Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Invoice Professional Edition, octobre 2018

Publication initiale

Factures

Nouveau champ Nom du type de frais disponible dans l’importation de la demande de paiement

Dans cette version, SAP Concur a ajouté un nouveau champ, Nom du type de frais, à l’importation de la demande de paiement assistée. Les clients disposeront désormais d’un autre moyen pour attribuer un type de frais à un collaborateur lorsqu’ils importent des données.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients une méthode alternative et plus simple pour attribuer le nom d’un type de frais lors de l’importation de données.

L’e-mail de notification de demande d’approbation de facture renvoie désormais aux détails de la facture

Dans les versions précédentes, lorsqu’un approbateur de factures cliquait sur le lien vers le traitement des factures dans un e-mail de notification de demande d’approbation, la synthèse du workflow d’approbation s’ouvrait.

Depuis cette version, lorsqu’un approbateur de factures clique sur le lien vers le traitement des factures dans un e-mail de notification de demande d’approbation, les détails de la facture connexe s’ouvrent.

Objectif professionnel/avantage client : proposer un lien depuis l’e-mail de notification de demande d’approbation directement vers les détails de la facture prête à être examinée et, le cas échéant, approuvée, accroît l’efficacité du processus d’approbation.

Mise à jour de l’API demande de paiement

Un nouveau champ, Matched Purchase Order Receipts, a été ajouté à la méthode GET de l’API demande de paiement v3 de Factures.

Objectif professionnel/avantage client : le nouveau champ Matched Purchase Order Receipts renvoie un tableau des numéros de justificatifs de marchandises correspondant à la ligne de facture dans SAP Concur. Ces informations aident les clients à faire correspondre les bons enregistrements dans leur système externe lorsqu’ils enregistrent des factures dans le système.

Bon de commande

Mise à jour de l’API justificatifs de commande

Deux nouveaux paramètres de requête ont été ajoutés aux méthodes GET et DELETE de l’API justificatifs de commande v3 de Factures, Numéro du bon de commande et ID externe de l’article. Ces nouveaux paramètres permettent aux clients de mieux cibler les enregistrements de justificatifs de marchandises à extraire ou supprimer du système.

Avec l’ajout de ces nouveaux paramètres, les paramètres de requête suivants sont maintenant disponibles via les méthodes GET et DELETE :

  • Numéro de reçu de biens

    Ce paramètre préexistant peut être utilisé seul, ou bien avec l’un des autres paramètres ou les deux.

  • Numéro du bon de commande

    Ce nouveau paramètre peut être utilisé seul, ou bien avec l’un des autres paramètres ou les deux.

  • ID externe de l’article

    Ce nouveau paramètre ne peut pas être utilisé seul. Il doit être utilisé avec l’un des autres paramètres ou les deux.

Objectif professionnel/avantage client : ces nouveaux paramètres d’API offrent une gestion plus flexible et précise des enregistrements de justificatifs de marchandises via l’API justificatifs de commande v3 de Factures.

Traitement de capture

Lots importants maintenant divisés en plusieurs petits lots

Dans cette version, les lots de factures importants (plus de 100 pour le traitement géré par le client) sont automatiquement divisés en plusieurs lots plus petits (dix par dix) pour faciliter le traitement.

Dans ce cas, l’utilisateur reçoit un message sur la division des lots automatique sur la page Liste de lots. En outre, il verra quels lots vont ensemble en regardant le numéro de lot d’origine.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité facilite la tâche de vérification du traitement des factures pour les clients, puisque les lots importants de factures sont divisés en plusieurs petits lots.

Pièces jointes des e-mails plus envoyées avec les e-mails d’exception

Dans la version d’août, Concur Invoice a modifié la fonctionnalité d’exception des e-mails, afin que les e-mails d’exception envoyés aux clients ne contiennent plus l’e-mail joint d’origine.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité garantit que les clients reçoivent uniquement les informations les concernant.

E-mail SAP Concur

Mise à jour du format des e-mails

SAP Concur est en train de mettre à jour le format de toutes les notifications par e-mail. Ces modifications apporteront plus de modernité et d’harmonie à l’aspect et la convivialité de tous les services SAP Concur. Ce changement sera intégré progressivement. Certains utilisateurs verront le format mis à jour immédiatement ; pour d’autres, ce sera au cours des prochains mois.

Le contenu des e-mails n’a pas changé, mais juste l’aspect et la convivialité.

Objectif professionnel/avantage client : l’objectif de ces modifications est de présenter aux utilisateurs une apparence actualisée et harmonisée.

Modification de l'infrastructure des e-mails – Adresses IP sur liste blanche

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos produits à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l'adresse IP d’envoi doivent inscrire sur liste blanche les nouvelles adresses IP afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Les nouvelles adresses IP ne sont pas diffusées publiquement, mais elles sont disponibles en contactant le service d’assistance SAP Concur. Contactez votre équipe chargée de la gestion des serveurs de messagerie pour vous assurer que toutes les listes blanches requises pour les adresses IP sont mises à jour afin que vos utilisateurs continuent à recevoir les e-mails de SAP Concur sans interruption.

Conservation des données

Modification des notifications par e-mail des changements de configuration

Dans cette version, le système enverra automatiquement un e-mail à tous les utilisateurs qui ont l’autorisation ou le rôle d’administrateur de conservation des données dès que des modifications seront apportées à l’ensemble de règles de conservation des données.

Avant ce changement, seul l'administrateur ayant effectué la modification recevait l’e-mail de confirmation 72 heures après.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une plus grande visibilité des changements de configuration.

Modifications prévues

Les éléments de cette section sont prévus dans de futures versions. Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

Factures

**Modifications prévues** Nouvelle interface utilisateur pour Invoice bientôt prête pour les tests clients

En juillet, SAP Concur a introduit la première version d’une nouvelle interface utilisateur pour les clients Invoice avec accès anticipé. La version 1.0 de la nouvelle interface utilisateur est destinée à l’utilisateur CF (compte fournisseur) qui surveille en permanence la santé du cycle de vie Invoice dans le système. Avec une nouvelle page d’arrivée des CF, les concepts de « call to action » et de « work to zero » sont mis en avant pour mieux informer les utilisateurs CF afin de s’assurer qu’ils travaillent sur la tâche la plus prioritaire.

La nouvelle interface utilisateur sera bientôt disponible pour tous les clients via un paramètre dans Préférences Facture, qui leur permettra de tester ces nouveautés en matière d’aspect et de convivialité.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle interface utilisateur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur octroie une plus grande visibilité sur leurs factures.

**Modifications prévues** Demande(s) de paiement renommée(s) Facture(s)

Dans une version future, SAP Concur remplacera les occurrences du terme « demande de paiement » et ses différentes formes par le terme « facture » et ses différentes formes. Ces modifications seront apportées dans l’interface utilisateur, dans la documentation de Concur Invoice et dans la documentation de tous les autres produits SAP Concur où ce terme apparaît.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet de garantir que la terminologie utilisée dans SAP Concur est cohérente avec la terminologie normalisée du secteur.

**Modifications prévues** Nouveau rôle pour l’outil de validation d’horodatage e-Bunsho
Dans une future version, un nouveau rôle d’administration sera activé pour Invoice. Ce nouveau rôle, Administrateur de la conformité numérique, sera un rôle partagé qui permettra à un utilisateur d'accéder aux outils de validation d’horodatage e-Bunsho pour Expense et Invoice.

Objectif professionnel/avantage client : l'administrateur de la conformité numérique permet à un administrateur d'attribuer un rôle unique pour l'accès aux outils de validation d’horodatage e-Bunsho.

Bon de commande

**Modifications prévues** Importer maintenant pour les importations de bons de commande et de justificatifs de bons de commande

La fonctionnalité Importer maintenant permet aux clients d’importer immédiatement des fichiers de bons de commande et de justificatifs de bons de commande dans Invoice, sans attendre une importation planifiée de nuit. Cela est utile pour les clients qui ont besoin d’importer des bons de commande et des justificatifs de bons de commande, pour les utiliser dans Concur Invoice le même jour de leur création en externe. Cela permet aux clients d’effectuer plusieurs importations de bons de commande et de justificatifs de bons de commande sur une journée afin d’obtenir des données plus synchronisées et à jour.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de contrôler le moment et la fréquence d’importation des bons de commande et des justificatifs de bons de commande dans Concur Invoice.

Demande d’achat

**Modifications prévues** Nouvelle API demande d’achat v4.0

À une date ultérieure, SAP Concur mettra à disposition une nouvelle API demande d’achat depuis le centre des développeurs de SAP Concur.

Objectif professionnel/avantage client : l’API demande d’achat permettra aux développeurs de créer et de soumettre automatiquement des demandes d’achat pour préautorisation en exploitant des données externes, et de récupérer les numéros et statuts des demandes d’achat à l’aide des méthodes POST et GET.

**Modifications prévues** Champ Type de justificatif disponible dans les formulaires et les champs

Dans une future version, un utilisateur ayant le rôle d'administrateur de configuration Factures sera en mesure de modifier la valeur par défaut pour le champ Type de justificatif qui apparaît sur le formulaire Élément de demande d'achat.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification facilite la correspondance à trois niveaux des justificatifs et d'autres exigences du workflow.

Gestion des fournisseurs

**Modification prévue** Historique des modifications pour les modifications des fournisseurs

Dans une future version, les clients dont la fonctionnalité Créer et approuver est activée pourront suivre les modifications apportées à un fournisseur via la page Historique des modifications dans l’enregistrement du fournisseur dans Gestionnaire de fournisseurs. Par exemple, si un fournisseur est approuvé ou mis à jour par le gestionnaire de fournisseurs, ces actions apparaîtront dans l’historique des modifications.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet aux utilisateurs ayant le rôle Gestionnaire de fournisseurs d’afficher le détail des modifications apportées à un fournisseur dans la page Historique des modifications qui est disponible dans le menu Actions dans un enregistrement de fournisseur.

Administration de la société

**Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP Concur

L’authentification unique permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d'identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d'utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d'identités (IdP), comme les identifiants de connexion d'un utilisateur pour son organisation.

SAP Concur envisage d’ajouter une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) à SAP Concur qui offre aux clients de Concur une option libre-service pour configurer la SSO pour leur organisation. L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request, et Travel.

Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.

La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) sera accessible depuis la page Administration > Société > Administration de la société.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.

Divers

**Modifications prévues** Archivage des données d’utilisateurs désactivés

Avec le développement continu de SAP Concur, des mesures doivent être prises pour enrichir et améliorer les performances de notre système afin que nous puissions répondre aux attentes des clients et aux besoins de leur société.

Notre objectif est d'améliorer de manière significative les performances des services de SAP Concur en réduisant la quantité de données stockées dans notre banque de données de production. En réduisant les données dans le système de production, vous pouvez utiliser la mémoire du serveur de façon beaucoup plus efficace, ce qui réduit le temps de traitement des transactions. C’est pour cette raison que SAP Concur est en train de mettre au point un processus d'archivage pour les utilisateurs qui ont été désactivés par leurs employeurs depuis au moins trois ans. Le processus d'archivage déplace ces données d’utilisateurs « désactivés » depuis notre banque de données de production vers une banque de données de reporting distincte.

Objectif professionnel/avantage client : déplacer les données d’utilisateurs désactivés permet d’accélérer le traitement des transactions. En outre, cela offre un environnement plus sécurisé pour les informations personnelles des utilisateurs inactifs.

IMPORTANT !

Nous sommes en cours d’expérimentation du processus et d’analyse des résultats. Notre objectif est de veiller à ce que nos clients ne subissent pas de répercussions négatives, que nous ayons pris en compte tous les scénarios pertinents et que le processus d’archivage fournisse les résultats escomptés.

La mise en œuvre de ce nouveau processus n’a pas de date prévue. Nous l’annoncerons dans des notes de version longtemps à l’avance.

Notifications client

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition