Admin.

SAP Concur har i flere måneder vist en produktbemærkning om de opdaterede e-mailmeddelelser. Vær opmærksom på, at vi ophører med at vise denne produktbemærkning efter denne måned.

VIGTIGT

Vær opmærksom på følgende:

• Vær opmærksom på, at e-mailindholdet ikke er ændret - kun udseendet er blevet opdateret.

• Ændringerne vises med tiden. Hvert produktteam (Expense, Invoice, Travel osv.) beslutter, hvornår det nye format skal bruges. Tidspunktet baseres på ressourcetilgængelighed og prioriteten af andre planlagte forbedringer.

• Forvent ikke, at alle produkt-e-mails ændrer sig på samme tidspunkt. Fx vil godkendelses-e-mailen for Expense måske være først, og derefter følger andre Expense-meddelelser.

• Der er ingen slutdato tildelt til projektet. Forvent, at ændringerne kan tage længere tid end et år.

SAP Concur skifter til en ny e-mailinfrastruktur for udgående e-mails fra vores services til SAP Concur-brugere. På baggrund af dette skal virksomheder, som filtrerer indgående e-mails på baggrund af afsenderens IP-adresse, tilføje de nye IP-adresser til deres liste over sikre afsendere for at sikre, at deres brugere modtager e-mails fra SAP Concur.

Oprindeligt berørte det problem, som beskrives her, kun virksomheder, der bruger Concur Expense. Fra januar vil e-mail fra andre SAP Concur-tjenester (som Concur Travel og Concur Pay) blive flyttet til den nye e-mailinfrastruktur.

Vi vil fortsætte med at tilføje andre services i første kvartal af 2019. Du skal overvåge produktbemærkningerne for at få flere oplysninger om yderligere ændringer.

Brugere af Concur Open og Personalized Concur Open kan abonnere på e-mailmeddelelser om de SAP Concur-produkter, de bruger. Som del af abonnementsprocessen sender SAP Concur en bekræftelses-e-mail til brugeren. Brugeren skal klikke på Bekræft i e-mailen for at modtage meddelelserne.

Det ser ud til, at nogle brugere ikke afslutter bekræftelsestrinnet, så SAP Concur har tilføjet en påmindelse til abonnementssiden.

Se faktaarket Personalized Concur Open for at få flere oplysninger om Personalized Concur Open.

For at sikre den vedvarende sikkerhed af vores produkter og tjenester har SAP udstedt et nyt SSL-certifikat til concursolutions.com Det nuværende certifikat udløber den 16. marts 2019.

Alle kunder, der har fastgjort dette udløbende certifikat, skal opdatere til det nye certifikat inden den 16. marts 2019. Hvis det fastgjorte certifikat ikke er opdateret inden den 16. marts 2019, vil din organisation og dine brugere opleve afbrydelser af SAP Concurs produkter og tjenester.

Kunder, der ikke har fastgjort certifikatet, behøver ikke at gøre noget, da det nye certifikat opdateres automatisk. De fleste kunder fastgør ikke certifikatet.

Bemærk: For at forbedre vores program for sikkerhed og overholdelse af regler opdateres dette certifikat årligt.

Forretningsformål/kundefordele: Denne opdatering sikrer den vedvarende sikkerhed af vores produkter og tjenester.

Alle virksomheder skal træffe rimelige forholdsregler for at beskytte personlige og følsomme medarbejderoplysninger. I henhold til anbefalet, sikkerhedsrelateret bedste praksis skal du huske, at brugerdefinerede felter ikke må indeholde personlige og følsomme oplysninger.

NÆSTE TRIN

Hvis din virksomhed aktuelt anvender brugerdefinerede felter til at gemme personlige eller følsomme oplysninger (fx CPR-nummer, navne på familiemedlemmer eller andre oplysninger til identifikation), skal du planlægge at fjerne disse oplysninger fra eksisterende felter i tjenesten og ændre den aktuelle konfiguration.

Du kan få flere oplysninger i FAQ (kun på engelsk).

Expense Pay – Global

Expense Pay – Global-kunder med finansieringskonti, der bruger Bambora som betalingsbehandlingspartner, kan nu manuelt starte en debiteringstesttransaktion (ofte kaldet en penny-test) for Bambora-finansieringskonti, der er Accepteret (status).

Testen debiterer et beløb på 0,01 i finansieringskontoens valuta (EUR, GBP, USD eller CAD) fra finansieringskontoen og krediterer det tilbage til finansieringskontoen.

Finansieringskontoen skal opfylde følgende krav for at bruge den nye debiteringstestknap:

• Betalingsbehandlingspartneren skal være Bambora.

• Finansieringskontoens status skal være Accepteret.

• En finansieringskonto må ikke være suspenderet på grund af en finansieringsfejl via Bambora.

Forretningsformål/kundefordele: Debiteringstesten giver kunder mulighed for at bekræfte, at betalingsbehandleren (Bambora) kan debitere deres finansieringskonto, og at finansieringskontoen allerede bruges til at betale medarbejdere og firmakort. En kunde kan gennemse sin kontoudskrift med banken for at bekræfte en debitering på 0,01 fra Bambora, inden en ny finansieringskonto tildeles til et medarbejder- eller kortbatch.

Expense Pay

SAP Concurs klassiske Expense Pay-produkter gennemfører betalinger, der er knyttet til behandling af udgiftsafregninger. For at sikre overholdelse af alle lovmæssige krav, der konstant ændres for at blive tilpasset til geografisk adskilte markeder, har SAP Concur indgået samarbejde med dedikerede og erfarne eksterne betalingsbehandlingspartnere om at udvikle et tidssvarende betalingsprodukt: Expense Pay - Global

Som tidligere annonceret i disse produktbemærkninger (september 2017) vil Concur fremadrettet bruge samme Expense Pay-produkt til at servicere dine forretninger overalt i verden. SAP Concurs produkt Expense Pay – Global erstatter vores eksisterende Expense Pay-tilbud (herunder NA Pay, EMEA Pay og derefter APA Pay). For SAP Concur-kunder med et Expense Pay-produkt vil Expense Pay – Global fremadrettet være vores foretrukne produkt. Denne meddelelse starter vores udfasningsproces for alle klassiske Expense Pay-produkter.

BEGRÆNSNINGER I EXPENSE PAY – USA OG EXPENSE PAY – EMEA

SAP Concur understøtter ikke kunder, der tilføjer følgende valutaer i det klassiske produkt: Amerikanske dollars, canadiske dollars, mexicanske pesos, euro, schweiziske frank, danske kroner, svenske kroner eller engelske pund. Hvis en kunde allerede har implementeret og bruger disse valutaer i det klassiske produkt, kan kunden fortsætte med at bruge valutaerne til det tidspunkt, hvor der migreres til den nye platform, eller til den definerede udfasningsdato.

Forretningsformål/kundefordele: Expense Pay – Global-tilbuddet overholder bedste praksis i branchen for betalingsbehandlingsfunktionen i SAP Concur.

Næste generation (NextGen) af Expense

Opdatering: For at kunne besvare og udnytte feedback fra kunder og for at kunne overholde SAP Concurs forpligtelse til at sikre en gnidningsløs og vellykket overgang, arbejder vi på en revideret implementeringsstrategi for næste generations Expense.

Hos SAP Concur er vi dedikeret til løbende forbedringer af vores produkter. Ikke kun i form af de funktioner, vi tilbyder, men også til brugernes oplevelse af disse funktioner. Den måde, som brugerne anvender teknologi på, ændres over tid, og det samme gør behov og forventninger. Vi lytter hele tiden til vores kunder og indsamler feedback om, hvordan vi kan forbedre brugeroplevelsen.

NextGen Expense er den fortsatte evolution af SAP Concur-brugeroplevelsen. Det blev bygget ud fra omfattende brugerundersøgelse og dataanalyse, herunder 680 direkte samtaler, 58 brugsstudier, mere end 3.000 svar på undersøgelser og 1,3 mia. månedlige brugerhandlinger.

Kunderne kan afprøve og derefter tilmelde sig næste generation af Expense, før den obligatoriske overgangsdato.

Forretningsformål/kundefordele: Resultatet er en ny generation af Expense-brugergrænsefladen, som er designet til at give en moderne, ensartet og forenklet brugeroplevelse. Denne teknologi giver ikke alene en bedre brugergrænseflade, men sikrer også, at SAP Concur kan reagere hurtigere på kundeanmodninger om løbende at imødekomme skiftende behov.

Godtgørelse

SAP Concur har opdateret følgende funktion til at understøtte norske lovpligtige ændringer for kunder, der bruger rejsegodtgørelse for Norge.

• beregning af skattepligtige beløb – SAP Concur ændrede grænserne for både rejser inden for Norges grænser og udlandsrejser.

• beregning af angivne måltidsfradrag – SAP Concur ændrede logikken til at beregne de angivne måltidsfradrag for offentlige satser baseret på heldagssatsen afhængigt af logiaftalen.

Forretningsformål/kundefordele: Virksomhederne bevarer bedste praksis for lovmæssig overholdelse.

Admin.

Funktionen Sammensat logon giver brugere mulighed for at bruge et logon-id, der ikke indeholder et domæne til at logge på SAP Concur-produkter.

Alle brugere, der kun bruger deres brugernavn (f.eks.: johndoe) til at logge på, skal bruge deres CTE-logonnavn i stedet for deres logon-id til at logge på SAP Concur-produkter.

SAP Concur vil ikke længere understøtte URLs til logonsider til sammensat logon. Det typiske URL til en side til sammensat logon omfatter navnet på entiteten (f.eks.: entitet=pxxxxxxxxx) og ser sådan ud: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Alle kunder vil bruge standardlogonsiden for at få adgang til SAP Concur-produkter. Standardlogonsiden er https://www.concursolutions.com/nui/signin.

Forældelse af siderne til sammensat logon til www.concursolutions.com er planlagt til 11. maj 2019.

PÅVIRKNING AF BRUGERE

Brugere, der logger på en side til sammensat logon (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx), og som ikke bruger @-symbolet i deres navn, skal kontakte deres virksomheds administrator for at få sit CTE-logonnavn. Brugernes adgangskoder forbliver de samme.

Funktionen Enkeltlogon (SSO) er ikke berørt af denne ændring. Følgende brugere bliver ikke berørt, da de ikke logger på via https://www.concursolutions.com:

• SSO til SAP Concur på nettet

• Brugernavn/adgangskode til SAP Concur mobile app

• SSO til SAP Concur mobile app

Forretningsformål/kundefordele: Forældelsen af denne funktion forbedrer logonstabiliteten og muligheden for at logge på uden fejl, mens det reducerer afhængigheden af logon.

SAP Concur planlægger at tilføje en ny Logon-side med en opdateret logonoplevelse for brugere, der logger på med legitimationsoplysninger bestående af et brugernavn og en adgangskode. Nuværende Single Sign-On (SSO-)brugere vil kunne starte SSO-logonprocessen på www.concursolutions.com. Denne funktion kommer efter planen i 2019.

Den nye Logon-sidefunktion indeholder følgende:

• Totrinslogon: Giver forbedret sikkerhed, opfylder de aktuelle industristandarder og giver bedre mulighed for at logge på uden fejl

• Logon med flere konti: Giver administratorer mulighed for at logge på med flere konti (planlagt til en fremtidig frigivelse)

• Brugeravatar: Forbedrer brugeroplevelsen (planlagt til en fremtidig frigivelse)

Forretningsformål/kundefordele: Denne funktion giver øget sikkerhed og en hurtigere, bekvem oplevelse for brugere, der logger på SAP Concur-produkter og -tjenester.

Budget

I en fremtidig frigivelse vil arbejdsprocesser være tilgængelige for budgettet. Arbejdsprocesser definerer, hvordan systemet sender fakturaer, udgiftsafregninger og anmodninger gennem godkendelses- og behandlingstrin. Den fleksible arbejdsprocesfunktion for budgettet, som SAP Concur tilbyder, gør det muligt for virksomheder at designe arbejdsprocesser, der er specifikt skræddersyet til deres unikke behov.

Uden budgetgennemgang kan budgetter blive helt brugt op langt før slutningen af en periode eller et år, så en organisation efterlades med begrænsede muligheder og budgetejere med fx overskredne budgetter. Desuden betyder tidlige udgifter, at mere vigtige udgifter (for organisationen) bliver afvist, fordi mindre vigtige udgifter har opbrugt budgettet på et tidligt stadie.

Det tilføjer værdi at kombinere budgetgennemgang i arbejdsprocessen. Revisionsregler og arbejdsprocestrinregler kan hjælpe organisationer med at tilføje kontroller, når det giver mening at finindstille til en virksomheds specifikke behov.

Det er ligeså vigtigt at fastsætte, hvornår en udgiftspost anses for at være bevilget i et budget. I de fleste organisationer sker bevillingen, når en udgiftspost er betalt; den har gennemgået de fleste hvis ikke alle godkendelsestrin. I andre organisationer sker bevillingen meget tidligere. Så snart en indkøbsrekvisition eller en autorisationsanmodning er godkendt, anses den som værende "bekræftet".

Forretningsformål/kundefordele: Denne funktion vil give kunder kontrol over budgetudgifterne, så det fx undgås, at budgetterne overskrides for tidligt i en budgetperiode eller et budgetår.

Budget Insight

Budget Insight er et budgetstyringsværktøj, der udfases den 30. juni 2019. Det anbefales, at kunder, der ønsker at bruge budgetfunktionen, køber SAP Concurs nye produkt Budget, der blev frigivet tidligere på året. Den nye Budget-funktion er mere praktisk og tilbyder en forbedret brugergrænseflade og yderligere integrationer med SAP Concur-produkter. Bemærk især medtagelsen af yderligere udgiftsdata fra Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel og Concur Request (tidligere var det kun data fra Concur Expense og Concur Request, der var tilgængelige).

Forretningsformål/kundefordele: Udfasningen af Budget Insight giver kunder mulighed for at købe det nye produkt Budget, der skaber større værdi for kunderne ved at gøre budgetter synlige, klare til handling og næsten i realtid.

Virksomhedsadministration

Single Sign-On hjælper brugere med at få adgang til flere applikationer vha. et sæt logondata. P.t. har SAP Concur to metoder til at logge på: Med et brugernavn og en adgangskode eller ved at bruge SSO med legitimationsoplysninger for en identitetsudbyder (IdP), såsom en brugers logondata for deres organisation.

SAP Concur planlægger at tilføje funktionen Administrer Single Sign-On (SSO) til SAP Concur-produkter, hvilket giver SAP Concur-kunder en selvbetjeningsmulighed for at opsætte SSO for deres organisation. SSO understøttes p.t. for Concur Expense, Invoice, Request og Travel.

Andre SAP Concur-produkter og -tjenester er uden for denne første frigivelses omfang.

Den nye funktion Administrer Single Sign-On (SSO) vil være tilgængelig fra siden Administration > Virksomhed > Virksomhedsadmin..

Forretningsformål/kundefordele: Denne funktion giver SAP Concur-kunder en selvbetjeningsmulighed for at sætte SSO op.

E-kvitteringer

E-kvitteringsteknologien er under hastig udvikling. I dag er reglerne for behandling af kvitteringer hardcoded til at acceptere e-kvitteringer for at opfylde krav til billeder. Efterhånden som e-kvitteringer bliver mere udbredte, og lovgivningen for dem bliver mere kompleks, er dette ikke en gyldig antagelse for alle lande og situationer.

Kunder, som ønsker at opretholde deres aktuelle systemadfærd, det vil sige at fortsætte med at acceptere e-kvitteringer for at opfylde krav til billeder, skal konfigurere en brugerdefineret kvitteringsregel.

Forretningsformål/kundefordele: Denne ændring gør det muligt for brugere af e-kvitteringer at fortsætte med at overholde lovlige og kontraktlige krav for dokumentation til understøttelse af en udgift.

Som en del af vores vedvarende engagement for e-kvitteringer og problemfri udgiftsafregning får e-kvitteringer for flybilletter, der er genereret af SAP Concur på baggrund af kupondata fra GDS samt nogle TripLink-transaktioner, nu et nyt udseende.

Bruger-/kundefordel: Denne ændring afstemmer e-kvitteringer for flybilletter med SAP Concurs standardformat for e-kvitteringer, hvilket giver brugerne en mere ensartet oplevelse i Concur Expense. Formatet er også mere praktisk for brugere, der arbejder med næste generation af Expense. Denne ændring eliminerer også et problem med ydeevnen/stabiliteten for slutbrugere, der af og til ikke så nye e-kvitteringer for flybilletter, så hurtigt som de burde.

Adgangskoder

SAP Concur vil få en ny funktion til glemt adgangskode tilføjet til SAP Concurs logonside med en opdateret logonoplevelse for brugere, der logger på med legitimationsoplysninger bestående af et brugernavn og en adgangskode.

Når den nye funktion til glemt adgangskode frigives (planlagt til 11. maj), forældes følgende eksisterende side til funktionen glemt adgangskode:

• Sikkerhedsspørgsmål: Brugere vil ikke længere blive bedt om sikkerhedsspørgsmål til autentifikation af logon.
• Tekst på siden: Virksomhedens egen tekst vises ikke længere.
• Adgangskodetip: Valgmuligheden Send mig en e-mail med mit adgangskodetip vil ikke længere være tilgængelig.

Forretningsformål/kundefordele: Denne funktion giver brugeradgangskoder større sikkerhed og strømliner brugeroplevelsen.

Betalingsstyring

For kunder med Expense Pay eller Expense Pay - Global blev værktøjet Afstemning af regnskabsuddrag flyttet fra Værktøjer > Concur Classic-administration til Værktøjer > Betalingsstyring > Overvåg batches i november 2018.

Den gamle (Concur Classic-administrations-)adgangssti er Administration > Virksomhed > Værktøjer > Concur Classic-administration > Refusionsadministrator > Uddragsafstemning.

Den nye (betalingsstyrings-)adgangssti er Administration > Virksomhed > Værktøjer > Betalingsstyring > Overvåg batches > Afstemning af regnskabsuddrag.

De oprindelige refusionsadministratorsider (Administration > Virksomhed > Værktøjer > Concur Classic-administration > Refusionsadministrator) udgår.

Forretningsformål/kundefordele: Denne ændring sikrer, at alle kunder bruger den nye side.

Kvitteringer

SAP Concur vil snart tillade konverteringen af papirkvitteringer til digitale kopier med juridisk værdi. Digitalisering af kvitteringer vil give SAP Concur-kunder mulighed for at gøre en papirkvittering til en juridisk digital kopi i henhold til deres lands lovmæssige eller offentlige myndigheder.

Når den er tilgængelig til generel frigivelse, vil denne funktion være tilgængelig for nye kunder og eksisterende kunder i Frankrig, og for dem, der har konfigurationer i Frankrig. Yderligere lande vil være inkluderet i fremtidige frigivelser.

Den første frigivelse til Frankrig vil inkludere:

• Aktivering af konverteringen af papirkvitteringer til digitale kopier med juridisk værdi

• Visning af status "Certificeret" for kvitteringen i NextGen Expense (planlagt forbedring)

• Muligheden for at konfigurere en revisionsregel, der søger efter udgifter med certificerede kvitteringer

Funktionen Digitalisering af kvitteringer kræver, at brugere skal anvende brugergrænsefladen til NextGen Expense. Det anbefales, at kunder migrerer til brugergrænsefladen til NextGen Expense, inden denne tjeneste aktiveres.

For at tage juridisk gyldige billeder af kvitteringer skal kunder også bruge SAP Concur mobile app og kan bruge ExpenseIt med mobilappen, selvom ExpenseIt ikke er påkrævet. Brugeren vil tage et billede af papirkvitteringen med mobilappen. Når billedet er taget, anvendes digitaliseringsprocessen på billedet. Når processen er afsluttet, markeres kvitteringsbilledet i mobilappen for at bekræfte, om kvitteringen er certificeret eller ej.

Kvitteringsbilleder bliver vist for brugere i NextGen Expense i Tilgængelige udgifter, Tilgængelige kvitteringer og i udgiftslisten.

Godkendere og behandlere får vist den digitale kvitteringsstatus i udgiftsafregningen og udgiftslisten i den eksisterende version af Concur Expense. Der kan oprettes en revisionsregel, der identificerer certificerede kvitteringer til udgiftslinjeelementet. Der vises et nyt ikon for kvitteringer, der er certificerede.

Forretningsformål/kundefordele: Denne funktion tilbyder en mulighed for papirløse kvitteringer, der overholder de lokale krav og bestemmelser for skattemæssig behandling af kvitteringer, der er konverteret fra papir til digitale kvitteringer.

Sikkerhed

Adgangskodefeltet i postgrupperne 100, 300, 305, 310 bruges ikke længere til at opdatere eller massenulstille brugeradgangskoder. SAP Concur ændrer funktionaliteten ved importer sådan, at adgangskodefeltet kun bruges, når en brugerkonto oprettes. Feltet bruges ikke længere til at opdatere eller massenulstille brugeradgangskoder. Funktionerne til at opdatere og erstatte adgangskoder på posten 100 bruges ikke længere.

Denne ændrer påvirker funktionerne til medarbejderimport og brugerimport.

Brugerimport - Adgangskodefeltet forbliver tilgængeligt i postgrupperne 100, 300, 305, 310, men læses kun under den første import af filen eller ved oprettelse af en ny bruger i systemet. Efterfølgende brug af feltet ignoreres af systemet. Du kan få generelle oplysninger om denne funktion i Shared: Brugervejledning til brugerimport.

Forretningsformål/kundefordele: Denne ændringer giver brugeradgangskoder større sikkerhed.

Administration af testbrugere

SAP Concur udfaser den funktion i Administration af testbrugere, der fjerner testbrugeres transaktioner fra Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel og Concur Request.

Forretningsformål/kundefordele: Med denne ændring vil SAP Concur kunne afsætte flere ressourcer til at udvikle og vedligeholde de funktioner, der bruges af mange eller de fleste af vores kunder.

Uddannelsesadministration

Med henblik på at forenkle siden Uddannelsesadministration ændres funktionerne og indholdet.

Foruden disse indholdsændringer flyttes adgang til siden Uddannelsesadministration fra Virksomhedsadmin. til Værktøjer.

Forretningsformål/kundefordele: Disse ændringer gør funktionen Uddannelsesadministration lettere at finde og bruge.