Уполномоченное лицо утверждающего может иметь право предварительного просмотра каждого отчета/каждой заявки в очереди утверждения утверждающего. Это уполномоченное лицо не может утвердить отчет/заявку. Его задачей является обеспечение готовности отчета/заявки к просмотру и утверждению утверждающим.

Уполномоченное лицо рассматривает каждый отчет/каждую заявку, определяет наличие противоречивых данных, проверяет квитанции и при необходимости возвращает их сотруднику для исправления. По завершении подготовки уполномоченное лицо уведомляет утверждающего о готовности отчета/заявки к проверке.

После присвоения уполномоченному лицу соответствующих прав он обычно получает доступ к очереди утверждения утверждающего. Уполномоченное лицо открывает требуемый отчет/заявку и анализирует данные, поверяет квитанции и т.д. По завершении проверки уполномоченное лицо нажимает кнопку Уведомить утверждающего.

После нажатия уполномоченным лицом кнопки Уведомить утверждающего:

• Утверждающему отправляется сообщение электронной почты о том, что отчет/заявка проверены уполномоченным лицом.

• В очереди утверждения появляется соответствующий значок, поэтому утверждающий знает о том, что отчет/заявка проверены. Этот значок виден всем пользователям, которые могут просматривать эту очередь, и уполномоченным лицам, и утверждающему.

Следует отметить:

• Если уполномоченное лицо при проверке отчета/заявки допустило ошибку, уполномоченное лицо выбирает опцию Пометить как непроверенные. Значок "Проверено" удаляется из очереди утверждения, поэтому утверждающий знает, что отчет/заявка не готовы.

• Действия уполномоченного лица отражаются в журнале аудита, который виден пользователю, уполномоченному лицу и утверждающему.