Synthèse administrateur pour Expense Professional Edition, avril 2019
Publication initiale
Synthèses des notes de version
Administration
Ajouter des adresses IP à la liste des expéditeurs autorisésSAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos services à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.
Initialement, le problème décrit ici touchait uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense. A partir de janvier, les e-mails d’autres services SAP Concur (comme Travel et Concur Pay) seront déplacés vers la nouvelle infrastructure de messagerie.
Nous continuerons à ajouter d’autres services. Surveillez les notes de version pour obtenir plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.
Rappel : Pas de données personnelles ou sensibles dans les champs personnalisésToutes les sociétés doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les informations personnelles et sensibles de leurs collaborateurs. Conformément aux pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles et sensibles.
ÉTAPES SUIVANTES
Si votre société utilise des champs personnalisés pour conserver des données personnelles ou sensibles (numéro de sécurité sociale, nom des membres de la famille ou autre renseignement d’identification personnelle), vous devez prévoir le retrait de ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.
Pour plus d’informations, voir la FAQ (en anglais uniquement).
Budget
Workflows disponibles pour le budgetLes workflows sont désormais disponibles pour le budget. Les workflows définissent la manière dont le système achemine les factures, les notes de frais et les demandes au fil des étapes d’approbation et de traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget proposée par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécialement adaptés à leurs besoins particuliers.
Sans examen du budget, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’une année, laissant ainsi peu d’options à une organisation et des budgets dépassés aux responsables de budgets, par exemple. En outre, des dépenses anticipées signifient que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car des dépenses moins importantes ont consommé le budget plus tôt.
Associer l’examen du budget dans le workflow ajoute de la valeur. Les règles d’audit et les règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à mieux contrôler leur budget lorsqu’il est pertinent de s’adapter aux besoins spécifiques d’une organisation.
La détermination du moment où un poste de dépense est considéré comme engagé dans un budget est tout aussi importante. Dans la plupart des organisations, la validation s’effectue lorsqu’un poste de dépense est payé ; il a suivi la majorité, voire la totalité, des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation s’effectue beaucoup plus tôt. Dès qu’une demande d’achat ou une demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme validée.
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permettra aux clients de contrôler les dépenses budgétaires afin, par exemple, d’éviter de dépasser les budgets trop tôt durant une période ou une année budgétaire.
Expense Pay
Mise à jour (USD/CAD) : Retrait de Classic Pay et migration vers Global Pay (échéance le 1er septembre)Les produits Expense Pay (classique) de SAP Concur exécutent les paiements associés au traitement des notes de frais. Pour garantir le respect des exigences réglementaires en constante évolution, adaptées à la diversité géographique des marchés, SAP Concur a obtenu la coopération de partenaires de traitement des paiements dévoués et expérimentés, et mis au point un produit nouvelle génération pour la paie : Expense Pay – Global.
Comme déjà annoncé dans ces notes de version (septembre 2017), à l’avenir, SAP Concur utilisera un produit Expense Pay au service de votre entreprise dans le monde entier. Le produit Expense Pay – Global de SAP Concur remplacera nos anciennes offres Expense Pay (classiques) existantes (notamment NA Pay, EMEA Pay, puis APA Pay). Pour les clients SAP Concur ayant un produit Expense Pay, Expense Pay – Global sera désormais notre produit de référence. Cette notification marque le début de notre processus de suppression de tous les anciens produits Expense Pay (classique).
EXPENSE PAY – DATE DE SUPPRESSION EN AMÉRIQUE DU NORD : 1ER SEPTEMBRE 2019
Plus de 4 000 clients ont déjà migré vers Expense Pay – Global. Les clients payant en dollars américains ou en dollars canadiens doivent changer leur abonnement du service « Expense Pay – Amérique du Nord », à « Expense Pay – Global » avant la date de retrait fixée au 1er septembre. Expense Pay – Globalprend en charge le dollar américain, le dollar canadien, la livre sterling et l’euro. Les clients qui utilisent d'autres devises sur la version classique d’Expense Pay ne sont pas tenus de migrer leurs devises cette année, mais sont invités à lancer le processus de migration. Contactez paymigration@concur.com pour parler de la migration et la programmer.
LIMITATIONS EXPENSE PAY – AMÉRIQUE DU NORD ET EXPENSE PAY – EMEA
SAP Concur ne prend pas en charge les clients qui ajoutent les devises suivantes avec le produit classique : dollar américain, dollar canadien, peso mexicain, euro, franc suisse, couronne danoise, couronne suédoise ou livre sterling. Si un client a déjà implémenté et utilise ces devises avec le produit classique, il peut continuer à les utiliser jusqu’à la migration vers la nouvelle plateforme ou jusqu’à la date de disparition définie.
Objectif professionnel/avantage client : l’offre Expense Pay - Global suit les meilleures pratiques du secteur en matière de traitement des paiements au sein de SAP Concur.
Transports en commun au Japon (JPT)
Gestion JorudanLa base de données des arrêts et des lignes des transports en commun au Japon (JPT) a fait l’objet de modifications telles que des ajouts, des modifications de nom et des suppressions.
Objectif professionnel/avantage client : les listes de Concur Expense continuent de refléter les arrêts et lignes actuels des transports en commun du Japon.
Expense nouvelle génération
**En cours** Nouvelle interface utilisateur pour les utilisateurs finaux de Concur ExpenseMise à jour : afin de répondre aux commentaires des clients et d’en tirer parti, mais aussi pour respecter l’engagement de SAP Concur à garantir une transition harmonieuse et réussie, nous travaillons sur une stratégie de déploiement corrigée pour Expense nouvelle génération.
SAP Concur se consacre à l’amélioration continue de ses produits : pas seulement les fonctionnalités qu’ils offrent, mais aussi l’expérience utilisateur de ces fonctionnalités. La façon dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, tout comme leurs besoins et leurs attentes. Nous restons en permanence à l’écoute de nos clients et leur demandons leur avis sur la façon d’améliorer leur expérience utilisateur.
Expense nouvelle génération est l’évolution constante de l’expérience utilisateur SAP Concur. Il a été conçu à partir de recherches sur les utilisateurs et d’analyses de données approfondies qui englobent 680 entretiens individuels, 58 études de convivialité, plus de 3000 réponses aux enquêtes et 1,3 milliard d’actions mensuelles des utilisateurs.
Les clients auront la possibilité d’afficher un aperçu et de choisir d’utiliser Expense nouvelle génération avant la migration obligatoire.
Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.
Gestionnaire des paiements
Retrait de l’ancienne page Accounting Extract Reconciliation (Rapprochement d’extraits comptables)Pour les clients ayant Expense Pay ou Expense Pay - Global, l’outil Accounting Extract Reconciliation (Rapprochement d’extraits comptables) a été transféré en novembre 2018 depuis Outils > Concur Classic Admin vers Outils > Responsable des paiements > Contrôler les lots.
L’ancien chemin d’accès (Concur Classic Admin) est Administration > Société > Outils > Concur Classic Admin > Responsable des remboursements > Extraire le rapprochement.
Le nouveau chemin d’accès (Gestionnaire des paiements) est Administration > Société > Outils > Gestionnaire des paiements > Contrôler les lots > Accounting Extract Reconciliation (Rapprochement d’extraits comptables).
Dans cette version, la page d’origine Responsable des remboursements (Administration > Société > Outils > Concur Classic Admin > Responsable des remboursements) est supprimée.
Objectif professionnel/avantage client : Cette modification garantit que tous les clients utilisent la nouvelle page.
Indemnité de déplacement
Autres mises à jour légales (Norvège)Afin de mieux prendre en charge les modifications de la législation norvégienne pour les clients qui utilisent les indemnités de déplacement pour la Norvège, SAP Concur a mis à jour la fonctionnalité d’arrondi et de déplacements longs.
Arrondi – Tous les montants d'indemnités de déplacement seront arrondis à la couronne la plus proche.
Déplacements longs – SAP Concur a modifié la logique de calcul des déplacements longs.
La configuration la plus courante des propriétés de calcul est la suivante :
extended_trip_days : 29
extended_trip_domestic_comp_amount : 202 NOK
extended_trip_company_factor : 75 %
Avec cette configuration, le comportement suivant concernant les déplacements longs sera observé :
Si un déplacement dure plus de 28 jours consécutifs au même endroit et à l’extérieur de la Norvège, les indemnités de repas sont réduites à 75 % à partir du 29e jour, conformément aux tarifs régionaux. Le même facteur est également appliqué aux déductions sur les repas fournis sur la base de ces tarifs régionaux. Le facteur pour les déplacements longs n’est pas appliqué aux indemnités de repas en fonction du taux SKD ou aux déductions sur les repas fournis selon le taux SKD.
Si un déplacement dure plus de 28 jours consécutifs au même endroit en Norvège, les indemnités de repas sont réduites à 202 NOK à partir du 29e jour, conformément aux tarifs régionaux. Les déductions sur les repas fournis ne sont pas appliquées pour les jours utilisant ce taux réduit. Le montant des déplacements longs n’est pas appliqué aux indemnités de repas selon le taux SKD.
Objectif professionnel/avantage client : les entreprises appliquent les meilleures pratiques de conformité aux obligations légales.
Résumés des modifications prévues
Admin.
**Modifications prévues** Modifications des accès aux produits SAP Concur (juin)Les clients devront accéder aux produits et services SAP Concur à partir des domaines suivants :
*.concursolutions.com
*.concurcdc.cn
Cette modification est prévue pour le 8 juin 2019.
SAP Concur recommande aux clients de migrer dès que possible vers l'un des domaines, si ce n’est pas déjà fait.
Pour toute question concernant cette modification, contactez appsec@sap.com.
Objectif professionnel/avantage client : Cette modification permettra aux clients d'accéder aux services SAP Concur de manière cohérente et sécurisée.
Authentification
**Modifications prévues** Dépréciation des connexions compositesCes modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.
La fonctionnalité de connexion composite permet aux utilisateurs d’utiliser un identifiant de connexion qui n’inclut pas de domaine pour se connecter aux produits SAP Concur.
Tous les utilisateurs qui utilisent uniquement leur nom d’utilisateur (p. ex. jeandupont) pour se connecter devront utiliser leur nom de connexion CTE plutôt que leur identifiant de connexion pour se connecter aux produits SAP Concur.
SAP Concur ne prendra plus en charge les URL de pages de connexion composite. L’URL standard pour une page de connexion composite inclut le nom de l’entité (p. ex. entity=pxxxxxxxxx) et se présente comme suit : https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.
Tous les clients utiliseront la page de connexion standard pour accéder aux produits SAP Concur. La page de connexion standard est https://www.concursolutions.com/nui/signin.
La dépréciation des pages de connexion composite pour www.concursolutions.com est prévue pour le 11 mai 2019.
IMPACTS SUR LES UTILISATEURS
Les utilisateurs qui se connectent à une page de connexion composite (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) et qui n’utilisent pas le symbole d’arobase (@) dans leur nom d'utilisateur devront cliquer sur le lien Vous avez oublié votre nom d'utilisateur ? de la page Connexion pour récupérer sans aide (préféré) leur nom d'utilisateur ou contacter l’administrateur de leur société pour obtenir leur nom de connexion CTE. Les mots de passe des utilisateurs restent les mêmes.
La fonctionnalité d’authentification unique (SSO) n’est pas concernée par cette modification. Les utilisateurs suivants ne sont pas concernés car ils ne se connectent pas via https://www.concursolutions.com :
SSO SAP Concur Web
Nom d’utilisateur/mot de passe de SAP Concur mobile app
SSO de SAP Concur mobile app
Objectif professionnel/avantage client : la dépréciation de cette fonctionnalité améliore la stabilité et les taux de réussite de la connexion, tout en réduisant la dépendance.
**Modifications prévues** Fonctionnalité mot de passe oublié, questions de sécurité et texte personnalisé pour le mot de passeCes modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.
