Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Invoice Professional Edition, décembre 2018

Publication initiale

Concur Invoice

**Rappel** Nouvelle interface utilisateur pour Concur Invoice disponible pour examen et inscription des clients

Les clients ont la possibilité de se familiariser avec la nouvelle interface utilisateur tandis que SAP Concur prépare la disponibilité générale prévue pour le premier trimestre 2019.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle interface utilisateur Concur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur octroie une plus grande visibilité sur leurs factures.

Gestion des fournisseurs

Ajout d’un onglet de descriptions aux modèles d’importation de fournisseurs et d’importation de comptes bancaires de fournisseurs

Les modèles téléchargeables d’importation de fournisseurs et d’importation de comptes bancaires de fournisseurs incluent désormais un nouvel onglet qui apportera des détails sur les colonnes du modèle.

Objectif professionnel/avantage client : les détails supplémentaires aident les clients à garantir que les informations du modèle d’importation de fournisseurs correspondent aux impératifs des champs dans lesquels les informations seront importées.

Amélioration des messages sur l’importation des fournisseurs

Des améliorations ont été apportées à certains des messages qui sont affichés dans Gestionnaire de fournisseurs lorsque des clients importent des fournisseurs à l’aide du modèle d’importation de fournisseurs.

Objectif professionnel/avantage client : les messages améliorés décrient plus clairement les problèmes rencontrés au cours du processus d’importation, afin que le gestionnaire de fournisseurs puisse plus facilement identifier et résoudre ces problèmes d’importation.

E-mail SAP Concur

**En cours** Modification de l’infrastructure des e-mails – Ajouter des adresses IP à la liste des expéditeurs autorisés

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos produits à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Concur Expense uniquement : Notez que, pour le moment, le problème décrit ici concerne uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense et filtrent les e-mails entrants en fonction des adresses IP. (Cela inclut toutes les éditions de Concur Expense – que la société utilise Concur Expense seul ou intégré à un autre produit ou service SAP Concur.) Les autres services SAP Concur (tels que Concur Travel et Concur Pay) ne sont pas concernés pour le moment.

Nous ciblons actuellement le premier trimestre de 2019 pour apporter des modifications supplémentaires. Surveillez la parution des notes de version pour plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.

**En cours** Mise à jour du format des e-mails

SAP Concur est en train de mettre à jour le format de toutes les notifications par e-mail. Ces modifications apporteront plus de modernité et d’harmonie à l’aspect et la convivialité de tous les services SAP Concur.

Objectif professionnel/avantage client : l’objectif est de présenter aux utilisateurs une apparence actualisée et harmonisée.

Modifications prévues

Les éléments de cette section sont prévus dans de futures versions. Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

Concur Invoice : **Modifications prévues** Nouvelle interface utilisateur pour Concur Invoice bientôt disponible

SAP Concur offrira bientôt une nouvelle expérience utilisateur destinée particulièrement à l’utilisateur CF (compte fournisseur) qui surveille en permanence la santé du cycle de vie de Concur Invoice dans le système. Avec une nouvelle page d’arrivée des CF, les concepts de « call to action » et de « work to zero » sont mis en avant pour mieux informer les utilisateurs CF afin de s’assurer qu’ils travaillent sur la tâche la plus prioritaire.

La nouvelle interface utilisateur de Concur Invoice dans laquelle les clients peuvent passer en revue et se familiariser avec l’application devrait être disponible au premier trimestre 2019.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle interface utilisateur Concur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur octroie une plus grande visibilité sur leurs factures.

Concur Invoice : **Modifications prévues** Demande(s) de paiement renommée(s) Facture(s)

Dans une version future, SAP Concur remplacera les occurrences du terme « demande de paiement » et ses différentes formes par le terme « facture » et ses différentes formes. Ces modifications seront apportées dans l’interface utilisateur, dans la documentation de Concur Invoice et dans la documentation de tous les autres produits SAP Concur où ce terme apparaît.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet de garantir que la terminologie utilisée dans SAP Concur est cohérente avec la terminologie normalisée du secteur.

Bon de commande : **Modifications prévues** Importer maintenant pour les importations de bons de commande et de justificatifs de bons de commande

La fonctionnalité Importer maintenant permet aux clients d’importer immédiatement des fichiers de bons de commande et de justificatifs de bons de commande dans Concur Invoice, sans attendre une importation planifiée de nuit. Cela est utile pour les clients qui ont besoin d’importer des bons de commande et des justificatifs de bons de commande, pour les utiliser dans Concur Invoice le même jour de leur création en externe. Cela permet aux clients d’effectuer plusieurs importations de bons de commande et de justificatifs de bons de commande sur une journée afin d’obtenir des données plus synchronisées et à jour.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de contrôler le moment et la fréquence d’importation des bons de commande et des justificatifs de bons de commande dans Concur Invoice.

Gestion des fournisseurs : **Modifications prévues** Historique des modifications pour les modifications des fournisseurs

Dans une future version, les clients dont la fonctionnalité Créer et approuver des fournisseurs est activée pourront suivre les modifications apportées à un fournisseur via la page Historique des modifications dans l’enregistrement du fournisseur dans Gestionnaire de fournisseurs. Par exemple, si un fournisseur est approuvé ou mis à jour par le gestionnaire de fournisseurs, ces actions apparaîtront sur la page Historique des modifications.

Objectif professionnel/avantage client : ce changement permettra aux utilisateurs ayant le rôle de gestionnaire des factures du fournisseur de suivre les modifications apportées aux informations sur les fournisseurs dans Gestionnaire de fournisseurs.

Gestion des fournisseurs : **Modifications prévues** Créer et approuver des fournisseurs dans les environnements de test

Dans une future version, la fonctionnalité Créer et approuver des fournisseurs sera disponible dans les environnements de test.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet aux développeurs et aux équipes d’implémentation d’utiliser la fonctionnalité Créer et approuver des fournisseurs avant de passer à un environnement de production.

Gestion des fournisseurs : **Modifications prévues** Prise en charge des listes connectées multiniveaux avec Créer et approuver des fournisseurs

Dans une future version, pour les entités dont la fonctionnalité Créer et approuver des fournisseurs est activée, le formulaire d’informations sur les fournisseurs prendra en charge l’utilisation des listes connectées multiniveaux.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permettra à l’administrateur de configuration Factures de personnaliser le formulaire d’informations sur le fournisseur avec des champs de liste multiniveau.

Budget : **Modifications prévues** Workflows pour Budget

Dans une future version, les workflows seront disponibles pour Budget. Les workflows définissent la manière dont le système achemine les factures, les notes de frais et les demandes au fil des étapes d’approbation et de traitement. La fonctionnalité de workflow flexible de SAP Concur pour Budget permet aux sociétés de concevoir des workflows spécialement adaptés à leurs besoins particuliers.

Sans examen du budget, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’une année, laissant ainsi peu d’options à une organisation et des budgets dépassés aux responsables de budgets, par exemple. En outre, des dépenses anticipées signifient que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car des dépenses moins importantes ont consommé le budget plus tôt.

Associer l’examen du budget dans le workflow ajoute de la valeur. Les règles d’audit et les règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à mieux contrôler leur budget lorsqu’il est pertinent de s’adapter aux besoins spécifiques d’une organisation.

La détermination du moment où un poste de dépense est considéré comme engagé dans un budget est tout aussi importante. Dans la plupart des organisations, la validation s’effectue lorsqu’un poste de dépense est payé ; il a suivi la majorité, voire la totalité, des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation s’effectue beaucoup plus tôt. Dès qu’une demande d’achat ou une demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « confirmée ».

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permettra aux clients de contrôler les dépenses budgétaires afin, par exemple, d’éviter de dépasser les budgets trop tôt durant une période ou une année budgétaire.

Administration de la société : **Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP Concur

L’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.

SAP Concur envisage d’ajouter une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) à SAP Concur qui offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer la SSO pour leur organisation. L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request, et Concur Travel.

Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.

La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) sera accessible depuis la page Administration > Société > Administration de la société.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.

Administration de formation : **Modifications prévues** Optimisation et transfert de la page

Pour simplifier la page Administration de formation, celle-ci n’aura plus onglets, seul le contenu actuel de l’onglet Autre URL sera conservé.

En plus de cette modification, l’accès à la page Administration de formation passera de Administration de la société à Outils.

Objectif professionnel/avantage client : grâce à ces modifications, la page est plus simple à trouver et à utiliser.

Gestion des utilisateurs test : **Modifications prévues** Retrait de la fonctionnalité Effacer les transactions d’utilisateurs test

SAP Concur est en train de mettre hors service la fonctionnalité de Gestion des utilisateurs test qui supprime les transactions des utilisateurs test de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permettra à SAP Concur de consacrer plus de ressources au développement et à la gestion des fonctionnalités utilisées par la plupart de ses clients.

SAP Concur : **Modifications prévues** Nouvelle page de connexion SAP Concur

SAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) se connecteront sans avoir à saisir d’identifiants supplémentaires. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.

La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :

  • Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion

  • Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes

  • Suppression de l’indice de mot de passe : renforce la sécurité pour les utilisateurs et SAP Concur

  • Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une expérience plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Authentification de transfert de fichier : **Modifications prévues** Mise à jour de sécurité pour l’authentification du transfert de fichiers

SAP Concur prévoit de mettre à jour un paramètre d’authentification pour les clients qui transfèrent des fichiers vers/depuis SAP Concur. Le paramètre mis à jour aura pour effet de bloquer un compte utilisateur après cinq tentatives d’authentification erronées. Certains comptes possèdent déjà ce paramètre. Cette modification mettra à jour tous les comptes afin d’utiliser ce paramètre. Cette modification de l’authentification n’a aucune incidence sur la connexion à l’application principale de SAP Concur. Elle s’applique uniquement au processus de transfert de fichiers.

Les clients dont le compte est bloqué peuvent contacter le service d’assistance SAP Concur afin de le débloquer.

Objectif professionnel/avantage client : Cette fonctionnalité offre une meilleure sécurité pour les clients qui accèdent à des extractions et à des fichiers d’importation.

Divers : **Modifications prévues** Archivage des données d’utilisateurs désactivés

Avec le développement continu de SAP Concur, des mesures doivent être prises pour enrichir et améliorer les performances de notre système afin que nous puissions répondre aux attentes des clients et aux besoins de leur société.

Notre objectif est d’améliorer de manière significative les performances des services de SAP Concur en réduisant la quantité de données stockées dans notre banque de données de production. En réduisant les données dans le système de production, vous pouvez utiliser la mémoire du serveur de façon beaucoup plus efficace, ce qui réduit le temps de traitement des transactions. C’est pour cette raison que SAP Concur est en train de mettre au point un processus d’archivage pour les utilisateurs qui ont été désactivés par leurs employeurs depuis au moins trois ans. Le processus d’archivage déplace ces données d’utilisateurs « désactivés » depuis notre banque de données de production vers une banque de données de reporting distincte.

Objectif professionnel/avantage client : déplacer les données d’utilisateurs désactivés permet d’accélérer le traitement des transactions. En outre, cela offre un environnement plus sécurisé pour les informations personnelles des utilisateurs inactifs.

IMPORTANT !

Nous sommes en cours d’expérimentation du processus et d’analyse des résultats. Notre objectif est de veiller à ce que nos clients ne subissent pas de répercussions négatives, que nous ayons pris en compte tous les scénarios pertinents et que le processus d’archivage fournisse les résultats escomptés.

La mise en œuvre de ce nouveau processus n’a pas de date prévue. Nous l’annoncerons dans des notes de version longtemps à l’avance.

Notifications client

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition