Mapper des champs de suivi du budget à des champs de poste de dépense
Vous pouvez mapper des champs de suivi du budget à des champs de poste de dépense. Les clients qui utilisent des champs configurés différemment dans les divers produits Concur peuvent utiliser cette page pour mapper les différents champs au même champ de suivi du budget. Les champs non mappés ne trouveront pas de correspondance avec aucun poste de dépense, de sorte que si vous mappez le champ de suivi du budget pour un produit, mais pas pour un autre, seuls les postes de dépense du produit mappé sont capturés dans le budget.
Mappage de collaborateurs pour les dépenses non soumises
Pour les clients Concur Expense, une colonne Collaborateur apparaît sous cet onglet si l’administrateur a sélectionné (activé) l’option Afficher les montants des dépenses non soumises comme étant En attente ou Afficher le solde des dépenses non soumises dans Paramètres du budget. Lorsque l’un de ces paramètres est sélectionné, le mappage de collaborateurs doit être réalisé. Dans le cas contraire, les postes de dépenses non soumises de Concur Expense ne seront pas appliqués au budget. Les postes de dépenses non soumises de Dépenses disponibles ne sont pas associés à un élément de note de frais ou de dépense et ne peuvent par conséquent pas être évalués par rapport aux champs mappés à ces niveaux. Le mappage du champ Collaborateur est le seul mappage que Budget peut appliquer aux Dépenses disponibles, jusqu’à ce qu’elles soient ajoutées à une note de frais. Les informations concernant les collaborateurs ne comprennent généralement pas les mêmes champs que la note de frais, de sorte que les mappages de type Valeur fixe ou Toute valeur proposent des options de mappage des champs qui ne sont pas configurées au niveau du collaborateur. Budget analyse les dépenses disponibles sur la base du mappage au niveau du collaborateur, puis évalue de nouveau le poste de dépense après son ajout à une note de frais, en fonction du mappage des dépenses configuré dans Mappage des champs de budget.
Pour mapper des champs de suivi du budget à des champs de poste de dépense :
Dans l’onglet Champs de suivi du budget, cliquez sur l’onglet Mappage des champs de budget.
Sélectionnez un Type de mappage et une Valeur de mappage pour les champs.
La colonne Type de mappage contient des valeurs différentes selon le produit SAP Concur. Les options possibles sont les suivantes :
Type de mappage
Description
Aucune
Si vous sélectionnez l’option Aucune, le champ Valeur de mappage indique Aucune et passe en lecture seule, ce qui signifie qu’aucun mappage n’est défini.
Champ de rapport
Si vous sélectionnez cette option, le champ Valeur de mappage affiche une liste de champs de note de frais configurés à ce niveau.
Niveau de l’entrée
Si vous sélectionnez cette option, le champ Valeur de mappage affiche une liste de champs de note de frais ou de demande d’autorisation/d’ordre de mission configurés à ce niveau.
Champ d’affectation
Si vous sélectionnez cette option, le champ Valeur de mappage affiche une liste de champs de note de frais, de facture ou de demande d’autorisation/d’ordre de mission configurés à ce niveau.
Champ d’en-tête
Si vous sélectionnez cette option, le champ Valeur de mappage affiche une liste de champs de facture ou de demande d’autorisation/d’ordre de mission configurés à ce niveau.
Champ de poste individuel
Si vous sélectionnez cette option, le champ Valeur de mappage affiche une liste de champs de note de facture configurés à ce niveau.
Champ de détails
Si vous sélectionnez cette option, le champ Valeur de mappage affiche une liste de champs de demande d’achat configurés à ce niveau.
Champ de poste
Si vous sélectionnez cette option, le champ Valeur de mappage affiche une liste de champs de demande d’achat configurés à ce niveau.
Champ de distribution
Si vous sélectionnez cette option, le champ Valeur de mappage affiche une liste de champs de demande d’achat configurés à ce niveau.
Valeur fixe
Si vous sélectionnez l’option Valeur fixe, vous pouvez entrer une valeur par défaut dans le champ Valeur de mappage qui sera utilisée par Budget lors de l’analyse des postes de dépenses. Cela est utile si le champ n’est pas configuré au niveau du produit ou du collaborateur, mais que vous disposez d’une valeur par défaut réaliste qui peut être utilisée par Budget.
Par exemple, si le champ de suivi du budget Réservé à des fins de formation n’est pas configuré au niveau du collaborateur, vous pouvez entrer la valeur de mappage Non, dans la mesure où la majorité des postes de dépenses ne concernent pas la formation. Ceci est particulièrement utile pour l’évaluation des dépenses non soumises.
Toute valeur
Si vous sélectionnez l’option Toute valeur, la Valeur de mappage devient un champ vide en lecture seule. Budget considérera toute valeur (y compris une valeur null) du champ de suivi du budget du poste de dépense comme une correspondance.
Cela est utile si le champ n’est pas configuré au niveau du produit ou du collaborateur et que vous ne disposez pas d’une valeur par défaut à utiliser par Budget, mais que vous voulez capturer les postes de dépenses de ce produit.
Par exemple, si le champ de suivi du budget Projet n’est pas configuré pour le niveau Collaborateur, l’option Aucun valeur permet de capturer les dépenses disponibles sans définir une valeur par défaut spécifique.
Cliquez sur Enregistrer.
