Administración

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para los correos electrónicos salientes de nuestros servicios a los usuarios de SAP Concur. Debido a esto, las empresas que filtran el correo electrónico entrante según la dirección IP de envío deben añadir las nuevas direcciones IP a su lista de remitentes seguros para garantizar que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Inicialmente, el problema que se describe aquí solo afectaba a las empresas que utilizaban Concur Expense. A partir de enero, el correo electrónico de otros servicios de SAP Concur (por ejemplo, Travel y Concur Pay) pasará a la nueva infraestructura de correo electrónico.

Seguiremos añadiendo otros servicios. Supervise las notas de versión para obtener más información sobre la programación de los cambios adicionales.

Todas las empresas deben tomar las medidas necesarias para proteger la información personal o confidencial de sus empleados. Según las prácticas recomendadas de seguridad, recuerde que los campos personalizados no deben contener datos personales o confidenciales.

Siguientes pasos

Si su empresa actualmente utiliza campos personalizados para almacenar información personal o confidencial (por ejemplo, números de la seguridad social, nombres de miembros de la familia o cualquier otra información de identificación personal), debe planificar la eliminación de esta información de los campos existentes dentro del servicio y modificar la configuración actual.

Para obtener información adicional, consulte Preguntas más frecuentes (solo inglés).

Presupuesto

Los flujos de trabajo ahora están disponibles para el presupuesto. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta las facturas, los informes de gastos y las solicitudes a través de los pasos de aprobación y procesamiento. La función de flujo de trabajo flexible para Presupuesto que ofrece SAP Concur, permite a las empresas diseñar flujos de trabajo específicamente adaptados a sus necesidades únicas.

Sin la revisión del presupuesto, los presupuestos pueden consumirse completamente bien antes del final de un período o año, lo que deja a una organización con opciones limitadas y a los responsables de presupuestos con, por ejemplo, presupuestos excedidos. Además, el gasto anticipado significa que el gasto más importante (para la organización) se reducirá porque el gasto menos importante consumió el presupuesto desde el principio.

La combinación de la revisión del presupuesto en el flujo de trabajo agrega valor. Las reglas de auditoría y las reglas de pasos del flujo de trabajo pueden ayudar a las organizaciones a agregar controles cuando tiene sentido ajustar las necesidades específicas de una organización.

Igualmente importante es la determinación cuando un elemento de gasto se considera comprometido con un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, el compromiso es cuando se paga un elemento de gasto; pasó por la mayoría, si no todos los pasos de aprobación. En otras organizaciones, el compromiso se produce mucho antes. Tan pronto como se aprueba una solicitud de compra o una solicitud de autorización, se considera comprometida.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporcionará a los clientes el control sobre el gasto presupuestario para, por ejemplo, evitar presupuestos excedidos demasiado pronto en un período o año presupuestario.

Expense Pay

Los productos Expense Pay (clásico) de SAP Concur ejecutan pagos asociados con el procesamiento de informes de gastos. Para asegurar la conformidad con los requisitos legales siempre cambiantes, adaptados a los mercados de diversas regiones, SAP Concur ha contratado a interlocutores de procesamiento de pagos de terceros dedicados y experimentados y ha desarrollado un producto de pago novedoso: Expense Pay – Global

Como ya se ha anunciado en estas notas de la versión (Septiembre de 2017), en el futuro, SAP Concur utilizará un producto de Expense Pay utilizar para ofrecer servicio de su empresa en cualquier parte del mundo. El producto Expense Pay – Global de SAP Concur reemplazará nuestras ofertas de Expense Pay (clásico) existentes (incluidos NA Pay, EMEA Pay y APA Pay). Para los clientes de SAP Concur que dispongan deExpense Pay , Expense Pay – Global , será nuestro siguiente producto. Con esta notificación se inicia nuestro largo proceso en todos los productos de Expense Pay (clásico) existentes.

EXPENSE PAY – AMÉRICA DEL NORTE SUNSET DATE: 1 DE SEPTIEMBRE DE 2019

Más de 4000 clientes ya se han migrado a Expense Pay – Global. Los clientes que pagan en USD y CAD deben cambiar la suscripción del servicio de depreciación, de "Expense Pay: América del Norte" a "Expense Pay: global" antes de la fecha de retirada, el 1 de septiembre. Expense Pay – Global admite , CAD, GBP y Euro actualmente. Los clientes que utilicen otras monedas en el Expense Pay clásico no están obligados a migrar dichas monedas este año, pero se les recomienda empezar el proceso de migración. Contacte con paymigration@concur.com para acordar y planificar su migración.

EXPENSE PAY: AMÉRICA DEL NORTE Y EXPENSE PAY: LIMITACIONES EMEA

SAP Concur no permite a los clientes añadir las siguientes monedas con el producto clásico: Dólares de Estados Unidos, dólares canadienses, pesos mexicanos, Euro, francos suizos, coronas danesas, coronas suecas o libras esterlinas. Si un cliente ya ha implementado y está utilizando estas monedas con el producto clásico, también puede continuar utilizándolas hasta que se migren a la nueva plataforma o hasta la fecha de vencimiento definida.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La oferta Expense Pay – Global actualiza las mejores prácticas del sector para la funcionalidad del procesamiento de pago en SAP Concur.

Transporte público japonés (JPT)

Se han realizado cambios de mantenimiento rutinario en la base de datos de estaciones y líneas del transporte público japonés (JPT), como ampliaciones, cambios de nombre y eliminaciones.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Las listas de Concur Expense siguen reflejando las estaciones y líneas actuales de JPT.

Idiomas

Previamente, el paquete de país indonesio venía solo en inglés. El paquete de país indonesio ahora incluye indonesio además de inglés. El soporte en idioma indonesio está disponible para clientes nuevos y existentes que tengan el paquete de país indonesio.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta ampliación proporciona una mayor funcionalidad a empresas globales.

Gastos de última generación

Actualización: Para responder y aprovechar los comentarios de los clientes, y alinearse con el compromiso de SAP Concur de garantizar una transición fluida y exitosa, estamos trabajando en una estrategia de implementación revisada para el gasto de próxima generación.

SAP Concur está comprometido con la mejora continua de nuestros productos, no solo las funciones que proporcionan, sino también la experiencia de utilizar esas funciones. La manera en que los usuarios interactúan con la tecnología cambia con el tiempo, junto con las necesidades y las expectativas. Estamos escuchando constantemente a nuestros clientes y pidiéndoles su opinión sobre cómo podemos mejorar la experiencia de usuario.

La última generación de Gastos es la evolución continua de la experiencia de usuario de SAP Concur. Se ha creado a partir de una investigación de usuario exhaustiva y del análisis de datos que incluyen 680 conversaciones individuales, 58 estudios de facilidad de uso, 3.000+ respuestas en encuestas y 1,3B acciones de usuario mensuales.

Los clientes tendrán la posibilidad de previsualizar y luego elegir si desean comenzar a utilizar la última generación de Gastos antes de la fecha de inicio obligatoria.

Propósito comercial/beneficio del cliente: El resultado es la última generación de la interfaz de usuario de Gastos que se ha diseñado para proporcionar una experiencia de usuario moderna, optimizada y consistente. Esta tecnología no solo proporciona una interfaz de usuario mejorada, sino que también permite que SAP Concur pueda reaccionar más rápidamente a las solicitudes de los clientes para adaptarse a los cambios de las necesidades según se producen.

Administración

Los clientes tendrán que acceder a productos y servicios SAP Concur mediante los siguientes dominios:

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

El cambio está previsto para el 8 de junio de 2019.

SAP Concur recomienda a los clientes migrar a uno de los dominios en cuanto sea conveniente, si no están utilizando ya alguno.

Póngase en contacto con appsec@sap.com para cualquier duda acerca de este cambio.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio permitirá a los clientes acceder a servicios SAP Concur de manera consistente y segura.

Autenticación

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

SAP Concur tendrá una nueva función Olvidó su contraseña añadida a la página Inicio de sesión de SAP Concur en la que se proporciona una experiencia de inicio de sesión actualizada para los usuarios que inicien sesión con las credenciales de nombre de usuario y contraseña.

Actualmente, según la configuración de la empresa, poría haber muchas opciones disponibles para el proceso de contraseña olvidada. Cuando la función Contraseña olvidada está disponible (prevista para el 11 de mayo), dichas opciones adicionales se eliminarán. Estas son:

• Preguntas de seguridad: Los usuarios ya no recibirán peticiones de pregunta de seguridad para la autenticación de inicio de sesión.

• Texto en página: El texto personalizado para empresa ya no visualizará.

• Recordatorios de contraseña: La opción Envíenme un mensaje electrónico con el recordatorio de mi contraseña ya no estará disponible.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función ofrece una mayor seguridad para contraseñas de usuario y simplifica la experiencia del usuario.

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

SAP Concur planea agregar una nueva página Inicio de sesión que proporciona una experiencia de inicio de sesión actualizada para los usuarios que inician sesión con credenciales de nombre de usuario y contraseña. Los actuales usuarios de Inicio de sesión único (SSO) podrán iniciar el proceso de inicio de sesión SSO en www.concursolutions.com. Esta función está prevista para el 2019.

Esta nueva función de la página de inicio de sesión incluye lo siguiente:

• Inicio de sesión en dos pasos: proporciona seguridad mejorada, cumple con los estándares actuales de la industria y proporciona una mejor tasa de éxito de inicio de sesión

• Inicio de sesión de varias cuentas: permite que los administradores inicien sesión con varias cuentas (previsto para una versión futura)

• Avatar de usuario: mejora la experiencia del usuario (previsto para una versión posterior)

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona una mejor seguridad y una experiencia más rápida y conveniente para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

El campo de contraseña en los sets de registros 100, 300, 305 y 310 ya no se utilizará para actualizar o restablecer en masa las contraseñas de los usuarios. SAP Concur modificará la funcionalidad en las importaciones de modo que el campo de contraseña solo se utilizará cuando se cree una cuenta de usuario. El campo ya no se utilizará para actualizar o restablecer en masa las contraseñas de usuario. Las funciones de actualización y restablecimiento de contraseña en el registro 100 ya no se utilizará.

Este cambio tiene efecto en la importación de empleados y las funciones de importación de usuarios.

IMPORTACIÓN DE EMPLEADOS

El campo de contraseña seguirá disponibles en los sets de registros 100, 300, 305 y 310, pero solo se leerán durante la importación inicial del archivo o cuando se cree un nuevo usuario en el sistema. Los usos posteriores de este campo serán ignorados por el sistema. Las funciones de actualización y restablecimiento de contraseña en el registro 100 ya no se utilizará.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Shared:: Employee Import User Guide for Concur Standard Edition(solo en inglés).

IMPORTACIÓN DE USUARIOS

El campo de la contraseña seguirá disponible en la plantilla Excel descargable, pero solo se leerá durante una importación inicial del archivo o cuando se crea un nuevo usuario en el sistema. Los usos posteriores de este campo serán ignorados por el sistema.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Shared:: User Setup Guide for Concur Standard Edition (solo en inglés).

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio proporciona una mayor seguridad para contraseñas de usuario.

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

El inicio de sesión único permite a los usuarios acceder a múltiples aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para iniciar sesión: con un nombre de usuario y contraseña o el uso de SSO con credenciales de proveedor de identidad (IdP), como las credenciales de inicio de sesión de un usuario para su organización.

SAP Concur planea agregar una función Administrar inicio de sesión único (SSO) a productos SAP Concur que brinda a los clientes una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización. SSO se admite actualmente para Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request y Concur Travel.

La nueva función Administrar inicio de sesión único (SSO) es una herramienta de sustitución para clientes que utilizan la configuración SSO existente y una herramienta nueva para clientes que ahora desean implementar SSO en su organización. La configuración SSO existente y la herramienta de autoservicio SSO nueva estarán disponibles hasta que todos los usuarios se hayan migrado a la nueva herramienta de autoservicio SSO.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta versión inicial.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO.

Comprobantes electrónicos

Como parte de nuestro compromiso continuo con los comprobantes electrónicos y el informe de gastos fácil de utilizar, se están diseñando de nuevo los comprobantes electrónicos aéreos generados por SAP Concur en función de los datos de un billete y un cupón de GDS y algunas transaciones de TripLink.

Beneficio del usuario/cliente: Este cambio lleva los comprobantes electrónicos al formato estándar de comprobante electrónico de SAP Concur, brindando a los usuarios una experiencia más consistente en Concur Expense. El formato también es más conveniente para aquellos usuarios que trabajan en NextGen Expense. Este cambio también elimina un problema de rendimiento / estabilidad para los usuarios finales que, en ocasiones, no verían los nuevos comprobantes electrónicos aéreos tan rápido como deberían.

Comprobantes

SAP Concur pronto permitirá la conversión de comprobantes en papel en copias digitales con valor legal. La digitalización de comprobantes brindará a los clientes de SAP Concur la capacidad de convertir un recibo en papel en una copia digital legal de acuerdo con las autoridades regulatorias o gubernamentales de su país.

Una vez que esté disponible para la versión general, esta función estará disponible para los nuevos clientes y los clientes existentes en Francia y para aquellos que tienen configuraciones en Francia. Se incluirán países adicionales en versiones futuras.

La función de digitalización de comprobantes requiere que los usuarios utilicen la IU de NextGen Expense. Se recomienda que los clientes migren a la IU de NextGen Expense antes de activar este servicio.

Para capturar imágenes de comprobantes legales, los clientes también deben usar la aplicación móvil SAP Concur y pueden usar ExpenseIt con la aplicación móvil, aunque ExpenseIt no es obligatorio.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona una opción de comprobante sin papel que cumple con los requisitos y regulaciones locales para el papel en el procesamiento y cumplimiento del comprobante de impuestos digital.