Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Expense Professional Edition, août 2019

Publication initiale

Synthèse des notes de version

Les éléments de cette section sont des synthèses des notes de version du mois. Les notes de version de l’édition professionnelle sont accessibles sur Nouveautés - Professional Edition.

Administration

Consolidation des notes de version sur les modifications prévues partagées

Dans cette version, SAP Concur consolidera les notes de version sur les modifications prévues partagées en un seul document, au lieu de répéter les informations relatives aux modifications prévues dans plusieurs notes de version.

Ces informations consolidées sur les modifications prévues sont fournies en plus des notes de version sur les modifications prévues propres au produit. Par exemple, si une modification prévue s’applique uniquement à Travel, elle ne sera disponible que dans les notes de version de Travel. Ainsi, les utilisateurs sont invités à lire les nouveautés version spécifiques du produit ainsi que le modifications prévues partagées.

Avantage pour l’utilisateur/le client : cette modification permet aux utilisateurs de disposer à un seul endroit des notes de version sur les modifications prévues partagées. Elle permet également aux clients de suivre plus facilement les mises à jour des notes de version sur les modifications prévues.

Authentification

**En cours** L’obsolescence du HMAC lance la migration vers le libre-service SSO

Ces modifications s’inscrivent dans le cadre de l’engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

SAP Concur entamera bientôt le processus de suppression du HMAC (code d’authentification de message haché) des options d’authentification unique (SSO). Le service de remplacement pour HMAC est SAML SSO, qui est une méthode de configuration en libre-service à laquelle les administrateurs de la société auront accès dans SAP Concur pour établir leurs connexions SAML.

Les clients qui utilisent actuellement le HMAC sont invités à migrer vers l’outil en libre-service SSO dès sa publication. Le nouvel outil en libre-service SSO sera offert gratuitement à tous les clients. Le nouvel outil en libre-service SSO permet d’ajouter plusieurs portails (fournisseurs d’identités).

L’obsolescence du HMAC comporte deux phases :

Phase I :

  • Les clients doivent disposer d’un fournisseur d’identités (IdP) ou d’une solution SAML 2.0 personnalisée.

  • Les clients commencent à tester le nouvel outil en libre-service SSO. Les tests peuvent commencer dès juillet 2019 si les étapes de préparation ont été suivies.

  • Les clients préparent l’intégration de nouveaux clients à l’aide du nouvel outil en libre-service SSO, dont la sortie est prévue pour septembre 2019.

  • À compter du 1er novembre, 2019, aucun nouveau client ne sera intégré via HMAC. Les nouveaux clients seront intégrés à l’aide du nouvel outil en libre-service SSO.

  • Les clients existants qui utilisent le HMAC doivent faire l’objet d’une migration à l’aide du nouvel outil en libre-service SSO.

Phase II :

  • Les clients continuent de migrer les clients HMAC existants vers le nouvel outil en libre-service SSO.

  • Arrêtez le service HMAC une fois que tout le monde a migré du HMAC vers le nouvel outil en libre-service SSO. La phase II devrait se terminer à la mi-2020.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une sécurité renforcée et une assistance améliorée aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Cartes de société

Modifications du flux de carte MasterCard JP Morgan Chase

Pour les clients utilisant le flux de carte MasterCard JP Morgan Chase (JPMC), SAP Concur a modifié le traitement de certaines transactions entrantes afin qu’elles puissent apparaître comme dépenses normales. Cela concerne plus précisément les transactions entrantes ayant les associations type ARC/description suivantes :

Type ARCDescription
0130REFACTURATION LITIGE
0138REFACTURATION FRAUDE
0106CRÉDIT LITIGE
0168CRÉDIT FRAUDE

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet à certaines transactions de s’afficher (comme prévu par l’émetteur, JPMC) comme des dépenses normales (au lieu d'être masquées, car elles peuvent être actuellement basées sur votre configuration) pour permettre aux utilisateurs de les inclure aux notes de frais.

Remarques sur la société

Utilisation d'HTML obsolète à partir du champ Titre

Lors de la configuration des messages qui s'affichent pour tous les utilisateurs dans la section Remarques sur la société de la page d'accueil, l’utilisation d'HTML dans le champ Titre est obsolète. Les titres contenant du HTML ne s’afficheront pas, ne pourront pas être exécutés et seront affichés en texte brut.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une sécurité renforcée aux données de la société.

Justificatifs électroniques

Note concernant les e-mails autorisés d’Uber

Le 16 août, Uber rendra obsolète une ancienne méthode de connexion à Concur Expense, appelée SMTP ou « Images de justificatifs par e-mail ». Uber envoie actuellement des e-mails à certains utilisateurs de SAP Concur pour leur demander de reconnecter leur compte Concur Expense à leur compte Uber.

En effet, Uber met à jour son intégration à l’API de SAP Concur Justificatifs v4, plus stable, puis rend obsolète la connexion SMTP. SMTP est une intégration non-OAuth/non connectée au Centre d’applications qui transfère les images en PDF des justificatifs au compte Concur Expense de l’utilisateur.

Plus précisément, les utilisateurs de SAP Concur ayant reçu cet e-mail sont ceux ayant configuré un profil professionnel dans l’application Uber, sélectionné Concur comme fournisseur Expense, et vérifié une adresse e-mail associée à leur compte Concur Expense. La connexion au SMTP était disponible jusqu’en mars 2019.

Les utilisateurs de SAP Concur qui, lorsque cet e-mail les y invite, ont reconnecté leurs comptes Concur Expense et Uber continueront à recevoir les justificatifs électroniques Uber affichés dans Concur Expense.

Objectif professionnel/avantage client : Uber rendra obsolète sa connexion SMTP/ « Images de justificatifs par e-mail » au profit de l’intégration de Justificatifs v4, plus fiable, dans SAP Concur App Center. La connexion SMTP ne proposait pas les nombreuses fonctionnalités offertes par l’intégration de Justificatifs v4, y compris les champs de dépenses préremplis et la correspondance avec les transactions par carte professionnelle (le cas échéant).

La nouvelle intégration Justificatifs v4, disponible dans le Centre d’applications SAP Concur, offre notamment les avantages suivants :

  • Disponibilité mondiale – fonctionne dans les centres de données aux États-Unis et en Europe

  • Connexion facilitée

  • Meilleur rendu de l’image du justificatif

  • Données de justificatifs étoffées, comme le lieu et l’heure de la course

  • Tous les champs Expense standard sont pré-remplis avec des données

  • Correspondance automatique avec une transaction par carte professionnelle, le cas échéant

Expense Pay - Global

Prise en charge du programme de carte supplémentaire (USD)

Expense Pay – Global pour Concur Expense prend désormais en charge le programme de carte de crédit commerciale suivant pour le dollar américain (USD $) :

  • État bénéficiaire – Visa – États-Unis

Objectif professionnel/avantage client : cette option supplémentaire peut accélérer le traitement des dépenses par carte de crédit.

Ajout d’un lien d’instructions détaillées concernant l’autorisation de virements automatiques afin d’aider les utilisateurs

Un lien d’instructions détaillées relatif à l’autorisation de virements automatiques a été ajouté pour aider les utilisateurs qui n'ont pas reçu les fonds prévus, car ils n’avaient pas encore autorisé le partenaire de traitement des paiements à effectuer des dépôts sur leurs comptes bancaires.

Les informations d'historique de compte des coordonnées bancaires du profil de l'utilisateur incluent désormais un lien vers des instructions détaillées dans la colonne de description.

En outre, la notification par e-mail d’Expense Pay reçue par l’utilisateur lorsque le système n'a pas pu effectuer un paiement sur son compte contient désormais un lien vers les instructions détaillées.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet aux utilisateurs d’autoriser le partenaire de traitement des paiements à effectuer des dépôts.

Expense Pay

Mise à jour (USD/CAD) : Retrait de Classic Pay et migration vers Global Pay (échéance le 1er septembre)

Les produits Expense Pay (classique) de SAP Concur exécutent les paiements associés au traitement des notes de frais. Pour garantir le respect des exigences réglementaires en constante évolution, adaptées à la diversité géographique des marchés, SAP Concur a obtenu la coopération de partenaires de traitement des paiements dévoués et expérimentés, et mis au point un produit nouvelle génération pour la paie : Expense Pay – Global.

Comme déjà annoncé dans ces notes de version (septembre 2017), à l’avenir, SAP Concur utilisera un produit Expense Pay au service de votre entreprise dans le monde entier. Le produit Expense Pay – Global de SAP Concur remplacera nos anciennes offres Expense Pay (classique) existantes (notamment NA Pay, EMEA Pay, puis APA Pay). Pour les clients de SAP Concur ayant un produit Expense Pay, Expense Pay – Global est désormais notre produit de référence. Cette notification marque le début de notre processus de suppression de tous les anciens produits Expense Pay (classique).

Expense Pay – Date de suppression en Amérique du Nord : 1ER SEPTEMBRE 2019

Plus de 4 000 clients ont déjà migré vers Expense Pay – Global. Les clients payant en dollars américains ou en dollars canadiens doivent changer leur abonnement du service « Expense Pay – Amérique du Nord », à « Expense Pay – Global » avant la date de retrait fixée au 1er septembre. Expense Pay – Global prend en charge le dollar américain, le dollar canadien, la livre sterling et l’euro. Les clients qui utilisent d'autres devises sur la version classique d’Expense Pay ne sont pas tenus de migrer leurs devises cette année, mais sont invités à lancer le processus de migration. Contactez paymigration@concur.com pour discuter de votre migration et la planifier.

Limitations Expense Pay – Amérique du Nord et Expense Pay – EMEA

SAP Concur ne prend pas en charge les clients qui ajoutent les devises suivantes avec le produit classique : dollar américain, dollar canadien, peso mexicain, euro européen, franc suisse, couronne danoise, couronne suédoise ou livre sterling. Si un client a déjà implémenté et utilise ces devises avec le produit classique, il peut continuer à les utiliser jusqu’à la migration vers la nouvelle plateforme ou jusqu’à la date de disparition définie.

Tenez également compte de la note suivante dans la version de juin ce document : Expense Pay | Nouveau processus d’approbation des comptes débiteurs classiques.

Objectif professionnel/avantage client : l’offre Expense Pay - Global suit les meilleures pratiques du secteur en matière de traitement des paiements au sein de SAP Concur.

Transfert de fichiers - Protocole SSH

SAP Concur ne prendra plus en charge les algorithmes/chiffrements non sécurisés suivants pour le protocole SSH :
  • (échange de clés) diffie-hellman-group-exchange-sha1

  • (cryptage) aes128-cbc

  • (cryptage) aes192-cbc

  • (cryptage) aes256-cbc

  • (code d'authentification de messages) hmac-md5

  • (code d'authentification de messages) hmac-sha1-96

  • (code d'authentification de messages) hmac-md5-96

Cette annonce concerne les points d’extrémité DNS de transfert de fichiers suivants :

  • st.concursolutions.com

  • st-eu.concursolutions.com

  • st-cge.concursolutions.com

  • st-cge-dr.concursolutions.com

  • vs.concurcdc.cn

Si une assistance est nécessaire, contactez le service d’assistance SAP Concur.

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications offrent une sécurité renforcée pour les transferts de fichiers.

Transports en commun au Japon (JPT)

Gestion Jorudan

La base de données des arrêts et des lignes des transports en commun au Japon (JPT) a fait l’objet de modifications telles que des ajouts, des modifications de nom et des suppressions.

Objectif professionnel/avantage client : les listes de Concur Expense continuent de refléter les arrêts et lignes actuels des transports en commun du Japon.

Divers

Mises à jour pour Concur Open et Personalized Concur Open

Au cours des prochaines semaines, les utilisateurs pourront constater plusieurs améliorations apportées à Concur Open et Personalized Concur Open.

Expense nouvelle génération

**En cours** Nouvelle interface utilisateur pour les utilisateurs finaux de Concur Expense

Mise à jour : afin de répondre aux commentaires des clients et d’en tirer parti, mais aussi pour respecter l’engagement de SAP Concur à garantir une transition harmonieuse et réussie, nous travaillons sur une stratégie de déploiement corrigée pour Expense nouvelle génération.

SAP Concur se consacre à l’amélioration continue de ses produits : pas seulement les fonctionnalités qu’ils offrent, mais aussi l’expérience utilisateur de ces fonctionnalités. La façon dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, tout comme leurs besoins et leurs attentes. Nous restons en permanence à l’écoute de nos clients et leur demandons leur avis sur la façon d’améliorer leur expérience utilisateur.

Expense nouvelle génération est l’évolution constante de l’expérience utilisateur SAP Concur. Il a été conçu à partir de recherches sur les utilisateurs et d’analyses de données approfondies qui englobent 680 entretiens individuels, 58 études de convivialité, plus de 3000 réponses aux enquêtes et 1,3 milliard d’actions mensuelles des utilisateurs.

Les clients auront la possibilité d’afficher un aperçu et de choisir d’utiliser Expense nouvelle génération avant la migration obligatoire.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.

Dépenses rapides

Obsolescence de Dépenses rapides v3

SAP Concur rend obsolète l'API Dépenses rapides v3 en raison de failles de sécurité identifiées. Cette API est remplacée par Dépenses rapides v4. Dépenses rapides v3 sera mise hors service dans une prochaine version. Veuillez migrer vers l’API Dépenses rapides v4.

Objectif professionnel/avantage client : L’API Dépenses rapides v3 prend uniquement en charge l’ancienne méthode d’authentification, et permet d’accéder à certains champs qu’il n’est pas nécessaire de montrer. Ces points faibles sont résolus avec la nouvelle API Dépenses rapides v4.

API Dépenses rapides v4 disponible

SAP Concur lance Dépenses rapides v4 pour les partenaires et les clients. Dépenses rapides v4 inclut les améliorations suivantes par rapport à Dépenses rapides v3 :

  • Authentification sécurisée : Cette API prend en charge l’actuelle méthode d’authentification SAP Concur.

  • Messages en plusieurs parties : Un développeur peut publier les données et l’image du justificatif dans un appel unique plutôt que des appels séparés requis par la v3.

  • Prend en charge le statut de la numérisation : L’API POST Dépenses rapides v4 prend en charge l’horodatage e-Bunsho si le client utilise cette fonctionnalité et a terminé la configuration requise dans Concur Expense.

  • Disponibilité mondiale : L’API POST Dépenses rapides v4 est prise en charge dans tous les centres de données SAP Concur.

Dépenses rapides v4 retire certaines des fonctionnalités disponibles dans la v3 :

  • Disparition de l’attribut ID d’image du justificatif : Cet attribut peut contenir des données personnelles et a donc été supprimé pour renforcer la sécurité des données.

  • Les points de terminaison GET, PUT et DELETE n’apparaîtront plus : Ces points de terminaison ne sont pas proposés dans la v4 car ils ne répondent à aucun besoin professionnel connu.

Objectif professionnel/avantage client : cette nouvelle version de l’API Dépenses rapides prend en charge la dernière méthode d’authentification d’API SAP Concur et offre plusieurs améliorations apportées aux fonctionnalités POST.

Écran partagé pour le service d’assistance SAP Concur

Mise en service du partage d’écran pour les contacts de l’assistance autorisés

Le service d’assistance SAP Concur implémente la fonctionnalité de navigation simultanée, une application de partage d’écran disponible pour tous les contacts du support autorisés (ASC).

Objectif professionnel/avantage client : le partage d’écran facilite souvent la description, la compréhension et la résolution d’un problème, ce qui permet de gagner du temps pour les contacts du support autorisés et l’assistance de SAP Concur.

Synthèse des modifications prévues

Les éléments de cette section sont des résumés des modifications prévues dans de futures versions. SAP Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

IMPORTANT : ces modifications prévues peuvent ne pas faire partie de toutes les améliorations et changements à venir qui concernent ce produit ou service SAP Concur. Les modifications prévues qui s’appliquent à plusieurs produits et/ou services SAP Concur se trouvent dans un document consolidé. Consultez les synthèses administrateur sur les autres modifications prévues disponibles dans Synthèse administrateur pour Professional Edition, modifications prévues partagées, août 2019.

Cartes de société

**Modifications prévues** Connexion de carte professionnelle American Express (États-Unis)

SAP Concur proposera bientôt une connexion de carte professionnelle American Express. La fonctionnalité de connexion directe de carte professionnelle American Express permet aux clients de connecter leurs cartes de crédit professionnelles American Express sur Concur Expense.

La fonctionnalité de carte professionnelle American Express offre les possibilités suivantes :

  • Propose une actualisation quotidienne automatique des transactions d’American Express vers SAP Concur (les utilisateurs de Concur Expense n’ont pas besoin de se connecter à American Express pour actualiser les transactions)

  • Assure une compatibilité avec l’Assistant Dépense de SAP Concur

  • Permet au titulaire principal de la carte de gérer les transactions sans avoir à afficher toutes les transactions de carte supplémentaires

  • Prend en charge les fonctionnalités de délégué et de proxy dans les transactions

  • Propose le traitement des devises pour les transactions à l’étranger

  • Inclut l’affichage des transactions disponibles

  • Inclut Concur Analytics pour le reporting standard (y compris les transactions non soumises)

Cette fonctionnalité est prévue pour T3 2019. D’autres pays viendront s’ajouter dans les futures versions.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur un connecteur de carte professionnelle.

Justificatifs électroniques

**Modifications prévues** Connexion de carte professionnelle American Express (États-Unis)

La technologie des justificatifs électroniques évolue rapidement. Aujourd’hui, les règles de traitement des justificatifs sont codées en dur pour accepter les justificatifs électroniques afin de répondre aux exigences en matière d’image. À l’avenir, à mesure que les justificatifs électroniques se généraliseront et que la législation à leur sujet deviendra plus complexe, ce n’est pas une hypothèse valable pour tous les pays et toutes les situations.

Les clients souhaitant gérer le comportement actuel de leur système, c’est-à-dire continuer à accepter les justificatifs électroniques pour répondre aux exigences en matière d’image, devront configurer une règle de justificatif personnalisée.

Objectif professionnel/avantage client : ce changement va permettre aux clients qui utilisent les justificatifs électroniques de rester en conformité avec les obligations réglementaires et contractuelles pour les pièces justificatives de dépenses.

Justificatifs

**Modifications prévues** Numérisation des justificatifs (du papier au numérique) (France)

SAP Concur permettra bientôt de convertir les justificatifs papier en versions numériques ayant une valeur juridique. La numérisation des justificatifs permettra aux clients de SAP Concur de convertir un justificatif papier en version numérique légale, conformément aux autorités réglementaires ou gouvernementales de leur pays.

Une fois disponible pour la version générale, cette fonctionnalité sera disponible pour les nouveaux clients et les clients existants en France, ainsi que ceux ayant des configurations en France. D’autres pays viendront s’ajouter dans les futures versions.

La version initiale pour la France inclura :

  • la possibilité de convertir les justificatifs papier en versions numériques ayant une valeur juridique ;

  • l’affichage du statut « Certifié » de l’image du justificatif dans NextGen Expense (amélioration prévue) ;

  • la configuration d’une règle de contrôle qui recherche les dépenses avec des justificatifs papier.

La fonctionnalité de digitalisation des justificatifs nécessite que les utilisateurs utilisent l’interface utilisateur de NextGen Expense. Les clients doivent migrer les utilisateurs qui utiliseront cette fonctionnalité vers l'interface utilisateur de NextGen Expense avant d'activer ce service.

Pour enregistrer des images de justificatifs papier légales, les clients doivent également utiliser l’application mobile SAP Concur et peuvent utiliser ExpenseIt avec l’application mobile, bien qu’ExpenseIt ne soit pas obligatoire. L’utilisateur prendra une photo du justificatif papier avec l’application mobile. Une fois la photo prise, le processus de digitalisation sera appliqué à l’image. Une fois le processus terminé, un tampon s’affichera sur l’image du justificatif dans l’application mobile pour confirmer que le justificatif est certifié ou non.

Les images de justificatifs papier digitalisées s’afficheront dans NextGen Expense dans Dépenses disponibles, Justificatifs disponibles et dans la liste des dépenses, comme tout autre justificatif.

Les approbateurs et les gestionnaires verront le statut du justificatif certifié dans la note de frais et la liste des dépenses dans la version existante de Concur Expense. Il est possible de créer une règle de contrôle pour identifier les justificatifs certifiés sur le poste de dépense. Une nouvelle icône s’affichera pour les justificatifs qui sont certifiés.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une option de justificatif sans support papier qui respecte les exigences et réglementations en vigueur en France en matière de conformité et de transformation des justificatifs avec TVA papier en versions numériques.

**Modifications prévues** Digitalisation des justificatifs (du papier au numérique) (Espagne)

SAP Concur permettra bientôt de convertir les justificatifs papier en versions numériques ayant une valeur juridique. La numérisation des justificatifs permettra aux clients de SAP Concur de convertir un justificatif papier en version numérique légale, conformément aux autorités réglementaires ou gouvernementales de leur pays.

Une fois disponible pour la version générale, cette fonctionnalité sera disponible pour les nouveaux clients et les clients existants en Espagne, ainsi que ceux ayant des configurations en Espagne. D’autres pays viendront s’ajouter dans les prochaines versions.

La version initiale pour l’Espagne inclura :

  • la possibilité de convertir les justificatifs papier en versions numériques ayant une valeur juridique ;

  • l’affichage du statut « Certifié » de l’image du justificatif dans NextGen Expense (amélioration prévue) ;

  • la configuration d’une règle de contrôle qui recherche les dépenses avec des justificatifs papier.

La fonctionnalité de digitalisation des justificatifs nécessite que les utilisateurs utilisent l’interface utilisateur de NextGen Expense. Les clients doivent migrer les utilisateurs qui utiliseront cette fonctionnalité vers l'interface utilisateur de NextGen Expense avant d'activer ce service.

Pour enregistrer des images de justificatifs papier légales, les clients doivent également utiliser l’application mobile SAP Concur et peuvent utiliser ExpenseIt avec l’application mobile, bien qu’ExpenseIt ne soit pas obligatoire. L’utilisateur prendra une photo du justificatif papier avec l’application mobile. Une fois la photo prise, le processus de digitalisation sera appliqué à l’image. Une fois le processus terminé, un tampon s’affichera sur l’image du justificatif dans l’application mobile pour confirmer que le justificatif est certifié ou non.

Les images de justificatifs papier digitalisées s’afficheront dans NextGen Expense dans Dépenses disponibles, Justificatifs disponibles et dans la liste des dépenses, comme tout autre justificatif.

Les approbateurs et les gestionnaires verront le statut du justificatif certifié dans la note de frais et la liste des dépenses dans la version existante de Concur Expense. Il est possible de créer une règle de contrôle pour identifier les justificatifs certifiés sur le poste de dépense. Une nouvelle icône s’affichera pour les justificatifs qui sont certifiés.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une option de justificatif sans support papier qui respecte les exigences et réglementations en vigueur en Espagne en matière de conformité et de transformation des justificatifs avec TVA papier en versions numériques.

Notifications client

Les éléments de cette section offrent des outils de référence à tous les clients.

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition