Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Expense Professional Edition, février 2021

Publication initiale

Synthèse des notes de version

Les éléments de cette section sont des synthèses des notes de version du mois. Les notes de version de l’édition professionnelle sont accessibles sur Nouveautés - Professional Edition.

Participants

Recherche améliorée de participants collaborateurs

Ces modifications font également partie de l’expérience NextGen UI. Le déploiement en production de cette modification sera réalisé par phases au cours des prochaines semaines. Les clients commenceront à voir cette modification entre le 15 et le 30 janvier. Le déploiement en production dans le centre de données EMEA a déjà été effectué Le déploiement en production dans les centres de données des États-Unis et de Chine est toujours prévu.

Depuis la version de janvier 2020, les utilisateurs qui recherchent des collaborateurs à ajouter comme participants à une dépense disposent désormais d’options de filtre supplémentaires pouvant être utilisées pour affiner les résultats de la recherche, afin d’identifier les collaborateurs avec précision et efficacité.

La recherche de participants collaborateurs s’est avérée difficile en l’absence de champs disponibles pour la recherche autres que le prénom et le nom de famille.

Avec cette mise à jour, la vue de recherche avancée par défaut pour les participants collaborateurs inclut automatiquement l’ajout de filtres d’adresses e-mail et de pays.

Cette mise à jour de fonctionnalité comporte les avantages suivants :

  • Identification précise des collaborateurs, en particulier ceux ayant le même prénom et le même nom de famille

  • Amélioration de l’efficacité des recherches de collaborateurs grâce à des filtres qui permettent de limiter les résultats de recherche pertinents

  • Gestion simplifiée des participants collaborateurs, en éliminant la nécessité d’utiliser une importation de participants pour mettre à jour les données des participants pour le type de participant SYSEMP

  • Ajout facultatif de collaborateurs inactifs dans les recherches de participants

Objectif professionnel/avantage client : cette mise à jour permet de rechercher plus efficacement des participants collaborateurs et simplifie également la gestion des participants collaborateurs en éliminant la nécessité d’utiliser une importation de participants pour mettre à jour les données des participants de type SYSEMP.

Authentification

**En cours** Dépréciation du service Director SAML et migration vers SAML v2

Ces modifications s’inscrivent dans le cadre de l’engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

La prise en charge du service Director SAML est obsolète. Les sociétés de gestion des déplacements (TMC) et le personnel de SAP Concur aideront bientôt les clients qui utilisent actuellement Director SAML à migrer vers SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

Les clients qui utilisent actuellement Director SAML sont encouragés à migrer vers SAML V2 dès que possible.

La dépréciation de la prise en charge du service Director SAML dépend des conditions suivantes :

  • Les techniciens SAP Concur et les TMC aident les clients SAP Concur existants à migrer du service Director SAML vers SAML V2.

  • Tous les clients qui utilisent actuellement le service Director SAML ont migré de Director SAML vers SAML V2.

La migration de Director SAML vers SAML V2 requiert de suivre les grandes étapes suivantes :

  • Le client identifie un administrateur qui agit en tant qu’administrateur SSO et affecte l’autorisation/le rôle approprié.

  • L’administrateur SSO se coordonne avec son technicien SAP Concur pour obtenir les métadonnées SP de SAP Concur.

  • L’administrateur SSO configure les paramètres SSO au niveau de l’IdP en fonction des informations provenant des métadonnées SP.

  • L’administrateur SSO extrait les métadonnées IdP à partir de l’IdP et les transmet au technicien SAP Concur.

  • L’administrateur SSO ajoute quelques utilisateurs test et teste la nouvelle connexion SSO.

  • Forte de la réussite du test, la société déploie SSO auprès de ses utilisateurs SAP Concur.

Pour plus d'informations sur l'option en libre-service d'authentification unique, voir Shared: Single Sign-On Overview (en anglais uniquement) et Shared: Single Sign-On Setup Guide (en anglais uniquement).

Objectif professionnel/avantage client : Cette modification offre une sécurité renforcée et une assistance améliorée aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

**En cours** Dépréciation du HMAC et migration vers SAML v2 et l’outil en libre-service SSO

Ces modifications s’inscrivent dans le cadre de l’engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

La prise en charge par SAP Concur du HMAC (code d’authentification de message haché) est obsolète. Les sociétés de gestion des déplacements (TMC) et le personnel de SAP Concur aident actuellement les clients qui utilisent le HMAC à migrer vers SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

SAP Concur fournit une option en libre-service d’authentification unique qui permet aux administrateurs de société de configurer leurs connexions SAML v2 sans impliquer de représentant SAP Concur Support.

Pour plus d'informations sur l'option en libre-service d'authentification unique, voir Shared: Single Sign-On Overview (en anglais uniquement) et Shared: Single Sign-On Setup Guide (en anglais uniquement).

La dépréciation du HMAC comporte deux phases :

PHASE I :

  • Les clients doivent disposer d’un fournisseur d’identités (IdP) ou d’une solution personnalisée compatible avec SAML 2.0.

  • Les clients commencent à tester l’authentification avec SAML v2.

  • Les TMC se préparent à intégrer les nouveaux clients SAP Concur à SAML v2.

  • Les clients seront informés de la date de dépréciation officielle du HMAC via des notes de version. À compter de la date de dépréciation officielle, aucun nouveau client ne pourra être intégré avec le HMAC ; les nouveaux clients devront être intégrés à SAML v2.

  • Les clients existants qui utilisent le HMAC doivent migrer vers SAML v2.

PHASE II :

  • Les TMC ont migré tous les clients SAP Concur existants du service HMAC vers SAML v2.

  • Le service HMAC est obsolète. La phase II devrait se terminer à la mi-2021.

Objectif professionnel/avantage client : Cette modification offre une sécurité renforcée et une assistance améliorée aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Contacts autorisés du service d’assistance

Ajout de l’option de contact pour la sécurité/protection des données au profil du portail SAP Concur Support (3 décembre)

SAP Concur a ajouté une option sur le portail de SAP Concur Support qui permet aux contacts autorisés du service d’assistance (ASC) d’indiquer s’ils doivent être contactés concernant une problématique de sécurité ou de protection des données.

Objectif professionnel/avantage client : Cette amélioration donne aux clients plus de contrôle sur les personnes contactées au sein de leur société concernant des sujets liés à la sécurité ou à la protection des données, et offre un meilleur contrôle sur les notifications qu’un ASC reçoit.

Cartes

Mise à jour nécessaire des numéros de compte de carte logée/virtuelle AirPlus

Dans la version de janvier 2021, le champ Numéro de compte sur la page Modifier le compte de carte a été mis à jour pour permettre la configuration des numéros de compte à 12 chiffres seulement. Auparavant, le champ Numéro de compte autorisait uniquement la configuration des numéros de compte d’au moins 14 chiffres.

Ce changement est dû au fait qu’AirPlus commencera en mars 2021 à modifier la longueur de ses numéros de compte de carte logée et virtuelle pour passer de 16 à 12 chiffres.

Objectif professionnel/avantage client : Cette modification garantit que les comptes de carte logée dont les numéros de compte ne dépassent pas 12 chiffres puissent être configurés. Cette modification permet également de s’assurer que les numéros de compte AirPlus peuvent être mis à jour dans Concur Expense et qu’il n’y a pas de perturbation dans le traitement des transactions par carte pour les clients AirPlus.

Mises à jour relatives au transfert de fichiers

**En cours** Migration de l’ancien transfert de fichiers SAP Concur

Cette note de version est destinée au personnel technique chargé des transmissions de fichiers avec SAP Concur. Pour nos clients et fournisseurs participant à l’échange de données, SAP Concur maintient notre sous-système de transfert de fichiers afin d’offrir une sécurité renforcée pour ces transferts de fichiers.

SAP Concur est en train de migrer les entités qui utilisent actuellement un ancien processus de transfert des fichiers vers un processus d’acheminement des fichiers plus efficace et sécurisé qui repose sur les API.

Les clients dont les entités sont actuellement configurées pour utiliser l’ancien processus migreront vers le processus plus efficace entre aujourd’hui et le 31 juillet 2021. Après leur migration vers ce processus plus efficace, les clients verront les améliorations suivantes :

  • Avec l’ancien processus, les clients devaient attendre que le cycle de transfert de fichiers s’exécute à un moment donné. Avec le processus basé sur les API, plus efficace et sécurisé, les extractions et autres fichiers de sortie de SAP Concur seront disponibles au cours de la période de traitement nocturne existante, peu de temps après la création des fichiers.

Cette annonce concerne les points d’extrémité DNS de transfert de fichiers suivants :

  • st.concursolutions.com

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications améliorent la sécurité et l’efficacité pour les transferts de fichiers.

Clé PGP rotative disponible pour les transferts de fichiers (15 janvier)

Les fichiers transférés vers les solutions SAP Concur doivent être chiffrés avec la clé publique PGP de SAP Concur, concursolutionsrotate.asc.

concursolutionsrotate.asc

  • Le fichier clé est disponible dans le dossier racine du client.

  • ID de clé 40AC5D35

  • Sous-clé de chiffrement et de signature RSA 4 096 bits

  • La clé expire tous les 2 ans.

  • Le client est responsable du remplacement de la clé avant son expiration.

    • Prochaine date d’expiration : 4 septembre 2022

    • SAP Concur prévoit de remplacer la clé PGP publique rotative dans le dossier racine du client 90 jours avant la date d’expiration.

L’ancienne clé PGP de SAP Concur (ID de clé D4D727C0) reste prise en charge pour les clients existants, mais elle deviendra prochainement obsolète.

SAP Concur recommande vivement aux clients d’utiliser la clé PGP publique rotative plus sécurisée pour les transferts de fichiers. Pour faciliter l’utilisation de la clé PGP publique rotative plus sécurisée pour les transferts de fichiers, SAP Concur a ajouté la clé aux dossiers de base des clients existants le vendredi 15 janvier 2021.

Cette annonce concerne les points d’extrémité DNS de transfert de fichiers suivants :

  • st.concursolutions.com

  • mft-us.concursolutions.com

  • vs.concursolutions.com

  • st-eu.concursolutions.com

  • mft-eu.concursolutions.com

Objectif professionnel/avantage client : la clé PGP publique rotative sécurise davantage les transferts de fichiers.

NextGen UI

**En cours** Interface utilisateur mise à jour pour les utilisateurs finaux de Concur Expense

L’évolution permanente de l’utilisation de l’interface utilisateur de la solution Concur Expense est le fruit d’une conception et d’une recherche soignées qui offrent une expérience moderne, intuitive et rationalisée pour créer et soumettre des notes de frais.

Les clients de Concur Expense ont la possibilité d’afficher un aperçu et de choisir d’utiliser NextGen UI avant la migration obligatoire.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais nous permet également de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.

Justificatifs

Intégration des justificatifs fapiao pour la Chine

À partir du 27 janvier 2021, il sera possible de capturer et de charger des fapiao dans Concur Expense. La fonctionnalité d’intégration des justificatifs fapiao permet d’enregistrer et de charger un fapiao dans une dépense conformément aux exigences des autorités réglementaires ou gouvernementales chinoises.

Un fapiao est un justificatif officiel requis pour les transactions commerciales, le remboursement des collaborateurs et la déduction de la TVA. Un fapiao est émis par l’Administration fiscale de l'État de la République populaire de Chine, mais fourni par le commerçant.

Cette fonctionnalité est disponible pour les clients nouveaux et existants basés en Chine et déployée dans le centre de données en Chine. Les autres centres de données ne sont pas concernés pour l’instant.

La fonctionnalité d’intégration des justificatifs Fapiao inclut les éléments suivants :

  • L’offre d’une solution de fapiao en accord avec l’Administration fiscale de l’État de la République populaire de Chine et fournie par le commerçant

  • Un processus de remboursement et de déclaration de TVA efficaces, permettant de réduire le temps passé à l’exécution de ces tâches

  • L’enregistrement des documents TVA fapiao et hors TVA fapiao via la mini application SAP Concur dans l’application WeChat™

    • Les documents et fapiao pris en charge sont les suivants :

      • TVA régulière fapiao en version papier

      • TVA spéciale fapiao en version papier

      • TVA régulière fapiao sous forme électronique telle qu’elle est enregistrée dans le portefeuille WeChat

      • Billets de train officiels chinois

      • Billets d’avion officiels émis par l’aviation chinoise

      • Fapiao de taxi officiel

  • Chargement de fapiao et de documents dans Concur Expense :

    • Pour la TVA fapiao, une validation est effectuée par l’Administration fiscale de l'État de la République populaire de Chine avant le chargement du fapiao.

    • Pour la TVA fapiao, un contrôle des doublons est effectué avant le chargement du fapiao.

    • Des documents supplémentaires, tels que des justificatifs ventilés, peuvent également être chargés à chaque soumission de fapiao.

  • Une amélioration de l’efficacité lors de l’enregistrement et de la fusion de plusieurs documents en une seule transaction de justificatif électronique

  • l’affichage des informations sur les fapiao dans les champs personnalisés sur Concur Expense avec l’aide d’un conseiller en implémentation SAP.

Pour en savoir plus, voir le site Web de l’Administration fiscale de l’État de la République populaire de Chine (en anglais uniquement).

Les documents ou fapiao non pris en charge pour la version initiale de la fonctionnalité sont les suivants :

  • TVA électronique fapiao au format OFD, y compris la TVA régulière et la TVA spéciale

  • Montant fixe fapiao

  • Vente de véhicules fapiao

  • Fret spécial fapaio

  • Taxe de circulation fapiao

  • Véhicule d’occasion fapaio

Objectif professionnel/avantage client : Cette fonctionnalité offre une option de justificatif sans support papier qui respecte les exigences et réglementations en vigueur pour la Chine en matière de conformité et de transformation des justificatifs avec TVA papier en version électronique.

Notes de version

Fin de publication des notes de version Aperçu

Les publications techniques de SAP Concur n’incluent plus les notes de version Aperçu. Cette modification a pour but de rationaliser la communication avec nos clients. Avec cette modification, seuls deux types de notes de version sont publiés dans chaque cycle de version mensuel : les notes de version brouillon et les notes de version finale.

Le 2021 Release Calendar (en anglais uniquement) a été mis à jour pour intégrer cette modification.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification simplifie la communication sur les notes de version.

Pour plus d’informations sur les dates de publication des notes de version brouillon et finale, voir le calendrier de publication 2021 (en anglais uniquement).

Synthèse des modifications prévues

Les éléments de cette section sont des résumés des modifications prévues dans de futures versions. SAP Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

IMPORTANT : ces modifications prévues peuvent ne pas faire partie de toutes les améliorations et changements à venir qui concernent ce produit ou service SAP Concur. Les modifications prévues qui s’appliquent à plusieurs produits et/ou services SAP Concur se trouvent dans un document consolidé. Consultez les synthèses administrateur sur les autres modifications prévues disponibles dans Synthèse administrateur pour Professional Edition, modifications prévues partagées, février 2021.

Cartes

**Modifications prévues** Dépréciation des paramètres de cartes de société – MISE À JOUR DU STATUT

SAP Concur réévalue actuellement cette modification. Dans la prochaine version, ces informations seront supprimées. Si cette modification est envisagée à nouveau, les informations apparaîtront dans le document des notes de version.

Notifications client

Les éléments de cette section offrent des outils de référence à tous les clients.

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition