Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Onglet Note de frais

Rôle

Permission

Zone produit

Administrateur des listes du Centre d’applications

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut soumettre les listes du Centre d’applications. Ce rôle est attribué par Concur uniquement à certains partenaires du Centre d’applications.

Partagé avec deux produits SAP Concur ou davantage

Administrateur des participants

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher, modifier, activer et désactiver tout enregistrement de participant présent dans le système.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Partagé avec deux produits SAP Concur ou davantage

Administrateur des participants (lecture seule)

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué est considéré comme un auditeur en lecture seule. Il peut afficher un enregistrement de participant présent dans le système, mais il ne peut pas le modifier, l’activer ni le désactiver.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

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Approbateur autorisé

Il s’agit d’un rôle d’approbateur spécial qui n’est pas attribué de la même manière que les autres rôles.

Reportez-vous au guide de configuration Expense: Workflow - Authorized Approvers Setup Guide.

Notes de frais

Administrateur Budget

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué configure le calendrier fiscal, les catégories de budget, les champs de suivi budgétaire, les éléments du budget et les paramètres du budget. L’administrateur du budget peut afficher les montants de budget configurés dans les éléments du budget, mais pas les montants réels présents dans les tableaux de bord. Les administrateurs du budget ont accès à tous les éléments du budget au sein d’une entité.

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Approbateur du budget/Responsable

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué approuve les factures, les demandes d’achat et les notes de frais, et peut afficher les budgets dans les tableaux de bord de budget. L’approbateur du budget n'a pas accès aux informations de configuration du budget.

Partagé avec deux produits SAP Concur ou davantage

Responsable du budget

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué est responsable du budget et peut afficher les budgets dans les tableaux de bord. Le responsable du budget n'a pas accès aux informations de configuration du budget.

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Observateur du budget

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué consulte les budgets dans les tableaux de bord. Il peut exister un ou plusieurs observateurs du budget. L’observateur du budget n’a pas accès aux informations de configuration du budget.

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Administrateur du programme de carte

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut gérer le programme de carte d’achat de la société et les périodes de relevés.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Notes de frais

Gestionnaire de Rapprochement centralisé

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué traite (met en correspondance) les transactions de factures associées à des demandes générées dans Concur Request.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Notes de frais

Administrateur des notes de frais des clients

Ce rôle personnalisé n’est pas disponible pour tous les clients. Sa disponibilité dépend de la configuration du client.

Il combine les permissions du rôle Administrateur de configuration Dépenses et du rôle Administrateur de configuration partagée.

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut accéder aux options suivantes (certaines autoriseront l’ajout/la modification ; d’autres seront en affichage seul) :

  • Administration comptable

  • Règles d’audit

  • Configuration des véhicules

  • E-mails de rappel

  • Exceptions

  • Types de dépenses

  • Emplacements

  • Politiques

  • Indemnités de déplacement

  • Workflows

Notes de frais

Approbateur de relevé de facturation de la société

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut approuver des états de relevés. Le rôle Approbateur de dépenses doit également lui être attribué.

Reportez-vous au guide de configuration Expense: Company Bill Statement Reports Setup Guide.

Notes de frais

Gestionnaire de relevé de facturation de la société

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher et mettre à jour les états des relevés dans le Gestionnaire des dépenses. Le rôle Gestionnaire de dépenses doit également lui être attribué.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Reportez-vous au guide de configuration Expense: Company Bill Statement Reports Setup Guide.

Notes de frais

Gestionnaire de relevé de facturation de la société (audit)

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher les états des relevés dans le Gestionnaire des dépenses au format lecture seule. Le rôle Gestionnaire de dépenses (contrôle) doit également lui être attribué.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Reportez-vous au guide de configuration Expense: Company Bill Statement Reports Setup Guide.

Notes de frais

Responsable du Gestionnaire de relevé de facturation de la société

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher, mettre à jour et supprimer des états des relevé dans le Gestionnaire des dépenses. Le rôle Gestionnaire de dépenses (contrôle) doit également lui être attribué.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Reportez-vous au guide de configuration Expense: Company Bill Statement Reports Setup Guide.

Notes de frais

Utilisateur du relevé de facturation de la société

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut vérifier et soumettre les transactions de carte d’achat dans les états des relevés. Le rôle Utilisateur Expense doit également lui être attribué.

Reportez-vous au guide de configuration Expense: Company Bill Statement Reports Setup Guide.

Notes de frais

Administrateur des informations sur l'entreprise

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut mettre à jour la section Informations sur l’entreprise de la page d’accueil.

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Utilisateur Concur Mobile

Ne pas utiliser. Non associé aux applications mobile de Concur.

 

Approbateur d’objet de dépense

Il s’agit d’un rôle d’approbateur spécial qui n’est pas attribué de la même manière que les autres rôles.

Reportez-vous au guide de configuration Expense: Workflow – Cost Object Approvers Setup Guide.

Notes de frais

Administrateur de conservation des données

L'utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher et configurer l'ensemble de règles de conservation des données pour la société. Il peut également mettre en attente et purger des utilisateurs individuels.

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Administrateur des collaborateurs

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut ajouter et gérer des collaborateurs, notamment en attribuant des rôles, des délégués et des préférences.

Il ne peut attribuer que des rôles utilisateur de base (Utilisateur Expense, Utilisateur Travel) en utilisant les cases à cocher de la page Détails utilisateur. Il peut également afficher et modifier/enregistrer des véhicules au nom d’un utilisateur.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Reportez-vous au guide de configuration Expense: Car Configuration Setup Guide for information about configuration and managing cars for the user.

Partagé avec deux produits SAP Concur ou davantage

Administrateur des collaborateurs (lecture seule)

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué est considéré comme un auditeur en lecture seule. Il peut afficher les enregistrements des collaborateurs, mais il ne peut pas les modifier ni en ajouter.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Partagé avec deux produits SAP Concur ou davantage

Gestion des collaborateurs

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut gérer les collaborateurs, notamment en attribuant des rôles, des délégués et des préférences. Toutefois, il ne peut pas créer un nouveau compte d’utilisateur.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Partagé avec deux produits SAP Concur ou davantage

Approbateur de dépenses

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut approuver des notes de frais au sein d’un groupe affecté.

REMARQUE : cet approbateur est de plus automatiquement affecté comme Approbateur de voyage si le collaborateur est un utilisateur Travel.

Notes de frais

Administrateur des dépenses d'avances sur frais

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher, émettre et gérer les demandes d’avances sur frais.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Notes de frais

Administrateur des dépenses de cartes de société

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut :

  • affecter et annuler l’affectation de cartes de société ;

  • mapper les types de dépenses aux codes de catégories de distributeurs.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Notes de frais

Administrateur de configuration Dépenses

Ce rôle doit être attribué au personnel interne de SAP Concur uniquement et être utilisé par lui seul, à quelques exceptions près.

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut gérer intégralement (ajouter, modifier et supprimer) :

  • les configurations du groupe de dépenses ;

  • les politiques ;

  • les champs et formulaires basés sur les dépenses, les validations et les listes de fournisseurs ;

  • les workflows de notes de frais et d’approbateurs autorisés ;

  • les règles d’audit ;

  • les types et catégories de dépenses ;

  • les modes de paiement ;

  • les codes comptables ;

  • les exceptions ;

  • le remboursement et la configuration des véhicules ;

  • la gestion des justificatifs, notamment les paiements en attente, les configurations de la numérisation, les limites de justificatif et les images de justificatifs ;

  • les e-mails de rappel ;

  • les devises de remboursement ;

  • les paramètres hors ligne ;

  • le journal des modifications de la configuration (affichage uniquement).

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Notes de frais

Administrateur de configuration Dépenses (Utilisation restreinte)

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut gérer intégralement (ajouter, modifier et supprimer) :

  • les éléments de la liste des fournisseurs ;

  • les approbateurs autorisés ;

  • les règles d’audit ;

  • les codes comptables ;

  • les exceptions ;

  • le barème des véhicules de fonction et des véhicules personnels ;

  • la gestion des justificatifs, notamment les limites de justificatif, les paiements en attente, les configurations de la numérisation et les limites de justificatif ;

  • les e-mails de rappel ;

  • le journal des modifications de la configuration (affichage uniquement).

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Notes de frais

Gestionnaire de dépenses

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué :

  • peut afficher et mettre à jour des notes de frais dans le Gestionnaire des dépenses ;

  • ne peut pas supprimer des notes de frais.

Le champ Accès au processeur limite les notes de frais que le processeur peut afficher avec les options suivantes :

  • Afficher toutes les notes de frais, sauf les notes de frais renvoyées

  • Afficher toutes les notes de frais, y compris les notes de frais renvoyées

  • Afficher uniquement les notes de frais en attente de l'étape du gestionnaire et au-delà

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

REMARQUE : un seul rôle Gestionnaire de dépenses doit être attribué à l’utilisateur. Si plusieurs lui sont attribués, le rôle ayant le niveau d’accès le plus élevé sera appliqué.

Niveaux d’accès du plus élevé au moins élevé :

  1. Responsable du gestionnaire de dépenses
  2. Gestionnaire de dépenses
  3. Gestionnaire de dépenses (contrôle)

Notes de frais

Gestionnaire de dépenses (contrôle)

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué :

  • peut afficher des notes de frais dans le Gestionnaire des dépenses ;

  • ne peut pas mettre à jour ni supprimer des note de frais.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

REMARQUE : un seul rôle Gestionnaire de dépenses doit être attribué à l’utilisateur. Si plusieurs lui sont attribués, le rôle ayant le niveau d’accès le plus élevé sera appliqué.

Niveaux d’accès du plus élevé au moins élevé :

  1. Responsable du gestionnaire de dépenses
  2. Gestionnaire de dépenses
  3. Gestionnaire de dépenses (contrôle)

Notes de frais

Responsable du gestionnaire de dépenses

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher, mettre à jour et supprimer des notes de frais dans le Gestionnaire des dépenses.

Le champ Accès au processeur limite les notes de frais que le processeur peut afficher avec les options suivantes :

  • Afficher toutes les notes de frais, sauf les notes de frais renvoyées

  • Afficher toutes les notes de frais, y compris les notes de frais renvoyées

  • Afficher uniquement les notes de frais en attente de l'étape du gestionnaire et au-delà

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

REMARQUE : un seul rôle Gestionnaire de dépenses doit être attribué à l’utilisateur. Si plusieurs lui sont attribués, le rôle ayant le niveau d’accès le plus élevé sera appliqué.

Niveaux d’accès du plus élevé au moins élevé :

  1. Responsable du gestionnaire de dépenses
  2. Gestionnaire de dépenses
  3. Gestionnaire de dépenses (contrôle)

Notes de frais

Connexion au Proxy Dépenses

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Notes de frais

Gestionnaire des justificatifs de dépenses

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut mettre à jour le statut du justificatif d’une note de frais. L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut se connecter à Concur Expense et agir en tant qu’utilisateur proxy pour d’autres collaborateurs au sein d’un groupe affecté.

Notes de frais

Utilisateur Expense

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut se connecter à Concur Expense et agir en tant qu’utilisateur proxy. L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut créer et soumettre des notes de frais et des avances sur frais si ces fonctionnalités sont utilisées par la société de l’utilisateur.

Notes de frais

Administrateur d'extraction

Rôle spécial attribué par le service Implémentation de Concur aux clients en cours de transition entre l’édition Standard et l’édition Professional.

Ce rôle offre l’accès à l’outil Configuration de l’exportation de fichiers.

Notes de frais

Administrateur fiscal des avantages en nature

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué, comme celui auquel est attribué le rôle Administration fiscale, peut gérer la taxe sur les avantages en nature.

Notes de frais

Administrateur des importations/exportations (précédemment Administrateur d'intégration)

Ce rôle doit être attribué au personnel interne de SAP Concur uniquement et être utilisé par lui seul, à quelques exceptions près.

Un utilisateur auquel ce rôle est attribué peut :

  • gérer (ajouter, modifier et supprimer) les tâches d’importation, d’extraction, d’archivage et de consolidation du reporting ;

  • planifier des travaux ;

  • consulter le journal système.

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Gestionnaire d’importations/exportations (précédemment Administrateur d’intégration (Utilisation restreinte))

Un utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher :

  • les détails des tâches d’importation, d’extraction, d’archivage et de consolidation du reporting ;

  • la planification des travaux ;

  • les journaux système.

En fonction de la configuration, cet utilisateur peut également :

  • charger des fichiers d’importation ;

  • télécharger des fichiers d’extraction.

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Gestionnaire de mots de passe

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut mettre à jour les mots de passe pour les utilisateurs Expense.

L’utilisateur aura un accès en lecture seule aux champs suivants de la page Détails utilisateur dans Administration des utilisateurs : Fonction, Prénom, Deuxième prénom, Surnom, Nom, Suffixe et E-mail.

Restriction d’accès : une propriété du module est disponible pour empêcher ce rôle de modifier les mots de passe. Contactez directement Concur pour activer la fonctionnalité de restriction d’accès aux mots de passe.

REMARQUE : les utilisateurs d’Expense et Travel ou Invoice disposent d’un mot de passe unique pour toutes les applications. Quand l’un des rôles Gestionnaire de mots de passe modifie un mot de passe, celui-ci est modifié pour toutes les applications.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

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Auditeur des remboursements

Un utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher les fonctionnalités suivantes d’Expense Pay suivantes :

  • comptes débiteurs ;

  • configurations par lot ;

  • programmes de carte ;

  • paramètres Expense Pay ;

  • historique de la liste des lots et liste des lots en cours ;

  • débits quotidiens et montants retournés ;

  • liste de demandes de paiement ;

  • liste des bénéficiaires des notes de frais ;

  • statut bancaire du collaborateur.

