Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Expense Professional Edition, octobre 2018

Publication initiale

Administration

Mise à jour du format des e-mails

SAP Concur est en train de mettre à jour le format de toutes les notifications par e-mail. Ces modifications apporteront plus de modernité et d’harmonie à l’aspect et la convivialité de tous les services SAP Concur. Ce changement sera intégré progressivement. Certains utilisateurs verront le format mis à jour immédiatement ; pour d’autres, ce sera au cours des prochains mois.

Notez que le contenu des e-mails n’a pas changé, mais juste l’aspect et la convivialité.

Objectif professionnel/avantage client : l’objectif est de présenter aux utilisateurs une apparence actualisée et harmonisée.

Modification de l’infrastructure des e-mails

Inscrire sur liste blanche des adresses IP

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos produits à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent inscrire sur liste blanche les nouvelles adresses IP afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Les nouvelles adresses IP ne sont pas diffusées publiquement, mais elles sont disponibles en contactant le service d’assistance SAP Concur. Contactez votre équipe chargée de la gestion des serveurs de messagerie pour vous assurer que toutes les listes blanches requises pour les adresses IP sont mises à jour afin que vos utilisateurs continuent à recevoir les e-mails de SAP Concur sans interruption.

Conservation des données

Modification des notifications par e-mail des changements de configuration

Dans cette version, le système enverra automatiquement un e-mail à tous les utilisateurs qui ont l’autorisation ou le rôle d’administrateur de conservation des données dès que des modifications seront apportées à l’ensemble de règles de conservation des données.

Avant ce changement, seul l’administrateur ayant effectué la modification recevait l’e-mail de confirmation 72 heures après.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une plus grande visibilité des changements de configuration.

Transports en commun au Japon (JPT)

Gestion Jorudan

La base de données des arrêts et des lignes des transports en commun au Japon (JPT) a fait l’objet de modifications telles que des ajouts, des modifications de nom et des suppressions.

Objectif professionnel/avantage client : les listes de Concur Expense continuent de refléter les arrêts et lignes actuels des transports en commun du Japon.

Langues

Prise en charge d’une nouvelle langue

Dans cette version, SAP Concur prend maintenant en charge la langue suivante :

  • Indonésien (Indonésie)

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet à davantage d’utilisateurs Concur Expense de s’en servir dans leur langue.

Expense nouvelle génération

**En cours** Nouvelle interface utilisateur pour les utilisateurs finaux de Concur Expense

Mise à jour : afin de répondre aux commentaires des clients et d’en tirer parti, mais aussi pour respecter l’engagement de SAP Concur à garantir une transition harmonieuse et réussie, nous travaillons sur une stratégie de déploiement corrigée pour Expense nouvelle génération.

SAP Concur se consacre à l’amélioration continue de ses produits : pas seulement les fonctionnalités qu’ils offrent, mais aussi l’expérience utilisateur de ces fonctionnalités. La façon dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, tout comme leurs besoins et leurs attentes. Nous restons en permanence à l’écoute de nos clients et leur demandons leur avis sur la façon d’améliorer leur expérience utilisateur.

Expense nouvelle génération est l’évolution constante de l’expérience utilisateur SAP Concur. Il a été conçu à partir de recherches sur les utilisateurs et d’analyses de données approfondies qui englobent 680 entretiens individuels, 58 études de convivialité, plus de 3000 réponses aux enquêtes et 1,3 milliard d’actions mensuelles des utilisateurs.

Les clients auront la possibilité d’afficher un aperçu et de choisir d’utiliser Expense nouvelle génération avant la migration obligatoire.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.

API justificatifs

Ajout d’un nouveau champ MapUrl aux API v4 justificatifs

Un nouveau champ, MapUrl, a été ajouté au schéma de justificatif du transport terrestre des API v4 justificatifs. Ce champ contient un lien vers une image Google Maps du déplacement, s’il a été donné par le fournisseur de services de transport terrestre.

CE QUE VOIT L’UTILISATEUR

Si le fournisseur de services de transport terrestre envoie la MapUrl à SAP Concur, l’utilisateur verra la carte du déplacement dans la fenêtre du justificatif électronique de Concur Expense.

Objectif professionnel/avantage client : le nouveau champ MapUrl donne des informations supplémentaires sur le déplacement en transport terrestre.

Administration

**Modifications prévues** Archivage des données d’utilisateurs désactivés

Avec le développement continu de SAP Concur, des mesures doivent être prises pour enrichir et améliorer les performances de notre système afin que nous puissions répondre aux attentes des clients et aux besoins de leur société.

Notre objectif est d’améliorer de manière significative les performances des services de SAP Concur en réduisant la quantité de données stockées dans notre banque de données de production. En réduisant les données dans le système de production, vous pouvez utiliser la mémoire du serveur de façon beaucoup plus efficace, ce qui réduit le temps de traitement des transactions. C’est pour cette raison que SAP Concur est en train de mettre au point un processus d’archivage pour les utilisateurs qui ont été désactivés par leurs employeurs depuis au moins trois ans. Le processus d’archivage déplace ces données d’utilisateurs « désactivés » depuis notre banque de données de production vers une banque de données de reporting distincte.

Avantage pour l’utilisateur/le client : déplacer les données d’utilisateurs désactivés permet d’accélérer le traitement des transactions. En outre, cela offre un environnement plus sécurisé pour les informations personnelles des utilisateurs inactifs.

E-mails d’approbation

**Modifications prévues** Retrait d’Approuver ou rejeter par e-mail (le 11 décembre 2018)

Pour les sociétés qui utilisent cette fonctionnalité, son retrait signifie que le contenu des e-mails qui sont actuellement reçus par leurs utilisateurs qui approuvent les notes de frais sera modifié.

AVANT LE 11 DÉCEMBRE 2018

Une fois activée, cette fonctionnalité permet à un approbateur d’approuver (ou de rejeter) une note de frais en répondant à l’e-mail.

APRÈS LE 11 DÉCEMBRE 2018

Après le retrait de cette fonctionnalité, l’approbateur pourra approuver la note de frais à l’aide de l’application mobile de SAP Concur ou de www.concursolutions.com.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification corrigera une faille de sécurité et permettra à SAP Concur de consacrer plus de ressources aux fonctionnalités utilisées par la plupart de ses clients.

Administration de la société

**Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP Concur

L’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.

SAP Concur envisage d’ajouter une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) aux produits SAP Concur qui offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer la SSO pour leur organisation. L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request, et Travel.

Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.

La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) sera accessible depuis la page Administration > Société > Administration de la société.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.

Administration de devise

**Modifications prévues** L’Assistant Dépense peut créer des notes de frais basées sur les déplacements

Depuis que la Banque centrale du Venezuela a changé la dénomination de sa devise par bolivar souverain (VES), le bolivar fort (VEF) n’est plus une devise officielle. En conséquence, SAP Concur a retiré le bolivar fort (VEF) de Concur Expense.

Objectif professionnel/avantage client : ce changement concerne les clients SAP Concur qui utilisent le Bolívar.

Assistant Dépense

**Modifications prévues** L’Assistant Dépense peut créer des notes de frais basées sur les déplacements

Les administrateurs peuvent désormais préconfigurer les options de l’Assistant Dépense.

L’Assistant Dépense peut créer automatiquement des notes de frais basées sur les déplacements et ajouter des dépenses basées sur les déplacements à ces notes de frais. Actuellement, l’Assistant Dépense crée automatiquement des notes de frais mensuelles à mesure que les dépenses d’un client sont retranscrites dans Concur Expense. C’est ce qu’on appelle une note de frais basée sur le calendrier.

Avec cette extension, l’Assistant Dépense peut créer l’un des deux types suivants de notes de frais : note de frais basée sur le calendrier et note de frais basée sur les déplacements. Lorsque l’Assistant Dépense crée une note de frais basée sur les déplacements, il crée automatiquement une note de frais basée sur un déplacement spécifique réservé dans Concur Travel et va remplir cette note de frais avec les dépenses réalisées par le client entre la date de début et la date de fin du déplacement.

L’Assistant Dépense ne pourra créer automatiquement que des notes de frais basées sur un calendrier ou des notes de frais basées sur les déplacements, mais pas les deux types de notes de frais.

Le type de notes de frais créées par l’Assistant Dépense sera défini au niveau du groupe.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité automatise davantage le processus de création de notes de frais afin de faciliter l’expérience de l’utilisateur final.

Notifications client

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition