación del campo borrará irreversiblemente todos los datos asociados con ese campo.

3. Haga clic en Borrar de forma permanente para eliminar el campo.