Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Expense Professional Edition, mai 2018

Mise à jour n° 4

Admin.

Nouveau lien Préférences des cookies dans le pied de page SAP Concur

Dans la version du 12 mai, des modifications des processus liés aux cookies et des liens ont été introduits en raison d’exigences particulières en matière de consentement en Europe.

Il existe deux types de consentement lorsque vous autorisez l’enregistrement de cookies sur l’ordinateur de l’utilisateur. Chaque pays choisit quelle option utiliser, comme décrit dans les pages suivantes. Les options disponibles sont les suivantes :

  • Consentement actif : l’utilisateur convient expressément d’accepter les cookies. Dans ce cas, SAP Concur doit obtenir le consentement de l’utilisateur avant de charger des cookies sur l’ordinateur de ce dernier.

  • Consentement passif : l’utilisateur n’interdit pas les cookies.

IMPORTANT

Cette note de version aborde le consentement et la modification des cookies. Remarques :

  • TrustArc, fournisseur mondial de gouvernance des données et de confidentialité, surveille et gère les processus relatifs aux cookies pour SAP Concur.

    Différentes options de consentement sont décrites dans les pages suivantes.

    • TrustArc fournit le texte de consentement et gère ses traductions dans toutes les langues. SAP Concur et ses clients ne peuvent apporter aucune modification au texte ou à sa traduction.

    • Comme nous le verrons dans les pages suivantes, la réglementation en matière de consentement diffère selon le pays. TrustArc détermine l’option de consentement appropriée pour chaque utilisateur, en fonction de la réglementation de chaque pays. SAP Concur n’a aucune maîtrise de l’option retenue et ne possède pas la liste des pays et de leurs réglementations en matière de consentement.

    • Notez que le « pays » est défini comme étant celui dans lequel l’utilisateur se trouve physiquement lorsqu’il se connecte à SAP Concur et non le pays de résidence de l’utilisateur comme défini dans son profil, ni le site de l’entreprise de l’utilisateur.
  • Conformément à la réglementation, les processus de consentement et de modification décrits ici doivent être réalisés individuellement par les utilisateurs SAP Concur. Aucune option ne permet aux sociétés de prendre ces décisions pour leurs utilisateurs.

  • Une fois qu’un utilisateur a expressément accepté les cookies, il ne peut pas changer d’avis et arrêter de les accepter, à moins de supprimer tous les cookies et de recommencer.

Objectif professionnel/avantage client : avec ces modifications, SAP Concur est conforme aux exigences de confidentialité mondiales.

Inscription de TrustArc.com sur la liste blanche

Comme indiqué dans la note de version Nouveau lien Préférences des cookies dans le pied de page SAP Concur, des modifications des processus liés aux cookies ont été introduites en raison de réglementations particulières en matière de consentement en Europe.

Pour garantir le respect de ces réglementations, SAP Concur a demandé l’assistance de TrustArc, un fournisseur mondial de gouvernance des données et de confidentialité Assurez-vous que le service informatique (ou similaire) de votre organisation ajoute TrustArc.com à sa liste blanche afin que TrustArc puisse surveiller et gérer ces processus.

Page « Accord de confidentialité » supprimée. Nouvelle déclaration de confidentialité de SAP Concur

Les clients qui affichent actuellement la page Accord de confidentialité pour les utilisateurs doivent savoir que Concur supprimera cette page dans cette version. Cela implique que la page Accord de confidentialité existante ne s'affichera plus en aucune circonstance et que les options de personnalisation du texte de l'accord de confidentialité et d'application de la politique (par exemple, l'obligation pour les utilisateurs d'accepter l'accord de confidentialité) seront supprimées.

Dans cette version, SAP Concur proposera une déclaration de confidentialité standard, qui sera accessible via un lien dans le pied de page. La nouvelle déclaration de confidentialité de SAP Concur décrit la responsabilité de SAP Concur en sa qualité de « gestionnaire » des données client.

Objectif professionnel/avantage client : tous les clients disposeront ainsi de la même déclaration de confidentialité SAP Concur non modifiée.

**MISE À JOUR** Lien Politique de confidentialité du gestionnaire – Prévu pour le 25 mai

Au cours des derniers mois, les notes de version indiquaient que pour la version du 12 mai, la page Accord de confidentialité existante serait supprimée et le nouveau lien Politique de confidentialité du gestionnaire serait accessible dans l’angle inférieur gauche du pied de page SAP Concur.

Prévu pour le 25 mai, le lien Politique de confidentialité du gestionnaire sera disponible dans le pied de page SAP Concur.

Mise à jour des adresses e-mail de SAP Concur en adresses sap.com

SAP Concur met à jour les adresses e-mail sortantes de ses collaborateurs en remplaçant les adresses e-mail concur.com par des adresses sap.com. Cela signifie que les clients recevront des communications par e-mail de ces deux domaines. Les clients pourront contacter leur service informatique afin que « sap.com » soit ajouté à leur liste blanche d'e-mails.

Les communications envoyées à SAP Concur à partir d'adresses e-mail concur.com continueront d'être prises en charge, notamment :

  • plans@concur.com

  • receipts@concur.com

et toutes les autres adresses e-mail concur.com existantes

CONTEXTE

en janvier de cette année, nous vous avons fait part de notre évolution vers le logo et la marque SAP Concur. Dans le contexte de cette évolution et dans la mesure où nous continuons de profiter des moyens mis à notre disposition en tant que membres de la famille SAP, il est probable que vous receviez des communications par e-mail de Concur à partir du domaine @sap.com et du domaine @concur.com. Rassurez-vous, il s'agira de la même personne et vous pourrez communiquer avec nous via l'une ou l'autre adresse.

Objectif professionnel/avantage client : SAP Concur adopte la marque SAP, ce qui implique de mettre à jour les communications par e-mail afin d'utiliser des adresses e-mail sur le domaine sap.com.

Budget

Notes de version de budget

Les clients peuvent afficher la nouvelle fonctionnalité de budget et les extensions dans les nouvelles notes de version de budget, qui se trouvent sur la même page que les autres notes de version de produit.

Objectif professionnel/avantage client : les notes de version séparées offrent une meilleure visibilité pour Concur Budget.

Carte de société

Ajout des catégories de transaction Revenu et Transfert dans Yodlee

Dans cette version, les utilisateurs de Yodlee peuvent travailler avec les données de transaction des catégories Revenu et Transfert. Avant cette modification, les transactions comprises dans l'une ou l'autre de ces catégories étaient marquées comme non définies et masquées par le système. Avec cette modification, ces transactions sont désormais correctement classées pour le client.

Notez que cette extension de fonctionnalité continuera de filtrer les transactions catégorisées comme paiement ou arrêté de compte, car elles ne sont pas associées à des notes de frais. L’intégration étant basée sur une inscription individuelle, l'utilisateur final supprimerait ce qui n'est pas admissible au remboursement de la note de frais.

Objectif professionnel/avantage client : cette extension accroît la portée de ce qui est pris en charge par Concur, en permettant aux clients de traiter leurs transactions de carte au moyen des catégories Revenu et Transfert absentes du produit Notes de frais.

Conservation des données

Nouvelle fonctionnalité d'accès anticipé pour les données obsolètes

SAP Concur propose une nouvelle fonctionnalité, Conservation des données, qui permet aux clients de contrôler la durée de conservation de leurs données dans la solution Concur sur la base de critères Qui, Quand et Où. Un nouveau rôle partagé, Administrateur de conservation des données, a été créé dans le système et est requis pour accéder à cette fonctionnalité.

Cette fonctionnalité offre les possibilités suivantes :

  • permettre à une société de définir la durée calendaire à l’issue de laquelle les données, comme les anciens profils utilisateur, itinéraires et notes des frais, seront supprimées ;
  • prévoir l’accès strict à la configuration de la politique avec une notification par e-mail ;
  • offrir la possibilité de mettre en attente un utilisateur spécifique dont les données seront exclues par cette fonctionnalité s’il est nécessaire ou souhaitable de conserver des données plus anciennes ;
  • offrir la possibilité de supprimer les données d’un utilisateur spécifique indépendamment de la configuration de la conservation des données à l’échelle de la société ;
  • fournir une synthèse générale des événements afin de contrôler les activités de conservation des données.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permet aux clients de respecter leurs obligations particulières de conformité en matière de conservation des données.

Nouveau filtre 23 mois

Un filtre 23 mois est inclus dans la nouvelle fonctionnalité de conservation des données. Ce filtre a des répercussions sur les domaines suivants :

  • Dépenses disponibles
  • Afficher les transactions
  • Avances sur frais non affectées

Cette nouvelle fonctionnalité filtrera automatiquement les transactions plus anciennes. La plage de 23 mois n’est pas configurable. Les clients qui choisissent d’activer la nouvelle fonctionnalité de conservation des données activent automatiquement ce filtre 23 mois.

À l’aide de Afficher les transactions, les périodes de relevés datant de plus de 23 mois sont également filtrées.

Objectif professionnel/avantage client : ce filtre réduit l’accumulation de transactions non traitées au fil du temps et prend en charge la nouvelle fonctionnalité de conservation des données.

Expense Pay – Global

(Canada) Nouveaux programmes de carte pris en charge pour les dollars canadiens
Expense Pay – Global pour Notes de frais prend désormais en charge les programmes de carte de crédit suivants pour le dollar canadien (CAD) :
  • Citibank MasterCard CAD

  • Citibank Visa CAD

Objectif professionnel/avantage client : ces options supplémentaires peuvent accélérer le traitement des dépenses par carte de crédit.

In-Product Messaging (IPM)

Clarification : Refus d'utilisation d'In-Product Messaging

Au cours des derniers mois, des notes de version ont annoncé que les utilisateurs avaient la possibilité de refuser d'utiliser In-Product Messaging (IPM).

Une clarification doit être apportée :

  • Pour les clients déployés dans le centre de données EMEA, les utilisateurs ont la possibilité de refuser d'utiliser In-Product Messaging depuis la fin de l'année dernière.
  • Pour les clients déployés dans le centre de données d'Amérique du Nord, la fonctionnalité de refus d'utiliser In-Product Messaging sera mise à disposition des utilisateurs par phases, SAP Concur prévoyant l'accès total à cette fonctionnalité à la fin du mois d'avril.

Transports en commun au Japon (JPT)

Numéros de carte à puce supprimés des images de justificatifs

Concur n'inclura plus les numéros de carte à puce lors de la présentation des images de justificatifs pour les transports en commun au Japon (JPT).

Objectif professionnel/avantage client : cette modification renforce la confidentialité des données personnelles des utilisateurs Concur.

Gestion Jorudan

La base de données des arrêts et des lignes des transports en commun au Japon (JPT) a fait l’objet de modifications telles que des ajouts, des modifications de nom et des suppressions.

Objectif professionnel/avantage client : les listes du module Notes de frais continuent à refléter les arrêts et lignes actuels des transports en commun du Japon.

Expense nouvelle génération

**En cours** Nouvelle interface utilisateur pour les utilisateurs finaux de Concur Expense

SAP Concur se consacre à l’amélioration continue de ses produits : pas seulement les fonctionnalités qu’ils offrent, mais aussi l’expérience utilisateur de ces fonctionnalités. La façon dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, tout comme leurs besoins et leurs attentes. Nous restons en permanence à l’écoute de nos clients et leur demandons leur avis sur la façon d’améliorer leur expérience utilisateur.

Expense nouvelle génération est l’évolution constante de l’expérience utilisateur SAP Concur. Il a été conçu à partir de recherches sur les utilisateurs et d’analyses de données approfondies qui englobent 680 entretiens individuels, 58 études de convivialité, plus de 3000 réponses aux enquêtes et 1,3 milliard d’actions mensuelles des utilisateurs.

Au cours de l'année à venir, les clients auront la possibilité d'afficher un aperçu et de choisir d'utiliser Expense nouvelle génération (comme décrit en détail dans les pages suivantes) avant la date de migration obligatoire.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.

Plate-forme SAP Concur

Mise à jour de la configuration requise du serveur de callouts

Une mise à niveau des serveurs SAP Concur prenant en charge les callouts de la plate-forme SAP Concur est planifiée. Cette maintenance prévoit la migration du proxy de production (centre de données d'Amérique du Nord seulement) et la migration du serveur PWS vers VM (centres de données EMEA et d'Amérique du Nord uniquement). La migration du serveur PWS vers VM a été réalisée le 2 mai 2018. La migration du proxy de production a commencé le 9 mai 2018, un tiers du trafic étant acheminé via le proxy de production. Il est estimé que la migration via le proxy de production des deux tiers restant du traffic devrait avoir lieu la semaine du 14 mai 2018.

Ces serveurs prennent en charge les fonctionnalités suivantes :
  • Callout de récupération des données sur les participants
  • Callout de récupération des éléments de liste
  • Callout de notification d'événement
  • Callout de lancement d'URL externe
  • Concur Salesforce Connector. Dans le cadre de cette maintenance, la configuration suivante est requise par SAP Concur pour les URL de callout client :
  • Le point de terminaison doit être sécurisé par SSL/TLS.
  • Le point de terminaison doit utiliser au minimum TLS 1.0, mais TLS 1.2 est privilégié.
  • Le point de terminaison doit utiliser des suites cryptographiques Hellman avec des clés d'une taille supérieure à 1 024 bits.
  • SSL et les normes étant en évolution constante, nous ne publions pas de liste des suites cryptographiques autorisées, mais nous conseillons généralement d'utiliser une liste prise en charge par un acteur actuel du secteur.
  • Le point de terminaison doit présenter un certificat SSL avec une chaîne à une racine valide qui peut être vérifiée. Si la chaîne ne peut pas être vérifiée sans l'installation de certificats supplémentaires, les appels depuis SAP Concur échoueront.
  • Les clients qui inscrivent sur une liste blanche le trafic de callout Concur depuis le centre de données d’Amérique du Nord (peu commun) devront peut-être mettre à jour leur liste de contrôle d’accès (ACL, Access Control List) afin d’utiliser l’adresse IP 12.129.29.86.
Objectif professionnel/avantage client : cette maintenance permettra de répondre partiellement au problème de notre matériel actuel qui est hors garantie.

Administration

**Modifications prévues** L’Assistant Dépense peut créer des notes de frais basées sur les déplacements

Les administrateurs peuvent désormais préconfigurer les options de l’Assistant Dépense.

L'Assistant Dépense peut créer automatiquement des notes de frais basées sur les déplacements et ajouter des dépenses basées sur les déplacements à ces notes de frais. Actuellement, l'Assistant Dépense crée automatiquement des notes de frais mensuelles à mesure que les dépenses d'un client sont retranscrites dans Concur. C'est ce qu'on appelle une note de frais basée sur le calendrier.

Avec cette extension, l'Assistant Dépense peut créer l'un des deux types suivants de notes de frais : note de frais basée sur le calendrier et note de frais basée sur les déplacements. Lorsque l'Assistant Dépense crée une note de frais basée sur les déplacements, il crée automatiquement une note de frais basée sur un déplacement spécifique réservé dans Concur Travel et va remplir cette note de frais avec les dépenses réalisées par le client entre la date de début et la date de fin du déplacement.

L'Assistant Dépense ne pourra créer automatiquement que des notes de frais basées sur un calendrier ou des notes de frais basées sur les déplacements, mais pas les deux types de notes de frais.

Le type de notes de frais créées par l'Assistant Dépense sera défini au niveau du groupe.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité automatise davantage le processus de création de notes de frais afin de faciliter l’expérience de l’utilisateur final.

Protocole de transfert de fichiers (FTP) en texte brut

**Modification prévue** Fin de la prise en charge du protocole FTP‑Texte brut au 15 mai 2018

SAP Concur a annoncé la fin de la prise en charge du protocole FTP-Texte brut pour le transfert de données vers et depuis SAP Concur.

Le protocole FTP‑Texte brut n'est pas sécurisé et présente des failles de sécurité inhérentes. Le 1er septembre 2018, le département d'exploitation SAP Concur va exécuter une mise à jour de sécurité de l'infrastructure de transfert de fichiers en limitant l'usage du protocole FTP‑Texte brut. Ceci s'inscrit dans notre engagement continu en faveur de la sécurité des données de nos clients et vise à satisfaire aux exigences de sécurité vérifiées de la plate-forme de confiance « SAP Concur Trust Platform ».

Pour en savoir plus, consultez la FAQ sur le retrait du protocole FTP‑Texte brut (anglais uniquement).

Notifications client

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition