Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Analysis/Intelligence Professional Edition, décembre 2018

Publication initiale

Modifications du modèle

Nouveau champ : Pays du lieu de travail

Cette version présente un nouveau champ relatif aux indemnités de déplacement pour Notes de frais.

Description : Le nouveau champ Pays du lieu de travail permet aux utilisateurs d’indiquer le pays associé à l’adresse professionnelle du lieu d’arrivée de l’itinéraire pour les indemnités de déplacement.

Le nouveau champ relatif aux indemnités de déplacement pour Notes de frais se trouve dans le dossier suivant :

  • Notes de frais > Indemnités de déplacement > Indemnités de déplacement fixes > Segments itinéraire
Champs mis à jour : Champs de lieu de travail

Dans cette version, les champs de lieu de travail pour les indemnités de déplacement ont été mis à jour pour garantir que les adresses ajoutées aux champs de lieu de travail reposent sur les adresses saisies dans les champs source.

Les champs de lieu de travail permettent aux utilisateurs d’indiquer l’adresse professionnelle du lieu d’arrivée de l’itinéraire pour les indemnités de déplacement.

Les champs mis à jour relatifs aux indemnités de déplacement pour Notes de frais se trouvent dans le dossier suivant :

  • Notes de frais > Indemnités de déplacement > Indemnités de déplacement fixes > Segments itinéraire
Nouveau champ : Référence de la demande associée

Dans cette version, un nouveau champ relatif aux factures a été ajouté à Factures.

Description : Le nouveau champ Référence de la demande associée permet aux utilisateurs de rendre compte des factures associées aux règles de correspondance des bons de commande des factures. Avec ce champ clé, les utilisateurs peuvent intégrer des champs d’identification de facture à un rapport de correspondance entre facture et bon de commande.

Ce nouveau champ relatif aux factures dans Factures se trouve dans le dossier suivant :

  • Factures > Exceptions de demandes de paiement > Exceptions de correspondance des bons de commande > Références

Modifications des rapports

Rapports mis à jour : Rapports de synthèse de l’audit

Les rapports Synthèse de l'audit par collaborateur et Synthèse de l'audit par question ont été mis à jour afin que les résultats des rapports soient plus faciles à comprendre. Avec cette mise à jour, les colonnes Entry Count (Nombre de dépenses) et Report Count (Nombre de notes de frais) ont été ajoutées, et la colonne Montant a été renommée Approved Entry Amount (Montant approuvé des dépenses) et Total Report Amount (Montant total des notes de frais) dans les rapports Synthèse de l’audit par collaborateur et Synthèse de l’audit par question.

CE QUE VOIT L’UTILISATEUR

Dans les rapports Synthèse de l’audit par collaborateur et Synthèse de l’audit par question, lorsque Questions sur les articles est sélectionné pour l’invite Note de frais/Question(s) par ligne de frais de la page Invites, la colonne Entry Count (Nombre de dépenses) affiche le nombre de postes de note de frais ayant fait l’objet d’un audit associés à chaque question par collaborateur, et la colonne Montant a été renommée Approved Entry Amount (Montant approuvé des dépenses).

Dans les rapports Synthèse de l’audit par collaborateur et Synthèse de l’audit par question, lorsque Questions sur les notes de frais est sélectionné pour l’invite Note de frais/Question(s) par ligne de frais de la page Invites, la colonne Report Count (Nombre de notes de frais) affiche le nombre de notes de frais ayant fait l’objet d’un audit associées à chaque question par collaborateur, et la colonne Montant a été renommée Total Report Amount (Montant total des notes de frais).

EMPLACEMENT DES RAPPORTS

Les rapports Synthèse de l’audit par collaborateur et Synthèse de l’audit par question se trouvent ici :

  • Analysis - Standard Reports ‎> Audit
  • Intelligence - Standard Reports ‎> Audit

Pour plus d’informations sur les rapports Synthèse de l’audit par collaborateur et Synthèse de l’audit par question, voir Chapter 4: Folder – Persona Dashboards du guide Standard Reports by Folder (en anglais uniquement).

Autres modifications

Améliorations du guide Standard Reports by Folder

Concur est en train de procéder à l’amélioration du guide Standard Reports by Folder (anglais uniquement). Nous ajoutons les définitions des invites et des champs des rapports, ainsi que les expressions associées aux champs pour chaque rapport.

Il s’agit d’un projet en cours. Les clients verront ces mises à jour du guide dès qu’elles seront disponibles.

EXEMPLES

Exemple de nouvelle définition de l’invite du rapport pour le rapport Informations de l’itinéraire :

Numéro de dossier : permet d’effectuer une recherche par numéro de dossier affecté au(x) déplacement(s)

Exemple de nouvelles informations des champs pour le rapport Informations de l’itinéraire :

Passagers

Intitulé de l’élément de données

Nom de l’élément de données

Expression de l’élément de données

Description de l’élément de données

Acheté par

<Purchased By>

[Travel].[Trips].[Employee Last Name] + ', ' + [Travel].[Trips].[Employee First Name]

Prénom et nom officiels du collaborateur qui effectue le déplacement (par exemple, Michel Dupont)

Réservé par

<Booked By>

[Travel].[Trips].[Booking Employee]

Nom du collaborateur qui a réservé le déplacement (au format Nom de famille, Prénom)

Passagers

<Passengers>

[Travel].[Trip Passengers].[Passenger]

Collaborateur effectuant le déplacement (format nom, prénom)

Voyageur principal ?

<Is Primary ?>

[Travel].[Trip Passengers].[Is Primary]

Indique si le collaborateur est le voyageur principal (Oui/Non)

**En cours** Modification de l’infrastructure des e-mails – Ajouter des adresses IP à la liste des expéditeurs autorisés

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos produits à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Notez que, pour le moment, le problème décrit ici concerne uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense et filtrent les e-mails entrants en fonction des adresses IP. (Cela inclut toutes les éditions de Concur Expense – que la société utilise Concur Expense seul ou intégré à un autre produit ou service SAP Concur.) Les autres services SAP Concur (tels que Travel et Concur Pay) ne sont pas concernés pour le moment.

Nous ciblons actuellement le premier trimestre de 2019 pour apporter des modifications supplémentaires. Surveillez la parution des notes de version pour plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.

**En cours** Mise à jour du format des e-mails

SAP Concur est en train de mettre à jour le format de toutes les notifications par e-mail. Ces modifications apporteront plus de modernité et d’harmonie à l’aspect et la convivialité de tous les services SAP Concur.

Objectif professionnel/avantage client : l’objectif est de présenter aux utilisateurs une apparence actualisée et harmonisée.

IMPORTANT

Remarques :

  • notez que le contenu des e-mails n’a pas changé, mais juste l’aspect et la convivialité.
  • Les modifications apparaîtront au fil du temps. Chaque équipe de produit (Expense, Invoice, Travel, etc.) décide quand utiliser le nouveau format. Le calendrier sera basé sur la disponibilité des ressources et la priorité des autres améliorations prévues.
  • Ne vous attendez pas à ce que tous les e-mails des produits changent en même temps. Par exemple, il est possible que l’e-mail d’approbation Expense soit le premier, suivi des autres notifications Expense.
  • Aucune date de fin n’est attribuée au projet. Attendez-vous à ce que les changements prennent plus d’un an.
  • Chaque équipe fournira des notes de version lorsque l’affichage de leurs nouveaux e-mails sera planifié.

Modifications prévues

Les éléments de cette section sont prévus dans de futures versions. Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

**Modifications prévues** Archivage des données d’utilisateurs désactivés

Avec le développement continu de SAP Concur, des mesures doivent être prises pour enrichir et améliorer les performances de notre système afin que nous puissions répondre aux attentes des clients et aux besoins de leur société.

Notre objectif est d’améliorer de manière significative les performances des services de SAP Concur en réduisant la quantité de données stockées dans notre banque de données de production. En réduisant les données dans le système de production, vous pouvez utiliser la mémoire du serveur de façon beaucoup plus efficace, ce qui réduit le temps de traitement des transactions. C’est pour cette raison que SAP Concur est en train de mettre au point un processus d’archivage pour les utilisateurs qui ont été désactivés par leurs employeurs depuis au moins trois ans. Le processus d’archivage déplace ces données d’utilisateurs « désactivés » depuis notre banque de données de production vers une banque de données de reporting distincte.

Objectif professionnel/avantage client : déplacer les données d’utilisateurs désactivés permet d’accélérer le traitement des transactions. En outre, cela offre un environnement plus sécurisé pour les informations personnelles des utilisateurs inactifs.

IMPORTANT

Nous sommes en cours d’expérimentation du processus et d’analyse des résultats. Notre objectif est de veiller à ce que nos clients ne subissent pas de répercussions négatives, que nous ayons pris en compte tous les scénarios pertinents et que le processus d’archivage fournisse les résultats escomptés.

La mise en œuvre de ce nouveau processus n’a pas de date prévue. Nous l’annoncerons dans des notes de version longtemps à l’avance.

**Modifications prévues** Retrait du produit Insight Premium (le 31 décembre 2018)

SAP Concur prévoit de retirer son produit Insight Premium le 31 décembre 2018.

Insight Premium est un produit de reporting qui a été proposé brièvement, mais qui n’est plus offert ni mis à jour depuis plusieurs années. Concur Intelligence contient les fonctionnalités offertes à l’origine avec Insight Premium

Tous les rapports Insight Premium existent déjà dans le dossier d’Intelligence Dossiers publics > Intelligence – Standard Reports, la plupart des rapports se trouvant dans le dossier Tableaux de bord Premium (Dossiers publics > Intelligence – Standard Reports > Tableaux de bord Premium).

Les rapports sur la taxe sur les avantages en nature pour l’Australie et la TVA pour le Royaume-Uni se trouvent dans le dossier Taxe (Dossiers publics > Intelligence – Standard Reports > Taxe).

Objectif professionnel/avantage client : ce retrait permet à Concur de concentrer ses ressources de développement sur d’autres améliorations de son produit Intelligence dont les fonctionnalités, les innovations et la valeur dépassent désormais celles de son ancien produit.

MISE À JOUR DES VUES ET PLANIFICATIONS DE RAPPORTS

Si les utilisateurs disposent déjà de planifications de rapports basées sur les vues renvoyant aux rapports du dossier Insight Premium, avant le retrait d’Insight Premium, les utilisateurs doivent modifier leurs vues de rapports pour qu’elles renvoient à ces rapports dans le dossier Intelligence – Standard Reports.

Pour planifier un rapport, une planification doit être ajoutée à la vue de rapport pour le rapport du dossier Intelligence – Standard Reports dans Cognos. Une vue de rapport, intitulée Vue de rapport de [nom du rapport], peut avoir été créée automatiquement pour un rapport Insight Premium dans leur répertoire Mes dossiers ou le répertoire Dossiers publics de la société. Dans ce cas, les utilisateurs doivent juste planifier cette vue de rapport pour la version du dossier Intelligence – Standard Reports du rapport.

Si le répertoire Mes dossiers ou Dossiers publics de la société ne contient pas la vue de rapport de [nom du rapport], l’utilisateur peut créer la vue de rapport pour le rapport situé dans le dossier Intelligence – Standard Reports, puis planifier la vue de rapport.

Nous avons inclus les étapes de création et de planification d’une vue de rapport pour le rapport Synthèse générale situé dans le dossier Intelligence – Standard Reports > Tableaux de bord Premium dans cette note de version comme exemple de la façon de créer une vue de rapport et planifier la vue de rapport.

Pour créer une vue de rapport pour le rapport Synthèse générale :

  1. Dans Cognos, accédez à Dossiers publics > Intelligence – Standard Reports > Tableaux de bord Premium.
  2. Cliquez sur l’icône Créer une vue de rapport pour le rapport Synthèse générale. La page Assistant Nouvelle vue de rapport s’ouvre.
  3. Saisissez le nom du rapport, sa description et une infobulle. L’emplacement par défaut du rapport est : Dossiers publics ‎> Intelligence - Standard Reports ‎> Tableaux de bord Premium. Il est recommandé aux utilisateurs d’enregistrer la vue de rapport dans Mes dossiers afin qu’elle ne soit visible et disponible que pour eux seuls.
  4. Dans la section Emplacement, cliquez sur Sélectionner Mes dossiers, puis sur Terminer. Lorsque vous cliquez sur Terminer, une vue de rapport pour le rapport Synthèse générale est alors créée dans l’onglet Mes dossiers.

Pour planifier la vue de rapport pour le rapport Synthèse générale :

  1. Cliquez sur l’onglet Mes dossiers.
  2. Cliquez sur l’icône Nouveau planning en regard de Vue de rapport de Synthèse générale. La page Planning s’ouvre.
  3. Définissez la planification du rapport Synthèse générale, puis cliquez sur OK.

CE QUE VERRA L’UTILISATEUR

Une fois InSight Premium supprimé, dans l’onglet Création de rapports de Concur, Insight Premium sera remplacé par Intelligence.

CONFIGURATION/ACTIVATION DE LA FONCTIONNALITÉ

Concur entre en contact avec ses clients qui utilisent actuellement le produit Insight Premium afin de planifier les migrations vers l’une de nos offres de produits Intelligence.

Des informations supplémentaires seront disponibles dans de futures notes de version.

**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion SAP Concur

SAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) se connecteront sans avoir à saisir d’identifiants supplémentaires. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.

La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :

  • Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion
  • Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes
  • Suppression de l’indice de mot de passe : renforce la sécurité pour les utilisateurs et SAP Concur
  • Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une utilisation plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Notifications client

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition