Администратор

SAP Concur переходит на новую инфраструктуру электронной почты для исходящих писем пользователям SAP Concur от наших сервисов. Поэтому компании, которые фильтруют входящую электронную почту по IP-адресу отправителя, должны добавлять новые IP-адреса в свой список безопасных отправителей, чтобы их пользователи получали электронную почту от SAP Concur.

Первоначально описанное изменение затрагивало только компании, использующие Concur Expense. С января на новую инфраструктуру электронной почты переводятся электронные сообщения и от других сервисов SAP Concur (Travel и Concur Pay).

Мы и дальше будем добавлять новые услуги. Следите за примечаниями к выпускам для получения дополнительной информации о сроках дополнительных изменений.

Все компании должны принимать все разумные меры для защиты персональных и уязвимых данных своих сотрудников. В соответствии с передовым опытом в области безопасности помните, что пользовательские поля не должны содержать персональные и уязвимые данные.

ДАЛЬНЕЙШИЕ ШАГИ

Если ваша компания в настоящее время использует пользовательские поля для хранения персональных или уязвимых данных (например, номера социального страхования, имена членов семьи или другие идентифицирующие личность сведения), следует запланировать удаление этих данных из существующих полей сервиса и изменить текущую конфигурацию.

Для получения дополнительной информации см. FAQ (только на английском языке).

Бюджет

Теперь доступны потоки операций для бюджета. Потоки операций определяют маршрутизацию счетов на оплату, отчетов о расходах и заявок через шаги утверждения и обработки. Гибкая функция потока операций SAP Concur для бюджета позволяет компаниям разрабатывать потоки операций, специально адаптированные к уникальным потребностям.

Без пересмотра бюджета возможны ситуации полного расходования бюджета задолго до окончания периода или года. В таких случаях возможности организации будут существенно ограничены, а владельцы бюджетов столкнуться с превышением бюджета. Кроме того, раннее расходование означает, что более важные (для организации) расходы будут отклонены из-за того, что менее важные расходы уже истощили бюджет на раннем этапе.

Комбинирование проверки бюджета в потоке операций добавляет ценности этой функции. Правила аудита и правила шагов потока операций позволяют организации добавлять элементы управления, когда имеет смысл тонко подстраиваться к конкретным потребностям организации.

Не менее важным является определение, когда позиция расхода считается выполненной по отношению к бюджету. В большинстве организаций выполнение означает, что позиция расходов оплачена; она прошла через большинство, если не все шаги утверждения. В других компаниях выполнение происходит значительно раньше. После утверждения заявка на покупку или заявка на утверждение считается выполненной.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция позволит клиентам контролировать расходы бюджета, чтобы, например, избежать превышения бюджета слишком рано в бюджетном периоде или бюджетном году.

Expense Pay

С помощью классических продуктов Expense Pay от SAP Concur можно производить платежи, связанные с обработкой отчетов о расходах. Чтобы обеспечить соблюдение постоянно изменяющихся нормативно-правовых требований, применяющихся на географически разнообразных рынках, SAP Concur привлек опытных и преданных делу сторонних партнеров по обработке платежей и разработал платежный продукт следующего поколения: Expense Pay – Global.

Как было объявлено ранее в этих примечаниях к выпуску (за сентябрь 2017 г.), в будущем для обслуживания вашего бизнеса в любой точке мира SAP Concur будет использовать продукт Expense Pay. Продукт Expense Pay – Global от компании SAP Concur заменит наш существующий устаревший продукт Expense Pay (классический), включая NA Pay, EMEA Pay и следующий продукт APA Pay. Для клиентов SAP Concur, использующих Expense Pay, переход на Expense Pay – Global станет шагом вперед. С этого уведомления начинается процесс вывода всех устаревших (классических) продуктов Expense Pay из использования.

EXPENSE PAY — ДАТА ОТМЕНЫ ДЛЯ СЕВЕРНОЙ АМЕРИКИ: 1 СЕНТЯБРЯ 2019 г.

Более 4000 клиентов уже перешли на использование сервиса Expense Pay – Global. Клиенты, использующие платежи в долларах США (USD) и канадских долларах (CAD), должны перенести подписку из запланированного к удалению сервиса "Expense Pay — Северная Америка" в "Expense Pay – Global" до 1 сентября. Expense Pay – Global сегодня поддерживает валюты USD, CAD, GBP и EUR. Клиенты, использующие другие валюты с классической версией Expense Pay, не имеют полномочий на выполнение миграцию этих валют в текущем году, однако им рекомендуется начать процесс миграции. Чтобы обсудить и запланировать процесс миграции, обратитесь по адресу paymigration@concur.com.

ОГРАНИЧЕНИЯ ДЛЯ EXPENSE PAY (СЕВЕРНАЯ АМЕРИКА) И EXPENSE PAY (EMEA)

SAP Concur не поддерживает клиентов, добавляющих следующие валюты в классический продукт: доллары США и канадские доллары, мексиканские песо, евро, швейцарские франки, датские кроны, шведские кроны или британские фунты. Если клиент уже внедрил и использует эти валюты в классический продукт, он может продолжать использовать их до тех пор, пока не они не будут мигрированы на новую платформу, или же до даты истечения срока действия.

Бизнес-цель/выгода клиента: В решении Expense Pay – Global для реализации функции обработки платежей SAP Concur используется весь передовой отраслевой опыт.

Общественный транспорт Японии (JPT)

Выполняется стандартное ведение базы данных по станциям и линиям системы общественного транспорта Японии (JPT), например, добавления, изменение и удаление имен.

Бизнес-цель/выгода клиента: В списках модуля Concur Expense продолжают отражаться текущие станции и линии JPT.

Пользовательский интерфейс модуля "Расходы" следующего поколения (NextGen)

Обновление: В ответ на отзывы клиентов, а также в стремлении обеспечить плавный и успешный переход на новую систему в соответствии с обязательствами SAP Concur мы работаем над улучшенной стратегией развертывания для Next Generation Expense.

SAP Concur непрерывно совершенствует свои продукты: не только функции, которые они предоставляют, но также и удобство работы с этими функциями. Способы взаимодействия пользователей с технологиями изменяется вместе с их потребностями и ожиданиями. Мы постоянно прислушиваемся к отзывам клиентов и изучаем обратную связь, чтобы найти способы сделать работу с системой удобнее и эффективнее.

Пользовательский интерфейс модуля "Расходы" NextGen является результатом разработок SAP Concur в области взаимодействия с пользователем. Этот интерфейс был разработан по результатам тщательного изучения мнений пользователей и анализа данных на базе 680 личных бесед, 58 исследований удобства использования, более 3000 ответов в рамках проведенных опросов и 1,3 миллиарда ежемесячных действий пользователей.

Клиенты будут иметь возможность предварительного просмотра, а затем перехода на NextGen до обязательного продуктивного запуска.

Бизнес-цель/выгода клиента: Результат нашей работы — пользовательский интерфейс модуля "Расходы" следующего поколения, соответствующий современным стандартам непротиворечивости данных и удобства работы пользователей. Эта технология не только предоставляет расширенный пользовательский интерфейс, но также позволяет SAP Concur быстрее реагировать на запросы клиентов в соответствии с их меняющимися потребностями.

Менеджер оплаты

Для клиентов, использующих функции Expense Pay или Expense Pay — Global, инструмент Выверка бухгалтерской выписки в ноябре 2018 года была перенесена из области Инструменты > Администратор Concur Classic в область Инструменты > Менеджер оплаты > Мониторинг пакетов.

Устаревший путь доступа (к администратору Concur Classic): Администрирование > Компания > Инструменты > Администратор Concur Classic > Менеджер возмещения > Выверка выписки.

Новый путь доступа (к менеджеру оплаты): Администрирование > Компания > Инструменты > Менеджер оплаты > Мониторинг пакетов > Выверка бухгалтерской выписки.

В этом выпуске исходные страницы менеджера возмещения (Администрирование > Компания > Инструменты > Администратор Concur Classic > Менеджер возмещения) будет удалены.

Бизнес-цель/выгода клиента: Это изменение гарантирует, что все клиенты используют новую страницу.

Командировочные

С целью поддержки дальнейших норвежских нормативных изменений для клиентов, использующих командировочные в Норвегии, SAP Concur обновила функции округления и продленных командировок.

• Округление — все суммы командировочных будут округляться до ближайшей полной кроны.

• Продленные командировки — SAP Concur изменила логику расчета продленных командировок.

  Ниже показана самая типичная конфигурация свойств расчета:

  • extended_trip_days (дни продленной командировки): 29

  • extended_trip_domestic_comp_amount (сумма продленной командировки для компании внутри страны): 202 NOK

  • extended_trip_company_factor (коэффициент продленной командировки для компании): 75%

При этой конфигурации для продленных командировок будет наблюдаться следующее поведение:

Если командировка длится более 28 дней в одном и том же местоположении за пределами Норвегии, начиная с 29-го дня суточные на питание в соответствии с федеральными ставками сокращаются до 75%. Этот же коэффициент применяется также к вычетам за предоставляемое питание на основе федеральных ставок. Коэффициент продленной командировки не применяется к суточным на питание в на основе ставок SKD или к вычетам за предоставленное питание на основе ставок SKD.

Если командировка длится более 28 дней в одном и том же местоположении внутри Норвегии, начиная с 29-го дня суточные на питание в соответствии с федеральной ставкой сокращаются до 202 NOK. Вычет за предоставленное питание не применяется для дней, использующих эту сокращенную ставку. Сумма продленной командировки не применяется к суточным на питание в соответствии со ставками SKD.

Бизнес-цель/выгода клиента: Предприятия поддерживают передовой опыт соблюдения законодательства.

Администратор

Клиенты будут осуществлять доступ к продуктам и сервисам SAP Concur через следующие домены:

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

Это изменение запланировано на 8 июня 2019 г.

SAP Concur рекомендует клиентам выполнить миграцию на один из этих доменов при первой возможности, если они их еще не используют.

С вопросами об этом изменении обращайтесь по адресу appsec@sap.com.

Бизнес-цель/выгода клиента: Это изменение обеспечит клиентам непротиворечивое и безопасное использование сервисов SAP Concur.

Аутентификация

Эти изменения являются частью программы SAP Concur по обеспечению безопасной аутентификации.

Функция входа в систему по сложному идентификатору позволяет пользователям использовать идентификатор входа, не включающий домен, для входа в продукты SAP Concur.

Все пользователи, которые используют для входа в систему только свое имя пользователя (пример: johndoe), должны будут использовать свое имя для входа CTE для доступа к продуктам SAP Concur.

SAP Concur больше не будет поддерживать URL-адреса страниц с входом в систему по сложному идентификатору. Стандартный URL-адрес страницы входа в систему по сложному идентификатору содержит имя объекта (пример: entity=pxxxxxxxxx) и имеет следующий формат: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Все клиенты будут использовать для доступа к продуктам SAP Concur стандартную страницу входа в систему. Стандартная страница входа в систему: https://www.concursolutions.com/nui/signin.

Отказ от входа в систему по сложному идентификатору для www.concursolutions.com намечен на 11 мая 2019 года.

ВЛИЯНИЕ НА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Пользователям, входящим в систему через страницу входа по сложному идентификатору (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) и не использующим символ (@) в имени пользователя необходимо нажать ссылку Забыли имя пользователя? на странице входа в систему, чтобы получить свое имя без посторонней помощи (предпочтительно), или обратиться к администратору компании, чтобы получить имя входа CTE. Пароли пользователей остаются без изменений.

Это изменение не влияет на функциональность Single Sign-On. Следующие пользователи не будут затронуты, так как они не входят в систему с использованием https://www.concursolutions.com:

• SSO в SAP Concur в Интернете

• Имя пользователя и пароль SAP Concur Mobile

• SSO в SAP Concur Mobile

Бизнес-цель/выгода клиента: Отказ от этой функции улучшает стабильность входа в систему и показатели успешности входа, одновременно снижая зависимость от входа в систему.

Эти изменения являются частью программы SAP Concur по обеспечению безопасной аутентификации.

В будущем выпуске SAP Concur добавит новую функцию для забывших пароль на страницу входа в систему SAP Concur с обновленным механизмом взаимодействия с пользователем, который выполняет вход в систему по имени пользователя и паролю.

В настоящее время в зависимости от конфигурации компании может быть доступно несколько других вариантов восстановления забытого пароля. Когда будет доступна новая функция восстановления пароля (запланировано на 11 мая), эти дополнительные варианты будут удалены. Они перечислены ниже:

• Секретные вопросы: Пользователи больше не будут получать секретный вопрос для входа в систему аутентификации.

• Текст на странице: Пользовательский текст компании больше не будет отображаться.

• Подсказки пароля: Опция Вышлите мне электронное письмо с подсказкой пароля больше не будет доступна.

Все эти варианты описаны на следующих страницах.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция обеспечивает большую безопасность для паролей пользователей и упрощает работу пользователей.

Эти изменения являются частью программы SAP Concur по обеспечению безопасной аутентификации.

SAP Concur планирует добавить новую страницу входа в систему с обновленным механизмом взаимодействия с пользователем, который выполняет вход в систему по имени пользователя и паролю. Текущие пользователи функции Single Sign-On (SSO) смогут запустить процесс входа в систему с помощью SSO на сайте www.concursolutions.com. Эта функция запланирована на 2019 год.

Новая страница входа в систему включает следующие функции:

• Двухэтапный вход в систему: обеспечивает повышенную безопасность, отвечает текущим отраслевым стандартам и повышает успешность входа в систему

• Вход в систему с несколькими учетными записями: позволяет администраторам входить в систему с несколькими учетными записями (планируется в будущем выпуске)

• Аватар пользователя: расширяет опыт взаимодействия с пользователем (запланировано для будущих версий)

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция обеспечивает повышенную безопасность и быстрый и удобный доступ для пользователей, подключающихся к продуктам и службам SAP Concur.

Эти изменения являются частью программы SAP Concur по обеспечению безопасной аутентификации.

Поле пароля в наборах записей 100, 300, 305, 310 больше не будет использоваться для обновления или массового сброса паролей пользователей. SAP Concur изменит функциональные возможности в импорте таким образом, что поле пароля будет использоваться только при создании учетной записи пользователя. Это поле больше не будет использоваться для обновления или массового сброса паролей пользователей. Функции обновления и замены пароля в записи 100 больше не будут использоваться.

Это изменение влияет на функции импорта сотрудников и импорта пользователей.

ИМПОРТ ДАННЫХ СОТРУДНИКОВ

Поле пароля останется доступным в наборах записей 100, 300, 305 и 310, но будет считываться только при первоначальном импорте файла или при создании нового пользователя в системе. Последующее использование поля будет игнорироваться системой. Функции обновления и замены пароля в записи 100 больше не будут использоваться.

Для получения общей информации об этой функции см. Общее: Employee Import Specification (только на английском языке).

ИМПОРТ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

В загружаемом шаблоне Excel поле пароля останется доступным, но будет читаться только при первоначальном импорте файла или при создании нового пользователя в системе. Последующее использование поля будет игнорироваться системой.

Для получения общей информации об этой функции см. Общее: User Import User Guide (только на английском языке).

Бизнес-цель/выгода клиента: Это изменение обеспечивает большую безопасность для паролей пользователей.

Эти изменения являются частью программы SAP Concur по обеспечению безопасной аутентификации.

Функция Single Sign-On позволяет пользователям получать доступ к нескольким приложениям с использованием одного набора учетных данных для входа в систему. В настоящее время в компании SAP Concur имеется два способа входа в систему: с использованием имени пользователя и пароля или с помощью SSO с учетными данными поставщика удостоверений (IdP), например, с учетными данными пользователя для входа в систему своей организации.

Компания SAP Concur планирует добавить в продукты SAP Concur функцию управления Single Sign-On (SSO), которая предоставит клиентам SAP Concur опцию сервиса самообслуживания для настройки SSO в своей организации. В настоящее время SSO поддерживается в Concur Expense, Invoice, Request и Travel.

Новая функция управления Single Sign-On (SSO) является обновленным инструментом для клиентов, использующих существующую конфигурацию SSO на странице Ключи безопасности, и новым инструментом для клиентов, желающим внедрить SSO в своей организации. Существующая конфигурация SSO на странице Ключи безопасности и новый инструмент самообслуживания SSO будут доступны до тех пор, пока все клиенты не перейдут на новый инструмент самообслуживания SSO.

Другие продукты и службы SAP Concur выходят за рамки этого первоначального выпуска.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция предоставляет клиентам SAP Concur опцию сервиса самообслуживания для настройки SSO.

Insight для бюджета

Insight для бюджета является инструментом управление бюджетом, запланированным к отмене 30 июня 2019 года. Клиентам, которые хотят использовать функции бюджета, рекомендуется приобрести новый продукт Budget от SAP Concur, выпущенный в начале этого года. Новая функция Budget обеспечивает улучшенную функциональность, улучшенный пользовательский интерфейс и дополнительную интеграцию с продуктами SAP Concur. Наиболее важным является включение данных дополнительных расходов из Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel и Concur Request (ранее были доступны только данные из Concur Expense и Concur Request).

Бизнес-цель/выгода клиента: Выбытие Insight для бюджета предоставляет клиентам возможность приобрести новый продукт Budget, который представляет большую ценность для клиентов, обеспечивая просмотр бюджетов и их активность практически в реальном времени.

Электронные квитанции

Поскольку мы являемся неизменными сторонниками использования электронных квитанций и не требующих усилий отчетов о расходах, электронные квитанции к авиабилетам, сгенерированные SAP Concur на основе данных билетов и купонов из GDS и некоторых операций TripLink, приобретают новый вид.

Выгода пользователей/заказчиков: Это изменение переводит электронные квитанции к авиабилетам в стандартный формат электронных квитанций SAP Concur, предоставляя пользователям возможность более согласованного взаимодействия в Concur Expense. Кроме того, этот формат более удобен для пользователей, работающих в NextGen Expense. Это изменение также устраняет проблему производительности/стабильности для конечных пользователей, которые иногда не видят новые электронные квитанции к авиабилетам так быстро, как следовало бы.

Технология обработки электронных квитанций быстро развивается. Сегодня правила обработки квитанций жестко закодированы для принятия электронных квитанций, соответствующих требованиям к изображениям. По мере распространения электронных квитанций усложняется релевантное законодательство. Однако это справедливо не для всех стран и ситуаций.

Клиенты, которым требуется поддерживать текущее поведение системы с принятием электронных квитанций, соответствующих требованиям к изображениям, необходимо настроить правила обработки пользовательских квитанций.

Бизнес-цель/выгода клиента: Данное изменение позволит работающим с электронными квитанциями клиентам обеспечить соответствие нормативным и договорным требованиям к документации, подтверждающей расход.

Квитанции

Скоро SAP Concur позволит преобразовывать бумажные квитанции в цифровые копии, имеющие юридическую значимость. Оцифровка квитанций предоставит клиентам SAP Concur возможность преобразовывать бумажную квитанцию в юридически значимую цифровую копию в соответствии с требованиями государственных органов их страны.

Как только она станет доступной для общего выпуска, эта функция будет действовать для новых и существующих клиентов во Франции, а также для тех, у кого имеются конфигурации во Франции. Дополнительные страны будут включены в будущих выпусках.

Первоначальный выпуск для Франции включает:

• Включение преобразования бумажных квитанций в цифровые копии с юридической значимостью

• Просмотр статуса квитанции "Сертифицировано" в NextGen Expense (запланированное улучшение)

• Возможность настроить правило аудита, которое ищет расходы с сертифицированными квитанциями

Функция оцифровки квитанций требует от пользователей использования интерфейса NextGen Expense. Перед активацией этого сервиса рекомендуется перейти на интерфейс NextGen Expense.

Для получения юридически значимых изображений квитанций клиенты также должны использовать мобильное приложение SAP Concur и могут использовать ExpenseIt с мобильным приложением, хотя ExpenseIt не требуется. Пользователь делает снимок бумажной квитанции с помощью мобильного приложения. Как только снимок сделан, к изображению будет применен процесс оцифровки. После завершения процесса на изображении квитанции в мобильном приложении появится штамп, подтверждающий или не подтверждающий сертификацию квитанции.

Изображения квитанций будут отображаться для пользователей NextGen Expense в областях Доступные расходы, Доступные квитанции и в списке расходов.

Утверждающие и обработчики будут просматривать статус цифровой квитанции в отчете о расходах и списке расходов в существующей версии Concur Expense. Можно создать правило аудита, которое будет идентифицировать сертифицированные квитанции в отдельных позициях расходов. Для сертифицированных квитанций будет отображаться новый значок.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция обеспечивает возможность получения безбумажной квитанции, соответствующей местным требованиям и правилам в отношении перевода бумажных налоговых квитанций в цифровые.