Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Ajouter de nouveaux utilisateurs

L’administrateur des utilisateurs peut ajouter de nouveaux utilisateurs Travel et/ou Expense dans la page Afficher les utilisateurs de la société. Les utilisateurs auxquels le rôle Gestion des collaborateurs a été attribué ne peuvent pas créer de nouveau compte utilisateur.

Remarques :

  • La configuration de votre système détermine quelles cases à cocher de rôle sont affichées. Si les cases à cocher de rôle de tous vos produits Concur ne sont pas affichées, contactez le support client Concur afin que les propriétés de vos modules soient mises à jour.

  • Si l’un des champs requis du formulaire de collaborateur est configuré en lecture seule, vous ne pourrez pas utiliser l’interface utilisateur pour créer de nouveaux utilisateurs. Vous devrez utiliser à la place la fonction d’importation d’utilisateurs. Les administrateurs qui essaient de créer des utilisateurs avec cette configuration de formulaire verront apparaître le message d’erreur suivant : « Vous ne pouvez pas créer d'utilisateurs via cette interface utilisateur. Veuillez importer de nouveaux utilisateurs. »

Pour ajouter de nouveaux utilisateurs :

  1. Cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur dans la page Administration des utilisateurs principale ou sur Ajouter utilisateur dans le menu de gauche. La page Détails utilisateur s'affiche.
  2. Renseignez les champs obligatoires.

    Rôles utilisateur

    Champ

    Description

    Utilisateur de l’Assistant Déplacement

    Cet utilisateur peut accéder à Travel et réserver des voyages.

    Utilisateur de l’ordre de mission

    Cet utilisateur peut accéder à Request et soumettre des demandes.

    Approbateur d’ordre de mission

    Cet utilisateur peut accéder à Request et approuver des demandes. Cette approbation peut être soumise à des limitations.

    Utilisateur Expense

    Cet utilisateur peut accéder à Expense et soumettre des notes de frais.

    Approbateur de dépenses

    Cet utilisateur peut accéder à Expense et approuver des notes de frais. Cette approbation peut être soumise à des limitations.

    Utilisateur de la facture

    L’utilisateur peut accéder à Invoice et créer des demandes de paiement.

    Approbateur de facture

    L’utilisateur peut accéder à Invoice et approuver des demandes de paiement.

    Utilisateur du relevé de facturation de la société

    L’utilisateur peut accéder aux relevés de facturation de la société.

    Approbateur de relevé de facturation de la société

    L’utilisateur peut approuver les relevés de facturation de la société.

    Configuration du groupe de dépenses

    Choisissez la configuration de groupe s’appliquant à l’utilisateur. Ce champ est disponible uniquement quand les rôles Utilisateur Expense, Approbateur de dépenses, Utilisateur de la facture ou Approbateur de facture sont sélectionnés.

    Section Paramètres généraux

    Champ

    Description

    Nom de connexion CTE

    Nom d’utilisateur pour la connexion.

    Mot de passe et Vérifier le mot de passe

    Mot de passe pour la connexion.

    Ce champ est également utilisé pour réinitialiser un mot de passe.

    Si vous réinitialisez un mot de passe en spécifiant le nom de connexion de l’utilisateur, le système invite automatiquement l’utilisateur à changer son mot de passe lors de sa prochaine connexion.

    Restriction d’accès : une propriété de module est disponible pour empêcher la modification des mots de passe. Contactez directement Concur pour activer la fonctionnalité de restriction d’accès aux mots de passe.

    Titre

    Titre de l’utilisateur.

    Prénom, Second prénom et Nom

    Nom complet de l’utilisateur.

    Le nom de l'utilisateur doit toujours être celui qui apparaît sur ses papiers d’identité utilisés pour voyager.

    Surnom

    Surnom de l’utilisateur.

    Suffixe

    Suffixe de l’utilisateur, le cas échéant.

    Date d'activation du compte

    Date à laquelle l’enregistrement utilisateur a été créé.

    Date de fermeture du compte

    Date à laquelle l’utilisateur cessera d’utiliser Travel ou Expense.

    Si une personne quitte la société ou ne voyagera plus, définissez cette date sur le dernier jour où elle utilisera le système. Il est possible de définir une date antérieure au jour actuel pour désactiver immédiatement un utilisateur.

    ID Collaborateur

    Numéro d'identification de collaborateur de l’utilisateur.

    Adresse e-mail

    Adresse e-mail de l'utilisateur.

    Les autres champs de la page sont affichés ou masqués en fonction du rôle utilisateur sélectionné et de la configuration de la société.

    Paramètres des personnes ne faisant pas partie des collaborateurs : si la société utilise la fonctionnalité Utilisateur invité sponsorisé, l’administrateur pourra voir la section Paramètres des personnes ne faisant pas partie des collaborateurs dans la page Détails utilisateur.

    Pour plus d'informations, voir le guide de configuration Expense: Sponsored Guest User Setup Guide.
    • Utilisateurs Travel : pour les nouveaux utilisateurs auxquels le rôle Utilisateur de l’Assistant Déplacement a été attribué, la section Paramètres de déplacement s’affiche.

    • Utilisateurs Expense et Utilisateur de la facture : pour les nouveaux utilisateurs auxquels le rôle Utilisateur Expense ou Utilisateur de la facture a été attribué, la section Paramètres de facture et note de frais s’affiche.

      Remarques :

      • les clients qui utilisent la méthode E-mail peuvent voir le champ ID de connexion dans la section Paramètres de facture et note de frais. Il peut avoir un libellé différent en fonction de la configuration du formulaire de collaborateur.

      • Le champ Agence de voyage par défaut peut apparaître dans cette section si l’utilisateur détient les rôles Utilisateur de l’ordre de mission et Utilisateur Expense.

    • Utilisateur de l’ordre de mission : pour les nouveaux utilisateurs auxquels le rôle Utilisateur de l’ordre de mission a été attribué, la section Paramètres de l’ordre de mission s’affiche.

  3. Renseignez les champs supplémentaires.
  4. À ce stade, vous pouvez :
    • enregistrer les informations. Pour ce faire, cliquez sur Enregistrer ;

    • enregistrer les informations et ajouter un autre utilisateur. Pour ce faire, cliquez sur Enregistrer et Nouveau ;

    • informer le nouvel utilisateur par e-mail. Pour ce faire :

      • apportez les modifications de votre choix dans la zone Texte du message,

      • cliquez sur Enregistrer et informer le nouvel utilisateur.