Dans une version ultérieure, une nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié sera ajoutée à la page Connexion de SAP Concur, offrant ainsi une nouvelle expérience aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Selon la configuration de la société, il peut exister actuellement plusieurs possibilités de connexion en cas de mot de passe oublié. Lors du lancement de la fonctionnalité Mot de passe oublié (prévu le 11 mai), ces autres possibilités de connexion seront supprimées. Il s'agit de :
Questions de sécurité : Les utilisateurs ne recevront plus d’invites de questions de sécurité pour l’authentification de connexion.
Texte sur la page : Le texte personnalisé de la société ne s’affichera plus.
Indices de mot de passe : L’option Envoyez-moi un e-mail avec l’indice de mon mot de passe ne sera plus disponible.
Toutes ces options sont décrites dans les pages suivantes.
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité renforce la sécurité des mots de passe des utilisateurs et rationalise l’expérience utilisateur.
**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion SAP ConcurCes modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.
SAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) pourront lancer le processus de connexion SSO à l’adresse www.concursolutions.com. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.
La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :
Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion
Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue pour une future version)
Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une utilisation plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.
**Modifications prévues** Plus de réinitialisation ou de mise à jour des mots de passe en groupes via un fichier d’importationCes modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.
Le champ de mot de passe dans les ensembles d’enregistrements 100, 300, 305 et 310 ne sera plus utilisé pour la mise à jour ou la réinitialisation groupée de mots de passe d’utilisateurs. SAP Concur modifiera les fonctionnalités des importations afin que le champ de mot de passe soit utilisé uniquement lorsqu’un compte d’utilisateur est créé. Le champ ne sera plus utilisé pour la mise à jour ou la réinitialisation groupée de mots de passe d’utilisateurs. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement de mot de passe de l’enregistrement 100 ne seront plus utilisées.
Cette modification a des répercussions sur les fonctionnalités d’importation de collaborateurs et d’importation d’utilisateurs.
IMPORTATION DE COLLABORATEURS
Le champ de mot de passe restera disponible dans les ensembles d’enregistrements 100, 300, 305 et 310, mais seulement lu lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes du champ seront ignorées par le système. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement de mot de passe de l’enregistrement 100 ne seront plus utilisées.
Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: Employee Import Specification (en anglais uniquement).
IMPORTATION D’UTILISATEURS
Le champ de mot de passe sera encore disponible dans le modèle Microsoft Excel à télécharger, mais seulement lu lors de l’importation initiale du fichier, ou lors de la création d’un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations suivantes du champ seront ignorées par le système.
Pour obtenir des informations générales sur cette fonctionnalité, voir Shared: User Import User Guide (en anglais uniquement).
Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une sécurité renforcée pour les mots de passe des utilisateurs.
**Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP ConcurCes modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.
L’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.
SAP Concur envisage d’ajouter une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) aux produits SAP Concur qui offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer la SSO pour leur organisation. L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request, et Travel.
La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) est un outil de substitution pour les clients qui utilisent la configuration SSO existante sur la page Clés de sécurité et un nouvel outil pour les clients qui souhaitent à présent implémenter l’authentification unique dans leurs organisations. La configuration SSO existante sur la page Clés de sécurité et le nouvel outil en libre-service SSO seront disponibles jusqu’à ce que tout le monde ait migré vers le nouvel outil.
Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.
Budget Insight
**Modifications prévues** Retrait de Budget Insight (ancienne version) en 2019Budget Insight est un outil de gestion budgétaire qui sera retiré le 30 juin 2019. Les clients souhaitant utiliser les fonctionnalités de budget sont encouragés à acheter le nouveau produit Budget que SAP Concur a sorti cette année. Le nouveau produit Budget offre davantage de fonctionnalités, une interface utilisateur améliorée et des intégrations supplémentaires aux produits SAP Concur. On note en particulier l’intégration de données de dépenses supplémentaires provenant de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request (auparavant, seules les données de Concur Expense et de Concur Request étaient disponibles).
Objectif professionnel/avantage client : le retrait de Budget Insight donnera aux clients la possibilité d’acquérir le nouveau produit Budget, qui donne davantage de valeur aux clients en rendant les budgets visibles, exploitables et presque en temps réel.
Justificatifs électroniques
**Modifications prévues** Nouvelle présentation des justificatifs électroniques de volSigne de notre engagement continu pour les justificatifs électroniques et la simplification des notes de frais, les justificatifs électroniques générés par SAP Concur basés sur des données de billets et de coupons provenant de GDS et de certaines transactions TripLink font peau neuve.
Avantage pour l’utilisateur/le client : ce changement met les justificatifs électroniques de vol au format des justificatifs électroniques standard de SAP Concur, offrant ainsi aux utilisateurs une expérience plus homogène dans Concur Expense. Le format est également plus pratique pour les utilisateurs d’Expense nouvelle génération. Ce changement supprime également un problème de stabilité et de performance pour les utilisateurs finaux qui ne voyaient pas toujours les nouveaux justificatifs électroniques de vol aussi rapidement que voulu.
**Modifications prévues** Plus automatiquement acceptés comme justificatifsLa technologie des justificatifs électroniques évolue rapidement. Aujourd’hui, les règles de traitement des justificatifs sont codées en dur pour accepter les justificatifs électroniques afin de répondre aux exigences en matière d’image. À l’avenir, à mesure que les justificatifs électroniques se généraliseront et que la législation à leur sujet deviendra plus complexe, ce n’est pas une hypothèse valable pour tous les pays et toutes les situations.
Les clients souhaitant gérer le comportement actuel de leur système, c’est-à-dire continuer à accepter les justificatifs électroniques pour répondre aux exigences en matière d’image, devront configurer une règle de justificatif personnalisée.
Objectif professionnel/avantage client : ce changement va permettre aux clients qui utilisent les justificatifs électroniques de rester en conformité avec les obligations réglementaires et contractuelles pour les pièces justificatives de dépenses.
Justificatifs
**Modifications prévues** Numérisation des justificatifs (du papier au numérique) (France)SAP Concur permettra bientôt de convertir les justificatifs papier en versions numériques ayant une valeur juridique. La numérisation des justificatifs permettra aux clients de SAP Concur de convertir un justificatif papier en version numérique légale, conformément aux autorités réglementaires ou gouvernementales de leur pays.
Une fois disponible pour la version générale, cette fonctionnalité sera disponible pour les nouveaux clients et les clients existants en France, ainsi que ceux ayant des configurations en France. D’autres pays viendront s’ajouter dans les futures versions.
La version initiale pour la France inclura :
la possibilité de convertir les justificatifs papier en versions numériques ayant une valeur juridique ;
l’affichage du statut « Certifié » du justificatif dans Expense nouvelle génération (amélioration prévue) ;
la possibilité de configurer une règle de contrôle qui recherche les dépenses avec des justificatifs certifiés.
La fonctionnalité de numérisation des justificatifs nécessite que les utilisateurs utilisent l’interface utilisateur Expense nouvelle génération. Les clients sont invités à migrer vers l’interface utilisateur Expense nouvelle génération avant d’activer ce service.
Pour enregistrer des images de justificatifs officielles, les clients doivent également utiliser l’application mobile SAP Concur et peuvent utiliser ExpenseIt avec l’application mobile, bien qu’ExpenseIt ne soit pas obligatoire. L’utilisateur prendra une photo du justificatif papier avec l’application mobile. Une fois la photo prise, le processus de numérisation sera appliqué à l’image. Une fois le processus terminé, un tampon s’affichera sur l’image du justificatif dans l’application mobile pour confirmer que le justificatif est certifié ou non.
Les images de justificatifs sont affichées pour les utilisateurs dans Expense nouvelle génération dans Dépenses disponibles, Justificatifs disponibles et dans la liste des dépenses.
Les approbateurs et les gestionnaires verront le statut du justificatif numérique dans la note de frais et la liste des dépenses dans la version existante de Concur Expense. Il est possible de créer une règle de contrôle pour identifier les justificatifs certifiés sur le poste de dépense. Une nouvelle icône s’affichera pour les justificatifs qui sont certifiés.
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une option de justificatif sans support papier qui respecte les exigences et réglementations locales en matière de conformité et de transformation des justificatifs papier en versions numériques.
Notifications client
Sous-traitants non affiliés à SAP Concur
La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)
Certifications mensuelles du navigateur
Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition