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Responsable des remboursements

Un utilisateur auquel ce rôle est attribué peut gérer intégralement (ajouter, modifier et supprimer) les fonctionnalités suivantes d’Expense Pay :

  • Comptes débiteurs

  • configurations par lot ;

  • programmes de carte ;

  • paramètres Expense Pay.

En outre, un utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher les détails Expense Pay suivants :

  • historique de la liste des lots et liste des lots en cours ;

  • débits quotidiens et montants retournés ;

  • liste de demandes de paiement ;

  • liste des bénéficiaires des notes de frais ;

Seuls les Responsables des remboursements globaux peuvent créer des demandes de paiement et afficher le statut bancaire du collaborateur.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

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Administrateur des rôles

Un utilisateur auquel ce rôle est attribué peut accéder aux onglets Note de frais, Facture et Ordre de mission dans Permissions des utilisateurs.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

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Générateur de rôles

Ce rôle doit être attribué au personnel interne de SAP Concur uniquement et être utilisé par lui seul, à quelques exceptions près.

Partagé avec deux produits SAP Concur ou davantage

Administrateur de configuration partagée

Ce rôle doit être attribué au personnel interne de SAP Concur uniquement et être utilisé par lui seul, à quelques exceptions près.

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut gérer intégralement (ajouter, modifier et supprimer) :

  • les hiérarchies de fonctionnalités pour les notes de frais et les demandes de paiement du fournisseur

  • les configurations de groupes de collaborateurs, notamment l’attribution du formulaire de collaborateur ;

  • les formulaires et les champs de collaborateur, les validations, ainsi que les listes personnalisées et connectées ;

  • les configurations de délégués de dépenses et de paiements :

  • les devises de remboursement ;

  • les paramètres de l’image ;

  • la structure de la comptabilité (plans comptables) ;

  • les tâches de localisation ;

  • le journal des modifications de la configuration (affichage uniquement).

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Partagé avec deux produits SAP Concur ou davantage

Administrateur de configuration partagée (Util. restreinte)

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut :

  • afficher, ajouter, modifier et supprimer des éléments de la liste personnalisée ;

  • afficher le journal des modifications de la configuration.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Partagé avec deux produits SAP Concur ou davantage

Administrateur fiscal

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut gérer intégralement (ajouter, modifier et supprimer) la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) :

  • configurations de la taxe ;

  • taux.

Notes de frais

Administrateur de formation

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut accéder à l’outil Administration de formation afin de configurer la page d’accueil Formation préférée des clients et son contenu, de même que les informations de contact qui s’affichent.

Partagé avec deux produits SAP Concur ou davantage

Administrateur de vérification

Autorise l’utilisateur à configurer Vérification. Des informations supplémentaires seront apportées lorsque Vérification sera disponible.

Note de frais

Auditeur des rapports de vérification

autorise l’utilisateur à contrôler les problèmes de justificatifs et de politique de Vérification dans le cadre du processus d’audit. Des informations supplémentaires seront apportées lorsque Vérification sera disponible.

Note de frais

Auditeur des événements de vérification

autorise l’utilisateur à contrôler les cas d’anomalies et de fraudes dans Vérification.

Note de frais

Utilisateur pilote de Travel et Expense

Ne pas utiliser ce rôle. Il a été retiré.

 

Utilisateur de Travel et Expense

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut accéder à Concur. L’utilisateur a besoin d’un rôle supplémentaire (Utilisateur Expense, Utilisateur Travel, etc. ) pour accéder aux produits Concur.

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Aperçu de l’interface utilisateur

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher un aperçu de l’interface utilisateur améliorée.

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Administrateur services Web

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut :

  • Accédez à la page Administration de l’application partenaire pour enregistrer des applications partenaires ou les autoriser à accéder aux données de la société à l’aide des services Web SAP Concur. Les applications partenaires sont nécessaires pour certaines intégrations et n’apparaissent pas dans le Centre d’applications SAP Concur.

  • accéder à la page Gérer les applications utilisateur pour limiter les applications utilisateur dans le Centre d’applications SAP Concur pour les utilisateurs de leur société et pour activer les applications partenaires Entreprise dans le Centre d’applications SAP Concur ;

  • activer les applications partenaire Entreprise dans SAP Concur App Center.

Pour plus d’informations, consultez le guide Shared: App Center Administrator User Guide.

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