Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Juillet 2017 Expense Professional Edition Admin Summary

Dernière mise à jour : 17 août 2017

Historique des modifications

Amélioration du contrôle des notes de frais soumises et renvoyées

Avec cette version, le journal de l’historique des modifications d'Expense pour une note de frais comprendra désormais un historique complet des modifications effectuées par un utilisateur. Ces modifications sont enregistrées depuis la soumission initiale et sur toute la durée de vie de la note de frais, y compris une action sur une note de frais renvoyée. Les modifications incluent notamment, mais pas exclusivement, les actions suivantes :

  • Les dépenses ajoutées, déplacées ou supprimées par n'importe quel moyen, y compris manuellement, par association de dépenses disponibles et les dépenses déplacées vers la note de frais.
  • Changement ou suppression de justificatifs

Les notes de frais renvoyées après soumission incluent les modifications apportées après leur retour, dont :

  • les valeurs des postes de dépenses modifiées, comme les valeurs des champs personnalisés, du type de dépense, du lieu, du montant, du fournisseur, et de la date de transaction ;
  • les valeurs d'en-tête de notes de frais modifiées, dont les politiques et les champs personnalisés (Centre de coûts, etc.) ;
  • les dépenses en espèces supprimées de la note de frais renvoyée ;
  • les images de justificatifs ajoutées ou supprimées de la note de frais ou des dépenses associées.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration renforce les possibilités d'enregistrement de la fonctionnalité de l'historique des modifications.

Carte de société

Prise en charge de l'affectation automatique via l'identifiant du collaborateur dans l'importation de cartes MasterCard

Avec cette version, l'outil d'importation de cartes de crédit MasterCard a été amélioré afin d'enregistrer les données des identifiants des collaborateurs disponibles via le flux de carte de crédit pour les cartes de société Crédit Mutuel. Cette mise à jour prend en charge l'affectation automatique et implique que les clients touchés par l'absence d'affectation ne peuvent désormais plus mettre en correspondance manuellement leurs transactions. Désormais, le flux fera cela comme c'est le cas dans d'autres outils d'importation.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration prend en charge l'affectation automatique de comptes via le flux de carte de crédit pour les cartes de société Crédit Mutuel MasterCard.

Rapprochement centralisé : Améliorations de la logique de correspondance CDF3

Avec cette version, les données financières personnalisées CDF3 sont désormais utilisées pour affecter avec précision une transaction du rapprochement centralisé à un collaborateur ou à une demande. Ce changement vise à répondre à la dépréciation par MasterCard des valeurs de référence personnalisées (CustomRefValues) qui fournissaient avant les données de l'identifiant du collaborateur et/ou de l'identifiant de la demande utilisées par le rapprochement centralisé pour mettre les transactions en correspondance.

Désormais, avec ce changement de la part de MasterCard, ces données sont uniquement disponibles via les valeurs des données financières personnalisées (CustomFinancialData), auxquelles le rapprochement centralisé fera maintenant référence dans le flux pour détecter les valeurs de l'identifiant du collaborateur et de l'identifiant de la demande.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration adapte la fonctionnalité de rapprochement centralisé au changement effectué par MasterCard afin d'assurer une mise en correspondance exacte des transactions avec les données du flux.

Expense Pay – Global
Assistance garantissant que les informations sur l'intégration sont complètes

Les clients ne peuvent plus accepter les conditions générales de Bambora (pour la configuration des comptes débiteurs des partenaires de traitement des paiements avec Bambora) avant d'avoir rempli tous les champs obligatoires et chargé tous les documents requis.

Les utilisateurs qui remplissent les formulaires d'intégration de Bambora et qui ne disposent pas des informations requises ne sont plus autorisés à accepter les conditions générales. Si les informations sont incomplètes dans l'un des onglets Directeurs, l'onglet correspondant affiche un indicateur rouge.

Objectif professionnel/avantage client : les clients n'auront plus l'impression que le formulaire de demande est complet si ce n'est pas le cas. La capacité à accepter les conditions générales et soumettre le formulaire garantit que le formulaire est complet lorsqu'il est présenté au partenaire de traitement des paiements.

Remplacement des codes de contrôle par un texte explicatif

Pour renforcer l'utilité des informations sur le motif de refus du paiement d'un collaborateur, Concur a remplacé les codes renvoyés de Bambora par un texte justificatif.

Objectif professionnel/avantage client : Les utilisateurs et les administrateurs auront des informations textuelles plutôt qu'un code, ce qui les aidera à comprendre pourquoi le système bancaire a refusé un paiement.

Champs d'adresse propres aux devises pour les formulaires Bambora

Concur a changé le nom de trois champs d'adresse. Les noms sont désormais corrects pour le lieu correspondant à la devise sélectionnée.

Concur a renommé les champs suivants pour le dollar américain (USD) :

Ancien nom du champ

Nouveau nom du champ

Région

État

Code postal

Code postal

Concur a renommé le champ suivant pour le dollar canadien (CAD) :

Ancien nom du champ

Nouveau nom du champ

Région

Province

Objectif professionnel/avantage client : cette localisation offre une meilleure expérience utilisateur.

Nouveau programme de cartes en USD et CAD : Diners MasterCard

Expense Pay – Global prend désormais en charge les cartes de crédit Diners MasterCard pour les devises suivantes :

  • Dollar américain (USD)
  • Dollar canadien (CAD)

Objectif professionnel/avantage client : Ce changement est source de valeur ajoutée pour nos clients Expense Pay – Global.

Message électronique d’approbation de note de frais

Mise à jour du lien d'accès aux notes de frais

Lorsqu’un employé soumet une note de frais pour approbation, Concur génère automatiquement le message électronique Vous avez une note de frais en attente d'approbation, et l’envoie à l’approbateur des notes de frais. Dans ce message généré automatiquement, les liens vers les notes de frais en attente d’approbation ont été regroupés dans un seul bouton, Voir la note de frais.

Objectif professionnel/avantage client : cette mise à jour facilite la compréhension du message électronique.

Profil

MISE À JOUR : Paramètre d'accessibilité sur le profil

Nous avons déclaré récemment que la fonctionnalité d'accessibilité ne serait plus facultative et qu'elle serait activée par défaut pour tous les sites Concur.

Après de plus amples recherches, nous avons conclu que ce changement donnerait des résultats mitigés. Nous avons pour objectif que, pour les clients Expense, il n'y ait pas de changement par rapport à ce qu'ils voient aujourd'hui et la façon dont ils utilisent Expense.

Protocole de cryptage TLS v 1.0

Fin de la prise en charge du protocole de cryptage TLS v 1.0 – TERMINÉE

- Centre de données en Europe : Fin le mardi 4 avril 2017

- Centre de données aux États-Unis : Fin le mercredi 12 juillet 2017

Il y a quelques mois, Concur a annoncé un cycle de fin de prise en charge pour la version 1.0 du protocole de cryptage TLS et une poursuite de la prise en charge des versions plus sécurisées 1.1 et 1.2 de TLS. En arrière-plan, le protocole TLS permet des échanges de communication sécurisés entre un téléphone ou un ordinateur et un service basé sur le cloud.

Ce processus s'est étendu sur plusieurs mois et il est désormais terminé.

Indemnités de déplacement

Modification du calcul des indemnités de repas pour un voyage mixte – République tchèque

Concur a changé pour la République tchèque le calcul des indemnités repas pour deux types de voyages mixtes :

  • les voyages mixtes composés de plus de 5 heures de voyage dans le pays et entre 5 et 12 heures de voyage à l'étranger ;
  • les voyages mixtes composés d'un voyage à l'étranger supérieur à 12 heures, mais inférieur à 18 heures.

Les nouveaux calculs, conformes à la législation, sont indiqués dans le tableau suivant.

AVANT ET APRÈS

Type de voyage mixte

Ancien calcul

Nouveau calcul

Voyage dans le pays > 5 heures plus

Voyage à l'étranger > 5 heures et < 12 heures

Indemnités de repas dans le pays plus 1/3 du total des indemnités de repas à l'étranger

1/3 du total des indemnités de repas à l'étranger

Voyage à l'étranger > 12 heures et < 18 heures

Indemnités de repas dans le pays plus 2/3 du total des indemnités de repas à l'étranger

2/3 du total des indemnités de repas à l'étranger

Objectif professionnel/avantage client : ce changement permet aux clients de Concur qui exercent leurs activités en République tchèque de se conformer aux obligations légales.

Cartes de société

**Modifications prévues** Nouveaux champs pour afficher les données des transactions à l'étranger

Avec cette version, de nouveaux champs sont disponibles pour le marché japonais qui peut afficher des données supplémentaires incluses dans les transactions à l'étranger. Cela s'avère utile pour les clients qui souhaitent utiliser ces champs dans leurs configurations de workflow et d'extrait comptable afin d'afficher ces données de transaction pour leurs systèmes financiers.

Ces champs incluent :

  • Ville du distributeur
  • État du distributeur
  • Code pays du distributeur

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration permet à Expense d'afficher les données supplémentaires trouvées dans les transactions à l'étranger.

Page d'accueil Solutions Concur

**Modifications prévues** Section Conseils rapides bientôt supprimée de la page Solutions Concur

La section Conseils rapides de la page d'accueil Solutions Concur (concursolutions.com) devrait être supprimée dans la version de service d'août.

Objectif professionnel/avantage client : cette mise à jour simplifie la page d'accueil, facilitant la consultation et l'accès aux informations sur la page.

Assistant Dépense

**Modifications prévues** Assistant Dépense

L’Assistant Dépense sera bientôt disponible pour les utilisateurs d'Expense en septembre. En août, il sera possible de désactiver cette fonctionnalité.

L’Assistant Dépense propose les fonctionnalités suivantes :

  • L’Assistant Dépense est activé par défaut pour la société, mais peut être désactivé si nécessaire au niveau de la société afin de bloquer l’accès pour tous les utilisateurs. Si la société autorise l’accès à l’Assistant Dépense, chaque utilisateur pourra individuellement choisir d’utiliser cette fonctionnalité.
  • Si Dépenses disponibles contient des dépenses, l’Assistant Dépense les ajoute à une note de frais.
  • L’Assistant Dépense n’ajoute pas les dépenses à une note de frais renvoyée ; sauf si une note de frais renvoyée inclut une transaction qui correspond maintenant à une dépense figurant dans Dépenses disponibles.

Par exemple, si la note de frais renvoyée contient une dépense ExpenseIt et si une transaction de carte de crédit qui correspond à cette dépense figure dans Dépenses disponibles, lorsque la note de frais est renvoyée, l’Assistant Dépense combine la transaction ExpenseIt avec la transaction de carte de crédit.

  • Lorsque l’utilisateur ouvre une note de frais, les transactions ajoutées par l’Assistant Expense depuis que l’utilisateur a ouvert la note de frais pour la dernière fois sont affichées en gras. Cette mise en forme en gras est supprimée dès que l’utilisateur ouvre et affiche ces dépenses.
  • Une fois par semaine, l’Assistant Dépense envoie à l’utilisateur un e-mail de synthèse de l’activité de la note de frais.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité automatise davantage le processus de création de notes de frais afin de faciliter l’expérience de l’utilisateur final.

Calendrier fiscal

**Modifications prévues** Calendrier fiscal amélioré pour Analysis/Intelligence

Concur prévoit maintenant de publier en août le calendrier fiscal amélioré pour Analysis/Intelligence. Un calendrier fiscal permet aux organisations de définir leurs exercices comptables indépendamment du calendrier civil. La plupart des organisations calquent leurs propres calendriers sur leur période fiscale afin de refléter les saisons de leur activité, de comparer les résultats avec les concurrents directs, et pour éviter la précipitation du mois de janvier.

Le nouveau calendrier fiscal sera disponible dans Configuration du reporting, accessible via Administration > Notes de frais ou Administration > Facture.

Pour plus d'informations, voir les notes de version d'Analysis/Intelligence.

Ancienne demande d'autorisation de Notes de frais

**Modifications prévues** Retrait du produit

Concur prévoit de retirer son ancienne fonctionnalité de demande d'autorisation de Notes de frais le 31 mars 2018.

Concur offrait cette fonctionnalité à certains clients avant l'existence du produit autonome Concur Request. Nous proposons désormais un niveau fonctionnel équivalent ainsi que de fonctionnalités améliorées et une prise en charge totale pour le produit autonome Concur Request. Les clients souhaitant utiliser les capacités de demande dans Concur doivent acheter et migrer vers le produit Concur Request.

Une FAQ axée sur le client est disponible ici : http://assets.concur.com/concurtraining/cte/en-us/legacy_request_retirement_faq.pdf

Objectif professionnel/avantage client : ce retrait permet à Concur de concentrer ses ressources de développement sur d'autres améliorations de notre produit autonome Concur Request dont les fonctionnalités, les innovations et la valeur dépassent désormais celles de notre ancienne fonctionnalité.

Microsoft IE v.10

**Modifications prévues** Fin de la prise en charge

La prise en charge du navigateur Microsoft Internet Explorer (IE) version 10 dans les produits Concur prendra fin le 18 août 2017. Concur recommande vivement à ses clients utilisant IE 10 d'effectuer une mise à jour de leur navigateur vers la version la plus récente avant cette date, ou d'installer un autre navigateur pris en charge.

Les utilisateurs de IE v.10 verront une bannière.

Lecteurs de cartes à puce USB – Japon

**Modifications prévues** Fin de la prise en charge

La solution de lecteurs de cartes à puce USB permettant d'afficher les informations relatives aux déplacements des cartes à puce japonaises dans Notes de frais utilise un lecteur connecté à un seul ordinateur. Comme Microsoft est en train de rendre obsolète la technologie ActiveX utilisée par cette solution, Concur met fin à la prise en charge de cette dernière.

Dates importantes :

  • Le 1er août 2017, Concur ne prendra plus en charge cette solution.
  • Après le 31 décembre 2017, la solution sera abandonnée et ne fonctionnera plus dans Concur.

En remplacement, la solution actuelle de Concur utilise un lecteur de cartes à puce réseau, que nos clients japonais sont déjà en train de déployer. Le lecteur de cartes à puces réseau présente l'avantage de permettre à plusieurs utilisateurs d'importer des transactions à un emplacement central.

Pour la note de version sur le lecteur de cartes à puces réseau, voir la version d'octobre 2016 de ce document.

Objectif professionnel/avantage client : ce retrait maintient les utilisateurs de Concur en phase avec les technologies actuelles.

Notifications client

Sous-traitants non affiliés à Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : Concur Non-Affiliated Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition