Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Invoice Professional Edition, avril 2019

Publication initiale

Synthèses des notes de version

Les éléments de cette section sont les synthèses des notes de version du mois. Les notes de version de l’édition professionnelle sont accessibles sur Nouveautés - Professional Edition.

Concur Invoice

Nouvelles améliorations de l’expérience utilisateur pour Concur Invoice

SAP Concur offre désormais une nouvelle expérience utilisateur destinée en particulier à l’utilisateur CF (compte fournisseur) qui surveille en permanence la santé du cycle de vie de Concur Invoice dans le système. Avec une nouvelle page d’arrivée des CF, les concepts de « call to action » et de « work to zero » sont mis en avant pour mieux informer les utilisateurs CF afin de s’assurer qu’ils travaillent sur la tâche la plus prioritaire.

La nouvelle page d’arrivée Gestionnaire de factures comprend des liens vers des tâches importantes que l’utilisateur CF doit effectuer quotidiennement, telles que l’affectation et la soumission de factures. Le gestionnaire des factures peut également utiliser la page Gestionnaire de factures qui comprend des liens similaires à ceux de l’utilisateur CF. La page Gestionnaire de factures sera différente selon le rôle de l’utilisateur.

Une autre nouvelle page, Factures non affectées, s’affiche lorsque les utilisateurs CF cliquent sur le lien Factures non affectées de la page Gestionnaire de factures.

En outre, Concur Invoice a ajouté une nouvelle page Mes factures. Elle est accessible en cliquant sur la page Mes tâches > Factures non soumises ou sur Toutes mes factures de la page Gestionnaire de factures.

Objectif professionnel/avantage client : La nouvelle expérience utilisateur Concur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur octroie une plus grande visibilité sur leurs factures en vol.

Demande d’achat

Champ Fournisseur dans les articles de demande d’achat défini par défaut sur le fournisseur précédemment sélectionné

Lorsque des articles sont ajoutés à une demande d'achat nouvelle ou existante sur la page Détails de l’achat, après l’ajout du premier article, le champ Fournisseur des articles suivants est défini par défaut sur le fournisseur précédemment sélectionné.

Auparavant, le fournisseur devait être sélectionné manuellement à chaque ajout d’article dans la demande d’achat.

Objectif professionnel/avantage client : Cette modification réduit le nombre d’étapes à effectuer pour ajouter d’autres articles à une demande d'achat ; le processus de création et de mise à jour des demandes d’achat est par conséquent plus efficace et plus rapide.

Gestionnaire des paiements

Extraction de confirmation de paiement disponible sans Invoice Pay

Dans cette version, les gestionnaires des paiements pourront utiliser l’extraction de confirmation de paiement sans que Invoice Pay soit activée. Cette fonctionnalité est utile pour les utilisateurs qui travaillent avec les paiements des fournisseurs afin qu’ils puissent exporter les informations relatives aux paiements des fournisseurs avec les données de paiement de SAP Concur.

Objectif professionnel/avantage client : Cette fonctionnalité permet aux clients qui utilisent le prestataire de paiement de télécharger les données d’extraction de confirmation de paiement à rapprocher dans son ERP.

Invoice Pay

Formulaire Direct Debit Request mis à jour (Australie)

Le formulaire Direct Debit Request pour les clients Invoice Pay en Australie a été mis à jour pour mieux refléter le nom de l’accord de service. Le texte qui figurait dans le champ Service Agreement du formulaire était « Concur Business Service Agreement (BSA) and Service Description Guide (SDG) » et le texte actuel est « Agreement for the SAP Concur Service ».

Objectif professionnel/avantage client : Le nouveau texte couvre plus précisément les différents contrats clients SAP Concur.

Budget

Workflows disponibles pour le budget

Les workflows sont désormais disponibles pour le budget. Les workflows définissent la manière dont le système achemine les factures, les notes de frais et les demandes au fil des étapes d’approbation et de traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget proposée par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécialement adaptés à leurs besoins particuliers.

Sans examen du budget, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’une année, laissant ainsi peu d’options à une organisation et des budgets dépassés aux responsables de budgets, par exemple. En outre, des dépenses anticipées signifient que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car des dépenses moins importantes ont consommé le budget plus tôt.

Associer l’examen du budget dans le workflow ajoute de la valeur. Les règles d’audit et les règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à mieux contrôler leur budget lorsqu’il est pertinent de s’adapter aux besoins spécifiques d’une organisation.

La détermination du moment où un poste de dépense est considéré comme engagé dans un budget est tout aussi importante. Dans la plupart des organisations, la validation s’effectue lorsqu’un poste de dépense est payé ; il a suivi la majorité, voire la totalité, des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation s’effectue beaucoup plus tôt. Dès qu’une demande d’achat ou une demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme validée.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permettra aux clients de contrôler les dépenses budgétaires afin, par exemple, d’éviter de dépasser les budgets trop tôt durant une période ou une année budgétaire.

E-mail SAP Concur

**En cours** Modification de l’infrastructure des e-mails – Ajouter des adresses IP à la liste des expéditeurs autorisés

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos services à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici touchait uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense. A partir de janvier, les e-mails d’autres services SAP Concur (comme Concur Travel et Concur Pay) seront déplacés vers la nouvelle infrastructure de messagerie.

Nous continuerons à ajouter d’autres services. Surveillez les notes de version pour obtenir plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.

Divers

Rappel : Pas de données personnelles ou sensibles dans les champs personnalisés

Toutes les sociétés doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les informations personnelles et sensibles de leurs collaborateurs. Conformément aux pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles ou sensibles.

ÉTAPES SUIVANTES

Si votre société utilise des champs personnalisés pour conserver des données personnelles ou sensibles (numéro de sécurité sociale, nom des membres de la famille ou autre renseignement d’identification personnelle), vous devez prévoir le retrait de ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.

Pour plus d’informations, voir la FAQ (en anglais uniquement).

Résumés des modifications prévues

Les éléments de cette section sont des résumés des modifications prévues dans de futures versions. SAP Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

Commande d'achat

**Modifications prévues** Importer maintenant pour les importations de bons de commande et de justificatifs de bons de commande

La fonctionnalité Importer maintenant permet aux clients d’importer immédiatement des fichiers de bons de commande et de justificatifs de bons de commande dans Concur Invoice, sans attendre une importation planifiée de nuit. Cela est utile pour les clients qui ont besoin d’importer des bons de commande et des justificatifs de bons de commande, pour les utiliser dans Concur Invoice le même jour de leur création en externe. Cela permet aux clients d’effectuer plusieurs importations de bons de commande et de justificatifs de bons de commande sur une journée afin d’obtenir des données plus synchronisées et à jour.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de contrôler le moment et la fréquence d’importation des bons de commande et des justificatifs de bons de commande dans Concur Invoice.

Authentification

**Modifications prévues** Plus de réinitialisation ou de mise à jour des mots de passe en groupes via un fichier d’importation

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

Dans une version ultérieure, il ne sera plus possible de réinitialiser ou de mettre à jour les mots de passe des utilisateurs via les fonctionnalités d’importation d’utilisateurs et d’importation de collaborateurs. Il sera toujours possible de définir le mot de passe pour les nouveaux utilisateurs lors de l’importation initiale via les fonctionnalités d’importation d’utilisateurs et d’importation de collaborateurs.

IMPORTATION D’UTILISATEURS

Le champ de mot de passe sera encore disponible dans le modèle Microsoft Excel à télécharger, mais seulement lu lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes du champ seront ignorées par le système.

Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: User Import User Guide (en anglais uniquement).

IMPORTATION DE COLLABORATEURS

Les champs de mots de passe seront encore disponibles dans les ensembles d’enregistrements 100, 300, 305 et 310, mais seulement lus lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes du champ seront ignorées par le système. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement de mot de passe de l’enregistrement 100 ne seront plus utilisées.

Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: Employee Import Specification (en anglais uniquement).

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une sécurité renforcée pour les mots de passe des utilisateurs.

**Modifications prévues** Dépréciation des connexions composites

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

Dans une version ultérieure, SAP Concur ne prendra plus en charge les URL des pages de connexion composite.

La fonctionnalité de connexion composite permet aux utilisateurs d’utiliser un identifiant de connexion qui n’inclut pas de domaine pour se connecter aux produits SAP Concur.

Tous les utilisateurs qui utilisent uniquement leur nom d'utilisateur (ex. jeandupont) pour se connecter aux produits SAP Concur devront utiliser leur nom de connexion CTE plutôt que leur identifiant de connexion.

SAP Concur ne prendra plus en charge les URL de pages de connexion composite. L’URL standard pour une page de connexion composite inclut le nom de l’entité (ex. entity=pxxxxxxxxx) et se présente comme suit : https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Tous les clients utiliseront la page de connexion standard pour accéder aux produits SAP Concur. La page de connexion standard est https://www.concursolutions.com/nui/signin.

La dépréciation des pages de connexion composite pour www.concursolutions.com est prévue pour le 11 mai 2019.

IMPACTS SUR LES UTILISATEURS

Les utilisateurs qui se connectent à une page de connexion composite (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) et qui n’utilisent pas le symbole d’arobase (@) dans leur nom d'utilisateur devront cliquer sur le lien Vous avez oublié votre nom d'utilisateur ? de la page Connexion pour récupérer sans aide (préféré) leur nom d'utilisateur ou contacter l’administrateur de leur société pour obtenir leur nom de connexion CTE. Les mots de passe des utilisateurs restent les mêmes.

La fonctionnalité d’authentification unique (SSO) n’est pas concernée par cette modification. Les utilisateurs suivants ne sont pas concernés car ils ne se connectent pas via https://www.concursolutions.com :

  • SSO SAP Concur Web

  • Nom d’utilisateur/mot de passe de SAP Concur mobile app

  • SSO de SAP Concur mobile app

Objectif professionnel/avantage client : la dépréciation de cette fonctionnalité améliore la stabilité et les taux de réussite de la connexion, tout en réduisant la dépendance.

**Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP Concur

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

L’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.

SAP Concur envisage d’ajouter aux produits de SAP Concur une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) qui offre aux clients une option en libre-service de configuration de la SSO pour leur organisation. L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request, et Travel.

La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) est un outil de substitution pour les clients qui utilisent la configuration SSO existante sur la page Clés de sécurité et un nouvel outil pour les clients qui souhaitent à présent implémenter l’authentification unique dans leurs organisations. La configuration SSO existante sur la page Clés de sécurité et le nouvel outil en libre-service SSO seront disponibles jusqu’à ce que tout le monde ait migré vers le nouvel outil.

Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.

**Modifications prévues** Fonctionnalité mot de passe oublié, questions de sécurité et texte personnalisé pour le mot de passe

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

Dans une version ultérieure, une nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié sera ajoutée à la page Connexion de SAP Concur, offrant ainsi une nouvelle expérience aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Selon la configuration de la société, il peut exister actuellement plusieurs possibilités de connexion en cas de mot de passe oublié. Lors du lancement de la fonctionnalité Mot de passe oublié (prévu le 11 mai), ces autres possibilités de connexion seront supprimées. Les autres options qui seront supprimées sont les suivantes :

  • Questions de sécurité : Les utilisateurs ne recevront plus d’invites de questions de sécurité pour l’authentification de connexion.

  • Texte sur la page : Le texte personnalisé de la société ne s’affichera plus.

  • Indices de mot de passe : L’option Envoyez-moi un e-mail avec l’indice de mon mot de passe ne sera plus disponible.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité renforce la sécurité des mots de passe des utilisateurs et rationalise l’expérience utilisateur.

Administration de la société

**Modifications prévues** Modifications des accès aux produits SAP Concur

Dans une version ultérieure (prévue en juin), les clients accéderont aux produits et services SAP Concur à partir des domaines suivants :

  • *.concursolutions.com

  • *.concurcdc.cn

Cette modification est prévue pour le 8 juin 2019.

Pour toute question concernant cette modification, contactez appsec@sap.com.

Objectif professionnel/avantage client : Cette modification permettra aux clients d'accéder aux services SAP Concur de manière cohérente et sécurisée.

**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion SAP Concur

SAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) pourront lancer le processus de connexion SSO à l’adresse www.concursolutions.com. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.

La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :

  • Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion

  • Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue pour une future version)

  • Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une expérience plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Administration de formation

**Modifications prévues** Optimisation et transfert de la page

Pour simplifier la page Administration de formation, les fonctions et le contenu doivent être modifiés.

En plus des modifications de contenu, l’accès à la page Administration de formation passera de Administration de la société à Outils.

Objectif professionnel/avantage client : grâce à ces modifications, la fonctionnalité Administration de formation est plus simple à trouver et à utiliser.

Gestion des utilisateurs test

**Modifications prévues** Retrait de la fonctionnalité Effacer les transactions d’utilisateurs test

SAP Concur est en train de mettre hors service la fonctionnalité de Gestion des utilisateurs test qui supprime les transactions des utilisateurs test de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permettra à SAP Concur de consacrer plus de ressources au développement et à la gestion des fonctionnalités utilisées par la plupart de ses clients.

Notifications client

Les éléments de cette section offrent des outils de référence à tous les clients.

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition