Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Concur Expense Professional Edition, décembre 2021

Publication initiale

Synthèses des notes de version

Les éléments de cette section sont des synthèses des notes de version du mois. Les notes de version de la Professional Edition sont accessibles sur Nouveautés - Professional Edition

Cartes

Cartes logées : Ajout de données d'additif d'achat pour la récupération de l'identité de l'utilisateur pour les formats d'importation VISA VCF sélectionnés

Dans cette version, la nouvelle zone Données d’additif d’achat est disponible en tant que zone personnalisée 1 et peut être utilisée pour récupérer la valeur de l’ID de collaborateur ou de demande pour les comptes VISA VCF4.0 et VCF4.4 CR, ainsi que les comptes de carte logée. Cette zone rejoint les données Passager, Voiture et Hôtel en tant qu'option supplémentaire pouvant être ajoutée à l'importation pour configurer la récupération de la valeur de l'ID de collaborateur ou de demande pour la mise en correspondance des transactions avec les utilisateurs.

En outre, avec cette modification, la zone ID de collaborateur à partir des données spécifiques au passager ou à la location de voiture ou à l’hôtel a été renommée ID de collaborateur à partir des données d’additif. Ce changement permet de refléter plus fidèlement la fonction de cette zone lors de la configuration du format d’importation du compte de carte logée ou de la carte logée dans « Carte de société ».

Objet professionnel / avantage client : Cette fonctionnalité ajoute une autre ressource de données pour la récupération précise d’un collaborateur lors de la mise en correspondance de transactions.

Expense Pay classique

Mise hors service de « Toutes les devises » (1er janvier 2022)

SAP Concur s’efforce depuis des années de faire évoluer son portefeuille de solutions de paiement vers des solutions compatibles avec les prestataires de paiement. En témoignent notre solution Expense Pay Global existante avec Bambora et la solution Expense Pay Flex prévue avec Western Union Business Solutions.

SAP Concur mettra hors service l’ancienne solution Expense Pay classique à compter du 1er janvier 2022. Alors que nous entrons dans la phase suivante de notre stratégie de paiement via des solutions de prestataires de paiement, cette mise hors service obligera les clients utilisant la fonctionnalité Expense Pay classique à opter pour d’autres solutions. Comme indiqué dans la version d’août de ces notes de version, les paiements dans toutes les devises avec la fonctionnalité Expense Pay classique cesseront pour les collaborateurs et les fournisseurs de cartes de crédit à compter du 15 décembre 2021. Les clients utilisant la version classique d’Expense Pay ont reçu une communication directe au sujet de cette modification.

Objectif professionnel / avantage client : Cette modification s’inscrit dans le cadre d’une évolution vers des solutions compatibles avec les prestataires de paiement pour prendre en charge les prochaines améliorations de produits et une intégration plus poussée.

Extraits

Extrait comptable standard (SAE) version 4 pour les nouveaux clients concernés par l'intégration

Une nouvelle spécification d’extrait comptable standard (SAE), la version 4, est désormais disponible pour les nouveaux clients concernés par l’intégration à SAP Concur qui nécessitent cet extrait. Cette spécification est identique à la version 3, à l'exception de l'inclusion de la zone Numéro de la note de frais qui remplace la zone Clé de la note de frais dans les extraits précédents.

Cette nouvelle version continuera à prendre en charge la mise à jour des extraits de notes de frais et de participants comme dans les versions précédentes.

RECOMMANDATION À L’USAGE DU CLIENT

Cette spécification mise à jour est destinée à être utilisée par les nouveaux clients qui utiliseront cette spécification par défaut. Il est fortement recommandé qu'aucun client existant ne migre vers la nouvelle version. À la place, les clients existants ayant besoin d’utiliser la zone Numéro de la note de frais utiliseront le nouveau paramètre de site Activer le numéro de note de frais pour les extraits comptables Expense à cet effet, qui sera disponible début 2022.

Objet professionnel / avantage client : Cette fonctionnalité ajoute la zone Numéro de la note de frais tout en prenant en charge les améliorations supplémentaires de la fonctionnalité d'extrait prévues dans les futures versions.

Mises à jour relatives au transfert de fichiers :

**En cours** SFTP avec authentification par clé SSH obligatoire

Cette note de version est destinée au personnel technique chargé des transmissions de fichiers avec les produits SAP Concur. Pour les clients et fournisseurs SAP Concur participant à un échange de données via différents protocoles de transfert de fichiers sécurisés, SAP apporte des modifications visant à renforcer la sécurité de ces transferts de fichiers.

À partir du 10 avril 2021, les protocoles non-SFTP (Secure File Transfer Protocol) et l’authentification par mot de passe SFTP ne sont pas autorisés pour se connecter à SAP Concur pour les transferts de fichiers :

  • Les comptes de transfert de fichiers non-SFTP doivent passer au SFTP avec authentification par clé SSH.

  • Les comptes de transfert de fichiers SFTP qui utilisent l’authentification par mot de passe doivent passer à l’authentification par clé SSH.

  • Les demandes de réinitialisation du mot de passe SFTP exigent que le client fournisse une authentification par clé SSH.

Le 12 avril 2021, SAP a commencé à désactiver les connexions pour le transfert de fichiers non conformes. Le processus de désactivation des comptes non conformes se poursuivra tout au long de l’année 2021. Si plusieurs connexions de transfert de fichiers sont configurées, cette modification s’applique à toutes vos connexions de transfert de fichiers.

Cette annonce concerne les points d’extrémité DNS de transfert de fichiers suivants :

  • st.concursolutions.com

  • st-eu.concursolutions.com

  • vs.concursolutions.com

  • vs.concurcdc.cn

Objectif professionnel / avantage client : ces modifications offrent une sécurité renforcée pour les transferts de fichiers.

**En cours** Migration de l’ancien transfert de fichiers SAP Concur

Cette note de version est destinée au personnel technique chargé des transmissions de fichiers avec SAP Concur. Pour nos clients et fournisseurs participant à l’échange de données, SAP Concur maintient notre sous-système de transfert de fichiers afin d’offrir une sécurité renforcée pour ces transferts de fichiers.

SAP Concur est en train de migrer les entités qui utilisent actuellement un ancien processus de transfert des fichiers vers un processus d’acheminement des fichiers plus efficace et sécurisé qui repose sur les API.

Les clients dont les entités sont actuellement configurées pour utiliser l’ancien processus migreront vers le processus plus efficace entre aujourd’hui et le lundi 24 janvier 2022. Après leur migration vers ce processus plus efficace, les clients verront les améliorations suivantes :

  • Avec l’ancien processus, les clients devaient attendre que le cycle de transfert de fichiers s’exécute à un moment donné. Avec le processus basé sur les API, plus efficace et sécurisé, les extractions et autres fichiers de sortie de SAP Concur seront disponibles au cours de la période de traitement nocturne existante, peu de temps après la création des fichiers.

Cette annonce concerne les points d’extrémité DNS de transfert de fichiers suivants :

  • st.concursolutions.com

Objectif professionnel / avantage client : ces modifications améliorent la sécurité et l’efficacité pour les transferts de fichiers.

Clé PGP rotative disponible pour les transferts de fichiers

Les fichiers transférés vers les produits SAP Concur doivent être chiffrés avec la clé publique PGP de SAP Concur concursolutionsrotate.asc.

concursolutionsrotate.asc

  • Le fichier clé est disponible dans le dossier racine du client.

  • ID de clé 40AC5D35

  • Sous-clé de chiffrement et de signature RSA 4 096 bits

  • La clé expire tous les 2 ans.

  • Le client est responsable du remplacement de la clé avant son expiration.

    • Prochaine date d’expiration : 4 septembre 2022

    • SAP Concur prévoit de remplacer la clé PGP publique rotative dans le dossier racine du client 90 jours avant la date d’expiration.

L’ancienne clé PGP (ID de clé D4D727C0) de SAP Concur reste prise en charge pour les clients existants, mais elle deviendra prochainement obsolète.

SAP Concur recommande vivement aux clients d’utiliser la clé PGP publique rotative plus sécurisée pour les transferts de fichiers. Pour faciliter l’utilisation de la clé PGP publique rotative plus sécurisée pour les transferts de fichiers, SAP Concur a ajouté la clé aux dossiers de base des clients existants le vendredi 15 janvier 2021.

Cette annonce concerne les points d’extrémité DNS de transfert de fichiers suivants :

  • st.concursolutions.com

  • mft-us.concursolutions.com

  • vs.concursolutions.com

  • st-eu.concursolutions.com

  • mft-eu.concursolutions.com

Objectif professionnel / avantage client : la clé PGP publique rotative sécurise davantage les transferts de fichiers.

Divers

Nouvelle autorisation d’activer l’aperçu du thème Fiori Light

Le 20 septembre 2021, une nouvelle autorisation, Aperçu du thème de SAP Fiori, a été ajoutée à la liste des autorisations dans Concur Travel Professional Edition. Lorsque l’autorisation Aperçu du thème de SAP Fiori est affectée à un utilisateur, ce dernier voit un nouveau commutateur dans l’en-tête de son site SAP Concur. Il verra également une bulle d’information Nouveau thème.

Ce commutateur permet à l’utilisateur de basculer du thème standard SAP Concur au thème de SAP Fiori. La bulle d’information affiche un bref message concernant le commutateur.

Le nouveau thème inclut des modifications apportées aux éléments visuels tels que les polices, les couleurs et les icônes. En outre, certains onglets et éléments de menu de niveau supérieur sont déplacés vers le menu Accueil SAP Concur. Ces modifications s’appliquent à l’échelle du site et à l’ensemble des produits SAP Concur de l’utilisateur.

Les clients qui choisissent d’afficher un Aperçu du thème de SAP Fiori et qui souhaitent donner leur avis peuvent s’inscrire sur la page suivante pour participer au programme SAP Continuous Influence :

SAP Customer Influence

Après l'inscription ou la connexion, les clients peuvent demander à participer à l'opportunité suivante :

Approche système pratique d'une expérience utilisateur cohérente basée sur le scénario SAP IE Déplacement à rembourser

L'opportunité devrait s'étendre de novembre 2021 à mai 2022. L'inscription à cette opportunité SAP Customer Influence est limitée et peut être clôturée avant la date de fin prévue.

Objet professionnel / avantage client : le thème de SAP Fiori harmonise l’aspect et la convivialité de l’interface utilisateur SAP Concur avec l’aspect et la convivialité d’autres produits SAP, offrant ainsi une expérience utilisateur plus cohérente. L’autorisation permet à un administrateur client d’autoriser des utilisateurs désignés à afficher un aperçu et à tester le thème de SAP Fiori.

**En cours** Modifications de la page d’accueil de SAP Concur

Au quatrième trimestre 2021, SAP Concur a commencé à rediriger les clients vers une nouvelle page d’accueil. Cette page d’accueil a la même apparence que l’ancienne page d’accueil de SAP Concur. La nouvelle page d’accueil a des fonctionnalités améliorées lorsque les services deviennent temporairement indisponibles.

Le déploiement de la nouvelle page d’accueil est effectué par étapes :

  • Phase 1 : au début du quatrième trimestre, SAP Concur a commencé à rediriger les clients Concur Expense, Concur Invoice et Concur Request du centre de données aux États-Unis vers la nouvelle page d’accueil.

  • Phase 2 : en décembre 2021, SAP Concur commencera à rediriger les clients Concur Expense, Concur Invoice et Concur Request du centre de données en Europe vers la nouvelle page d’accueil.

  • Phase 3 : au deuxième trimestre 2022, SAP Concur commencera à rediriger les clients restants des centres de données aux États-Unis et en Europe vers la nouvelle page d’accueil. Ces clients restants incluent ceux qui utilisent Concur Travel en tant que produit autonome ou Concur Travel avec Expense, Invoice et/ou Request.

Objectif professionnel / avantage client : cette modification garantit que la page d’accueil SAP Concur restera disponible même en cas d’indisponibilité de certains services et améliore la cohérence de l’expérience de connexion.

Modifications fonctionnelles du menu Profil dans le thème Fiori Light

Dans cette version, le menu Profil du thème SAP Fiori a été mis à jour. Cette mise à jour inclut des modifications apportées à la présentation des éléments de menu et certaines modifications des fonctionnalités.

Objet professionnel / avantage client : L’aspect fonctionnel du menu Profil est désormais meilleur en termes de conception dans le thème SAP Fiori et dans la facilité d'utilisation pour l'administrateur. Globalement, le thème SAP Fiori harmonise l’aspect et la convivialité de l’offre de SAP Concur avec ceux d’autres produits SAP, offrant ainsi une expérience utilisateur plus cohérente.

NextGen UI

**En cours** Interface utilisateur mise à jour pour les utilisateurs finaux de Concur Expense

L’évolution permanente de l’utilisation de l’interface utilisateur de la solution Concur Expense est le fruit d’une conception et d’une recherche soignées qui offrent une expérience moderne, intuitive et rationalisée pour créer et soumettre des notes de frais.

Les clients de Concur Expense sont maintenant vivement invités à afficher un aperçu, puis à passer à NextGen UI avant la date de transition automatique fixée au 1er octobre 2022.

Objectif professionnel / avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais nous permet également de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.

Synthèses administrateur des notes de version

Livraison rationalisée

Auparavant, les synthèses administrateur des notes de version mensuelles étaient fournies dans deux formats de fichier :

  • sous forme de fichiers PDF à partir des pages d’arrivée classiques ;

  • sous forme de fichiers HTML à partir des systèmes d’aide intégrés au produit et de SAP Help Portal.

SAP Concur fournit uniquement des fichiers HTML à partir du système d’aide intégré au produit et de SAP Help Portal.

Objet professionnel / avantage client : Un emplacement unique offre une expérience utilisateur cohérente pour accéder à ce contenu et libère des ressources pour travailler sur de nouveaux contenus.

Support utilisateur SAP Concur

Options de support disponibles pour les utilisateurs finaux

Cette note de version est un rappel à tous les administrateurs au sujet des ressources disponibles pour les utilisateurs finaux ayant besoin d’une assistance. SAP fournit de nombreux parcours de support pour de nombreux produits. Les options répertoriées dans cette note de version sont les seules correctes pour les utilisateurs finaux de SAP Concur. Les administrateurs doivent envoyer la liste des ressources en libre-service ci-dessous à leurs utilisateurs finaux pour qu'ils puissent la consulter.

Les utilisateurs finaux des solutions SAP Concur bénéficient d’un support de l’une des façons suivantes :

  • User Support Desk (USD) : Si votre société a acheté User Support Desk, les utilisateurs finaux peuvent accéder au support dans l’application SAP Concur. Cliquez sur Aide > Contacter le support pour accéder au portail User Support Desk et débuter le support par téléphone ou par chat.

  • Support interne : Si votre société n'a pas acheté USD, les utilisateurs finaux travaillent avec des contacts internes qui prennent en charge leur solution SAP Concur, et complètent cette aide avec les ressources en libre-service présentées dans la section suivante.

RESSOURCES EN LIBRE-SERVICE DESTINÉES AUX UTILISATEURS FINAUX

Il existe plusieurs endroits où les utilisateurs finaux peuvent trouver des informations supplémentaires, des ressources de formation et des FAQ. Tous les utilisateurs peuvent accéder à ces liens.

SAP Concur Community :

https://community.concur.com/

Informations de support et FAQ sur SAP Concur Community :

https://community.concur.com/t5/Support-and-FAQs/bg-p/Support

Boîte à outils de formation SAP Concur, édition professionnelle :

http://www.concurtraining.com/

Boîte à outils de formation SAP Concur, édition standard :

http://www.concurtraining.com/toolkit/standard/en (en anglais uniquement)

Aide en ligne Concur Expense destinée aux utilisateurs finaux :

https://help.sap.com/viewer/product/CONCUR_EXPENSE/LATEST/en-US?task=use_task

Aide en ligne Concur Invoice destinée aux utilisateurs finaux :

https://help.sap.com/viewer/product/CONCUR_INVOICE/LATEST/en-US?task=use_task

Aide en ligne Concur Request destinée aux utilisateurs finaux :

https://help.sap.com/viewer/product/CONCUR_REQUEST/LATEST/en-US?task=use_task

Aide en ligne Concur Travel destinée aux utilisateurs finaux :

https://help.sap.com/viewer/product/CONCUR_TRAVEL/LATEST/en-US?task=use_task

Intégration de SAP aux solutions Concur

Comptabilisation delta phase 2 (décembre 2021)

Cette modification fait partie de l’expérience NextGen UI pour les clients de l’édition Professional et n’est disponible que pour les clients des services SAP Integrated Concur.

La première phase de la fonctionnalité de comptabilisation delta a permis aux utilisateurs finaux de rouvrir la note de frais et de modifier uniquement les champs personnalisés. Des fonctionnalités étendues sont désormais disponibles et plusieurs niveaux de configuration permettent aux sociétés de contrôler les actions que l’utilisateur final peut effectuer dans une note de frais rouverte.

Plusieurs niveaux de configuration (de 1 à 3) permettent d’affecter des privilèges de modification de plus en plus importants à un groupe d’utilisateurs Expense. Par exemple, un utilisateur d’un groupe auquel sont affectées des autorisations de niveau 1 peut ajouter des images de justificatif et modifier les champs d’imputation et d’unité organisationnelle. Cependant, un utilisateur d’un groupe auquel sont affectées des autorisations de niveau 3 peut modifier la note de frais pour le nombre de participants et les montants, ajouter des images de justificatifs et déplacer des entrées entre les notes de frais.

Objet professionnel / avantage client : Cette fonctionnalité offre une flexibilité accrue lors de l’attribution de l’autorisation de modifier les détails aux groupes Expense sélectionnés ainsi que pour les modifications que les utilisateurs finaux de chaque groupe peuvent apporter.

Entités de test

Maintenance des données et suppression d’entités dans les entités de test (6 décembre)

Dans le cadre de la maintenance des données et des opérations de routine de SAP Concur, nous commencerons à supprimer les données stagnantes dans les environnements de sandbox de production de SAP Concur (entités de test).

À partir du 6 décembre, les entités de test n’ayant enregistré aucune connexion au cours des 180 derniers jours seront effacées. Par exemple, si une entité de test n'a reçu aucune connexion entre le 9 juin 2021 et le 6 décembre 2021, elle sera supprimée le 6 décembre 2021.

À partir de janvier 2022, dans le cadre de cette maintenance continue des données, les entités de test n’ayant reçu aucune connexion au cours des 180  jours précédents seront également supprimées régulièrement, ces données étant considérées comme stagnantes conformément à la législation en vigueur. Toute personnalisation des entités de test ne sera pas récupérable en cas de suppression.

Objet professionnel / avantage client : Cette activité de maintenance est compatible avec les exigences de conformité des données de SAP et du client en minimisant la conservation des données personnelles en dehors de l'environnement de production actuelle.

Administration des services Web

**En cours** Mise à jour des exigences relatives à la longueur du nom d’utilisateur et du mot de passe du connecteur d’applications

Ces modifications s’inscrivent dans le cadre de l’engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

Pour répondre à de nouvelles exigences en matière de sécurité, le nom d’utilisateur et le mot de passe associés à un connecteur d’applications sur la page Connecteurs d’applications doivent comporter au moins 10 caractères et ne pas dépasser 50 caractères.

Certains clients ont actuellement des noms d’utilisateur et des mots de passe dont la configuration ne respecte pas ces paramètres.

Le 28 février 2022, le nombre minimal de 10 caractères et le nombre maximal de 50 caractères seront appliqués. Si les noms d’utilisateur et les mots de passe ne sont pas mis à jour avant cette modification, certains éléments des solutions SAP Concur peuvent cesser de fonctionner. Par exemple, les étapes du workflow ne seront pas terminées si vous utilisez des notifications, les fenêtres LEU ne s’ouvriront pas et aucun résultat ne s’affichera dans les champs utilisant des listes d’extraction.

Pour éviter toute perturbation des légendes via les connexions à l’application et l’interruption ultérieure de certaines tâches de l’utilisateur final, SAP recommande de mettre à jour vos noms d’utilisateur et mots de passe du connecteur d’applications dès que possible.

Les noms d’utilisateur et mots de passe des connexions à l’application peuvent être mis à jour par un administrateur ayant le rôle Administrateur de la société ou Administrateur des services Web.

Objectif professionnel / avantage client : L’application de restrictions relatives à la longueur du mot de passe et du nom d’utilisateur améliore les normes de sécurité pour les légendes effectuées via le connecteur d’applications.

Synthèses des modifications prévues

Les éléments de cette section sont des résumés des modifications prévues dans de futures versions. SAP Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

IMPORTANT : ces modifications prévues peuvent ne pas faire partie de toutes les améliorations et changements à venir qui concernent ce produit ou service SAP Concur. Les modifications prévues qui s’appliquent à plusieurs produits et/ou services SAP Concur se trouvent dans un document consolidé. Consultez les synthèses administrateur sur les autres modifications prévues disponibles dans Synthèse administrateur pour Professional Edition, modifications prévues partagées, décembre 2021.

Paramètres de site

**Modifications prévues** Activation du numéro de note de frais dans les extraits comptables sur Concur Expense

Un nouveau paramètre de site, Enable Report Number for Expense Accounting Extracts (Activer le numéro de note de frais pour les extraits comptables Expense), sera disponible dans une prochaine version au premier trimestre 2022 pour tous les types de fichiers d’extraits comptables Concur Expense. Cette option permet au client de choisir d’extraire les données de zone Numéro de la note de frais à la place des données de zone Clé de la note de frais en modifiant la sortie d’extraction pour inclure l’une et non l’autre. Cette modification est réversible et peut affecter jusqu’à 5 extraits de même type sur le site client.

Le résultat de cette modification consiste à extraire les données relatives au numéro de la note de frais plutôt que celles relatives à la clé de la note de frais, ce qui représente un avantage pour le client car cela induit des résultats plus significatifs et permet d’aligner le processus d’extraction sur les futures améliorations de la version.

Cette fonctionnalité prend en charge différents extraits comptables, par exemple :

  • Extrait comptable standard v. 2

  • Extrait comptable standard v. 3

  • Extrait Expense Pay/Remboursement du collaborateur

  • Extrait informatif

  • Tout extrait comptable personnalisé comportant la zone Clé de la note de frais

Objet professionnel / avantage client : Cette fonctionnalité prépare le client qui utilise des extraits comptables à une modification de la disponibilité des champs et prend en charge les améliorations de fonctionnalités futures pour les extraits.

Notifications client

Les éléments de cette section offrent des outils de référence à tous les clients.

Mises à jour relatives à l’accessibilité

SAP implémente des modifications pour mieux répondre aux directives actuelles relatives à l’accessibilité des contenus Web (WCAG). Les informations sur les modifications relatives à l’accessibilité apportées aux solutions SAP Concur sont publiées chaque trimestre. Vous pouvez consulter les mises à jour trimestrielles sur la page Accessibility Updates (en anglais uniquement).

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Navigateurs pris en charge

Les navigateurs pris en charge sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles via Nouveautés - Professional Edition.