Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Budget Professional Edition, mai 2019

Publication initiale

Synthèses des notes de version

Les éléments de cette section sont les synthèses des notes de version du mois. Les notes de version de l’édition professionnelle sont accessibles sur Nouveautés - Professional Edition.

Tous les produits

Nouveau paramètres de budget pour les notifications de règle de contrôle

Pour que les clients voient quel budget correspond à un poste de dépense lorsqu’une règle de contrôle est déclenchée, SAP Concur propose désormais des notifications supplémentaires auxquelles les clients peuvent insérer des paramètres pour les budgets. Les clients peuvent alors recevoir des messages en haut de leur écran les informant qu’un budget avec une description et un responsable donnés est, par exemple, au-delà du seuil budgétaire.

Le tableau ci-dessous répertorie les paramètres de budget disponibles.

Condition

Description

%BudgetName%

Nom du budget du premier budget en réponse à la règle de contrôle déclenchée.

%BudgetOwner%

Responsable du budget du premier élément de budget correspondant.

%First3Budgets%

Noms et responsables des budgets des trois premiers éléments de budget.

%BudgetCount%

Nombre d’éléments de budget correspondants.

%BudgetDescription%

Nom d’affichage du budget visible par les utilisateurs sur le tableau de bord de budget.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de voir quel budget est en déséquilibre et si un ou plusieurs budgets dépassent le seuil. Cela donne ainsi des informations importantes aux clients pour prendre des décisions budgétaires.

Dépenses budgétaires sur l’année cumulée dans le tableau de bord de budget

Dans cette version, les clients disposent d’une option dans la vue de carte et de liste à la page Synthèse du budget du tableau de bord de budget, où ils peuvent voir les informations sur un budget depuis le début de l’exercice. Pour les budgets mensuels et trimestriels, le montant du budget sera basé sur le montant de la période budgétaire en cours, ajouté à celui des précédentes périodes budgétaires de l’année fiscale en cours.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration donne aux clients un aperçu plus précis de l’évolution des dépenses de leur budget depuis le début de l’année fiscale jusqu’à aujourd’hui.

Disponibilité des dates de création et de dernière modification dans les éléments de budget

Les clients verront désormais deux nouvelles colonnes, Created (Création) et Dernière modification, dans Éléments du budget. Si une note de frais, une facture, une demande ou une demande d’achat a été créée avant la création d’un élément de budget, les clients seront en mesure d’indiquer si le budget a été repris en observant les dates dans ces colonnes.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration donnera des informations sur le moment où les éléments de budget ont été créés et modifiés pour garantir qu’un budget spécifique a été inclus dans la transaction.

**En cours** Modification de l’infrastructure des e-mails – Ajouter des adresses IP à la liste des expéditeurs autorisés

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos services à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici touchait uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense. A partir de janvier, les e-mails d’autres services SAP Concur (comme Concur Travel et Concur Pay) seront déplacés vers la nouvelle infrastructure de messagerie.

Nous continuerons à ajouter d’autres services. Surveillez les notes de version pour obtenir plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.

Rappel : Pas de données personnelles ou sensibles dans les champs personnalisés

Toutes les sociétés doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les informations personnelles et sensibles de leurs collaborateurs. Conformément aux pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles ou sensibles.

ÉTAPES SUIVANTES

Si votre société utilise des champs personnalisés pour conserver des données personnelles ou sensibles (numéro de sécurité sociale, nom des membres de la famille ou autre renseignement d’identification personnelle), vous devez prévoir le retrait de ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.

Pour plus d’informations, voir la FAQ (en anglais uniquement).

Authentification : Dépréciation des connexions composites

Ces modifications s’inscrivent dans le cadre de l’engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

Dans cette version, SAP Concur ne prend plus en charge les URL des pages de connexion composite.

La fonctionnalité de connexion composite permettait aux utilisateurs de se connecter aux produits SAP Concur à l’aide d’un ID de connexion qui n’incluait pas un nom de domaine.

Tous les utilisateurs qui utilisent uniquement leur nom d’utilisateur (p. ex. jeandupont) pour se connecter doivent désormais utiliser leur nom de connexion CTE plutôt que leur identifiant de connexion pour se connecter aux produits SAP Concur.

L’URL standard pour une page de connexion composite inclut le nom de l’entité (p. ex. entity=pxxxxxxxxx) et se présente comme suit : https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Tous les clients utiliseront désormais la page de connexion standard pour accéder aux produits SAP Concur. La page de connexion standard est disponible à l’adresse suivante : https://www.concursolutions.com/nui/signin

IMPORTANT !

Seule la partie des connexions composites destinée aux utilisateurs est obsolète pour l'instant. L'importation de collaborateurs (planifiée, pendant la nuit) et l'importation d'utilisateurs (à la demande, feuille de calcul) ne sont pas concernées. L’importation réussira, et le nom d’utilisateur complet sera constitué comme il l’est actuellement. Lorsque les informations de connexion composite ne sont plus acceptées dans les importations, des informations et des instructions seront fournies dans les notes de version.

IMPACTS SUR LES UTILISATEURS

Les utilisateurs qui se connectent à une page de connexion composite (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) et qui n’utilisent pas le symbole d’arobase (@) dans leur nom d'utilisateur doivent cliquer sur le lien Vous avez oublié votre nom d'utilisateur ? de la page Connexion pour récupérer sans aide (préféré) leur nom d'utilisateur ou contacter l’administrateur de leur société pour obtenir leur nom de connexion CTE. Les mots de passe des utilisateurs restent les mêmes.

La fonctionnalité d’authentification unique (SSO) n’est pas concernée par cette modification. Les utilisateurs suivants ne sont pas concernés car ils ne se connectent pas via https://www.concursolutions.com :

  • SSO SAP Concur Web

  • Nom d’utilisateur/mot de passe de SAP Concur mobile

  • SSO de SAP Concur mobile app

Objectif professionnel/avantage client : la dépréciation de cette fonctionnalité améliore la stabilité et les taux de réussite de la connexion, tout en réduisant la dépendance.

Authentification : fonctionnalité Mot de passe oublié, questions de sécurité et texte personnalisé pour le mot de passe

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

Dans cette version, une nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié sera ajoutée à la page de connexion de SAP Concur, offrant ainsi une nouvelle expérience aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Selon la configuration d’une société, plusieurs options pour le processus de mot de passe oublié peuvent être disponibles. Dans cette version, ces options supplémentaires seront supprimées. Les autres options qui seront supprimées sont les suivantes :

  • Questions de sécurité : Les utilisateurs ne pourront plus recevoir des invites de la question de sécurité pour l’authentification de login.

  • Texte sur la page : Le texte personnalisé de la société ne s’affichera plus.

  • Indices de mot de passe : L’option Envoyez-moi un e-mail avec l’indice de mon mot de passe ne sera plus disponible.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité renforce la sécurité des mots de passe des utilisateurs et rationalise l’expérience utilisateur.

**Authentification : plus de réinitialisation ou de mise à jour des mots de passe en groupes via un fichier d’importation

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

Les mots de passe des utilisateurs ne peuvent plus être réinitialisés ou mis à jour via les fonctionnalités d’importation de collaborateurs et d’utilisateurs. Il sera toujours possible de définir le mot de passe pour les nouveaux utilisateurs lors de l’importation initiale via les fonctionnalités d’importation d’utilisateurs et d’importation de collaborateurs.

IMPORTATION D’UTILISATEURS

Le champ de mot de passe est encore disponible dans le modèle Microsoft Excel à télécharger, mais seulement lu lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes du champ sont ignorées par le système.

Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: User Import User Guide.

IMPORTATION DE COLLABORATEURS

Les champs de mots de passe sont encore disponibles dans les ensembles d’enregistrements 100, 300, 305 et 310, mais seulement lus lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes des champs sont ignorées par le système. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement de mot de passe de l’enregistrement 100 ne sont plus utilisées.

Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: Employee Import Specification.

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications offrent une sécurité renforcée pour les mots de passe des utilisateurs.

Expense

Utilisation des notes des frais avec ou sans taxes maintenant disponible

Auparavant dans Concur Expense, les notes de frais étaient utilisées taxes comprises. Dans cette version, les clients peuvent désormais choisir si les notes de frais doivent être utilisées avec ou sans taxes. En d’autres termes, seul le montant brut était inclus jusqu’à présent. Désormais, lorsque le paramètre du budget Utiliser le montant net des dépenses est sélectionné (activé) dans la Configuration du budget, le montant de réclamation sera déduit du montant brut. Cela s’avère utile dans les pays où les sociétés peuvent récupérer les taxes sur les notes de frais, par exemple, les pays qui utilisent la TVA.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet à un budget d’utiliser uniquement les montants qui ne peuvent pas être réclamés pour les administrations fiscales.

Invoice

Disponibilité du suivi des dépenses par fournisseur

Les clients pourront désormais suivre les dépenses par fournisseur lorsqu’ils configurent les éléments de budget pour Concur Invoice. Ces informations s’avèrent utile si les clients veulent renégocier de meilleures conditions auprès d’un fournisseur ou faire appel à un autre fournisseur qui propose les mêmes biens et services, mais à un meilleur prix. En outre, une augmentation soudaine du montant des dépenses pour un fournisseur peut justifier une enquête pour vérifier qu’aucune dépense illégale n’a été effectuée.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de suivre plus facilement les dépenses par fournisseur.

Synthèses des modifications prévues

Les éléments de cette section sont des résumés des modifications prévues dans de futures versions. SAP Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

Tous les produits

**Modifications prévues** Modifications des accès aux produits SAP Concur

Dans une version ultérieure (prévue en juin), les clients accéderont aux produits et services SAP Concur à partir des domaines suivants :

  • *.concursolutions.com

  • *.concurcdc.cn

Cette modification est prévue pour le 8 juin 2019.

Pour toute question concernant cette modification, contactez appsec@sap.com.

Objectif professionnel/avantage client : Cette modification permettra aux clients d'accéder aux services SAP Concur de manière cohérente et sécurisée.

**Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP Concur

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

L’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.

SAP Concur envisage d’ajouter aux produits de SAP Concur une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) qui offre aux clients une option en libre-service de configuration de la SSO pour leur organisation. L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request, et Travel.

La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) est un outil de substitution pour les clients qui utilisent la configuration SSO existante sur la page Clés de sécurité et un nouvel outil pour les clients qui souhaitent à présent implémenter l’authentification unique dans leurs organisations. La configuration SSO existante sur la page Clés de sécurité et le nouvel outil en libre-service SSO seront disponibles jusqu’à ce que tout le monde ait migré vers le nouvel outil.

Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.

**Modifications prévues** Suppression de l’optimisation et du transfert de la page

SAP Concur réévalue actuellement cette modification. Dans la version de mai, cet élément sera supprimé des notes de version. Si ce projet est envisagé à nouveau, les informations apparaîtront à nouveau dans les notes de version.

**Modifications prévues** Suppression du retrait de la fonctionnalité Effacer les transactions d’utilisateurs test

SAP Concur réévalue actuellement cette modification. Dans la version de mai, cet élément sera supprimé des notes de version. Si ce projet est envisagé à nouveau, les informations apparaîtront à nouveau dans les notes de version.

**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion SAP Concur

SAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) pourront lancer le processus de connexion SSO à l’adresse www.concursolutions.com. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.

La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :

  • Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion

  • Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue pour une future version)

  • Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une expérience plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Concur Expense et Concur Request

**Modifications prévues** Retrait de Budget Insight (ancienne version) en 2019

Budget Insight est un outil de gestion budgétaire qui sera retiré le mardi 31 décembre 2019. Les clients souhaitant utiliser les fonctionnalités de budget sont encouragés à acheter le nouveau produit Budget que SAP Concur a sorti l’an dernier. Le nouveau produit Budget offre davantage de fonctionnalités, une interface utilisateur améliorée et des intégrations supplémentaires aux produits SAP Concur. On note en particulier l’intégration de données de dépenses supplémentaires provenant de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request (auparavant, seules les données de Concur Expense et de Concur Request étaient disponibles).

Objectif professionnel/avantage client : Le retrait de Budget Insight donnera aux clients la possibilité d’acquérir le nouveau produit Budget proposé par SAP Concur, qui apporte de la valeur ajoutée aux clients en rendant les budgets visibles, exploitables et presque en temps réel.

Notifications client

Les éléments de cette section offrent des outils de référence à tous les clients.

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition