Categoría de presupuesto

Es un grupo de tipos de gastos desde el que se gestionan los presupuestos.

Moneda del presupuesto

Es la moneda de un elemento presupuesto. Los elementos de presupuesto siempre se muestran en su moneda de presupuesto y tendrán prioridad sobre la configuración de moneda de Configuración de perfil. Los elementos de gastos se convierten a la moneda de presupuesto en función de la fecha de envío o la fecha de factura/gasto. Las facturas, solicitudes de compra, informes de gastos o solicitudes de autorización reales no se convierten.

Panel de control de presupuesto

El panel de control muestra el presupuesto gastado hasta la fecha, incluido el gasto aprobado previamente, a través de un presupuesto de aprobador, y los administradores de presupuestos pueden ver sus presupuestos y tomar decisiones de presupuestos informadas.

Elemento de presupuesto

Es el presupuesto anual, incluido el año fiscal, el responsable del presupuesto, el nombre del presupuesto y la descripción.

Periodo de presupuesto

Forma parte del elemento de presupuesto. En función del tipo de período del elemento de presupuesto, el elemento de presupuesto tiene uno o más períodos de presupuesto. Cada período de presupuesto está asociado a un período fiscal y tiene un importe de presupuesto para dicho período fiscal y elemento de presupuesto.

Seguimiento de presupuesto

Los campos de seguimiento de presupuestos son copias de los campos personalizados definidos en la configuración del producto. Si es necesario un nuevo campo de seguimiento de presupuestos, los administradores pueden añadir un campo personalizado en la configuración del producto y, a continuación, un campo de seguimiento de presupuestos se añade automáticamente con el mismo nombre en la configuración del presupuesto. Estos campos de seguimiento de presupuestos aparecen en la pestaña Campos de seguimiento de presupuestos (opcional) en Elementos de presupuesto, donde se puede especificar un valor para el campo de seguimiento de presupuestos que se asociará con elemento de presupuesto. Los campos de seguimiento de presupuestos en las versiones estándar se limitan a los campos definidos como campos personalizados.

Jerarquía de administradores

Una jerarquía de administradores consta de los administradores a los que los usuarios informan de manera directa o indirecta. Si un usuario o administrador ha definido un administrador de presupuesto para un elemento de presupuesto, los elementos de gastos se asignan al elemento de presupuesto si el responsable del envío de los elementos de gastos lo informa a uno de los administradores enumerados en la pestaña Gestionar administradores (opcional) del elemento de presupuesto.

Los administradores enumerados en la pestaña Gestionar administradores (opcional) tienen el rol de administrador/aprobador de presupuesto.

NOTA: Para ver la ficha Gestionar los administradores (opcional), el administrador debe haber seleccionado (activado) esta opción en Configuración de presupuesto.

Criterios coincidentes

Los informes de gastos, las facturas, las solicitudes de compra y las solicitudes de autorización pueden coincidir con uno o varios elementos de presupuesto. Los criterios de coincidencia son los siguientes:

• Cuando un tipo de gasto de un elemento de línea o asignación coincide con una categoría de presupuesto de un elemento de presupuesto

  • Si un elemento de presupuesto no tiene una categoría de presupuesto, se acepta cualquier tipo de gasto para la coincidencia.

• Cuando el emisor de la factura, solicitud de compra, informe de gastos o solicitud de autorización informa a uno de los aprobadores de presupuestos enumerados en una jerarquía de administradores de un elemento de presupuesto.

  • Si un elemento de presupuesto no tiene una jerarquía de administradores, se aceptan los elementos de cualquier usuario, independientemente de la estructura organizativa

• Cuando una fecha de transacción de informe de gastos, fecha de solicitud de compra, fecha de factura de solicitud de pago o fecha fin de solicitud de autorización caen dentro de un período fiscal que está asociado a un período de presupuesto

  • Si el período fiscal está marcado como inactivo, el elemento de gastos coincidirá con el siguiente período fiscal activo

  • Si no hay períodos fiscales futuros activos, el elemento de gastos no coincidirá con un elemento de presupuesto

Tipo de período

Cada elemento de presupuesto tiene un tipo de período. El tipo de período determina el nivel de control de un elemento de presupuesto. Los administradores pueden seleccionar Anual, Trimestral o Mensual.

Por ejemplo: Si los administradores seleccionan mensual como tipo de período, se deben introducir el elemento de presupuesto y los importes de presupuesto para cada período mensual. Los elementos de presupuesto se visualizan en los paneles de control del presupuesto para cada mes, y el presupuesto restante utiliza importes de presupuesto mensual con base a "Utilizar o perder".

Elemento de gastos

Es un elemento específico que consume una parte de un presupuesto, como por ejemplo, una asignación de gastos, un elemento de gasto, una asignación de factura, un elemento de línea de factura, una asignación de solicitud de compra, un elemento de línea de solicitud de compra, solicitar gastos previstos o solicitar segmento.

Un elemento de gastos puede hacer referencia a uno o varios elementos de presupuesto.