Synthèse administrateur pour Expense Professional Edition, novembre 2018
Publication initiale
Administration
**En cours** Mise à jour du format des e-mailsSAP Concur est en train de mettre à jour le format de toutes les notifications par e-mail. Ces modifications apporteront plus de modernité et d’harmonie à l’aspect et la convivialité de tous les services SAP Concur.
Objectif professionnel/avantage client : l’objectif est de présenter aux utilisateurs une apparence actualisée et harmonisée.
E-mails d’approbation
Retrait d’Approuver ou rejeter par e-mail (le 11 décembre 2018)Pour les sociétés qui utilisent cette fonctionnalité, son retrait signifie que le contenu des e-mails qui sont actuellement reçus par leurs utilisateurs qui approuvent les notes de frais sera modifié.
AVANT LE 11 DÉCEMBRE 2018
Une fois activée, cette fonctionnalité permet à un approbateur d’approuver (ou de rejeter) une note de frais en répondant à l’e-mail.
APRÈS LE 11 DÉCEMBRE 2018
Après le retrait de cette fonctionnalité, l’approbateur pourra approuver la note de frais à l’aide de l’application mobile de SAP Concur ou de www.concursolutions.com.
Objectif professionnel/avantage client : cette modification corrigera une faille de sécurité et permettra à SAP Concur de consacrer plus de ressources aux fonctionnalités utilisées par la plupart de ses clients.
Administration de devise
(Venezuela) Retrait de l’ancienne devise : Bolivar fort VEFDepuis que la Banque centrale du Venezuela a changé la dénomination de sa devise par bolivar souverain (VES), le bolivar fort (VEF) n’est plus une devise officielle. En conséquence, SAP Concur a retiré le bolivar fort (VEF) de Concur Expense.
Objectif professionnel/avantage client : ce changement concerne les clients SAP Concur qui utilisent le Bolívar.
Modification de l’infrastructure des e-mails **En cours**
Ajouter des adresses IP à la liste des expéditeurs autorisésSAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos produits à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.
Concur Expense uniquement : Notez que, pour le moment, le problème décrit ici concerne uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense et filtrent les e-mails entrants en fonction des adresses IP. (Cela inclut toutes les éditions de Concur Expense – que la société utilise Concur Expense seul ou intégré à un autre produit ou service SAP Concur.) Les autres services SAP Concur (tels que Travel et Concur Pay) ne sont pas concernés pour le moment.
Nous ciblons actuellement le premier trimestre de 2019 pour apporter des modifications supplémentaires. Sachez que toutes les sociétés concernées seront prévenues longtemps à l’avance et disposeront de toutes les options possibles pour gérer cette situation.
Assistant Dépense
L’Assistant Dépense peut créer des notes de frais basées sur les déplacementsL’Assistant Dépense peut créer automatiquement des notes de frais basées sur les déplacements et ajouter des dépenses basées sur les déplacements à ces notes de frais. Actuellement, l’Assistant Dépense crée automatiquement des notes de frais mensuelles à mesure que les dépenses d’un utilisateur sont retranscrites dans Concur Expense. C’est ce qu’on appelle une note de frais basée sur le calendrier.
Avec cette extension, l’Assistant Dépense peut créer l’un des deux types suivants de notes de frais : note de frais basée sur le calendrier et note de frais basée sur les déplacements. Lorsque l’Assistant Dépense crée une note de frais basée sur les déplacements, il crée automatiquement une note de frais basée sur un déplacement spécifique réservé dans Concur Travel et va remplir cette note de frais avec les dépenses réalisées par le client entre la date de début et la date de fin du déplacement.
L’Assistant Dépense ne pourra créer automatiquement que des notes de frais basées sur un calendrier ou des notes de frais basées sur les déplacements, mais pas les deux types de notes de frais.
Le type de notes de frais créées par l’Assistant Dépense est défini au niveau du groupe.
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité automatise davantage le processus de création de notes de frais afin de faciliter l’expérience de l’utilisateur final.
Transports en commun au Japon (JPT)
Gestion JorudanLa base de données des arrêts et des lignes des transports en commun au Japon (JPT) a fait l’objet de modifications telles que des ajouts, des modifications de nom et des suppressions.
Objectif professionnel/avantage client : les listes de Concur Expense continuent de refléter les arrêts et lignes actuels des transports en commun du Japon.
Expense nouvelle génération
**En cours** Nouvelle interface utilisateur pour les utilisateurs finaux de Concur ExpenseMise à jour : afin de répondre aux commentaires des clients et d’en tirer parti, mais aussi pour respecter l’engagement de SAP Concur à garantir une transition harmonieuse et réussie, nous travaillons sur une stratégie de déploiement corrigée pour Expense nouvelle génération.
SAP Concur se consacre à l’amélioration continue de ses produits : pas seulement les fonctionnalités qu’ils offrent, mais aussi l’expérience utilisateur de ces fonctionnalités. La façon dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, tout comme leurs besoins et leurs attentes. Nous restons en permanence à l’écoute de nos clients et leur demandons leur avis sur la façon d’améliorer leur expérience utilisateur.
Expense nouvelle génération est l’évolution constante de l’expérience utilisateur SAP Concur. Il a été conçu à partir de recherches sur les utilisateurs et d’analyses de données approfondies qui englobent 680 entretiens individuels, 58 études de convivialité, plus de 3000 réponses aux enquêtes et 1,3 milliard d’actions mensuelles des utilisateurs.
Les clients auront la possibilité d’afficher un aperçu et de choisir d’utiliser Expense nouvelle génération avant la migration obligatoire.
Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.
Produits et utilisateurs concernés : afin de tirer parti de ces améliorations, les clients Expense devront passer à Expense nouvelle génération. Vous trouverez ci-dessous des informations sur le calendrier et les ressources disponibles pour garantir à tous les utilisateurs que ce processus soit fluide et efficace.
Ces modifications de l’IU s’appliquent à :
Toutes les éditions de Concur Expense (Professional/Premium et Standard)
Les utilisateurs finaux ; il n’y a aucun changement pour les approbateurs, les gestionnaires ou les administrateurs
IMPORTANT ! Calendrier et jalons
On compte trois jalons importants pour les clients qui effectuent leur transition de l’interface utilisateur existante vers Expense nouvelle génération.
Nous sommes actuellement en phase d’aperçu : Durant cette période, la nouvelle IU est disponible pour les clients dans le monde entier. Nous encourageons les utilisateurs avancés/administrateurs à utiliser la phase d’aperçu pour se familiariser avec la nouvelle interface et les flux de processus. Il s’agit en outre du moment idéal pour commencer à mettre à jour les supports de formation interne et préparer l’organisation de la transition obligatoire.
Disponibilité générale (phase d’adhésion) : La disponibilité générale suit la phase d’aperçu. Au cours de cette phase, Expense nouvelle génération sera finalisé ; toutes les fonctionnalités de l’interface utilisateur existante seront disponibles.
Les clients doivent utiliser cette phase pour exécuter le plan de transition de leur organisation pour l’interface utilisateur d’Expense nouvelle génération.
Migration obligatoire vers Expense nouvelle génération : Tous les clients seront tenus de migrer vers Expense nouvelle génération. Cela garantit que SAP Concur continue à offrir une expérience utilisateur harmonieuse à tous les clients et offre un meilleur support produit.
Les clients sont invités à prendre les mesures nécessaires pour garantir une transition fluide à leur organisation pendant la phase d’aperçu, puis la disponibilité générale.
Gestionnaire des paiements
Transfert d’Accounting Extract Reconciliation (Rapprochement d’extraits comptables) vers Contrôler les lotsPour les clients ayant Expense Pay ou Expense Pay - Global, l’outil Accounting Extract Reconciliation (Rapprochement d’extraits comptables) est transféré depuis Outils > Concur Classic Admin vers Outils > Gestionnaire des paiements > Contrôler les lots.
Le chemin d’accès précédent (Concur Classic Admin) était Administration > Société > Outils > Concur Classic Admin > Responsable des remboursements > Extraire le rapprochement.
Le nouveau chemin d’accès (Gestionnaire des paiements) est Administration > Société > Outils > Gestionnaire des paiements > Contrôler les lots > Accounting Extract Reconciliation (Rapprochement d’extraits comptables).
Les pages Responsable des remboursements d’origine (Administration > Société > Outils > Concur Classic Admin > Responsable des remboursements) seront supprimées d’ici la fin du T1 2019.
Objectif professionnel/avantage client : cette modification met l’outil à un emplacement plus pratique pour les responsables des remboursements et met fin à la nécessité d’utiliser les pages Responsable des remboursements d’origine.
Indemnité de déplacement
(Norvège) Modifications juridiques des calculs des déplacements pour ExpenseSAP Concur a créé deux nouvelles propriétés de calcul du système pour la prise en charge des longs déplacements nationaux. Les noms des nouvelles propriétés de calcul du système sont les suivants :
(Barème de l’administration) extended_trip_domestic_govt_amount
(Barème de la société) extended_trip_domestic_comp_amount
Ces nouvelles propriétés de calcul sont utilisées pour les déplacements nationaux de plus de 28 jours. À partir du 29e jour de voyage, les nouvelles propriétés de calcul sont utilisées. Le montant par défaut pour chaque nouvelle propriété est de 195 couronnes norvégiennes (NOK).
Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet aux clients SAP Concur de se conformer aux obligations légales.
Administration
**Modifications prévues** Archivage des données d’utilisateurs désactivésAvec le développement continu de SAP Concur, des mesures doivent être prises pour enrichir et améliorer les performances de notre système afin que nous puissions répondre aux attentes des clients et aux besoins de leur société.
Notre objectif est d’améliorer de manière significative les performances des services de SAP Concur en réduisant la quantité de données stockées dans notre banque de données de production. En réduisant les données dans le système de production, vous pouvez utiliser la mémoire du serveur de façon beaucoup plus efficace, ce qui réduit le temps de traitement des transactions. C’est pour cette raison que SAP Concur est en train de mettre au point un processus d’archivage pour les utilisateurs qui ont été désactivés par leurs employeurs depuis au moins trois ans. Le processus d’archivage déplace ces données d’utilisateurs « désactivés » depuis notre banque de données de production vers une banque de données de reporting distincte.
Avantage pour l’utilisateur/le client : déplacer les données d’utilisateurs désactivés permet d’accélérer le traitement des transactions. En outre, cela offre un environnement plus sécurisé pour les informations personnelles des utilisateurs inactifs.
IMPORTANT !
Nous sommes en cours d’expérimentation du processus et d’analyse des résultats. Notre objectif est de veiller à ce que nos clients ne subissent pas de répercussions négatives, que nous ayons pris en compte tous les scénarios pertinents et que le processus d’archivage fournisse les résultats escomptés.
La mise en œuvre de ce nouveau processus n’a pas de date prévue. Nous l’annoncerons dans des notes de version longtemps à l’avance.
**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion SAP ConcurSAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) se connecteront sans avoir à saisir d’identifiants supplémentaires. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.
La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :
Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion
Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes
Suppression de l’indice de mot de passe : renforce la sécurité pour les utilisateurs et SAP Concur
Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une utilisation plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.
Budget
**Modifications prévues** Workflows pour BudgetDans une future version, les workflows seront disponibles pour Budget. Les workflows définissent la manière dont le système achemine les factures, les notes de frais et les demandes au fil des étapes d’approbation et de traitement. La fonctionnalité de workflow flexible de SAP Concur pour Budget permet aux sociétés de concevoir des workflows spécialement adaptés à leurs besoins particuliers.
Sans examen du budget, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’une année, laissant ainsi peu d’options à une organisation et des budgets dépassés aux responsables de budgets, par exemple. En outre, des dépenses anticipées signifient que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car des dépenses moins importantes ont consommé le budget plus tôt.
Associer l’examen du budget dans le workflow ajoute de la valeur. Les règles d’audit et les règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à mieux contrôler leur budget lorsqu’il est pertinent de s’adapter aux besoins spécifiques d’une organisation.
La détermination du moment où un poste de dépense est considéré comme engagé dans un budget est tout aussi importante. Dans la plupart des organisations, la validation s’effectue lorsqu’un poste de dépense est payé ; il a suivi la majorité, voire la totalité, des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation s’effectue beaucoup plus tôt. Dès qu’une demande d’achat ou une demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « confirmée ».
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permettra aux clients de contrôler les dépenses budgétaires afin, par exemple, d’éviter de dépasser les budgets trop tôt durant une période ou une année budgétaire.
Budget Insight
**Modifications prévues** Retrait de Budget Insight (ancienne version) en 2019Budget Insight est un outil de gestion budgétaire qui sera retiré le 30 juin 2019. Les clients souhaitant utiliser les fonctionnalités de budget sont encouragés à acheter le nouveau produit Budget de SAP Concur qui est sorti plus tôt cette année. Le nouveau produit Budget offre davantage de fonctionnalités, une interface utilisateur améliorée et des intégrations supplémentaires aux produits SAP Concur. On note en particulier l’intégration de données de dépenses supplémentaires provenant de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request (auparavant, seules les données de Concur Expense et de Concur Request étaient disponibles).
Objectif professionnel/avantage client : le retrait de Budget Insight donnera aux clients la possibilité d’acquérir le produit Budget, qui donne davantage de valeur aux clients en rendant les budgets visibles, exploitables et presque en temps réel.
Administration de la société
**Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP ConcurL’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.
SAP Concur envisage d’ajouter une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) aux produits SAP Concur qui offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer la SSO pour leur organisation. L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request, et Travel.
Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.
La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) sera accessible depuis la page Administration > Société > Administration de la société.
Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.
Expense Pay – Global
**Modifications prévues** Nouveau partenaire de traitement des paiements (USD) : WUBSLes clients du secteur public pourront utiliser Western Union Business Solutions (WUBS) pour traiter leurs paiements en dollars américains (USD).
Le produit Expense Pay – Global fonctionne de la même manière, quel que soit le partenaire de traitement des paiements que votre compte débiteur est configuré pour utiliser. La différence de WUBS par rapport à Bambora (ou à Expense Pay classique) est la façon dont vos comptes débiteurs sont configurés dans Concur Expense. Chaque partenaire de traitement des paiements dispose de formulaires particuliers qui doivent être complétés, soumis et approuvés dans le cadre du processus d’intégration.
Objectif professionnel/avantage client : Ce partenaire de traitement des paiements supplémentaire augmente la valeur de notre offre Expense Pay – Global.
Gestion des utilisateurs test
**Modifications prévues** Retrait de la fonctionnalité Effacer les transactions d’utilisateurs testSAP Concur est en train de mettre hors service la fonctionnalité de Gestion des utilisateurs test qui supprime les transactions des utilisateurs test de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request.
Objectif professionnel/avantage client : cette modification permettra à SAP Concur de consacrer plus de ressources au développement et à la gestion des fonctionnalités utilisées par la plupart de ses clients.
Administration de formation
**Modifications prévues** Optimisation et transfert de la pagePour simplifier la page Administration de formation, celle-ci n’aura plus onglets, seul le contenu actuel de l’onglet Autre URL sera conservé.
En plus de cette modification, l’accès à la page Administration de formation passera de Administration de la société à Outils.
Objectif professionnel/avantage client : grâce à ces modifications, la page est plus simple à trouver et à utiliser.
Notifications client
Sous-traitants non affiliés à SAP ConcurLa liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)
Certifications mensuelles du navigateurLes certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition
